خود مدیریتی یا هنر در دست گرفتن سکان کشتی زندگی

خود مدیریتی شامل همه مهارت‌هایی است که به ما کمک می‌کند تا از پس کنترل جنبه‌های مختلفی از زندگی خود بربیاییم. همه انتخاب‌هایی که داریم، واکنش‌ها و پاسخ‌های ما در موقعیت‌های مخالف و توانایی اولویت‌بندی و مدیریت احساسات و افکارمان زیر چتر چنین قابلیت شخصیتی معنا پیدا می‌کند. از مدیریت استرس تا تغییر سبک زندگی.

مسیر درستی که در زندگی برای خودمان انتخاب می‌کنیم به لطف خود مدیریتی است.  در همین مسیر لازم است دو نکته را فراموش نکنیم:

• با یک برنامه پیش رفتن
• کوتاه نیامدن و پشتکار داشتن

روشن است که بدون در نظر گرفتن این دو اصل نمی‌توانیم به اهدافمان برسیم.

حتی اگر پای شوق فردی برای رسیدن به اهدافمان در میان نباشد، شاید بد نباشد بدانیم که اصل بسیار مهم مدیریت خود از جمله استانداردهای مهم ازنظر کارفرماها برای استخدام نیروهای جدید است.

جالب اینجاست که شروع پاندمی جهانی و حتی سال‌ها پیش از آن، رواج دورکاری remote work در دنیای کسب‌وکار نوین باعث شد تا اهمیت مهارت‌های خود مدیریتی بدون آنکه مدیر یا سرپرست، ناظر کارمندان باشد بیش از گذشته خودش را نشان بدهد.

۷ مهارت کاربردی خود مدیریتی

۷ مهارت؟ واقعاً فقط با مهارت می‌توانیم لباس باشکوه مدیریت خود را بر تن کنیم؟!

البته این‌طور نیست و صدها مهارت ساده و پیچیده دیگر منتظر ما هستند تا زندگی را همه‌جوره درک کنیم. اما من قصد دارم به ۷ مورد از اثرگذارترین‌ها بپردازم که تقریباً همه ما توجه کمتری به آن‌ها در زندگی روزانه داشته‌ایم.

سازمان‌دهی

اگر برای خود مدیریتی یک بدن انسانی تصور کنیم، سازمان‌دهی ستون فقرات این بدن است. چرا؟  ما ذهن پیچیده‌ای داریم که به زیبایی طراحی‌شده است. پس چه‌بهتر از آن برای ایده پردازی و تفکر استفاده کنیم نه اینکه مشتی فکر و نظر را در آن انبار کنیم.

برای اینکه بتوانیم به‌خوبی خودمان را سازمان‌دهی کنیم باید از ترفند خالی کردن انبار ذهن استفاده کنیم. شاید برای این مقاله باز کردن عمیق سیستم‌های سازمان‌دهی زیادی جدی باشد. پس کافی است تا چند نکته زیر را به خاطر بسپاریم:

• باید راهی برای جمع‌کردن ایده‌ها و عملی کردن آن‌ها پیدا کنیم.
• باید روشی برای تداوم کار روی پروژه‌هایی که انجام می‌دهیم داشته باشیم.
• باید یک سیستم ذخیره‌سازی و بازیابی برای یادداشت‌هایمان و برجسته کردن آن‌ها داشته باشیم.

برای عملی شدن این سه «باید» می‌توانیم به‌سادگی یکی از سه روش تقویم، فهرست انجام کارها یا to do list و یا اپلیکیشن یادداشت‌برداری استفاده کنیم.

فایده انتخاب یک سیستم سازمان‌دهی در زندگی فردی چیست؟

پاسخ به این سؤال دو احتمال زیر است:

• احتمالاً اشتباه کمتر می‌شود.
• احتمال اینکه کارها نادیده گرفته شوند کمتر می‌شود.

تأثیر چنین تمرین مفیدی در بلندمدت خودش را نشان می‌دهد. به این صورت که ما بالاخره مجموعه‌ای از یادداشت‌ها و آموخته‌ها در اختیار داریم که طی ماه‌ها و حتی سال‌ها برای گردآوری‌اش تلاش کردیم. حالا این فرصت به ما داده شده است تا از آن‌ها برای تفکر و ارزیابی بهتر استفاده کنیم.

چیدمانی از اهداف

در جهان هوشمندی که بهره‌وری و بازدهی به‌مراتب اهمیت بیشتری پیدا کرده است، بین ارتباط سیستم‌ها با اهداف همیشه بحث‌هایی درمی‌گیرد. آن‌ها که موافق هدف‌گذاری هستند از قدرت چیدن هدف‌های هوشمندانه حرف می‌زنند و اینکه چطور این اهداف ما را برای آینده بهتری آماده می‌کنند.

نقطه مقابل آن‌ها مخالفین هدف‌گذاری بدون وجود یک سیستم هستند؛ هدف‌ها مفهومی ندارند اگر سیستمی نباشد که برای عملی شدن آن‌ها بتوان برنامه‌ریزی کرد.

اما واقعاً جای بحث و مخالفت نیست! سیستم و اهداف بدون هم معنایی ندارند. هردو در کنار هم باعث پیشرفت می‌شوند. هدف‌گذاری مؤثر مثل یک قطب‌نما عمل می‌کند. به ما مسیر درستی می‌دهد که بدون تردید با وجود یک سیستم کارآمد می‌توانیم روبه‌جلو و در همان مسیر درست پیش برویم.

خود مدیریتی یعنی توجه به همین اهداف؛ ما هدف‌هایی را دوست داریم که بتوانیم آن‌ها را کنترل کنیم و اهداف خارج از کنترل برای ما آزاردهنده هستند حتی اگر واقعیت داشته باشند.

♦♦ پرسش: فکر می‌کنید در دسته‌بندی اهدافتان، چه هدف‌هایی خارج از کنترل شما بودند یا هستند و به نحوی آن‌ها را پذیرفته‌اید؟

◄یک مثال ساده:

نوشتن یک مقاله جدید خوب که بتوانم از آن در رزومه کاری‌ام اسم ببرم هدف قابل‌کنترل من است. اما محبوب شدن این مقاله تا مرحله‌ای که بالاترین کلیک و امتیاز کاربران سایت را از آن خودش بکند چندان در کنترل من نیست.

هدف‌گذاری درست و تأثیرگذار به این صورت است که فرد بیشتر هدف‌هایی را انتخاب می‌کند که بتواند آن‌ها را کنترل کند ( هدف‌های ورودی) تا اینکه کنترلی روی آن‌ها نداشته باشد (هدف‌های خروجی).

قطعاً دوست دارم، همان‌طور که در مثال بالا برایتان نوشتم، مقاله من هم جزو مقالات پرمخاطب سایت بشود. اما بیشتر از آن دلم می‌خواهد از مسیر خلق چنین مقاله‌ای لذت ببرم.

مدیریت زمان

زمان! چه مفهومی شگفت‌انگیزتر از آن می‌توانیم پیدا کنیم؟ زمان یکی از ارزشمندترین منابع تکرار نشدنی زندگی ما است.

برای مدیریت زمان بهتر است سه اصل را در نظر بگیریم:

◄ وقت ما برای خودمان است– « برای انجام این کار وقت ندارم»؛ کاملاً روشن است که «این کار» اولویت من نیست. هرزمان که بخواهیم مشغول کاری هستیم که دوست داریم انجامش بدهیم.

◄ اصل پارتو Pareto Principle –  بیست درصد از تلاش ما برای انجام کاری می‌تواند ۸۰% نتیجه به همراه داشته باشد. به عبارت ساده‌تر، تلاش کمتر برای نتیجه بیشتر و بهتر. بنابراین اگر روی همان ۲۰% تمرکز بدهیم، زمان بیشتری با سود بیشتر در اختیار خواهیم داشت.

◄ قانون پارکینسون Parkinson’s Law– کار با توجه به زمانی که برای آن اختصاص می‌دهیم انجام می‌شود. واقعاً لازم است تا برای کاری چهار ساعت زمان در نظر بگیریم؟ اگر فقط دو ساعت وقت داشتیم چه اتفاقی می‌افتاد؟ از پس انجام آن برمی‌آمدیم؟

 

سه راهکار برای مدیریت زمان

مدیریت زمان به‌راستی هنر زندگی مدرن است. با انجام سه راهکار زیر متوجه ارزش و اهمیت آن خواهیم شد.

• قانون دو دقیقه- اگر کاری را می‌توانیم در کمتر از دو دقیقه انجام بدهیم فوراً باید دست‌به‌کار شد.
• دسته‌بندی- انجام چند کار هم‌زمان. به‌جای اینکه هر ده دقیقه ایمیل، اینستاگرام، لینکدین و مثل این‌ها را چک کنیم برای انجامشان یک بازه زمانی مشخص، مثلاً هر شش ساعت یا یک روز در میان، در نظر بگیریم.
• تماشای تلویزیون- این راهکار کمی بحث‌برانگیز است. اما شاید بد نباشد بدانید که از جمله بهترین رموز من در مدیریت زمان همین یک قانون است:

** تنهایی تلویزیون تماشا نمی‌کنم. آن را یک تجربه اجتماعی میدانم که در کنار دوستانم انجامش می‌دهم. در غیراینصورت خبری از تلویزیون نیست.

خود انگیزشی

شاید بد نباشد از یک زاویه دیگر به مفهوم انگیزه نگاه کنیم. خیلی از ما دوست داریم برای انجام یک کار، حس خاص یا نیروی بیرونی ویژه‌ای داشته باشیم. اما چه اتفاقی می‌افتد اگر فقط بخواهیم « آن کار را انجام بدهیم؟»

وقتی به‌جای انگیزه، از یک برنامه‌ریزی روزانه منظم برای انجام کار پیروی می‌کنیم، فکر می‌کنم دیگر نیازی به انگیزه نداشته باشیم.

یک‌بار امتحان کنید! انگیزه را برای مدتی کوتاه از لغتنامه ذهنیتان حذف و به‌جای آن از واژه نظم و اصول استفاده کنید.

مدیریت استرس

استرس برای هرکسی شدت و ضعف دارد و همه ما به نحوی با توجه به اتفاقاتی که در زندگی تجربه می‌کنیم متحمل استرس می‌شویم. بهتر است یک‌بار دیگر به خودمان یادآوری کنیم از جمله مهم‌ترین مهارت‌های خود مدیریتی، کنترل استرس است تا در ادامه بتوانیم برای رسیدن به اهدافمان تمرکز بیشتری داشته باشیم.

راستش را بخواهید من از جمله آدم‌های خوش‌شانسی هستم که کمتر دچار استرس می‌شوم. البته گاهی درگیر این حس می‌شوم که فکر می‌کنم با کار کردن روی شخصیت+ شناخت محیط و حاضر شدن در جاهایی که استرس کمتری به من بدهد می‌توانم همان را هم مدیریت کنم.

مسئولیت و شایستگی

وقتی کاری آن‌طور که برایش برنامه‌ریزی کرده‌ایم پیش نمی‌رود، به‌جای اینکه با پیامدهای آن روبه‌رو شویم اولین کاری که می‌کنیم دنبال بهانه می‌گردیم!

در یکی از مطالعات انجام‌شده روی دانشجویان یک دانشگاه مشخص شد که ۶۶% آن‌ها به‌جای اینکه اشتباه خودشان را بپذیرند، دنبال بهانه‌ای برای فرار از آن هستند.

به‌هرحال همه ما زمانی دانشجو بودیم یا هستیم و میدانیم دانشجو بودن چه ویژگی‌هایی دارد! اما یک پژوهش جالب دیگر نشان داد که همین عدد به‌دست‌آمده حتی وقتی نوع مسئولیت سنگین‌تر شد هم تغییری نکرد. این یعنی مهم نیست اهمیت یک وظیفه ۵% باشد یا ۴۰%، به‌هرحال دانشجوها بهانه‌ای برای نپذیرفتن اشتباهاتشان پیدا می‌کند (با ادای احترام به دانشجویان عزیز).

اما چرا این موضوع می‌تواند آزاردهنده باشد؟ چون برای ما راحت این است که متوجه منابع خارج از کنترلمان باشیم و همان‌ها را به‌عنوان مانع خود مدیریتی و شکست معرفی کنیم.

« تقصیر یکی دیگه ست»، « شانس نیاوردم» یا « آب و هوا خوب نبود» از جمله جواب‌هایی است که در این مواقع در آستین داریم. درحالی‌که وقتی برنده میدان می‌شویم توضیحاتی مثل « آماده بودم»، « کارم رو بلد بودم» یا « حسابی کار کردم» را آماده داریم و هیچ منبع بیرونی را روی موفقیت خودمان تأثیرگذار نمی‌دانیم.

** شاید این بهانه‌تراشی‌ها جواب بدهد ولی درنهایت به شکست ختم می‌شود **

مسئولیت‌پذیری همان قدرتی است که کارآفرین‌ها را از صاحبان واقعی موفقیت جدا می‌کند. فراموش نکنیم که بدون چنین خصلتی نتیجه‌ای را که دنبالش هستیم به دست نمی‌آوریم. و صدالبته یک فرد مسئولیت‌پذیر خودش را آدم مورد اعتمادی در نظر دیگران نشان می‌دهد.

مواقع زیادی در کار برایم پیش آمده است که برای کیفیت مقاله، اشتباهات فنی و سایر از همکاران کارشناسم تذکر گرفته‌ام و تمام تلاشم را کردم تا پس از پذیرش اشتباه، برای جبران آن قدم درستی بردارم.

واقعاً چرا پذیرفتن اشتباه در فرهنگ ما تا این اندازه ترسناک و غیرممکن شده است؟!

بهره‌وری مفید

حالا رسیدیم به یک مرحله مهم؛ اجرای همه آنچه تا اینجا آموختیم در یک رشته منظم و قدم‌به‌قدم. این مسیر پس از هدف‌گذاری و سازمان‌دهی درست آن اهداف باید طوری مدیریت شود که ما از طی کردن آن واقعاً لذت ببریم نه اینکه فقط به هدف فکر کنیم.

در این مرحله، مهارت بهره‌وری برای خود مدیریتی خودش را نشان می‌دهد و لباس واقعیت بر تن می‌کند. اما معنی دقیق بهره‌وری چیست؟

◄ بهره‌وری یعنی بهترین استفاده از زمان با هدف خروجی ویژه و خاص.

اینکه بخواهیم در این مهارت به اندازه کافی کارآمد شویم یعنی درک دقیق آنچه واقعاً می‌خواهیم و انجام آن با پیروی از یک سیستم اصولی که در آن مجموعه‌ای از قوانین برای کمک به ما دررسیدن به قوانین تنظیم شده‌اند.

۴ روش برای تقویت مهارت‌های خود مدیریتی

تا این قسمت از مقاله احتمالاً با من هم‌نظر هستید که بخش زیادی از این مهارت‌ها را میدانیم و بارها در زندگی پیاده کرده‌ایم. این یک نتیجه‌گیری کاملاً درست است، بله ما باید خودمان را سازمان‌دهی کنیم، بهره‌وری بیشتری داشته باشیم و نسبت به کارهایی که انجام می‌دهیم مسئولیت‌پذیر باشیم.

اما شناختن این مهارت‌ها تنها بخشی از ماجرا و بخش دیگر آن تمرین مشتاقانه آن‌هاست. شما برای بهبود مهارت‌هایی که با آن آشنا هستید، چه در سر دارید؟

راضی بودن

همیشه که قرار نیست عالی باشیم و کارها را به‌طور کامل انجام دهیم! بله بهتر است این جمله را برای خودمان تبدیل به یک باور کنیم. نوشتن این جمله ممکن است ناراحت کننده باشد ولی زمانی را برای ناکافی بودن کنار بگذاریم.

همه ما گوشه‌ای در ذهن داریم که برای « وقت تلف کردن»، خودمان را بارها شرمسار کرده‌ایم. اما اگر کلی‌تر نگاه کنیم « هیچ‌کس واقعاً به این ناکافی بودن ما اهمیت نمی‌دهد».

قانون دو دقیقه

همان‌طور که بالاتر و در بخش سه قانون برای مدیریت زمان برایتان نوشتم:

« اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، اصلاً برای انجام دادنش معطل نکن!»

اما اگر کاری هست که بیش از دو دقیقه زمان برای انجامش نیاز داریم، بهتر است از یک to do list جمع و جور، حتی چسبیده به درب یخچال، برای مدیریت زمان خود استفاده کنیم.

فکر می‌کنید اولین کاری که همین حالا و در زمان نوشتن این مقاله می‌توانم ظرف دو دقیقه انجام دهم چیست؟!  مرتب کردن تخت خواب و نوشیدن یک لیوان آب خنک. همین‌قدر سریع و کوتاه!

 

تلاش برای باثبات بودن

بهتر است با این باور زیبا و صلح آمیز شروع کنم که « زندگی نه مسابقه دوی سرعت که یک ماراتن دل‌نشین است». قرار نیست همه انرژی خود را همان شنبه مصرف کنیم و از روز دوم کاری تا پایان هفته نفسی برای ادامه دادن نداشته باشیم.

برای بهبود مهارت‌های خود مدیریتی فراموش نکنیم که به‌جای این شکل عمل کردن بهتر است هر روز به ۱% پیشرفت در کار فکر کنیم. تکرار می‌کنم:

… روزانه ۱% پیشرفت در کار کافی است …

این باور ارزشمند را همچنین، جیمز کلییر James Clear در کتاب عادت‌های اتمی به‌خوبی برای ما توضیح داده است:

 

بهتر است بپذیریم که خوب و کافی بودن نتیجه مفیدتری در مقایسه با عالی بودن دارد. اگر بتوانیم هر روز فقط «خوب» باشیم از کسی که خودش را به در و دیوار میزند تا همیشه عالی باشد و درنهایت یک جایی از مسیر از نفس می‌افتد، خیلی جلوتریم.

♦♦ مهم: ثبات همیشه مهم‌تر از شدت عمل است.

پیروی از قانون ۲ روز

اگر از قانون دو دقیقه خوشتان آمده باشد، حتماً با خواهر او هم رفیق خواهید شد؛ قانون ۲ روز.

اما این قانون به ما چه می‌گوید:

«  من به خودم اجازه نمی‌دهم که دو روز پی‌درپی از انجام یک هدف، عادت یا کاری سر باز بزنم.»

این یعنی ما در تلاش برای مدیریت زمان خودمان هستیم با فرض اینکه تلاش می‌کنیم هرروز در تقویم یک تیک «انجام شد» بزنیم و سراغ روز بعد برویم. اما شاید بخواهیم به خودمان اجازه بدهیم این برنامه دقیق را یک روز انجام ندهیم ولی به همان اندازه هم برای روز بعد آماده هستیم.

فکر می‌کنید شما هم جزو این دسته باشید؟ این قانون از شعار « هر کاری را که برنامه‌ریزی کرده باشم انجام خواهم داد» بسیار سالم‌تر و عملی‌تر است چون یک مفهوم سطحی مبتنی بر هیجانات زودگذر ندارد.

در قانون دو روز، جا برای اشتباه داریم اما می‌دانیم قرار نیست هدف اصلی را فدای این اشتباهات کنیم.

۳ روش برای آموزش مهارت‌های خود مدیریتی به کودک

نوبتی هم که باشد، نوبت بچه‌هاست. بذرهایی که قرار است میوه امید، شادی، قدرت و مسئولیت‌پذیری بدهند.

فرقی نمی‌کند که به‌عنوان پدر یا مادر تصمیم دارید چه نظم و انضباطی برای کودک در نظر بگیرید. آنچه اهمیت دارد هدف نهفته در تصمیم شماست؛ مدیریت و انضباط فردی.

خود مدیریتی کمک می‌کند تا:

• کودک برای شاد بودنش تلاش کند.
• در برابر وسوسه‌های ناسالم مقاومت کند.
• در برابر خواسته‌های ناخوشایند بایستد تا بتواند به اهداف بلندمدت خودش برسد.

از تصمیم برای خاموش کردن  پی.اس۴ تا انجام دادن تکالیف مدرسه، از مقاومت در برابر شیرینی‌های دست‌پخت مادربزرگ که حتی بزرگ‌ترها را هم به زانو درمی‌آورد تا نینداختن زباله در خیابان، همه و همه نشانه‌ای از نظم شخصی است تا کودک در آینده یک « بزرگ‌سال مسئولیت‌پذیر» باشد.

به عبارت دیگر، افزایش قدرت تصمیم گیری در کودک مهارت خود مدیریتی او را بهبود می‌بخشد.

یک برنامه کوچک روزانه

با ساختن یک برنامه زمان‌بندی شده روزانه به فرزندمان کمک می‌کنیم تا به مرور زمان عادت کند. وقتی می‌دانند که قرار است چه‌کار کنند احتمال اینکه با انجام دادن کار دیگری، از مسیر خارج شوند کمتر می‌شود.

بهترین زمان‌بندی را برای صبح کودک می‌توان در نظر گرفت؛ صبحانه خوردن، شانه زدن موها، مسواک زدن دندان‌ها و لباس روز یا مدرسه پوشیدن.

همچنین زمان‌بندی مخصوص بعد از مدرسه به او کمک می‌کند تا مهارت خود مدیریتی خودش را با تقسیم زمان برای انجام کارهای خانه، نوشتن مشق‌های مدرسه و فعالیت‌های جانبی دیگر محک بزند.

♦♦ نکته: زمان‌بندی‌های ساده بهترین نتیجه را به همراه دارد. کودک به‌خوبی عادت به انجام آن‌ها می‌کند و پدر و مادر شاهد نتیجه مفید آن در بلندمدت خواهند بود.

دلیل اجرای قوانین

نوبت انجام تکالیفش رسیده؟ به‌جای گفتن جمله « همین حالا برو سر درس و مشقت چون من میگم» بهترین روش این است که دلیل درخواست خود (قانونی که برای برنامه بعد از مدرسه وضع شده) را توضیح بدهید.

«  فکر خوبیه اگه اول مشق هات رو بنویسی و بعد بری سراغ تفریح و بازی. این‌طوری به خودت جایزه میدی.»

این توضیح شفاف کمک می‌کند تا کودک دلیل نهفته در پس قوانین وضع شده را بداند. او دیگر به خاطر اینکه « مامان من رو مجبور کرد» تکالیفش را انجام نمی‌دهد. او این کار را می‌کند چون برای انجام آن هدف دارد.

روبه‌رو شدن با پیامدها

گاهی خود مدیریتی می‌تواند همین پیامدهای طبیعی باشد که به کودک درس‌های بی‌نظیری می‌آموزد. وقتی او مرتب ژاکتش را موقع بیرون رفتن از خانه فراموش می‌کند و همیشه یکی هست که به فریادش برسد چیزی یاد نمی‌گیرد چون همیشه کسی بوده که کمکش کند.

 

اما وقتی او را در موقعیت احساس سرما به دلیل لباس گرم نداشتن قرار می‌دهیم شاید حواسش را جمع کند تا بار دیگر ژاکتش را جانگذارد.

در فرصتی مناسب برای او توضیح بدهید که اگر درست انتخاب نکند و خوب تصمیم نگیرد ممکن است چه عواقبی به سراغش بیاید. حالا او را برای انتخاب و تصمیم جدید تنها بگذارید.

♦♦ مهم: کودک در موقعیت‌هایی که با عواقب رفتارهایش روبه‌رو می‌شود آماده یادگرفتن این درس است که « چطور می‌توانم  با مسئولیت خودم درست تصمیم بگیرم؟».

فراموش نکنید که با دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن، میتوانید سفری خوشایند به کتابخانه صوتی مجموعه ما داشته باشید و از گوش دادن به کتاب های حوزه توسعه فردی لذت ببرید.

پایان‌بخش

خود مدیریتی از جمله مفاهیم ارزشمندی است که کمک می‌کند برای رسیدن به اهداف شخصی و شغلی‌مان در مسیر درستی قرار بگیریم. با توجه به آنچه خواندید، شاید حس کنید تبدیل کردن این مهارت‌ها به عادت چندان هم ساده نیست. ولی بهتر است یادآوری کنم « می‌ارزد !»

اگر روح و ذهنتان را آماده بالا رفتن و بهتر شدن بهره‌وری می‌بینید اصلاً دست‌دست نکنید. چون بهره‌وری یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های مدیریت خود است که نتیجه‌اش را در بلندمدت خواهید دید.

منبع:

https://aliabdaal.com/self-management-skills/

https://www.verywellfamily.com/teach-kids-self-discipline-skills-1095034