فهرست مطالب
رشد کسب‌وکار یعنی فعالیت بیشتر،بررسی‌های جدید در مورد کسب‌وکارها، کارمندان جدید و به‌طورکلی وظایف و عملکردهای متفاوت تازه. این نکته را در نظر داشته باشید که در اختیار داشتن یک دیدگاه مناسب از فرایندهای کسب‌وکار موجود در این دوره و زمانه بسیار مهم است و دراین‌بین، بهبود سازمانی رویکرد بسیار مهمی برای کارآفرینانی است که در تلاش برای مدیریت ریسک شغلی و کیفیت محصول و خدمات خود هستند.
بهبود سازمانی؛ چند گام اثرگذار
تصور کنید در ابتدای راه کارآفرینی هستید؛ طبعاً می‌خواهید بدانید کسب‌وکارتان چطور دارد پیش می‌رود و چگونه می‌توان بازده شرکت را افزایش داد.
برای پاسخ به این پرسش‌ها بررسی همه‌جانبه کسب‌وکار و شرکت شما لازم است. این بررسی همه‌جانبه بهترین و مهم‌ترین گام برای تصمیم‌گیری‌های اصولی و تعریف فضای مناسب و لازم به‌منظور توسعه کسب‌وکار شما و درنهایت بهبود سازمانی در آینده‌ای نزدیک است.
در بررسی خود شش گام مهم را بهتر است بردارید:
گام اول؛ رشد درونی
حسابی سرگرم جست‌وجوی روش‌های کاربردی همه‌جانبه هستید؟ امکان ندارد که اول‌ازهمه از دل سازمان شروع نکرده باشید! اگر این گام را درست و اصولی بردارید، شاهد عملکرد سازمانی مطلوب همراه با تشویق کارمندان برای کار بهتر خواهید بود.
وقتی خودتان را متعهد به سازمان و یادگیری اصول و همچنین به‌کارگیری روش‌های آموزشی و تمرکز روی کسب‌وکارتان کنید؛ یعنی در مسیر نه‌چندان دشوار بهبود سازمانی قرار دارید.
فراموش نکنید که روند بهبود سازمانی یک فرایند همیشگی است و البته که هر سازمانی باید نیازهای خودش را در این فرایند در نظر بگیرد؛ هرچند اصولاً ابزار مشترکی وجود دارد که تقریباً هر سازمانی به آن‌ها نیاز دارد. ازجمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
راهکار و عملیات
میدانیم که تغییر همیشه سخت است مخصوصاً اگر این تغییر یک تغییر سازمانی باشد. مالک هر کسب‌وکاری به‌خوبی میتواند تشخیص دهد که آیا سازمانش به‌خوبی پیش رفته یا اینکه نیاز به تغییر راهکارهای سازمانی دارد؟
اگر پاسخ بله است، این تغییر باید به چه صورتی باشد؛ تغییر در ساختار معیارهای مالی ( بودجه‌بندی، هزینه‌های متعارف سازمانی مثل مالیات و گمرک، سیستم پرداخت دستمزد کارکنان) یا معیارهای غیرمالی ( ساختار سلسله مراتبی و ارزش‌گذاری فردی بر اساس کارکرد و موقعیت، ارتباط و تعامل در شرکت، رضایت‌مندی مجموعه)
ساختار سازمانی
ساختار سازمانی یعنی نقش‌ها، موضوعات و مسئولیت‌های فردی و تیمی مجموعه. این ساختار هم شامل تغییراتی می‌شود که در فرایند بهبود سازمانی ممکن است صورت گسترده و اثرگذار باشند.
افراد
یکی دیگر از پایه‌های اصلی بهبود سازمانی مربوط است به عملکرد فردی، استخدام، آموزش و تغییرات ضروری فردی و تیمی که قطعاً به نفع سازمان است.
دانش و آگاهی
به یاد داشته باشید که تغییر و تحول اطلاعاتی همراه با بهبود آن، یکی از فرایندهای بسیار مهم برای بهبود و پیشرفت همراه با نوآوری سازمانی است.
پرسش: با این اوصاف چقدر به اهمیت دانش و نقش آن در فرایند شکل‌گیری مجموعه‌ای موفق واقف هستید؟ برای کسب دانش لازم از چه ابزار و مشاورانی بهره‌مند می‌شوید؟
ایجاد زمینه مشارکت
امروزه مطالب و موضوعات فراوانی در مورد تقویت روحیه مشارکت بین کارمندان و کارفرما گفته می‌شود. صرف‌نظر از اینکه این مفهوم یکی از گزینه‌های کلیدی در بهبود سازمانی است بهتر است شما در مقام گرداننده کسب‌وکار، کاری کنید که کارمندان شما، تیمی باروحیه مشارکت بالا باشند تا:
- نسبت به کاری که انجام می‌دهند، احساس توجه و دلسوزی داشته باشند.
- بهترین عملکرد کاری خود را تقدیم مجموعه کنند.
- زمینه را برای افزایش بازدهی سازمان، با دقت و سرعت عمل خود فراهم کنند.
- درک کافی و کاملی از استراتژی کسب‌وکاری که راه انداخته‌اید داشته باشند.
اعضای تیم شما برای رسیدن به اهداف بالا بهتر است پاسخ مناسبی برای پرسش‌های زیر داشته باشند:
- چرا مشتری ما را برای خریدش انتخاب کرده است؟
- رقبای اصلی و مهم ما کدام اند؟
- مشتری چرا از این رقبای اصلی و مهم خرید نمی‌کند؟
- چه کنم تا کسب‌وکارم، منحصربه‌فرد به نظر برسد؟
یادآوری: اینکه کارمند شما احساس کند شخصیت او نیز همانند کارش، مهم و ارزشمند است یعنی بهبود سازمانی.
پیشنهاد دیگر ما: شش اصل اساسی که باید در اجرای بهبود مستمر جدی بگیرید
گام دوم؛ یک رهبری اثرگذار
به باور بسیاری از اهالی فن، شاه‌کلید بهبود سازمانی، ارتباط است. رهبران هر مجموعه و نظامی از آیتم ارتباط به‌عنوان بزرگ‌ترین چالش معاصر نام می‌برند و جالب اینجاست که همین چالش میتواند ضعف چشمگیری هم در شرکت‌ها باشد .
سعی کنید در مورد مسائل و موضوعات کلیدی کسب‌وکارتان با زبانی ساده، نوآورانه، سازنده و تعاملی گفت‌وگو کنید. برای نمونه می‌توانید این اهداف را در گفت‌وگوهای خود برای نتیجه‌گیری بهتر دنبال کنید:
◄ اهدافی برای پیشرفت عملکرد سازمانی و پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب.
◄ ماجراهایی از رقبا و موفقیت مشتری ( مثلاً قصه فروش‌هایی که دارید یا خدمات مشتری)
◄ نوآوری‌های اخیر سازمان ( محصول یا خدمات متفاوت، بسته‌بندی و ظاهر چشمگیر، تبلیغات و مدیریت ارتباط با مشتری)
گام سوم؛ شناسایی و حذف موانع
سیاست‌ها، عملکرد و ساختار مجموعه شما تا چه میزان همسو با استراتژی‌های متفاوت رقابتی است؟
بد نیست برای بررسی مواردی که نشان از عدم انطباق دارند به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:
- آیا لازم است تا افرادم تحت سیاست‌ها و روش سازمانی من کار کنند تا نتیجه مطلوب را به دست بیاوریم؟
- آیا این سیاست‌ها و روش سازمانی که من دارم آن‌قدر مناسب است که مسیر را برای دستیابی به نتیجه مطلوب هموار می‌کند؟
- آیا بین بخش‌های مختلف کار، ارتباط منطقی وجود دارد؟ (مثلاً بین تولید و فروش)
- آیا به سختی‌ها و خستگی‌های روزمره در محیط کارم توجه دارم؟
گام چهارم؛ معیار سنجی
لازم است تا معیارهای درنظرگرفته شده را با دقت بررسی کنید تا میزان تأثیرگذاری آن‌ها بر بهبود سازمانی مشخص شود چراکه معیارهای سازمانی نقش مهمی در تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی کارها دارند.
به خاطر داشته باشید که معیارهای غیرمالی ( مثل مدیریت فروش و ارتباط با مشتری) ازجمله موارد متمایزکننده رقابتی هستند و باوجود آن‌ها می‌توان به‌خوبی همسو با راهکارهای مفید بهبود سازمانی شد.
اینکه این معیارها ( چه مالی و چه غیرمالی) چطور انتخاب و سنجیده شوند باعث می‌شود تا هر بخش در یک سازمان از نقش اثرگذار خودشان در بهبود عملکرد سازمان آگاه باشد.
گام پنجم؛ آموزش راهبردی
خیلی از سازمان‌ها نیروی کار به حدنصاب رسیده دارند یا اینکه این نیرو به سن بازنشستگی رسیده است. با این اوصاف:
- آیا سازمانی که مدیریت می‌کنید فضا و مواد آموزشی لازم را درزمانی که نیروی کار شما مجموعه را ترک می‌کند یا بازنشسته می‌شود در اختیار دارد؟
- آیا این برنامه‌های آموزشی مهارت‌های موردنیاز سازمان را برای آینده فراهم می‌کند؟
برای پاسخ به این سؤالات بد نیست چند نکته را به خاطر بسپارید:
- هدف شما بهبود سازمانی است؛ پس بهتر است برنامه‌ای را تدوین کنید که طبق آن بدانید نیروی کاری که می‌خواهید، به‌موقع و باعلاقه استخدام می‌شوند.
- بهتر است برای نیروی جدید کارتان یک برنامه منظم آموزشی در نظر بگیرید که با تمرکز بر آینده، بدانند چه مسئولیت‌هایی دارند و با تکیه‌بر همین آموزش‌ها از عهده آن بربیایند.
- آموزش باید مسیر شغلی درستی برای پیشرفت افراد فراهم کند؛ چون با کمک همین آموزش، مسیر موفقیت در آینده هموار خواهد شد.
- فراموش نکنید که شناخت نیروی کار و اهداف آن در آینده بسیار مهم است. با حمایت به‌موقع از آن‌ها درواقع مسیر کاری افراد را همسو با پیشرفت شرکت خودتان می‌کنید.
گام ششم؛ قرار نیست رضایت هر بازاری را جلب کنید
تقریباً همه کارشناسان حوزه بازاریابی معتقدند که سه نوع گزاره ارزش‌گذاری یا استراتژی تمایز رقابتی در کسب‌وکار وجود دارد. نکته مهم در مورد هر سه نوع، درست انجام دادن کار با هدف بهبود سازمانی است و این درست انجام دادن یعنی شما در فضای تخصصی خودتان ابراز وجود کنید نه جایی که به شما و تخصص شما ارتباطی ندارد.
این سه نوع گزاره را با هم می‌خوانیم:
صمیمیت با مشتری
مشتری مداری؛ به نیازهای هریک از مشتری‌هایتان توجه کنید، زمینه تجربه‌های خاص برای او فراهم کنید و کاری کنید تا ارتباطی قوی و بلندمدت بینتان شکل بگیرد.
قدرت عملیاتی
مجموعه‌ای تمام و کمال از محصولات و خدمات مقرون‌به‌صرفه را در اختیار مشتری بگذارید. این مهم را به خاطر داشته باشید که اگرچه تلاش شما برای ارائه خدمات مقرون‌به‌صرفه، یک نبرد بر سر قیمت است ولی از آن مهم‌تر، نشان‌دهنده ارزش‌گذاری مشتری با هدف حفظ جیب اوست.
قدرت عملیاتی یعنی از خودتان بپرسید آیا محصول من کاری می‌کند تا مشتری ( با کاهش زمان استهلاک و بهبود کیفی) احساس رضایت بیشتری داشته باشد؟
پیشرو بودن
یک مجموعه کارآمد، با تولید یا ارائه محصول و خدمات جدید و نوآورانه مبتنی بر تازه‌ترین فناوری‌ها خود را به‌عنوان پیشرو معرفی می‌کند. البته رسیدن به این برتری و اصالت بستگی زیادی به مجموعه‌ای از پژوهش‌های مرتبط با آن محصول و خدمات دارد.
درواقع موفقیت سازمانی شما با معرفی مکرر محصولات و خدمات جدید که هم متفاوت و هم مفید برای مشتری هستند تضمین خواهد شد.
حرف آخر
کسب فرهنگ بهبود سازمانی سخت است؟ بله به عبارتی سخت است و شما نیاز به تلاش پیگیرانه برای رسیدن به نتیجه دلخواهتان دارید. بد نیست این شش گام کلیدی را با مجموعه‌ای از تجربیات حرفه‌ای و شخصی خود در کسب‌وکارتان مقایسه کنید و از خودتان این سؤال مهم را بپرسید که:
- این چند گام چطور باعث موفقیت سازمانی مجموعه من می‌شوند؟
- ارتباط این چند گام با فعالیت‌های فعلی من چگونه است و آیا به این موارد توجه می‌کنم؟
پیشنهاد می‌کنم تا از حضور کارشناسان خدمات مشاوره برای ارزیابی کسب‌وکارها، ریسک‌های مرتبط با روش‌های واقعی کسب‌وکار به‌صورت اصولی و همخوان با روز بهره‌مند شوید. کارشناس، در کنار کارفرما و تیم او به بررسی بهترین روش‌های مدیریت این ریسک‌ها و کمک به او و تیمش برای ایجاد تغییرات داخلی گسترده در سازمان می‌پردازد.
مدیر یا رهبر؛ برای شما و تیمتان آرزوی موفقیت دارم.
من می‌نویسم. در کنار سفر، مهربانی، آشپزی و سکوت، از این هنر، برای معنا دادن به زندگی ام بهره می‌برم.
