پدیده پرسه زنی در اینترنت و راهکار مدیریت آن

پرسه زنی در اینترنت در خون همه ماست!  پژوهش های علمی خبر می دهند که همین رفتار به ظاهر نادرست کاری میکند تا در محل کار بازدهی بهتری داشته باشیم. اما از چه زمانی دیگر آن سادگی قدیمی خودش را از دست داده و پیچیده و معنادار شده است؟

« وقتی میتوانیم بیشتر به مانیتور زل بزنیم و ایمیل های کاری، منابع ذخیره شده جدید برای فعالیت بعدی و گزارش کار جدید را بررسی میکنیم، اما یک تب جدید بالای صفحه مرورگر باز میکنیم. هر یک یا دو ساعت، چند دقیقه ای را سرگرم غرق شدن در اینترنت میکنیم، سرکی به اخبار روز میکشیم، از توییتر که اصلا غافل نمی شویم و احتمالا یکی دو پست دوستان را هم در فیسبوک میخوانیم و like میکنیم.»

این چند خط، بخشی از حرفهای استفانی اندل Stephanie Andel استادیار روانشناسی دانشگاه ایندیانا، دانشگاه پردو از دانشگاه ایندیاناپلیس است. البته که او تنها نیست. مطالعات نشان می دهند کارمندان از فعالیت های روزانه خودشان در محیط کار به سمت ایمیل های شخصی، شبکه های اجتماعی  و خلاصه هر نقطه دنجی از اینترنت منحرف می شوند و این انحراف میتواند چند ساعت در هفته یا چند ساعت در روز را دربربگیرد.

پژوهش های علمی درمورد پرسه زنی در اینترنت

جالب اینجاست که بدانید از بین ده نفر، شش نفر قبول دارند نمیتوانند بدون سرک کشیدن به شبکه های اجتماعی، روز کاری شان را سپری کنند. درحالیکه دو سوم ما معتقدیم فیسبوک بدترین خورنده زمان است! این رفتار دیگر یک مسئله ساده گذرا نیست بلکه یک پدیده به نام پرسه زنی در اینترنت cyberloafing است. انجام ادامه دار چنین رفتاری رقمی نزدیک به ۸۵ میلیارد دلار در سال برای کسب و کارها هزینه داشته است که این آمار از سوی دانشگاه نوادا در آمریکا انجام شده.

بد نیست بدانید که باوجود توصیفی که ابتدای مقاله در مورد این پدیده نوشتم، اغلب آن را موضوعی منفی میدانند. دکتر فوشیا سیرویس Fuschia Sirois از دپارتمان روانشناسی دانشگاه شفیلد اضافه میکند « بخشی از مطالعات اولیه آن را کوتاهی کردن هم معرفی می کنند. درواقع مردم در اینترنت پرسه می زنند تا فرار کنند.»

بااین اوصاف پژوهش های اخیر میگوید که حدی از پرسه زنی برای کارمندان مفید است. وقفه های کوتاه و کوچک کمک میکند تا بین وظایفی که دارند نیروی تمرکز کم شده یا از دست رفته شان را پیدا کنند و حتی دربرابر استرس ناشی از کار هم مقاومت داشته باشند.

این مفهوم که با عنوان « جدایی روانشناختی»  psychological detachment هم شناخته شده است کمک میکند تا انرژی لازم را برای کار در طول روز حفظ کنند. اما کارفرماها و مدیران میدانند که نیروهای کار منحرف شده یعنی بازدهی از دست رفته. اتفاقی که در چنین وضعیتی می افتد، مسدود کردن یک سری وب سایت ها و شبکه های اجتماعی است یا با در نظر گرفتن سیاست هایی، اینترنت محدود را در اختیار کارمندانشان می گذارند.

جمع دیگری از کارفرماها هم به کارمندان مورد اعتمادشان می گویند تا چه روشی برای تضمین بهبود عملکرد شغلی مناسب است. اما سؤال اینجاست؛ واقعا امکان مشخص کردن زمان پرسه زنی در اینترنت وجود دارد؟

پرسه زنی در اینترنت یعنی چه؟

این پدیده اصطلاحی است برای توصیف اقدام کارمندانی که از دسترسی به نت در محل کار یا ساعت کاری خود برای کارهای شخصی استفاده میکنند. درحالیکه وانمود میکنند سرگرم انجام وظیفه هستند.

واژه انگلیسی پرسه زنی cyberloafing از اصطلاح goldbricking  یا از زیر کار در رفتن گرفته شد که در اصل اشاره به پوشش طلا برای فلزی بی ارزش دارد. به عبارت دیگر هر دو اصطلاح پرسه زنی در اینترنت و از زیر کار در رفتن به پدیده مورد نظر ما اشاره می کنند. این رفتار باعث شده است تا کارمندان اهمال کار نمره بالایی در ناکارآمدی شغلی شان بگیرند.

سالانه، پدیده گشت زنی در نت هزینه هایی را بر دوش کارفرماها میگذارد که ناشی از افت بازدهی شغلی است. بسیاری از کسب و کارها برای مقابله با این عمل، از نرم افزارهای نظارتی برای زیر نظر گرفتن فعالیت های آنلاین کارمندانشان استفاده می کنند.

استراتژی نتیجه بخش دیگر نصب سرورهای پروکسی برای جلوگیری از دسترسی به سایت ها و خدمات اینترنتی است؛ مثل پیام رسان های فوری و اتاق چت فردی و کنفرانس اینترنتی Internet Relay Chat . همچنین اقدامات انضباطی و یارانه های دسترسی اینترنتی برای کاهش وقوع چنین رفتاری در نظر گرفته می شود.

پرسه زنی در اینترنت چگونه معنای پرسه زنی میگیرد؟

باید مشخص شود که چه اندازه ای از سرگرم شدن کارمندان در فضای نت به معنی پرسه زدن است؟ جاناتان واسراستروم  Jonathan Wasserstrum  مدیراجرایی شرکت فناوری املاک Squarefoot نیویورک با اعداد واقع گرایانه ای به کمک ما می آید. به نظر او کارمندان از عمل سرک کشیدن مجازی برای حفظ و تقویت تمرکزشان استفاده می کنند بی آنکه اصلا سیاست های شرکت برایشان مهم باشد.

آقای واسراستروم می گوید که « اگر یک نفر به دلیل مشغله کاری سنگینی که دارد و تمام صبحش را گرم کار و انجام وظایفش بوده، بخواهد یک دقیقه عملکرد حرفه ای خوبی نداشته باشد، میتواند وانمود کند همان یک دقیقه هم سرگرم انجام وظیفه دیگری است یا اینکه مدت کوتاهی را در آرامش و تجدید نیرو سپری کند». دومی در بلند مدت نتیجه بخش است.

در یکی از مطالعات مشخص شد که ۹۷% از شرکت کنندگان مرد و ۸۵% از شرکت کنندگان زن، پرسه زنی اینترنتی را رفتار قابل قبولی می دانند و آن را از جمله موارد بهبود شرایط محیط کار در نظر میگیرند.

باهمه این توضیحات هنوز هم جوابی برای سؤال مورد نظر پیدا نشد؛ عددی که میگوید یک کارمند درحال هدردادن وقت و کوتاهی از انجام وظیفه است چند است؟ خانم سیرویس اضافه میکند که « مرز باریکی بین گشت زنی در نت برای تجدید قوای ذهنی و از زیر کار در رفتن در زمانی که وظیفه چالش برانگیزی وجود دارد، هست».

اندل در ادامه می گوید که هنوز هم این مرز مشخص نشده است. او با مطالعاتش کاملا تأیید میکند که پرسه زنی باعث سرزندگی کارمندان و کاهش اثرات منفی محیط کار میشود. اما در ادامه او به چند فاکتور مهم از جمله نوع سازمان، شغل و موقعیت شغلی هم اشاره میکند.

نکته جالب توجه اینجاست که چنین پدیده ای روی کارمندان حقوق بگیر یا اداری اثر کمتری دارد چون آنها مجبور هستند تا وظایفشان را انجام دهند. درحالیکه کارمندان و کارگران ساعتی با فشار کاری بیشتری روبه رو هستند. به عبارت دیگر هر دقیقه ای که صرف پرسه زنی می شود به معنی زمان واقعی کمتر برای انجام وظایف مشخص شده است.

مطالعات دیگری که اندرو بنت Andrew A Bennett در دپارتمان مدیریت دانشگاه Old Dominion انجام داد به نکته مهمی اشاره میکند؛ وقفه هایی به کوتاهی یک دقیقه به تجدید قوای کارمندان کمک میکند و باعث بهبود بازدهی آنها در بلند مدت می شود.

از طرف دیگر او میگوید که دلیل ابهام در تعیین زمان دقیقی که معنای پرسه زنی به خودش میگیرد این است که فرایند ذهنی دقیقی که باعث سرزندگی و آمادگی برای پذیرش کار بعدی می شود کاملا مشخص نیست. اما در ادامه اضافه میکند که « اگر حس کنیم از انجام آنچه پذیرفته ایم خسته هستیم، انحراف توجه به فعالیتی جدید- حتی کار جدید- کمک میکند تا آسودگی کوتاه مدتی داشته باشیم.»

بنت و همکارانش در سال ۲۰۱۹ دست به انجام یک پژوهش جالب زدند؛ اثر مدت های زمانی متفاوت وقفه های کاری- یک، پنج و ۹ دقیقه- و فعالیت های متنوع بر خستگی، توان و توجه.  برای این آزمایش سه گروه انتخاب شدند؛ گروه اول سرگرم تماشای فیلم های بامزه شدند، گروه دوم فیلم هایی درمورد ذهن آگاهی تماشا کردند و گروه سوم در آزمون کلمات رنگی شرکت کردند (مثلا کلمه سبز با رنگ قرمز نشان داده می شد).

ضمن اینکه استراحت های متفاوت باعث شد تا افراد احساس توجه و انرژی بیشتری داشته باشند، در هیچ یک از موارد به درجات پیش از استراحت بازنگشتند و به همین دلیل است که بنت درمورد مشخص کردن زمان «مطلوب» برای استراحت ملاحظه شده نتیجه میگیرد.

هرچند او اینطور متوجه شد که هرچه زمان استراحت برای تماشای فیلم های بامزه بیشتر باشد، افراد احساس خوشی بیشتری دارند و خستگی کمتری به سراغشان می آید. تماشای فیلم های جالب و ویدئوهای ذهن آگاهی کمک میکرد تا کناره گیری های روانشناختی، کمتر اتفاق بیفتد و این مسئله بسیار مهمی بود که افراد درمورد وقفه بین کار به آن فکر میکردند.

اما هنوز هم چند مورد هشدار وجود داشت؛ گروهی که سرگرم تماشای ویدئوهای جالب به مدت یک، پنج و ۹ دقیقه شدند با درصد توجه و آمادگی ذهنی کمتر از ساعت مقرر کاری شان به محیط کار برگشتند. گروهی که پنج دقیقه از ویدئوی جالب را تماشا کردند وقتی کار را از سر گرفتند انرژی بیشتری داشتند.

استراحت بین کار یا پرسه زنی در اینترنت؟

سیرویس که محقق اهمال کاری است میگوید بیشترکردن زمان استراحت برای افزایش توان باید با احتیاط انجام شود. فراموش نکنید که باید منطقی عمل کرد. اینکه بخواهید یک وقفه پانزده دقیقه ای برای خودتان داشته باشید چون مغزتان دارد وارد جاده فرعی می شود ایرادی ندارد. اما اگر بخواهید این زمان را بیشتر کنید، معنی خوبی ندارد.

خانم ویوین لیم Vivien Lim ، استاد دپارتمان مدیریت و سازمان در دانشگاه ملی سنگاپور و کارشناس در موضوع پرسه زنی در اینترنت اشاره کرد که مدت زمان استراحت مناسب بستگی به خود فرد دارد. کارمند، ماشین نیست و توان کار کردن در یک بازه زمانی مشخص شده در یک روز کاری را ندارد.

البته من هم شواهد دقیقی درمورد اینکه چه مقدار پرسه زدن در نت خوب است ندارم اما با تکیه بر تجربه ها میگویم که ۱۵-۲۰ دقیقه میتواند کافی باشد. درهرصورت نباید تفاوت های فردی را نادیده گرفت.

•● استراحت بیش از سی دقیقه یعنی فرار از کار و فرایند بازگشت به کار را سخت میکند. ••

زمانبندی هم مهم است. به گفته خانم اندل « اگر کارمندان مضطرب بتوانند از استراحت های کوتاه در طول روز کاری شان بهره ببرند- در کنار ساعت استراحت مرسوم که برای ناهار در نظر گرفته شده است و برای بهبود عملکرد حرفه ای افراد مهم است- فرض را بر این میگذارم که در پایان روز با احساس خستگی مفرط کلنجار نخواهند رفت».

اصول پرسه زنی در اینترنت چیست؟

کاملا مشخص است که وقتی کارمندان در حال پرسه زنی هستند، در ساعات کاری خودشان فعالیت میکنند. آمار نشان می دهد ۹۷% مردان و ۸۵% زنان این رفتار را قابل قبول می دانند.

برخی پژوهشگران معتقداند که وقفه های کاری کوتاه که در بین روز ایجاد می شوند برای ادامه کار تا پایان ساعت اداری مفید هستند. اما شاید بهتر باشد برای گشت زدن در فضای مجازی هم زمانبندی مشخصی داشته باشیم و چند نکته را به خاطر بسپاریم:

سیاست مناسب برای استفاده

همه ما وقتی در ساعات کاری قرار داریم میدانیم که باید کار کنیم و نه چیز دیگر. ولی چه می شود کرد! طبیعت انسانی میگوید گاهی شیطنت کنیم. فقط کافی است پدیده پرسه زنی را با یک سیاست کاری کاملا مشخص که استفاده شخصی از اموال و اینترنت شرکت را ممنوع میکند، کم کنیم.

این یک حرف و اصل کلی است و برای اینکه بتوانیم جواب بگیریم لازم است با خودمان روراست باشیم؛ دستورالعمل دقیق برای « میتوانم» ها و «نمیتوانم» ها چیست؟ برای نمونه؛ در این سیاست صریح باید دقیقا مشخص شود که کارمندان میتوانند ایمیل شخصی خودشان را یک یا دوبار در روز چک کنند ولی استفاده غیرکاری از شبکه های اجتماعی مثل فیسبوک یا توییتر ممنوع است.

استراحت های گروهی

با مدیریت زمان میتوانید زمان شروع و پایان استراحت های گروهی خودتان را تنظیم کنید. وقتی زمان این وقفه های انرژی زا منظم باشد، همکاران و دوستان نگران نیستند که زمان بعدی استراحت کی می رسد.

برای نمونه آقای کلیف کینگزبری Kliff Kingsbury مربی تیم Arizona Cardinals لیگ ملی فوتبال آمریکا بین جلسات تیمی که برگزارمیکند از استراحت های تلفنی بهره میگیرد. هر سی دقیقه،کمی بیشتر یا کمتر، اعضای تیم میتوانند با تلفن خود به امور شخصی شان در اینترنت برسند. مرحله بعدی جلسه بعد از این استراحت و با روحیه آماده و تمرکز کافی آنها ادامه پیدا میکند.

تشخیص رفتار اعتیادآمیز

اگر مدیر یا سرپرست یک مجموعه یا شرکت هستید شاید به این فکر میکنید که کارمندان اجازه استفاده از گوشی همراه را درساعات کاری ندارند. البته شاید هنوز به خطری که در کمین این سیاست کاری تان نشسته توجه نکرده اید!

تقریبا ۶۰% مردم به گوشی های همراهشان معتاد هستند و حتی اسم این اعتیاد را هم می دانند؛ نوموفوبیا Nomophobia یا هراس از گوشی نداشتن. بسیاری از ما وقتی بدون گوشی باشیم نشانه های فیزیکی خاصی را بروز میدهیم. عجیب است، اینطور نیست؟!

 

یکی از دوستان تعریف میکرد که وقتی دانش آموز دبیرستانی بود، معلم ورزش از همه خواست تا گوشی های همراهشان را در طول تمرین داخل جعبه ای بگذارند. چه اتفاقی افتاد؟ همه مضطرب بودند و تمرکز کافی نداشتند.  نوبت بعدی از همه خواست تا گوشی ها را داخل یک کیسه نایلونی قرار دهند.

اتفاقی که افتاد جالب بود؛ اینکه میتوانستند گوشی هایشان را ببینند حال خوبی برایشان به همراه داشت و باعث شد تا تمرکز واقعی خود را به دست آورند.

ارزیابی سیاست نظارت در محیط کار

یک سری از شرکت ها هستند که از نرم افزارهای خاص برای محدود و ممنوع کردن دسترسی کارمندان به برخی سایت ها و یا نظارت بر عملکرد آنها استفاده میکنند. برای نمونه؛ یک نرم افزار یا سخت افزار Keylogger میتواند با فشار هر کلید در صفحه کلید مشخص کند که وارد چه وبسایت، ایمیل یا هرنوع برنامه دیگری شده اید و امکان دسترسی به رمز عبور را دارد.

با وجود بدافزار بودن چنین برنامه ای، سازمانها از آن برای مدیریت ریسک و اطمینان از اینکه کارمندان اطلاعات خصوصی شرکت را همخوان نمیکنند یا رفتار نادرستی با مشتری ها ندارند، استفاده میکنند.

اما چرا به بدافزار بودن کی لاگرها اشاره کردم؟ راه اندازی چنین نرم افزاری جنبه های منفی هم دارد. کارایی شغلی کارمندان وقتی متوجه می شوند تحت نظارت هستند افت میکند. این برنامه علاوه بر اینکه هزینه بردار است، این پیام را به زیرمجموعه یک سازمان میدهد که « ما به شما اعتماد نداریم.»

فراموش نکنید که اعتماد یک خیابان دوطرفه است. وقتی چنین فضایی ساخته شود، طبعا کارمندان هم با بی اعتمادی پاسخ می دهند. کسی دوست ندارد زیر نظر گرفته شود چرا که نه انگیزه ای باقی میگذارد و نه تعهدی.

•● مهم: از نظر قانونی دستورالعمل های لازم را پیش از نصب چنین برنامه هایی بدانید. معمولا لازم است که کارمندان شما بدانند تحت نظر هستند.

معنابخشیدن به کار

اگر از جمله کارمندانی هستید که دل به کار می دهید برای استراحت به موقع و منطقی با خودتان تعارف ندارید پس پرسه زنی در اینترنت جزو بهانه های شما نیست. از طرف دیگر وقتی کارمندی میداند که استعداد و مشارکتش در محیط کار اهمیت دارد و بازخورد مؤثر و به موقعی دریافت میکند، سخت کوشی اش چشمگیرتر می شود.

 

پس به خاطر بسپارید بهترین استراتژی برای مدیریت چنین پدیده ای در محیط کار این است که مطمئن شوید زیرمجموعه و هم تیمی های شما انگیزه کافی برای بهره وری شغلی بهتر دارند.

شناسایی ریشه مشکل

به باور بسیاری از پژوهشگران یکی از دلایل اصلی پرسه زنی اینترنتی مربوط است به خوش حال نبودن. تحقیقاتی که در مدرسه تجارت ویسکانسین انجام شد نشان داد وقتی فرهنگ محیط کار ناسالم یا ناشاد باشد، احتمال مشاهده چنین پدیده ای بیشتر می شود.

در بخش های دیگری از مطالعات روشن شد که استرس و فشار کاری یکی دیگر از دلایل روی آوردن به چنین رفتاری است. این استرس میتواند ناشی از رفتار نادرست با کارمندان باشد که سه چهارم جامعه آماری را دربرمیگرفت. این عدد با ۶۱% از افرادی مقایسه شد که دلیل پرسه زنی خود را رفتار نادرست در محیط کار اعلام نکرده بودند و دلایل دیگری را ابراز کردند.

این اتفاق زمانی قابل حل است که کارمندان بتوانند با مشکل، برخورد منطقی و به موقعی داشته باشند. آنها نباید فقط به نشانه های انتخاب چنین رفتاری اکتفا کنند بلکه ریشه یابی مسئله اهمیت به مراتب بیشتری دارد.

 

پایان بخش

لازم است بدانیم که پرسه زنی اینترنتی یک رفتار فراگیر است. درحالیکه سیاست ممنوعیت جدی برای دسترسی غیرکاری به اینترنت یک راهکار آشنا برای حل مسئله است، شاید شرکت شما باید با سیاست های واقع گرایانه تری مدیریت مسئله را در دست بگیرد.

استراحت های گروهی از جمله همین سیاست های ملاحظه جویانه و اثرگذار است که کمک میکند کارمندان برای ادامه و بازگشت به کار، تمرکز لازم را داشته باشند. همچنین انجام استراتژی نظارت بر عملکرد آنها- درصورت لزوم با اطلاع به آنها که زیر نظر هستند- باعث افزایش بازدهی شغلی شان می شود.

پیشنهاد میکنم برای مدیریت بهتر چنین موقعیتی، با مدیران همکارتان یا هم تیمی های خود در شرکت های دیگر تعامل داشته باشید تا اطلاعات بیشتری درمورد سیاست رایج و قابل اجرا به دست آورید.

بارعایت یک سری ریزه کاری ها، نه تنها جو رضایت بخشی در محیط کارتان برقرار می شود بلکه وقتی شخصا نیاز به استراحت بین کار دارید، احساس گناه نمی کنید.

منبع:

https://www.socialpsychology.ir/article_120656.html

https://b2n.ir/m98562

https://www.bbc.com/worklife/article/20200206-cyberloafing-the-line-between-rejuvenating-and-wasting-time

 https://www.practicalparadigms.com/blog-content/2019/4/22/stop-the-cyberloafing