فهرست مطالب
اگر مباحث مدیریتی و مسائل مربوط به توسعه کسب‌وکار را دنبال کرده باشید، حتماً به اصطلاح بهبود مستمر برخورده‌اید. بهبود مستمر یکی از مفاهیم اساسی و بنیادین در کسب‌وکار و افزایش بهره‌وری است و به همین دلیل موردتوجه نظریه‌پردازان زیادی قرار گرفته است. در این مقاله قرار است شش اصل اساسی در بهبود مستمر را باهم بررسی کنیم. با ما در ذهن همراه باشید.
بهبود مستمر چیست؟
فرآیند بهبود مستمر یا CIP یکی از مهم‌ترین استراتژی‌هایی است که به بهبود وضعیت محصولات، خدمات و فرآیندها در محیط کسب‌وکار منجر می‌شود. این رویکرد سیستماتیک شش مرحله دارد که درمجموع به برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی برای افزایش سطح فروش و خروجی سیستم خواهد شد. هدف‌گذاری پیشرفت، بررسی دقیق، پیاده‌سازی استراتژی، مطالعه نتایج، استانداردسازی نتایج و برنامه‌ریزی برای آینده از مراحل این فرآیند هستند.
درواقع CIP زبان و روش مشترکی به کل سیستم ارائه می‌دهد که باعث بهبود کل فرآیند سیستم می‌شود و نوع استراتژی به‌کاررفته در آن به اهداف و اولویت‌های هر سازمان وابسته است.
حتماً می‌دانید که متدهای متفاوتی برای بهبود ساختار در کسب‌وکارها وجود دارد. شش سیگما، اصول کایزن، تفکر ناب، سیستم تولید تویوتا و ده‌ها متد دیگر که در روش عمل با هم تفاوت‌های اساسی دارند. اما شاید برایتان جالب باشد که بدانید هسته اصلی تمام متدهای بهبود ساختار کسب‌وکار، بهبود مستمر است.
اگر دوست دارید از بهبود مستمر، بیشتر بدانید می‌توانید این مقاله را مطالعه کنید.
درواقع CIP این ایده را گسترش می‌دهد که سازمان‌ها باید به‌صورت مداوم در خدمات، محصولات و فرآیندهایشان پیشرفت کنند. بیایید باهم شش اصل اساسی این مفهوم را بررسی کنیم:
اصل اول: پیشرفت‌ها مبتنی بر تغییرات کوچک هستند
اولین اصل از اصول اساسی بهبود مستمر، این است که پیشرفت‌ها نه فقط در ساختارها و پارادایم اصلی یا مبتنی بر اختراعات و نوآوری، که بر اساس تغییرات کوچک ایجاد می‌شوند.
شاید یکی از مهم‌ترین مفاهیم در اصول اساسی CIP همین مسئله باشد. چون تغییرات بزرگ معمولاً برای کسب‌وکارها ترسناک و بی‌ثبات کننده به نظر می‌رسند. اما وقتی کسب‌وکاری شروع به ایجاد تغییرات کوچک و هدفمند کند، تغییراتی که در راستای CIP هستند، خودبه‌خود ضریب ترس کاهش پیدا می‌کند. کم شدن ترس در کسب‌وکار به معنای پذیرش ریسک‌های بزرگ‌تر و افزایش سرعت است.
باید بدانید که تغییرات کوچک به شرط مداومت، نتایج بزرگی را به همراه دارند. اگر در اجرای بهینه‌سازی اصول سازمانتان از این اصل پیروی کنید، بدون انتظار برای ایجاد تغییرات استراتژیک یا ساخت محصولات جدید، فرآیند پیشرفت آغاز خواهد شد و نتایج مثبت آن را به چشم خواهید دید.
دو؛ ایده‌های کارمندان بسیار باارزش هستند
بهبود مستمر برای شناسایی ایده‌ها و فرصت‌های پیشرفت، نه‌فقط به مدیران ارشد، که به تک‌تک کارمندان مجموعه متکی است. درواقع در این روش برای پیشرفت از بهبود و پیشرفت از پایین استفاده می‌شود؛ چرا که معتقدند کارمندان از نزدیک با مشکلات مجموعه آشنا هستند و به همین دلیل می‌توانند راه‌حل‌های بهتری ارائه کنند.
از طرف دیگر، همیشه چندین فکر خیلی بهتر از چند فکر کار می‌کند و راه‌حل‌های بهتری مطرح می‌شود. سعی کنید حتماً از کارمندان نظرسنجی کنید و از آن‌ها بخواهید موانعی که با آن‌ها مواجه شده‌اند را بیان کنند. از آن‌ها بخواهید ایده‌هایشان را درباره حل مشکل موردنظر ابراز کنند و از آن‌ها تقدیر کنید.
رهبرانی که الگوی CIP را انتخاب می‌کنند باید شکایات و انتقادات کارکنانشان را به‌عنوان فرصتی برای پیشرفت در نظر بگیرند. اگر یکی از اعضای مجموعه متوجه اختلالات سیستم شود و درباره آن چیزی بگوید، یعنی شما دارید درست قدم برمی‌دارید.
باید بدانید که در سیستم‌هایی که فرهنگ پیشرفت و بهبود به‌صورت مستمر در آن‌ها در جریان است، از تمام انتقادات کارمندان خودشان استقبال می‌کنند و آن را به یک الزام تبدیل می‌کنند. یعنی کارمندان موظف هستند که به‌صورت منظم گزارشی از روند سیستم و خطاهای احتمالی ارائه کنند. درواقع رهبران خوب و مدیران کارآمد به افراد فرصت می‌دهند تا شکایات خود را به آن‌ها ارائه کنند.
مقاله مرتبط: چرخه بهبودمستمر دمینگ چیست؟
سوم؛ اجرای پیشرفت‌های افزایشی معمولاً کم‌هزینه است
کارمندان معمولاً تمایل دارند که روی تغییرات کوچک متمرکز شوند. تغییراتی که اجرای آن‌ها هزینه چندانی دربر ندارد و به‌سادگی قابل انجام است. در حقیقت بسیاری از کارمندان تمایل دارند برای اجرای بهبود مستمر، به‌جای اضافه کردن فرآیندی جدید، فرآیندهای زائد را حذف کنند. این روش، برای اطمینان پیدا کردن از کاهش تلفات، بسیار عالی و ایدئال است. درواقع باید بدانید که پیشرفت مستمر به این معناست که سیستم را به صورتی اصلاح کنید که با صرف کمترین انرژی، بیشترین بازدهی را ارائه کنید.
کافی است با انجام محاسباتی اساسی در سیستم و برآورد میزان هزینه‌ها، سهم هر بخش و جزء سیستم را در هدر رفت منابع به دست بیاورید. همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردم، برای اجرای این سیستم کافی است تغییرات کوچکی را در هر بخش ایجاد کنید تا نتایج شگفت‌انگیز آن را در کل مجموعه مشاهده کنید.
اصل چهارم؛ کارمندان مالک حقیقی پیشرفت هستند و در آن دخیل‌اند
وادار کردن افراد برای تغییر روشی که همیشه اتخاذ می‌کردند، کمی سخت است. از قدیم گفته‌اند که ترک عادت موجب مرض است! اما نگران نباشید! همیشه راه برای بهبود مستمر باز است.
چیزی که می‌تواند این مسئله را آسان کند و افراد را به پذیرش بی‌چون‌وچرای تغییر شیوه‌های همیشگی وادار کند، این است که به آن‌ها نتایج تغییرات را در بهبود وضعشان نشان دهید. از طرفی دیگر، وقتی افراد در اجرای تغییرات و ارائه آن‌ها نقش داشته باشند، ارزش آن‌ها را بهتر درک خواهند کرد.
سعی کنید خطوط مقدم تغییر را به سمت اجزاء سیستم انتقال دهید. درواقع درگیری کارکنان در اجرای CIP به آن‌ها قدرت می‌دهد که مسئولیت کار خودشان را بر عهده می‌گیرند و شما صرفاً به‌عنوان رهبر و راهنما در کنارشان خواهید بود.
آن‌ها می‌توانند مشکلات یا فرصت‌ها را شناسایی کنند، راه‌حل ارائه کنند و اعتبار لازم برای اجرای تغییرات را کسب کنند. از طرفی با دیدن نتایج تلاش‌هایشان، رغبت بیشتری برای فعالیت در این راستا کسب خواهند کرد. کل این فرآیند مسئولیت شما را به‌صورت قابل‌توجهی کاهش خواهد داد و می‌توانید وقتتان را به‌صورت مؤثرتری در راهنمایی و آموزش کارمندان صرف کنید.
یادتان نرود که الگوی CIP به ایده‌های کارمندان متکی است. درنتیجه آن‌ها برای تغییر سرمایه‌گذاری خواهند کرد و نتیجه آن را به چشم خواهند دید و این کار شانس پیشرفت و موفقیت پایدار را به‌صورت محسوسی افزایش خواهد داد.
برای مطالعه بیشتر: بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در سازمان دارد؟
پنج؛ بهبود فرآیندی بازتابی است
دریافت بازخورد به‌صورت دائمی یکی از مهم‌ترین جنبه‌های اجرای مدل بهبود مستمر است. یادتان باشد که ارتباطات باز در طول هر مرحله از پیشرفت، هم برای دستیابی به نتایج نهایی بهبود و هم برای حفظ مشارکت کارمندان بسیاری ضروری و حیاتی است.
مسلماً اجرای این کار ساده نخواهد بود؛ مخصوصاً اگر قرار باشد که بهبود را در سیستم سازمانی سنتی اجرایی کنید. درواقع در سیستم‌های سنتی سازمانی مربیان خود را ملزم نمی‌بینند که هر کاری را برای بهبود اوضاع انجام دهند یا مدیران ارشد نمی‌توانند بدون تعهد درگیر کار شوند. جلسات به‌سختی برگزار می‌شوند و راه برای ارائه نظرات و پیشنهادات بسته است.
در عوض در سازمان‌هایی که رویکرد مدرن‌تری را برای پیشرفت دارند، از نرم‌افزارهای بهبود مستمر به‌علاوه همکاری اعضا برای اجرای فرآیند توسعه استفاده می‌شود. مربیان با استفاده از این سیستم می‌توانند گزارش‌های مستمری را هدف‌گذاری کنند و دنبال کردن پیشرفت کار برای رهبران سازمان آسان‌تر خواهد شد.
به‌این‌ترتیب کارها به‌آسانی دنبال خواهند شد و کارکنان می‌توانند به‌سرعت از روند کار و یا زمان برگزاری جلسات باخبر شوند. درواقع اتخاذ رویکردهای نرم‌افزاری در اجرای CIP ارتباطات را بهبود می‌بخشد و همه‌چیز را سریع‌تر می‌کند.
خوب است نگاهی هم به این مقاله بندازید: بهبود فرآیند چیست؟
شش؛ توسعه هم قابل محاسبه و هم قابل تکرار است
صرف خواستن تغییرات و بهبود آن کافی نیست. برای دستیابی به پیشرفت واقعی و بهبود مستمر باید تأثیر تغییراتی که ایجاد کرده‌اید را اندازه‌گیری کنید و آن را بسنجید. با اندازه‌گیری میزان پیشرفت می‌توانید بفهمید که آیا اقداماتتان درست بوده است و آیا توان این را دارد که مجدداً تکرار شود یا نه.
یادتان باشد که تبدیل بهبود مستمر به بخشی از فرهنگ سازمانی‌تان، می‌تواند بهترین و مقرون به‌صرفه‌ترین شیوه برای مقابله با چالش‌های سخت سازمان است. در صورت پشتیبانی از فن‌آور‌های CIP می‌توانید نتایج آن را به‌سرعت به دست بیاورید و به موفقیتی پایدار در طول زمان برسید.
