بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟

بسیاری از شما با متدهای مختلف مدیریت و نظارت بر روند پیشرفت کار در سازمان‌ها و کسب‌وکارها آشنا هستید. حتما می‌دانید که مدیریت عملکرد، موضوع بسیار مهمی در مدیریت پروژه‌ها و نظم‌دهی به فرآیندها است. چقدر با مدیریت عملکرد آشنا هستید؟ در این مقاله درباره بهبود مدیریت عملکرد با شما حرف خواهیم زد. با ما در ذهن همراه باشید.

مدیریت عملکرد چیست؟

همانطور که می‌دانید هر گروه، سازمان یا کسب‌وکار برای رسیدن به موفقیت برای خود اهدافی را تعریف کرده است. بعد از تعریف اهداف نوبت به مدیریت رسیدن به اهداف است. مدیران گروه‌ها، برای اینکه مطمئن شوند گروه کار خود را به درستی انجام می‌دهد و طبق برنامه پیش می‌رود، باید عملکرد اعضای گروه را مورد بررسی قرار دهند.

کارشناسان کسب‌وکار، برای آسان‌تر کردن نظارت بر عملکرد صحیح اعضا و البته بهبود کیفیت آن، اصولی را تحت عنوان مدیریت عملکرد تعریف کرده‌اند. سیستم مدیریت عملکرد یکی از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی در گروه‌ها است. مدیریت عملکرد به اعضای یک مجموعه یا گروه کمک می‌کند که وظایفشان را بهتر انجام دهند و به عملکردشان سرعت می‌بخشد. هم‌چنین مدیران با کمک اصول مدیریت عملکرد می‌توانند راحت‌تر بر کار اعضای گروه و میزان پیشرفت‌شان نظارت داشته باشند.

اصطلاح مدیریت عملکرد در دهه هفتاد قرن بیستم میلادی توسط اوبری دانیلز مطرح شد. طبق تعریفی که دانیلز از مفهوم مدیریت عملکرد ارائه می‌دهد، این اصطلاح عبارتست از یک سیستم مدیریتی داده گرای علمی که از سه عنصر اصلی اندازه‌گیری، بازخورد و تقویت مثبت تشکیل شده است.

مدیریت عملکرد چطور کار می‌کند؟

مدیریت عملکرد کارکنان چند مرحله مهم و اساسی دارد. برای بهبود مدیریت عملکرد، مراحل زیر باید اجرایی شود:

مدیریت و برنامه‌ریزی

قدم اول هرکاری که فکرش را بکنید، برنامه‌ریزی صحیح و دقیق است. بهبود مدیریت عملکرد هم از این قاعده مستثنی نیست. شما باید بتوانید در برنامه‌ای منسجم و قاعده‌مند، اهداف را به طور واضح و شفاف مشخص کنید. در قدم بعدی، باید قواعد و مسیر دستیابی به اهداف را تعیین کنید.

برنامه باید کاملا شفاف و واضح باشد. اهداف باید مشخص و قابل دسترسی باشند و حتی‌الامکان به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم شده باشند. روش‌های رسیدن به این اهداف باید کاملا واضح و بدون هیچ ابهامی توضیح داده شوند. این روش‌ها باید عملی و منعطف باشند.

کارمندان باید با خواندن برنامه کاملا متوجه شوند که انتظارات مدیران از آنها چیست و چگونه می‌توانند در میسر هدف تعیین شده حرکت کنند. هم‌چنین برنامه‌ای که طرح کرده‌اید باید پروسه نظارت و مبانی سنجش کارمندان را به صورت شفاف توضیح داده باشد. اگر برنامه‌ای تمام خصوصیات بالا را رعایت کرده باشد، می‌توانید ادعا کنید که قدم اول در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف را محکم برداشته‌اید.

برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می‌شود: ارزیابی کار و زمان؛ چگونه عملکردمان را در محیط بسنجیم؟

نظارت مستمر

لازمه پیشرفت مناسب در کار، نظارت دائمی و پیوسته عملکرد اعضای گروه در رسیدن به اهداف است. شما باید به صورت منظم و هدفمند، براساس معیارهای سنجشی که در برنامه تعریف کرده‌اید، عملکرد اعضا را مورد بررسی قرار دهید و به آنها امتیاز بدهید. این پروسه می‌تواند تاثیر چشمگیری بر بهبود مدیریت عملکرد داشته باشد. برای اینکه این کار بهتر انجام شود، باید پارامترهای قابل اندازه‌گیری را از قبل تعریف کرده باشید.

بعد از سنجش فعالیت اعضای گروه و بررسی میزان پیشرفت کار، باید نتیجه سنجش را به صورت بازخورد به اعضا اطلاع بدهید. کارمندان باید درک کنند که فعالیت‌های آنها همواره مورد رصد و بازبینی شما قرار می‌گیرد. خوب است که درباره پیشرفت کار در جلسات دوره‌ای با آنها صحبت کنید و درمورد علل عدم پیشرفت از آنها سوال کنید. بررسی موانع پیشرفت می‌تواند از انسداد در عملکرد سازمان تحت امر شما جلوگیری کند و روند پیشرفت در کار را تسهیل کند.

توسعه و گسترش

یکی از مهم‌ترین نتایج سنجش مداوم عملکرد کارکنان، شناخت نسبی است که از آنها به‌وجود می‌آید. شما با شناخت ضعف و قوت اعضای گروه می‌توانید نسبت به بهبود عملکرد آنها اقدام کنید. این اقدامات در زیر مجموعه توسعه وگسترش عملکرد قرار می‌گیرد.

توسعه و گسترش عملکرد یعنی مجموعه تحت مدیریت شما بتواند رفته‌‌رفته با توانمندسازی کارکنان و کارمندان به فعالیت‌های خود، توسعه کمی و کیفی ببخشد. شما می‌توانید با برگزاری کلاس‌های آموزشی یا کارگاه‌های دوره‌ای، مهارت‌های کارمندان را افزایش دهید و وظایف جدیدی را به‌طور مداوم به آنها محول کنید. به این ترتیب می‌توانید به صورت ویژه‌ای بهره‌وری کارمندان تحت مدیریت‌تان را افزایش دهید.

رتبه‌بندی اعضا

بررسی مداوم عملکرد و رفتار سازمانی اعضای گروه باید نتیجه‌ای عملی و قابل لمس داشته باشد. اعضا باید بدانند بررسی عملکرد آنها به نتیجه‌ای ختم می‌شود که می‌تواند در جایگاه آنها در گروه موثر باشد. از این حیث، می‌توان رتبه‌بندی اعضا را گام مهمی در بهبود عملکرد کارمندان دانست.

شما باید رتبه‌بندی اعضا را براساس همان اصولی که در برنامه مشخص کرده‌اید انجام دهید. رتبه‌بندی باید منصفانه باشد و به فرد اختصاص پیدا کند. اعضای گروه باید بدانند همیشه راهی برای ارتقا وضعیت‌شان و بالا رفتن رتبه‌شان وجود دارد. این امکان می‌تواند میل و تلاش اعضا را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. به همین دلیل همیشه باید رتبه‌بندی آنها منعطف باشد و هیچ چیزی در این میان ثابت و غیرقابل تغییر نباشد.

پاداش و تنبیه‌

نظام رتبه‌بندی در نهایت باید به نتیجه‌ای دیگر ختم شود که در دایره نظام پاداش و تنبیه جا می‌گیرد. کارمندان باید بدانند درصورت داشتن عملکرد خوب، از آنها تقدیر خواهد شد. ارتقا وضعیت شغلی اعضا و بالارفتن حقوق دریافتی‌شان یا حتی تشکر کلامی از آنها می‌تواند انگیزه کارمندان را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. این یعنی اقدامی هوشمندانه در جهت بهبود مدیریت عملکرد کارکنان.

کارمندان باید بدانند عملکرد آنها رصد می‌شود و مورد بازبینی قرار می‌گیرد. آنها باید اطمینان داشته باشند درصورت انجام درست وظایف، عملکرد مثبت‌شان از دید مدیران‌شان پنهان نخواهد ماند و مدیران همیشه قدردان تلاش‌های کارمندان هستند.

از طرفی دیگر، تنبیه روی دیگر پاداش است. اگر جریمه و یا تنبیه برای کارمندانی که وظایف‌شان را به درستی انجام نمی‌دهند وجود داشته باشد، تلاش‌شان برای بهبود عملکرد بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت عملکرد

برای بهبود بخشی به مدیریت عملکرد کارکنان، باید نکات مهمی را در نظر بگیرید. در ادامه این نکات را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت:

همیشه با کارکنان‌تان گفتگو داشته باشید

گفتگو محور اصلی ایجاد رابطه‌ای سازنده و پایدار میان اعضای گروه و مدیران است. تا زمانی که اعضای گروه با مدیران حرف نزنند و از انتظارات و ارزش‌های گروه به صورت کلامی باخبر نشوند، نمی‌توانند عملکرد وفادارانه‌ای نسبت به آنها نشان دهند.

از طرفی دیگر شما می‌توانید با گفتگو  با اعضای گروهتان، از تمام مشکلاتی که در گروه وجود دارد باخبر شوید. گفتگو به شما کمک می‌کند شناخت خوبی نسبت به اعضا پیدا کند و بتوانید در مواقع مناسب از کمک آنها استفاده کنید.

با گفتگو میان اعضا می‌توانید از احساس خودتان نسبت به آنها صحبت کنید و به آنها بفهمانید که چقدر خودشان جدا از عملکردشان برایتان اهمیت دارند. این گفتگوها صمیمیت را میان شما و اعضای گروهتان افزایش می‌دهد و باعث می‌شود که آنها احساس تعلق خاطر بیشتری نسبت به شما، گروه و اهداف پیدا کنند.

در برنامه‌ریزی برای گروه، ارزش‌های اعضا را درنظر بگیرید

قبل از آنکه برای رسیدن به اهداف گروه برنامه‌ریزی کنید، با گفتگو با اعضای گروه از ارزش‌های آنها باخبر شوید. سعی کنید ارزش‌های افراد گروهتان را با اهداف نهایی گروه پیوند بزنید و میان آنها پلی ارتباطی برقرار کنید. این کار باعث می‌شود که اعضای گروه با میل و رغبت بیشتری به فعالیت درراستای اهداف اقدام کنند.

نظام ارزشیابی مستمر را جدی بگیرید

می‌توان گفت اصلی‌ترین رکن بهبود مدیریت عملکرد، نظام ارزشیابی مستمر است. تا زمانی که شما به صورت مداوم عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار ندهید، نمی‌توانید از ضعف‌ها و گره‌های احتمالی در روند رسیدن به اهداف مطلع شوید. سعی کنید طی قرارهای ماهانه و یا سالانه، به صورت مداوم عملکرد اعضا را بررسی کنید و بازخورد این ارزشیابی را به اطلاع آنها برسانید.

با پیچیده شدن اقتصاد و ایجاد کسب‌وکارهای نو و روزآمد در عرصه‌های مختلف، نیاز به متدهای جدید مدیریت روزبه‌روز بیشتر احساس می‌شود. اگر بتوانید این شیوه‌های مدیریتی را در کسب‌وکارتان پیاده کنید، می‌توانید موفقیت محسوسی نسبت به رقبا داشته باشید. فراموش نکنید مدیریت جدا از فنون و علوم، یک هنر به حساب می‌آید. هنر تعامل و برخورد موثر با کارکنان و هدایت آنها به سمت اهداف مشترک. پس سعی کنید تا جایی که می‌توانید از هنرتان برای پیشبرد کسب‌وکارتان خرج کنید.