فهرست مطالب
مدیریت دانش knowledge management یا مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی شامل فرایند دقیقی از تعریف، چارچوب سازی، آموزش و همخوان کردن دانش و تجربه کارمندان در یک سازمان می‌شود. نکته مهم و قابل‌توجه در این تعریف هدف اصلی آن است که همواره بهبود بهره‌وری سازمانی و ذخیره دانش در آن بوده است.
در خیلی از موارد این شکل از مدیریت بیشتر روی آموزش و یادگیری در سازمان‌ها و تیم‌ها یا مصرف‌کننده‌های وابسته به آن‌ها تمرکز دارد. درواقع، مدیریت دانش بیش از هر چیزی نمایش جامعی از چرخه خلق، به اشتراک‌گذاری، چارچوب بخشیدن و ارزیابی دانش است تا تأثیر دانش گردآوری‌شده در یک سازمان به اوج خودش برسد.
سه ناحیه اصلی مدیریت دانش کدام است؟
◄ سه بخش عمده به شرح زیر است:
- گردآوری دانش
- ذخیره دانش
- همخوان سازی دانش
با در نظر گرفتن این سه ناحیه، هدف این است که یادگیری سازمانی فراگیر شود و فرهنگ آموختن تبدیل به فرهنگی ثابت در محیطی تبدیل شود که به اشتراک گذاشتن آگاهی همواره مورد تشویق قرار می‌گیرد و افرادی که خواهان آموختن هستند، راه هموار و ساده‌تری پیش روی خودشان داشته باشند.
با ورود به دنیای مدیریت دانایی، شاید بهتر باشد انواع آن را هم بررسی کنیم و ببینیم چه راه‌های دیگری برای به اشتراک گذاشتن این ثروت ماندگار در یک سازمان وجود دارد.
دو نوع مهم مدیریت دانش کدام است؟
برای شروع، بهترین کار این است که با دو نوع پرکاربرد این روش مدیریت بیشتر آشنا شویم:
- دانش غیرکلامی و بدون چارچوب Tacit knowledge
- دانش مشخص و چارچوب دار Explicit knowledge
در بین این دو نوع اصلی دانش، دانش غیرکلامی بیشتر ادراکی و شهودی است و نمی‌توانیم آن را در چارچوب خاصی قرار بدهیم تا با دیگران به اشتراک بگذاریم. برای نمونه تفکر خلاق و شناخت زبان بدن ازجمله دانش‌های غیرکلامی هستند.
از طرف دیگر، دانش مشخص به دسته‌ای از اطلاعات گفته می‌شود که به‌سادگی طبقه‌بندی و در موردش فکر می‌شود. مثلاً :
روش تعمیر چاپگرها و تنظیم کارتریج آن‌ها یا روش‌های حل معادلات ریاضی
مدیریت دانش موفق چگونه باعث بهبود فرهنگ سازمانی می‌شود؟
حتماً برایتان جالب است که بدانید یک مدیریت اندوخته‌های علمی کارآمد به چند روش باعث پیشرفت یک کسب‌وکار به‌صورت کل و یک سازمان در ادامه می‌شود. در ادامه بخوانید:
- این اطمینان وجود دارد که آگاهی و علوم خاص قرار نیست فقط برای کارمند یا فرد خاصی بماند.
- علوم موجود فقط در انحصار گروه خاصی از اعضای یک مجموعه یا کسب‌وکار نمی‌ماند و دسترسی همگانی دارد تا باعث سودرسانی به همه شود.
- برای تقویت آگاهی موقعیتی situational awareness بسیار مفید است. همچنان که فرصت عالی و کافی برای یادگیری و پیشرفت کلی سازمان به ارمغان می‌آورد.
آشنایی با چارچوب‌های مدیریت دانش
در ادامه بهتر است با چارچوب‌های اصلی این سیستم بیشتر آشنا شویم.
◄ مردم- مدیریت دانایی باید ازجمله اولویت‌بندی‌های یک سازمان باشد و اخلاق به اشتراک گذاشتن علم باید جزوی از ذات و DNA یک مجموعه باشد که افراد آن مرتب به انجامش تشویق شوند.
◄ فرایند- در اختیار داشتن یک سیستم شفاف برای همه مراحل (فرایندهای) – در ادامه از چهار فرایند مهم بیشتر خواهم نوشت- مدیریت دانش لازم است. البته که اختصاص جلسات ایده‌پردازی مبتنی بر روش بارش فکری برای فعالیت‌ها و تعاملات نوآورانه بین اعضای یک تیم در این فضا اهمیت ویژه‌ای دارد.
◄ فناوری- بر کسی پوشیده نیست که فناوری قوی‌ترین حامی این شکل از مدیریت است. به لطف همین فناوری و ابزارها و خدمات در نظر گرفته شده است که علوم اندوخته شده جست‌وجو می‌شوند، پیدا می‌شوند و در همین سیستم دسترسی به آن‌ها ممکن می‌شود.
فراموش نکنیم که
** فناوری پل ارتباطی محکمی برای تعامل بهتر افراد با هم است. **
◄ گردانندگان- همخوان کردن دانش باید ازجمله اولویت‌های گردانندگان یک سازمان باشد. موضوع به اشتراک‌گذاری علم چنان مهم است که بدون آن راه‌اندازی هرگونه سیستم مدیریت دانایی بی‌معنی و شبیه به یک نبرد سخت خواهد بود.
♦♦ مهم: سازمان‌هایی که از تمام امتیازات مدیریت اندوخته‌های علمی در مجموعه خود بهره می‌برند بدون تردید در مبحث مدیریت تغییر و همچنین موقعیت‌های تغییر بازار واکنش‌ها و تصمیمات درستی می‌توانند در نظر داشته باشند. همچنین خدمات بهتری برای مشتری ارائه می‌دهند و خلاقیت و بهره‌وری چشمگیری از خودشان نشان می‌دهند.
مدیریت تغییر و جادوی کارمندان برای تعهد به سازمان!
تغییر هرگز در محدودیت ، انزوا و کنترل کردن اتفاق نمی‌افتد.
چرا به مدیریت دانش اهمیت می‌دهیم؟
به‌راستی چرا چنین سیستمی در یک سازمان باید تا این اندازه اهمیت داشته باشد که برایش ساختار و تعریف مشخصی در نظر بگیرند؟
« هدف در این سیستم افزایش قدرت تصمیم‌گیری سازمانی است .»
● شاید بهتر باشد بدانید که
برای اطمینان از دسترسی همه کارمندان به همه تخصص‌های موجود در سازمان، یک کارگروه ویژه و هوشمند در نظر گرفته می‌شود تا بتوانند سریع و اصولی تصمیم بگیرند. این کار منافع زیادی هم برای مجموعه دارد.
چرا از سیستم مدیریت دانش در کسب‌وکار خود استفاده می‌کنیم؟
هر شرکت و سازمانی به دلایل مختلف از چنین سیستمی برای خودش استفاده میکند. شما چه فکر می‌کنید؟
- مالکیت یا یکی شدن چند شرکت می‌تواند محرک کافی برای طبقه‌بندی دانش و تشویق تیم‌ها برای به اشتراک گذاشتن تخصص‌هایشان باشد.
- بازنشستگی کارمندان که همیشه قریب‌الوقوع است یکی دیگر از دلایل لزوم گردآوری دانش آن‌ها مبتنی بر یک سیستم مدیریت دانش اصولی است.
- استخدام نیروهای جدید این آگاهی را می‌طلبد که از مدیریت علوم اندوخته برای کمک به آموزش کارمندان جدید بهره بگیریم.
مزایای مدیریت دانش کدام است؟
با توجه به آنچه در مورد نقش و کارایی مدیریت دانش تابدینجا نوشته شد، حالا نوشتن از امتیازات قانع‌کننده چنین سیستمی به‌جاست.
- بهره‌وری در محیط کار را بیشتر میکند.
- کمک میکند تا بهتر و سریع‌تر تصمیم‌گیری کنیم.
- مشارکت افراد و تیم‌ها را با هم افزایش می‌دهد.
- به ساخت دانش سازمانی کمک میکند.
- باعث بهینه‌سازی جذب نیرو و فرایند آموزش کارمندان تازه‌وارد می‌شود.
- کارمندان را خوش‌حال و تمایل به ماندگاری آن‌ها در تیم را بیشتر میکند.
◄ فراموش نکنیم که
جریان دانش و اهمیت دادن به آن در فرایند استخدام، آموزش و خلاقیت یکی از عوامل تأثیرگذار در افزایش بهره‌وری سازمانی و یک موتور محرک قوی برای انجام درست وظایف میان کارمندان است.
آشنایی با فرایند مدیریت دانش
هر کسب‌وکار و سازمانی که قصد دارد خروجی و بازار قابل قبولی داشته باشد، بدون تردید مدیریت دانش خود را بر اساس استانداردهای تعیین‌شده پیاده‌سازی میکند. سازمان‌دهی چنین سیستمی از علوم، نیاز به در نظر گرفتن چهار مرحله مهم دارد.
مرحله اول- شناخت
◄ دانش موجود در کسب‌وکارتان را چگونه شناسایی می‌کنید؟
هر مجموعه و سازمانی منابع مختص به خودش را در این مورد دارد. در اولین مرحله از فرایند مدیریت دانایی، منبع یا منابع شناسایی می‌شوند. همچنان که مشخص می‌شود:
- علوم حیاتی سازمان کجا نگهداری می‌شوند؟
- کاربرد این اندوخته دانش چه می‌تواند باشد؟
- آیا بخش(هایی) هست که علوم در طی این فرایند از دست بروند یا آنجا گم شوند؟
به خاطر بسپارید که
درک درست و دقیق از جریان دانش در سازمان در این مرحله از فرایند تأثیر زیادی دارد.
مرحله دوم- کسب کردن
◄ دانش موجود و علوم جدید قرار است چطور ذخیره شوند؟
هر سازمانی برای خودش حجم زیادی از علوم و اطلاعات در اختیار دارد. واضح است که چنین حجمی باید به‌صورت سازمان‌یافته و قابل‌دسترسی، ذخیره شود. اینجاست که کارکرد یک سیستم برنامه‌ریزی و طبقه‌بندی‌شده، با مدیریت دانش اصولی خودش را نشان می‌دهد.
اسکن اسناد، استفاده از اَبَر داده metadata و فهرست بندی اطلاعات ازجمله روش‌های مفید در این مرحله است.
مرحله سوم- فرایند
◄ بهترین روش ترکیب و یکی کردن این اندوخته علمی چه می‌تواند باشد؟
اگر دو مرحله پیش‌تر را درست انجام داده باشیم، در ارزیابی عمیق و دقیق داده جمع‌آوری‌شده در هردو مرحله برای تعیین فرایند در مرحله سوم موفق خواهیم بود. همان کارگروه متخصصی که بالاتر به آن اشاره کردم، در این مرحله قرار است دانش موجود را سازمان‌دهی و ارزیابی کند تا درنهایت یک ساختار یکپارچه برای سازمان ارائه بدهد.
وقتی سازمانی قصد راه‌اندازی و تبلیغ یک تغییر فرهنگی را برای همخوان کردن دانش و همچنین توسعه روحیه نوآوری در کارمندانش دارد، در این مرحله وارد عمل می‌شود.
مرحله چهارم- اشتراک و منفعت
◄ کیفیت دسترسی افراد به این دانش چگونه خواهد بود؟
ازجمله نکات مهم در مدیریت اندوخته‌های علمی، دسترسی آسان و همگانی به دانش است. پس در قدم اول باید سیستمی طراحی شود که خوب جواب بدهد و در قدم بعدی افراد باید در مورد روش استفاده از این سیستم آموزش ببینند.
** فراموش نکنیم که **
اجرای یک برنامه آموزشی که بتوان با آن شناخت افراد از سیستم را افزایش داد، تأثیرگذار خواهد بود.
اما عامل منفعت کجا خودش را نشان می‌دهد؟ استفاده از سیستم باعث می‌شود تا بهره‌وری سازمانی بالا برود، تصمیم‌گیری‌های بهتر انجام شود و کارمندان خلاقیت بیشتری از خودشان نشان بدهند.
نمونه‌ها و بهترین روش‌های مدیریت دانش
کاربرد این سیستم برای هر سازمانی متفاوت است. قصد دارم در ادامه پرکاربردترین انواع نمونه‌های مدیریت دانایی را در اختیار قرار بدهم.
آموزش، انجمن‌ها و اجتماعات، پرسش و پاسخ، مکان‌های تخصصی
مواردی که برایتان مثال زدم درواقع بهترین نمونه‌های نقل‌وانتقال دانش به‌صورت مستقیم از مرکز دانش هستند. حالا این انتقال می‌تواند به‌صورت حضوری، مبتنی بر دوره‌های آموزشی گسترده در یک شرکت، چت‌های آنلاین و گفت‌وگوهای گروهی باشد. ترکیبی از همه این موارد هم جواب می‌دهد.
● نکته: در مورد مکان‌های تخصصی باید اضافه کنم برای اینکه جنبه اثرگذاری مدیریت دانش بیشتر شود باید امکان جست‌وجو و دسترسی به اطلاعات برای اثبات و مستند کردن صلاحیت هر کارشناس وجود داشته باشد.
◄ مزایا
- پرسش‌های فوراً پاسخ داده می‌شود.
- امکان شفاف‌سازی در صورت ابهام موضوع وجود دارد.
- دوره‌های طوفان ذهنی به‌راحتی برگزار می‌شود. این نشست‌ها مزیت قدرت ترکیب تجارب و دانش افراد را در خود نهفته دارد.
- یادگیری‌های حضوری بهتر در حافظه ثبت می‌شود.
چگونه یاد می‌گیریم ؟ آشنایی با چند گام مؤثر برای پاسخ به این پرسش
همه یادگیرنده‌ها این حق را دارند که به‌طور کامل از فرایند یادگیری خود، آگاهی داشته باشند
◄ معایب
- وقت‌گیر است و باعث دور شدن دارنده دانش از تکمیل فرایند کار می‌شود.
- راه‌اندازی و مراقبت از چنین سیستمی برای کارشناسان زمان‌گیر است.
- مستندسازی و ذخیره داده‌ها برای استفاده در آینده سخت است.
- با خروج دارنده دانش از شرکت امکان دسترسی به اطلاعات هم از دیگر افراد گرفته می‌شود.
مستندسازی‌ها، راهنما، دستورالعمل‌ها، آموزش و پرسش‌های رایج
این نوع از ارتباطات نوشتاری برای ذخیره‌سازی و انتقال دانش فوق‌العاده هستند. به لطف مدیریت دانش نوشتاری، یک سازمان می‌تواند برای ذخیره‌سازی، موضوعات موردنیاز خودش را برای ذخیره‌سازی طبقه‌بندی کند. در این مورد ابرداده metadata بسیار پرکاربرد است.
◄ مزایا
- می‌توان آن‌ها را بایگانی و به‌سادگی ذخیره کرد.
- به‌سادگی در اینترنت به اشتراک گذاشته می‌شوند.
- تخصص گروهی از افراد در یک مجموعه به‌راحتی ترکیب می‌شود.
- به‌شرط سازمان‌دهی درست، دسترسی سریع به راه‌حل اتفاق می‌افتد.
◄ معایب
- زمان بیشتری برای ایجاد کردن می‌طلبد.
- باید به‌خوبی سازمان‌دهی شود و در غیراینصورت دسترسی به آن سخت می‌شود.
- دانش باید به‌روزرسانی شود.
فروم ها، محیط‌های اشتراکی و شبکه‌های داخلی
این منابع آنلاین موتور محرک خوبی برای ارتباط و دورهم جمع شدن دانش‌اندوزان مختلف در یک مکان می‌شود. فروم های فرعی و گروها را می‌توان با توجه به هر موضوع یا سطح کارشناسان تقسیم‌بندی کرد.
◄ مزایا
- اشتراک باعث نوآوری می‌شود.
- کارشناسان بسیاری بدون در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی که دارند دورهم جمع می‌شوند.
- آسان‌سازی ارتباط با تیم‌های دورکار کمک میکند تا انتقال دانش و کارتیمی اتفاق بیفتد.
◄ معایب
- سروصدا و ازدحام ایجاد میکند.
- این دانش با افزوده شدن به بحث‌ها، به‌صورت فعالانه بررسی نخواهد شد.
- جست‌وجو در پیام‌ها و موضوعات مرتبط برای پیدا کردن پاسخ، وقت‌گیر است.
- پیام‌ها و موضوعات ممکن است بایگانی نشوند.
محیط‌های آموزشی و یادگیری
راه‌اندازی محیط‌هایی که یادگیری در آن یک دارایی در نظر گرفته می‌شود کاری میکند تا کارمندان مرتب خودشان را در چرخه آموزش قرار بدهند. تشویق زیرمجموعه برای بهره‌مندی از سیستم‌های مدیریت دانش درنهایت باعث می‌شود تا انواع مهارت‌های نرم و سخت آن‌ها بهبود پیدا کند. چنین اتفاقی آن‌ها را آماده پذیرش نقش رهبری در سازمان میکند.
اما چگونه می‌توان چنین چشم‌اندازی را عملی کرد؟ دسترسی به فناوری‌های توسعه فردی و یادگیری که در دسترس همه کارمندان باشد.
◄ مزایا
- کارمندان باانگیزه را هدایت میکند.
- مسیرهای آموزشی را می‌توان مشخص کرد.
- ساختار این محیط‌ها امکان شناسایی ساده‌تر موضوعات را فراهم میکند.
◄ معایب
- تلاش و تمرکز بالا برای ساخت و حفظ این محیط‌ها
- محتوای موردنیاز باید مرتب تولید و به روز شود.
مقالات و موارد مطالعاتی
مطالعات عمیق و تخصصی همیشه کامل‌ترین راهنمای موضوعی به‌حساب می‌آیند. با نگاهی به اقدامات انجام‌شده در این زمینه، نتایج و درس‌های آموخته‌شده بسیار باارزش هستند. تاآنجا که باید ثبت و بایگانی شوند.
◄ مزایا
- امکان بایگانی کامل مطالب آموخته‌شده را فراهم میکند.
- به‌سادگی می‌توان آن‌ها را به اشتراک گذاشت.
- برای انتقال اطلاعات پیچیده ارتباطی بسیار مناسب است.
◄ معایب
- زمان و مهارت بسیار زیادی را می‌طلبد.
- برای گسترش دانش زیاد از حد تخصصی است.
وبینارها
در عصر ارتباطات و فناوری، هریک از سمینارهای آنلاین به‌تنهایی قدرت زیادی برای انتشار نظرات بین تیم‌ها، شاخه‌های دانش و کل سازمان دارند.
◄ مزایا
- می‌توان هر وبینار را ضبط و یک‌بار دیگر تماشا کرد یا گوش داد.
- امکان حضور برای همه کارمندان علاقه‌مند به‌سادگی فراهم می‌شود.
◄ معایب
- برنامه‌ریزی و ارائه هر سمینار وقت‌گیر است.
- نیاز به سازمان‌دهی اصولی دارد.
- داده‌های مبتنی بر بازخورد
هر فرد درگیر در فرایند تولید و مدیریت چرخه عمر محصول، از طراحان بگیر تا فروشندگان و درنهایت مشتری‌ها می‌توانند بازخوردهای خودشان را در مورد سازمان و فرایندهای موجود در آن انتقال بدهند.
دسترسی یک‌به‌یک همه ذی‌نفعان و سهامداران به همین بازخوردها کمک میکند تا تغییرات اساسی مبتنی بر دانش و اطلاعات موجود اتفاق بیفتد.
فایل‌های پژوهشی
شرکت‌ها در فرایند توسعه پروژه و بررسی نظرات، اقدام به پژوهش‌های لازم در مورد بازار و مصرف‌کننده میکند تا به سه پرسش زیر پاسخ بدهد:
- چه چیزی لازم است؟
- چه ریزه‌کاری‌هایی باید در بازار رعایت شود؟
- ترندهای قابل پیش‌بینی در بازار کدامند؟
در طی همین فرایند، اطلاعات در سازمان به اشتراک گذاشته و به همه اعضای مجموعه فرصت استفاده از پژوهش‌های انجام‌شده داده می‌شود.
معرفی سه نرم‌افزار مدیریت دانش ایرانی
پیشنهاد می‌کنم اگر هنوز یک نرم‌افزار ایرانی کارآمد برای مدیریت دانایی کسب‌وکارتان انتخاب نکرده‌اید، این بخش را با وسواس بیشتری بخوانید!
نرم‌افزار تیم یار ERP
ویژگی‌های کلیدی:
- یکپارچگی مدیریت دانش تیم یار با سایر سیستم‌ها و زیرسیستم‌ها
- بهبود تجربه کاربری با سیستم مدیریت دانش
- امکان ویرایش اسناد و متنها به‌وسیله ابزارهای ویرایش قوی و چندرسانه‌ای با قابلیت پیوست عکس و فیلم
نرم‌افزار دایتیک
ویژگی‌هایی که این نرم‌افزار دارد:
- تعداد اسپرینت در هر پروژه
- پشتیبانی از چارچوب اسکرام
- امکان گفتگو بر روی فعالیت
- مشاهده زمان دقیق کار بر روی یک فعالیت (Time Tracking)
- افزودن چک‌لیست به فعالیت
- مشاهده گزارش عملکرد هر فرد در ماه
نرم‌افزار نادین
ویژگی‌هایی که این نرم‌افزار دارد:
- تحت وب است و دسترسی کاربران به‌ویژه مدیران ارشد از هر نقطه جهان را به کمک اینترنت حتی از طریق تلفن همراه امکان‌پذیر می‌نماید.
- برای کلیه کاربران ، کاملاً قابل‌حمل و دارای محیطی کاملاً فارسی است.
- این سیستم قابلیت کسب، خلق، ارزیابی، ذخیره‌سازی، به اشتراک‌گذاری و بازیابی دانش‌های خلق‌شده توسط کارکنان سازمان در حین فرآیندهای کاری را در سطوح سازمان فراهم می‌نماید.
- به‌صورت کاملاً سفارشی و با توجه به سطح سازمان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد و لذا کلیه نیازهای دانشی سازمان را پوشش خواهد داد.
مجموعه ما مفتخر است ضمن ارائه خدمات دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن، دعوت کند تا سری به کتابخانه صوتی ما بزنید و انتخاب خودتان را در حوزه کسب و کار با خیال راحت انجام دهید. وقت، طلاست!
پایان‌بخش
به لطف مدیریت دانش، فعالیت‌های خلاقانه فرصت رشد و توجه بیشتری پیدا می‌کنند، مشتری‌ها دسترسی راحت و سریعی به بهترین روش‌های (خدمات‌دهی) دارند و جابه‌جایی و ورود و خروج کارمندان قدیم و جدید کمتر می‌شود.
این سه مورد، تنها بخشی از خوبی‌های یک سیستم منسجم سازمانی با هدف ارتقای بهره‌وری آن است. از رشد روزافزون اهمیت چنین سیستمی نباید غافل شد چراکه هرچه بازار موجود فضای رقابتی بیشتری پیدا میکند، نقش مدیریت علوم اندوخته پررنگ‌تر می‌شود.
به‌عبارت‌دیگر یکی از بهترین راه‌های پیشتازی در دنیای هرلحظه به روز کسب‌وکار این است که بر مبنای اصول فکری منعطفی حرکت کنیم. مدیریت اندوخته‌های علمی قدرت نشانه‌گیری مسائل از فاصله و در زمانی درست را برای یک سازمان فراهم میکند.
پرسش: آیا سازمان یا کسب‌وکار شما توانسته است به پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانایی درست در برابر اطلاعات، تغییرات و نوآوری‌های جدید واکنش درست و سریعی نشان بدهد؟
منبع:
https://www.valamis.com/hub/knowledge-management
من می‌نویسم. در کنار سفر، مهربانی، آشپزی و سکوت، از این هنر، برای معنا دادن به زندگی ام بهره می‌برم.
باسلام
در این مقاله به نکات مفیدی اشاره شده است.
باتشکر از شما و همکارانتان
سلام دوست محترم
ممنون که خواننده این مقاله بودید 🙂