تعریف مدیریت بر مبنای هدف

این مدل مدیریتی که به‌اختصار MBO شناخته شده است – management by objectives- از مهم‌ترین اهداف یک شرکت برای تعیین اهداف کارمندان بهره می‌گیرد. درواقع MBO به همه افراد حاضر در شرکت این اجازه را می‌دهد تا،  بنا بر اهداف اصلی و اولویت‌های شرکت در زمان انجام وظایف خود ، شاهد آنچه انجام می‌دهند باشند.

با پیاده‌سازی این روش متوجه می‌شویم که فعالیت‌ها و نتیجه آن‌ها چطور پیش می‌رود که احتمالاً تا میزان چشمگیری باعث افزایش بازدهی مجموعه می‌شود.

امتیازات پیاده‌سازی مدیریت بر مبنای هدف

به‌عنوان یک مدیر هوشیار و کارآمد، بدون شک امتیازات زیر را به‌عنوان دلیل انتخاب MBO در بسترسازمانی خود در نظر داشته‌اید:

◄ بهبود عملکرد – مدیریت هدف محور تا میزان چشمگیری باعث بهبود عملکرد کارمندان در محیط کار می‌شود. برنامه‌ریزی جزئی‌نگرانه درواقع کاری می‌کند تا عملکرد بهتری و درنهایت منفعت بیشتری به دنبال داشته باشد.

◄ حس هویت- کارمندان در سایه این مدل حس خوبی از اعتبار فردی را تجربه می‌کنند. اینکه کارمندان یک مجموعه، خود را سهیم در اهداف سازمان بدانند غرورآفرین است و درنتیجه کاری می‌کند تا بازدهی بیشتری داشته باشند.

« همه اعضای یک تیم از نقش و تأثیرگذاری خود در پیشبرد اهداف سازمانی به‌خوبی آگاهی دارند.»

◄ رشد شغلی- کارمندان این شانس و فرصت را دارند تا قدم‌های بزرگ‌تری برای حرفه‌شان بردارند. مدیریت بر مبنای هدف علاقه‌مند به پیشرفت و ارتقای مهارت‌های کارمندان و فراهم‌سازی فرصت‌های بهتر برای آموزش آن‌هاست. ارزیابی‌های انجام شده در مورد عملکرد، بازخورد لازم را به کارمندان می‌دهد. همچنین آن‌ها با دریافت این بازخوردها قدرت حرفه‌ای بیشتری را در زمان رویارویی با چالش‌های جدید به دست می‌آورند.

ضررهای مدیریت بر مبنای هدف

پیش از آنکه با امتیازهای منفی مدیریت هدف محور بیشتر آشنا شویم یک نکته شایان توجه است و آن اینکه مجموعه موارد زیر، شامل دسته‌بندی‌های مختلف از نویسندگان مختلف است که در این قسمت صرفاً به ذکر ضررها بدون آوردن نام نویسندگان صاحب‌نظر بسنده کردم. در نمودار زیر این نکات منفی ذکر شده است.

• کارمندان به‌سختی می‌توانند با اهداف همسو شوند و موافقت کنند. درواقع ارزیابی اهداف ساده نیست.

• موارد حساسی مثل راستی، اتحاد و کیفیت نادیده گرفته می‌شود.

• برداشت‌ها از اهداف ممکن است از دیدگاه هر مدیر متفاوت باشد. حتی کارمندان هم در مقایسه با هم تفاوت رویکرد خواهند داشت.

• مدیریت هدف محور زمان‌گیر، پیچیده، طولانی و هزینه‌بردار است.

• برای همه مشاغل مناسب نیست.

• امکان عدم موفقیت برای معرفی ماهیت  MBO

• عدم موفقیت برای تنظیم دستورالعمل‌ها

• دشواری در تنظیم اهداف

• اهداف بیشتر به‌صورت کوتاه‌مدت تنظیم می‌شوند.

• با توجه به تفاوت رویکرد مدیران، یک مدل مدیریتی می‌تواند به‌صورت شخصی و سلیقه‌ای تنظیم شود.

• اهداف باید  بر اساس یک برنامه دقیق، پیگیری و انجام شوند.

• آنچه بیش از نتیجه و دوره فعالیت اهمیت دارد، چینش درست اهداف است.

• باعث دودستگی می‌شود. این اتفاق کاری می‌کند تا افراد یا بخش‌ها انگیزه‌ای برای کمک به یکدیگر یا داشتن افق‌های کاری فراتر از محدوده خودشان، نداشته باشند.

• محیط، منابع در دسترس و سهامداران با دقت زیر نظر گرفته نمی‌شوند.

• برای پیشگیری از مشکلات احتمالی، اهداف هوشمندانه و هوشمندانه‌تر باید موردتوافق قرار بگیرند.

• انگیزه‌ای برای نوآوری وجود ندارد.

• مدیران با این باور که « کارمند دلخواه » می‌خواهند، شروع به کار می‌کنند و زیرمجموعه خود را بر اساس انتظارشان از آن‌ها ارزیابی می‌کنند نه قابلیت‌هایی که دارند.

• تارگت یا همان اهداف به‌درستی تعریف و گزارش نمی‌شوند، یا خیلی ضعیف هستند یا بیش‌ازاندازه غیرواقعی، و تنظیم آن‌ها ممکن است برخلاف فرایند بهره‌وری سازمان باشد.

• تنظیم تارگت های تولید ممکن است کاری کند تا منابع برای رسیدن به آن‌ها از هر وسیله‌ای استفاده کنند که این اتفاق باعث کاهش کیفیت می‌شود.

• تغییرات مداوم، کارایی این مدل مدیریتی را از بین می‌برد.

• در محیطی که ارتباط بین مدیر ارشد و زیرمجموعه ضعیف است، بر کارایی مفید MBO تأثیر منفی می‌گذارد.

• اهداف راهبردی جای خود را به اهداف عملیاتی می‌دهند.

• سازمان‌هایی که به‌صورت مکانیکی مدیریت می‌شوند و ارزش‌های دلسردکننده برای مشارکت دارند به فرایند مدیریت بر مبنای هدف ضربه می‌زنند.

• در بسیاری از موارد، مدیریت هدف محور کارکرد حلال مشکلات را در سازمان دارد.

• این روش مدیریتی بیشتر یک سبک خودکامه محور است با مجموعه‌ای سخت از قوانین سیاسی و کاغذبازی.

تأکید بر ماهیت « هدف بودن » اهداف، ابزاری تهدیدآمیز در اختیار مدیران سختگیر با مدیریت ذره‌بینی micromanagement است.

۶ گام اصولی برای تنظیم مدیریت بر مبنای هدف

لطفاً اجازه بدهید! با فهرست بلندبالایی از ضررهای مدیریت هدف محور احتمالاً به این نتیجه می‌رسید که خب، این مدل به درد من و مجموعه‌ام نمی‌خورد. تنها کافی است تا فراموش نکنیم « ارائه یک تصویر بزرگ big picture از واقعیت با همه زوایای پنهان» به‌مراتب بهتر از در نظر گرفتن « خوبی و خوشی‌های سطح یک موضوع» است.

بهتر است در ادامه با ۶ گام مؤثر برای راه‌اندازی MBO موردنظر خود بیشتر آشنا شویم:

تعریف اهداف

این گام اهمیت بسیار زیادی دارد. یک تا سه هدفی که در بلندمدت امکان دستیابی به آن (ها) را دارید در نظر بگیرید. مثال؟

هدف من در بخش خدمات‌دهی به مشتری این است:

• افزایش ۱۳ درصدی رضایت مشتری
• کاهش مدت‌زمان تماس مشتری تا دو دقیقه

هدف‌گذاری برای کارمندان

حالا نوبت به کارمندان می‌رسد؛ مهم‌ترین و تأثیرگذارترین بخش برای مدیریت برمبنای هدف. با تعریف اهداف، اکنون لازم است که آن‌ها را به هدف‌های کوچک‌تر و قابل‌دستیابی تقسیم تا بر اساس یک برنامه زمان‌بندی بتوانید آن‌ها را پیگیری کنید. درصورتی‌که با یک تیم همکاری می‌کنید، بهترین کار این است که سطح تعامل خود را با آن‌ها به نقطه‌ای برسانید که مطمئن شوید آن‌ها هم درک درستی از اهداف شما دارند.

نظارت پیوسته بر عملکرد و فرایند انجام کار

مدیریت مؤثر یکی از ویژگی‌های مدیریت هدف محور است. اما ویژگی مهم دیگری که دارد به اهمیت فرایند پیشرفت کار توجه دارد؛ نظارت بر فرایند و عملکرد کارمندان.

به یاد داشته باشید که نظارت مثبت و مؤثر کمک می‌کند تا از عملی شدن اهدافتان در یک چارچوب زمانی مشخص مطمئن شوید. بهترین انتخاب، در نظر گرفتن گزینه پیگیری زمان time tracking برای کنترل پیشرفت کار است.

هیچ مدیر دانایی از برگزاری جلسات منظم حتی باهدف طوفان فکری باهدف شناسایی موانع و قدردانی از موفقیت‌های اعضای تیمش غافل نمی‌شود.

ارزیابی عملکرد

یکی دیگر از هنرهای مدیران، نظارت بر عملکرد کارمندان یا اعضای تیم و بازنگری کارایی آن‌هاست. شاید لازم باشد که دستورالعمل‌های تازه‌ای برای یک یا دو هم‌تیمی خود در نظر بگیرید. با تنظیم یک گزارش و در میان گذاشتن آن با کارمند موردنظر می‌توانید این ارزیابی را کامل کنید.

♦♦ مهم: توصیه‌های عملی تأثیر چشمگیری بر عملکرد آن‌ها خواهد داشت.

بازخورد

هرچه بازخوردهای یک مجموعه در مورد عملکرد و اهداف عملیاتی شده بیشتر باشد، کارایی کارمندان مجموعه مثبت و سازنده‌تر خواهد بود. درواقع یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت برمبنای هدف همین بازخوردهای به‌موقع و اصولی است.

با عملی شدن هر هدف، برگزاری یک نشست با اعضای تیم برای بررسی اینکه چگونه به هدف موردنظر خود رسیدید می‌تواند بسیار سازنده باشد. همچنین می‌توانید روند ادامه این پیشرفت را با اختصاص جلسات طوفان فکری بررسی کنید.

ارزیابی نهایی عملکرد

آخرین گام در MBO ارزیابی نهایی است. با انجام هدف، حالا وقت آن رسیده تا عملکرد کلی و نهایی هر کارمند مورد بررسی قرار بگیرد.

• آن‌ها کجای کار عالی عمل کردند؟
• آن‌ها در کدام بخش عملیات می‌توانند بهتر عمل کنند؟

ازجمله پرسش‌های مهم برای تعیین میزان انگیزه و پشتکار در کارمندان یک مجموعه است.

سه نوع هدف از مدیریت بر مبنای هدف

اصولاً برای MBO سه نوع هدف‌گذاری در نظر گرفته شده است:

• اهداف تکمیلی
• اهداف توسعه و پیشرفت شخصی
• حفظ و نظارت بر اهداف

برای اینکه هریک از این سه نوع هدف‌گذاری نتیجه‌ای جز موفقیت نداشته باشد باید سه نکته را به خاطر سپرد:

◄ مدیریت متعهدانه

◄ مدیریت بر اساس رویکرد سازمانی و تیم محور

در نظر گرفتن ساختار آبشاری برای اهداف- بدین‌صورت که اهداف باید به دسته‌های کوچک‌تر و قابل‌دسترسی تقسیم شوند.

معیارهای سنجش عملکرد کارمندان کدام اند؟

با توجه به اینکه اصل مهم در MBO، نقش و میزان تأثیرگذاری کارمندان برای عملی کردن اهداف تعیین شده است، در نظر گرفتن معیارهای اصلی و مهم برای اینکه زیرمجموعه‌ها در یک سازمان چطور وظایف خود را متعهدانه انجام می‌دهند بسیار تعیین‌کننده است.

با این اوصاف بخش منابع انسانی HR- human resource- سازمان باید روش‌های استاندارد دیگری را به‌جز سیستم مدیریت بر مبنای هدف برای بررسی بازدهی و کفایت کارمند در اختیار داشته باشد. چراکه هم برای انگیزه خود کارمند و هم برای سازمان مفید خواهد بود.

به‌صورت کلی معیارهای ارزیابی عملکرد کارمندان بر اساس چهار طبقه‌بندی:

◄ معیار کیفیت کار  Work quality metrics

◄ معیار کمیت و حجم کار Work quantity metrics

◄ معیار فایده و کارایی کار Work efficiency metrics

◄ معیار عملکرد سازمانی  Organizational performance metrics

است که  در این مقاله تصمیم دارم به معیار کیفیت کار، با تأکید بر کیفیت عملکرد کارمندان، بپردازم. این ارزیابی مستقیم و به‌صورت فرد به فرد از طرف مدیر مجموعه انجام می‌شود.

مدیریت بر مبنای هدف

احتمالاً برایتان جالب خواهد بود که مدیریت هدف محور تنها یکی از انواع روش‌های ارزیابی عملکرد سازمانی کارمندان است. ازجمله اولین معیارهای استاندارد کارایی سنجی کارمندان همین MBO است که روشی برای چارچوب بخشیدن به ارزیابی‌های فردی یک مدیر است. مدیریت هدف محور  را باید یک روش مدیریتی دانست که هدف آن بهبود و ارتقای کیفیت عملکرد سازمان است. درحالی‌که چشم‌انداز اصلی آن تغییر رویکرد سازمانی به اهداف فردی خاص است.

اهدافی که در این روش مدیریتی بررسی می‌شوند به شکلی درمی‌آیند که هم مدیر و هم کارمند در ایجاد آن نقش دارند و فقط یک سازمان‌دهی یک‌طرفه و تک‌بعدی وجود ندارد.

وظیفه کارمند این است که مبتنی بر همین اهداف کار کند و در پایان، گزارش کار خود را در مورد روند پیشرفت کار به مدیر تحویل دهد. نکته مهم در این معیار، در نظر گرفتن امتیاز خاص برای هر هدف است. درواقع در ازای اجرای موفقیت‌آمیز هر هدف، امتیاز به کارمند تعلق می‌گیرد.

در عوض، مدیران قدرت بیشتری برای هدف‌گذاری مشخص و تعیین‌کننده‌تر دارند و ارزیابی‌هایی که انجام می‌دهند با تمرکز بر دو داده کیفیت مسئولیت‌پذیری و بازدهی کارمندان است.

ارزیابی‌های فردی از سوی مدیریت

در بسیاری از شرکت‌های مطرح دنیا، ارزیابی‌های عملکرد کارمندان دو بار در سال انجام می‌شود. شاخص‌های مشابهی برای این سنجش در نظر گرفته شده است که شامل شخصیت و دیدگاه فردی، ظاهر، رفتار و تعاملات اجتماعی می‌شود.

شاید برایتان جالب باشد بدانید که برای تنظیم این ارزیابی از یک جدول ۹ بخشی (جعبه‌ای) استفاده می‌کنند. هر مربع در این جدول ابعاد ۳در ۳ دارد که در آن ظرفیت (قابلیت) و عملکرد کارمند بررسی می‌شود.

•● مهم: کارمندی که عملکرد عالی ولی قابلیت پایینی دارد برای موقعیت شغلی فعلی خود کاملاً مناسب است.

کارمندانی که در گوشه بالایی راست جدول قرار می‌گیرند، آن‌هایی هستند که هم عملکرد و هم قابلیت عالی دارند و درنتیجه به‌سرعت ارتقای شغلی می‌گیرند همچنان که می‌توانند ارزش‌های بیشتری را تصاحب کنند.

نکته جالب‌توجه درنتیجه به‌دست‌آمده بر اساس ارزیابی ۹ جعبه‌ای، به دست آوردن اطلاعات مفید در مورد ارزش فعلی و آینده کارمند و همچنین امکان ارتقا به‌عنوان جانشین مدیر است.

نقص محصول

اینکه کیفیت محصول به‌صورت هدفمند اندازه‌گیری شود مهم است. این معیار بسیاری از مواقع در صنایع تولیدی که مکانیزم سنتی دارند پیاده می‌شود تا تعداد محصولات مشکل‌دار به ازای هر کارمند یا تیم محاسبه شود.

نباید نادیده گرفت که نقص یا تولید نادرست محصول، نشانه کم‌کاری یک مجموعه است و باید به‌محض شناسایی و در همان مراحل اولیه، جلوی گسترش آن گرفته شود.

حتی اگر مکانیزم استاندارد و بسیار اصولی در فرایند تولید در نظر گرفته شده باشد که این معیار را بی‌تأثیر کند، بازهم از آن می‌توان برای بخش‌های دیگری به‌منظور ارزیابی عملکرد کارمندان استفاده کرد که ازجمله آن‌ها بخش خدمات مشتریان- چه به‌صورت حضوری و چه مجازی- است که در حال حاضر با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری CRM انجام می‌شود.

تعداد خطاها

این معیار معمولاً برای فعالیت‌های نرم‌افزاری استفاده می‌شود. تعداد خطای ورودی می‌تواند به عبارتی جایگزین همان نقص محصول باشد که بالاتر نوشته شد. برای نمونه تیم‌های توسعه نرم‌افزاری در هر هزار خط کد، باید بتوانند خطاها را اندازه‌گیری کنند.

همچنین تعداد اصلاحیه‌های انجام شده یا تعداد خطاهای موجود در کدهای نرم‌افزاری هم در این معیار مدیریت عملکرد کارمندان در نظر گرفته می‌شود.

نکته جالب‌توجه اینکه، برخلاف مدیریت برمبنای هدف MBO که هر خطا قابل‌بررسی است و مانع ادامه فعالیت و روند پیشرفت کار نمی‌شود، هر اشتباهی در برنامه‌نویسی کامپیوتری می‌تواند کل برنامه را متوقف کند.

با این اوصاف، کسب‌وکارهایی که باید به‌صورت هفتگی یا ماهانه نسخه‌های نرم‌افزاری خودشان را به‌روزرسانی کنند، با ضعف این معیار متحمل مشکلات جدی خواهند شد.

امتیاز خالص تشویق‌کننده  Net promoter score

این معیار با نام اختصاری NPS هم یک شاخص عملکرد مفید برای ارزیابی‌های کیفی سازمانی است. این شاخص یک رده عددی بین ۱-۱۰ است که نشان‌دهنده تمایل مشتری برای پیشنهاد خدمات یک شرکت به سایر مشتریان است.

به‌عبارت‌دیگر وقتی امتیاز ۹ یا ۱۰ از یک مشتری کسب می‌شود به معنی رضایت بسیار بالای او از دریافت خدمات/ محصول یک شرکت است که مشتریان/ مصرف‌کنندگان احتمالی را به‌سوی مجموعه سرازیر خواهد کرد. بنابراین، عملکرد کارمند فروش در این مرحله موردتوجه قرار می‌گیرد. بنابراین روانشناسی فروش در این مرحله اهمیت دوچندانی پیدا میکند.

سادگی پیاده‌سازی این معیار ازجمله امتیازات شاخص آن است. درحالی‌که امتیاز منفی آن غیرمعمول بودن درخواست کارمندان برای دریافت نمره بالا است.

بازخورد ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه یا بازخورد چند نمره‌ای multi-rater feedback یا ارزیابی چند منبعی multi source assessment یکی دیگر از ابزارهای سنجش عملکرد کارمندان به‌حساب می‌آید. با طرح مجموعه‌ای از پرسش‌های همه‌جانبه از همکاران، زیرمجموعه، مشتری‌ها و مدیر کارمند موردنظر در مورد موضوعی خاص، نتیجه مطلوب به دست می‌آید.

به خاطر داشته باشید که این معیار ارزیابی یک نگاه دقیق و همه‌جانبه در مورد کیفیت کار، سطح مهارت‌ها و سطح بهبود فرد را در یک سازمان در اختیار می‌گذارد. چند نمونه از این پرسش‌ها را می‌خوانیم:

◄ پرسشنامه چگونگی ارتباط در محیط کار

• کارمند موردنظر با خونسردی و مدیریت شخصی سخنرانی می‌کند؟
• میزان خلاقیت کارمند موردنظر برای درک موضوعات پیچیده چقدر است؟
• آیا کارمند موردنظر برای حرف‌ها و نظرات دیگران ارزش قائل است؟

◄ پرسشنامه مهارت‌های بین فردی

• میزان تعهد کاری کارمند موردنظر چقدر است؟
• میزان خودکنترلی و مدیریت احساسات خود و دیگران در مورد کارمند موردنظر چقدر است؟
• کارمند موردنظر چگونه موقعیت‌های بحرانی را مدیریت می‌کند؟

بازخورد ۱۸۰ درجه

این معیار سنجش نسخه ساده‌تر بازخورد ۳۶۰ درجه است. به‌عبارت‌دیگر، فقط همکاران و مدیر کارمند پاسخگوی پرسش‌های تنظیم‌شده هستند. از طرف دیگر این پرسشنامه برای آن دسته از کارمندانی در نظر گرفته می‌شود که وظیفه مدیریت ارتباط با افراد دیگر ، مشتری/ مصرف‌کننده یا تماس مستقیمی با آن‌ها ندارند.

رتبه‌بندی و اخراج

این روش ارزیابی ( همچنین معروف به منحنی زندگی) ابزاری برای نمره دهی به کارمندان برای امتیازبندی بر اساس فهرستی از بهترین و بدترین آن‌هاست. درواقع این معیار قرار است هر کارمند را با کارمند دیگر مقایسه کند و عملکرد هریک زیر ذره‌بین قرار بگیرد.

نمره بندی انجام شده باهدف بهبود نیروی کار انجام می‌شود. درحالی‌که نمره بالای ۷۰% نشانه عملکرد عالی و شایسته تقدیر کارمند است، نمره زیر ۱۰% به معنی اخراج و جایگزین شدن متقاضیان بااستعداد خواهد بود.

این روش را اولین بار جک ولش Jack Welch  مدیرعامل پیشین شرکت جنرال الکتریک پیاده کرد که ادعا  می‌کرد باعث بهبود چشمگیر قابلیت‌های نیروی کار خواهد شد.

آقای ولش معتقد بود که با توجه به محدودیت منابع مالی، این درست نیست که همه کارمندان پاداش یکسانی دریافت کنند تا عامل هدر دادن منابع مالی شوند. بنابراین یک چنین سیستم رتبه‌بندی برای آن‌ها در نظر گرفته شد.

با این اوصاف، انتقادهای زیادی در مورد این روش « رتبه‌بندی و اخراج» به وجود آمد که باعث شد این نوع، در بسیاری از شرکت‌ها کنار گذاشته شود.

معرفی کتاب

شاید بد نباشد سری به قفسه های کتابخانه صوتی مجموعه ما بزنید و با انتخاب کتاب‌های حوزه مدیریت چشم اندازی بهتری نسبت به مدیریت پیدا کنید.

کتاب مدیر برجسته باش

زمانه ی فوق العاده ای برای زیستن است. هیچگاه در طول تاریخ کسب و کار بیشتر از امروز نقش مدیران، چشمگیر نبوده است. ولی هنوز٪۲۰ از مدیران هستند که ٪۸۰ نتایج را به بار می آورند. ٪۲۰ از مدیران هستند که بیشترین پول را تصاحب میکنند، سریعتر ارتقای شغلی می گیرند و زودتر از ٪۸۰ دیگر به استقلال مالی می رسند. اما چطور؟ ساده است! مدیران برتر می دانند چطور از افرادشان بیشترین بهره وری و کارایی را بگیرند و این چیزی است که در این کتاب صوتی با آن بیشتر آشنا خواهید شد.

پایان‌بخش

MBO  یا مدیریت بر مبنای هدف در بین همه انواع سیستم‌های مدیریتی به‌عنوان یک سیستم مدیریتی جامع شناخته شده است که بسیاری از فعالیت‌های مدیریتی کلیدی را در یک فرایند دقیق و سیستماتیک یکجا جمع می‌کند.

توجه اصلی در مدیریت هدف محور، موفقیت سازمانی و فردی اثرگذار و کافی است.

به نظر شما، در سیستم مدیریتی ایران تا چه میزان این مدل مدیریتی اجرا و رعایت می‌شود؟

منبع:

https://www.iedunote.com/management-by-objectives-mbo-process

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/management-by-objectives

https://www.financereference.com/management-by-objectives-mbo/

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2314721016300275

این نوشته مدیریت بر مبنای هدف چگونه یکپارچگی سازمانی را در کار گروهی تعریف می‌کند؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

مدیریت عملکرد چیست؟

همانطور که می‌دانید هر گروه، سازمان یا کسب‌وکار برای رسیدن به موفقیت برای خود اهدافی را تعریف کرده است. بعد از تعریف اهداف نوبت به مدیریت رسیدن به اهداف است. مدیران گروه‌ها، برای اینکه مطمئن شوند گروه کار خود را به درستی انجام می‌دهد و طبق برنامه پیش می‌رود، باید عملکرد اعضای گروه را مورد بررسی قرار دهند.

کارشناسان کسب‌وکار، برای آسان‌تر کردن نظارت بر عملکرد صحیح اعضا و البته بهبود کیفیت آن، اصولی را تحت عنوان مدیریت عملکرد تعریف کرده‌اند. سیستم مدیریت عملکرد یکی از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی در گروه‌ها است. مدیریت عملکرد به اعضای یک مجموعه یا گروه کمک می‌کند که وظایفشان را بهتر انجام دهند و به عملکردشان سرعت می‌بخشد. هم‌چنین مدیران با کمک اصول مدیریت عملکرد می‌توانند راحت‌تر بر کار اعضای گروه و میزان پیشرفت‌شان نظارت داشته باشند.

اصطلاح مدیریت عملکرد در دهه هفتاد قرن بیستم میلادی توسط اوبری دانیلز مطرح شد. طبق تعریفی که دانیلز از مفهوم مدیریت عملکرد ارائه می‌دهد، این اصطلاح عبارتست از یک سیستم مدیریتی داده گرای علمی که از سه عنصر اصلی اندازه‌گیری، بازخورد و تقویت مثبت تشکیل شده است.

مدیریت عملکرد چطور کار می‌کند؟

مدیریت عملکرد کارکنان چند مرحله مهم و اساسی دارد. برای بهبود مدیریت عملکرد، مراحل زیر باید اجرایی شود:

مدیریت و برنامه‌ریزی

قدم اول هرکاری که فکرش را بکنید، برنامه‌ریزی صحیح و دقیق است. بهبود مدیریت عملکرد هم از این قاعده مستثنی نیست. شما باید بتوانید در برنامه‌ای منسجم و قاعده‌مند، اهداف را به طور واضح و شفاف مشخص کنید. در قدم بعدی، باید قواعد و مسیر دستیابی به اهداف را تعیین کنید.

برنامه باید کاملا شفاف و واضح باشد. اهداف باید مشخص و قابل دسترسی باشند و حتی‌الامکان به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم شده باشند. روش‌های رسیدن به این اهداف باید کاملا واضح و بدون هیچ ابهامی توضیح داده شوند. این روش‌ها باید عملی و منعطف باشند.

کارمندان باید با خواندن برنامه کاملا متوجه شوند که انتظارات مدیران از آنها چیست و چگونه می‌توانند در میسر هدف تعیین شده حرکت کنند. هم‌چنین برنامه‌ای که طرح کرده‌اید باید پروسه نظارت و مبانی سنجش کارمندان را به صورت شفاف توضیح داده باشد. اگر برنامه‌ای تمام خصوصیات بالا را رعایت کرده باشد، می‌توانید ادعا کنید که قدم اول در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف را محکم برداشته‌اید.

برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می‌شود: ارزیابی کار و زمان؛ چگونه عملکردمان را در محیط بسنجیم؟

نظارت مستمر

لازمه پیشرفت مناسب در کار، نظارت دائمی و پیوسته عملکرد اعضای گروه در رسیدن به اهداف است. شما باید به صورت منظم و هدفمند، براساس معیارهای سنجشی که در برنامه تعریف کرده‌اید، عملکرد اعضا را مورد بررسی قرار دهید و به آنها امتیاز بدهید. این پروسه می‌تواند تاثیر چشمگیری بر بهبود مدیریت عملکرد داشته باشد. برای اینکه این کار بهتر انجام شود، باید پارامترهای قابل اندازه‌گیری را از قبل تعریف کرده باشید.

بعد از سنجش فعالیت اعضای گروه و بررسی میزان پیشرفت کار، باید نتیجه سنجش را به صورت بازخورد به اعضا اطلاع بدهید. کارمندان باید درک کنند که فعالیت‌های آنها همواره مورد رصد و بازبینی شما قرار می‌گیرد. خوب است که درباره پیشرفت کار در جلسات دوره‌ای با آنها صحبت کنید و درمورد علل عدم پیشرفت از آنها سوال کنید. بررسی موانع پیشرفت می‌تواند از انسداد در عملکرد سازمان تحت امر شما جلوگیری کند و روند پیشرفت در کار را تسهیل کند.

توسعه و گسترش

یکی از مهم‌ترین نتایج سنجش مداوم عملکرد کارکنان، شناخت نسبی است که از آنها به‌وجود می‌آید. شما با شناخت ضعف و قوت اعضای گروه می‌توانید نسبت به بهبود عملکرد آنها اقدام کنید. این اقدامات در زیر مجموعه توسعه وگسترش عملکرد قرار می‌گیرد.

توسعه و گسترش عملکرد یعنی مجموعه تحت مدیریت شما بتواند رفته‌‌رفته با توانمندسازی کارکنان و کارمندان به فعالیت‌های خود، توسعه کمی و کیفی ببخشد. شما می‌توانید با برگزاری کلاس‌های آموزشی یا کارگاه‌های دوره‌ای، مهارت‌های کارمندان را افزایش دهید و وظایف جدیدی را به‌طور مداوم به آنها محول کنید. به این ترتیب می‌توانید به صورت ویژه‌ای بهره‌وری کارمندان تحت مدیریت‌تان را افزایش دهید.

رتبه‌بندی اعضا

بررسی مداوم عملکرد و رفتار سازمانی اعضای گروه باید نتیجه‌ای عملی و قابل لمس داشته باشد. اعضا باید بدانند بررسی عملکرد آنها به نتیجه‌ای ختم می‌شود که می‌تواند در جایگاه آنها در گروه موثر باشد. از این حیث، می‌توان رتبه‌بندی اعضا را گام مهمی در بهبود عملکرد کارمندان دانست.

شما باید رتبه‌بندی اعضا را براساس همان اصولی که در برنامه مشخص کرده‌اید انجام دهید. رتبه‌بندی باید منصفانه باشد و به فرد اختصاص پیدا کند. اعضای گروه باید بدانند همیشه راهی برای ارتقا وضعیت‌شان و بالا رفتن رتبه‌شان وجود دارد. این امکان می‌تواند میل و تلاش اعضا را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. به همین دلیل همیشه باید رتبه‌بندی آنها منعطف باشد و هیچ چیزی در این میان ثابت و غیرقابل تغییر نباشد.

پاداش و تنبیه‌

نظام رتبه‌بندی در نهایت باید به نتیجه‌ای دیگر ختم شود که در دایره نظام پاداش و تنبیه جا می‌گیرد. کارمندان باید بدانند درصورت داشتن عملکرد خوب، از آنها تقدیر خواهد شد. ارتقا وضعیت شغلی اعضا و بالارفتن حقوق دریافتی‌شان یا حتی تشکر کلامی از آنها می‌تواند انگیزه کارمندان را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. این یعنی اقدامی هوشمندانه در جهت بهبود مدیریت عملکرد کارکنان.

کارمندان باید بدانند عملکرد آنها رصد می‌شود و مورد بازبینی قرار می‌گیرد. آنها باید اطمینان داشته باشند درصورت انجام درست وظایف، عملکرد مثبت‌شان از دید مدیران‌شان پنهان نخواهد ماند و مدیران همیشه قدردان تلاش‌های کارمندان هستند.

از طرفی دیگر، تنبیه روی دیگر پاداش است. اگر جریمه و یا تنبیه برای کارمندانی که وظایف‌شان را به درستی انجام نمی‌دهند وجود داشته باشد، تلاش‌شان برای بهبود عملکرد بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت عملکرد

برای بهبود بخشی به مدیریت عملکرد کارکنان، باید نکات مهمی را در نظر بگیرید. در ادامه این نکات را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت:

همیشه با کارکنان‌تان گفتگو داشته باشید

گفتگو محور اصلی ایجاد رابطه‌ای سازنده و پایدار میان اعضای گروه و مدیران است. تا زمانی که اعضای گروه با مدیران حرف نزنند و از انتظارات و ارزش‌های گروه به صورت کلامی باخبر نشوند، نمی‌توانند عملکرد وفادارانه‌ای نسبت به آنها نشان دهند.

از طرفی دیگر شما می‌توانید با گفتگو  با اعضای گروهتان، از تمام مشکلاتی که در گروه وجود دارد باخبر شوید. گفتگو به شما کمک می‌کند شناخت خوبی نسبت به اعضا پیدا کند و بتوانید در مواقع مناسب از کمک آنها استفاده کنید.

با گفتگو میان اعضا می‌توانید از احساس خودتان نسبت به آنها صحبت کنید و به آنها بفهمانید که چقدر خودشان جدا از عملکردشان برایتان اهمیت دارند. این گفتگوها صمیمیت را میان شما و اعضای گروهتان افزایش می‌دهد و باعث می‌شود که آنها احساس تعلق خاطر بیشتری نسبت به شما، گروه و اهداف پیدا کنند.

در برنامه‌ریزی برای گروه، ارزش‌های اعضا را درنظر بگیرید

قبل از آنکه برای رسیدن به اهداف گروه برنامه‌ریزی کنید، با گفتگو با اعضای گروه از ارزش‌های آنها باخبر شوید. سعی کنید ارزش‌های افراد گروهتان را با اهداف نهایی گروه پیوند بزنید و میان آنها پلی ارتباطی برقرار کنید. این کار باعث می‌شود که اعضای گروه با میل و رغبت بیشتری به فعالیت درراستای اهداف اقدام کنند.

نظام ارزشیابی مستمر را جدی بگیرید

می‌توان گفت اصلی‌ترین رکن بهبود مدیریت عملکرد، نظام ارزشیابی مستمر است. تا زمانی که شما به صورت مداوم عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار ندهید، نمی‌توانید از ضعف‌ها و گره‌های احتمالی در روند رسیدن به اهداف مطلع شوید. سعی کنید طی قرارهای ماهانه و یا سالانه، به صورت مداوم عملکرد اعضا را بررسی کنید و بازخورد این ارزشیابی را به اطلاع آنها برسانید.

با پیچیده شدن اقتصاد و ایجاد کسب‌وکارهای نو و روزآمد در عرصه‌های مختلف، نیاز به متدهای جدید مدیریت روزبه‌روز بیشتر احساس می‌شود. اگر بتوانید این شیوه‌های مدیریتی را در کسب‌وکارتان پیاده کنید، می‌توانید موفقیت محسوسی نسبت به رقبا داشته باشید. فراموش نکنید مدیریت جدا از فنون و علوم، یک هنر به حساب می‌آید. هنر تعامل و برخورد موثر با کارکنان و هدایت آنها به سمت اهداف مشترک. پس سعی کنید تا جایی که می‌توانید از هنرتان برای پیشبرد کسب‌وکارتان خرج کنید.

این نوشته بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

۵ نکته مدیریتی برای جلوگیری از سردرگمی مدیران تیم

[/su_note]

اصول مدیریتی تیم نظیر القاء ذهنیت رشد در کارمندان شما یا رهبری همراه با همدلی، می توانند برای شما و آنها به طرزی قابل توجه دست و پا گیر باشند. اما زمانی که مسئولیت مدیریت یک تیم بزرگ را به عهده دارید، این چالش حتی ممکن است که بیشتر هم باشد.
هرچه تیم شما بزرگتر باشد، توجه به تک تک افراد آنطور که شایسته شان است مشکل تر می شود، آنهم وقتی که شما برای سایر کارهای مدیریتی نیز به دنبال زمان می گردید. اگر مواظب نباشید به آسانی در هم خواهید شکست و یا اجازه می دهید که برخی از مسئولیت ها نادیده گرفته شوند.
اما خبر خوب این است که اصول مدیریتی تیم  و نظارت بر یک تیم بزرگ، چندان غیر ممکن نیست. شما با استفاده از این پنج روش اساسی مدیریتی، آمادگی بهتری بدست خواهید آورد تا تیم خود را به سمت موفقیت بکشانید.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

۱. کانال های ارتباطی را باز کنید.

[/su_note]

در بحث اصول مدیریتی تیم، با وجود تیم های بزرگ تر، ملاقات تک به تک با هر کدام از اعضای تیم به مراتب دشوارتر است. اما این بدان معنا نیست که ارتباطات باید به کناری گذاشته شوند. حتی تازه وارد ترین عضو تیم شما نیز، نیاز به توجه دارد تا حس کند که حضورش در آن جمع ارزش دارد.

به عنوان راه حل، از سایر کانال های ارتباطی نظیر Slack و Basecamp برای پیگیری ارتباط با کارمندانتان استفاده کنید. وقتی اعضای تیم از وجود این کانال های اضافی برای ارتباطات دو طرفه آگاه می شوند، به احتمال زیاد بیشتر و بهتر می توانند به روز باشند و به شما یاری برسانند.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

۲. در هر زمان ممکن، کارها را محول کنید.

[/su_note]

هرچه تیم شما رشد می کند، بار کاری تان نیز به همان نسبت رشد خواهد کرد و شما قادر نخواهید بود که همه این موارد را به تنهایی مدیریت کنید. محول کردن کارها به افراد مناسب به شما کمک می کند که از فرسودگی شغلی اجتناب کنید، بهره وری کلی تیم را بهبود بخشید، زمان بیشتری برای مدیریت تک تک اعضای تیم داشته و حتی زمان بیشتری برای انجام امور شخصی خود داشته باشید.

در واقع بر اساس مطالعه ای که بنیاد روانشناسی Frontiers انجام داد، محول کردن کارها، رفتارهای جستجوی بازخورد را در بین کارمندان بهبود بخشیده و منجر به نتایج قوی تری می شود.در پایان قرن بیستم، اندرو کارنگی ثروتمندترین مرد جهان شد. در میان خصوصیات بسیاری که داشت، باید گفت که یکی از بارزترین آنها، محول کردن کار بود.

زمانی که ادعای دوست خود را در مورد رسیدنش به محل کار در ساعت ۷ صبح شنید، جمله معروفی را در پاسخ وی گفت: “شما باید مرد تنبلی باشید اگر ۱۰ ساعت طول می کشد تا کارهای یک روز را انجام دهید … من ظرف یک ساعت، کارهایم را به نتیجه رساندم و تمام پیشنهاداتم را ارسال کردم. کار روزانه من به پایان رسید و الان آماده ام که بیرون بروم و خوش باشم.”

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

۳. درگیری های بالقوه را مدنظر داشته باشید.

[/su_note]

درگیری ناسالم در تیم های بزرگ می تواند به همان اندازه که در یک گروه کوچکتر مخرب است، تخریب کننده باشد. اشخاص در مقابل هم قرار گرفته و وحدت آنها به سرعت مختل می شود. این امر، می تواند منجر به افزایش گردش مالی کارمندان و تجربه نامناسب برای مشتریان شود.
در تجربه مدیریت و به عنوان رهبر تیم خود، باید انتظارات شفافی در مورد نحوه رسیدگی به درگیری در تیم داشته باشید و بپذیرید که باید نقش فعالی در حل و فصل اختلافات داشته باشید. داشتن تماس با محیط کار، به شما کمک می کند تا مسائل بالقوه را شناسایی کنید و بتوانید قبل از رخ دادن آنها اقداماتی انجام دهید.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

۴. به تصویر بزرگ نگاه کنید.

[/su_note]

با داشتن یک تیم بزرگ تر، توانایی ارزیابی عینی کیفیت خروجی هر کدام از کارمندانتان از همیشه مهم تر می شود. نگاهی به فرآیندها، روش های ارتباطی و حتی نقش های فردی از یک چشم انداز وسیع به شما کمک می کنند نقاطی را که تیم احتمالا انسجام و کارآمدی کمتری دارد را شناسایی کنید.

وظایف مدیریت ذره بینی (Micro-management) همچنان مهم هستند، اما برداشتن گامی به عقب و زوم کردن روی مسائل به شما کمک می کند که نیازمندی های تنظیم مجدد اهداف را بهتر شناسایی کنید و یا تنظیماتی برای بهبود اثرگذاری تیم خود داشته باشید. تغییراتی که تأثیر مثبتی بر فرهنگ و گردش کار همه اعضای تیم می گذارند، می توانند تأثیر کلی بیشتری بر بهره ‌وری و رضایت محیط کار داشته باشد.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

۵. قدرت مربیگری را در وجودتان آزاد کنید.

[/su_note]

در مباحث اصول مدیریتی تیم، بهترین رهبران بعنوان مربیانی فعالیت می کنند که سطح عملکرد افراد اطراف خود را بالا می برند. متأسفانه، با وجود یک تیم بزرگ ، شما ممکن است ظرفیت کافی برای ارائه مشاوره به ازای هر استخدام جدید را نداشته باشید. محول کردن کارها، یک گزینه کلیدی است تا اعضای مجرب تری را برای خدمت در این رابطه اختصاص دهید. همانطور که رئیس و مدیر عامل شرکت جنرال موتورز ماری بارا گفته است: “همه رهبران خوب، باید برای رشد شغلی اعضای تیم خود سرمایه گذاری کنند … همکاران، نقطه نظرات های خوبی در مورد شما دارند که شاید شما از این امر غافل باشید.”
صرف نظر از اندازه تیمی که مدیریت می کنید، بسیاری از اصول رهبری موفق یکسان هستند. با این حال، با درنظر گرفتن تیم خود در مقیاسی بزرگ تر، آماده می شوید تا به هر یک از اعضای تیم – و کل شرکتتان – برای صعود به قله های جدید کمک کنید.

دانستن اینکه چگونه  افراد موفق با این ۱۲ روش با افراد منفی و خطرناک کنار می آیند میتواند به یادگیری اصول موفقیت ومدیریت کمک شایانی کند.

این نوشته ۵ نکته اصول مدیریتی تیم که می تواند مدیران تیم را از سردرگمی در کار و هدایت تیم نجات دهد. برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.