فهرست مطالب

مدیریت زمان چیست؟ تکنیک هایی کاربردی برای مدیریت صحیح وقت


مدیریت زمان

وقت طلاست! این جمله از آن ضرب‌المثل‌های معروف ما ایران‌ها است که البته کمتر به آن توجه می‌کنیم. مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت یکی از مهم‌ترین موارد رسیدن به موفقیت است که درعین اهمیت، چندان به آن توجه نمی‌شود. اگر اینجا هستید یعنی تاحدودی اهمیت این مسئله را درک کرده‌اید و خبر خوب اینکه در این مقاله از زیروبم مدیریت زمان و تکنیک‌های آن با شما صحبت خواهیم کرد. با ما در ذهن همراه باشید.

فصل ۱

مدیریت زمان چیست؟


مدیریت زمان چیست

آیا تابحال با کسانی که می‌گویند هیچ کاری نمی‌کنم اما وقت ندارم روبه‌رو شده‌اید؟ به نظر شما شبانه‌روز آن‌ها کمتر از ۲۴ است یا دیگران بیشتر از ۲۴ ساعت وقت دارند؟ دقیقا مشکل از کجاست؟ آیا روز برای دسته‌ای از افراد کش می‌آید و برای عده‌ای دیگر کم است؟

جواب در مفهوم مدیریت زمان پنهان شده است. اگر جزو آن دسته از افرادی هستید که همیشه کارهایتان را دقیقه نود انجام می‌دهید یا برای تکمیل پروژه‌هایتان استرس دارید چون ممکن است نتوانید به ددلاین برسید؛ لازم است که بازبینی مجددی در مهارت مدیریت زمانتان داشته باشید.

مدیریت زمان به مدیریت وقت و ساعت به صورت موثر اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت صحیح اختصاص پیدا کند. مدیریت موثر زمان به ما این امکان را می‌دهد که فعالیت‌هایمان را از نظر اهمیت اولویت‌بندی کنیم و زمان مناسب هر فعالیت را به آن اختصاص بدهیم.

منظور از مفهوم مدیریت صحیح زمان، استفاده بهینه از وقت است. چون ما ساعات محدودی را در شبانه‌روز در اختیار داریم و باید به زمان به عنوان یک منبع مهم نگاه کنیم.

مدیریت بهینه زمان نه‌فقط در اداره‌ها یا سازمان‌ها کاربرد دارد؛ بلکه در زندگی شخصی هم بسیار مهم و تعیین‌کننده است. این مفهوم باید چند مورد را در بر داشته باشد تا بتوانیم با قطعیت بگوییم که اجرا شده است:

  • برنامه‌ریزی موثر
  • تعیین اهداف و هدف
  • تعیین مهلت‌ها
  • تفویض مسئولیت‌ها

فصل ۲

چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟


مدیریت زمان اهمیت

کنترل روز و تنظیم بهینه ساعت‌های کاری یکی از بی‌شمار فایده و اهمیت مدیریت زمان است. در ادامه بیشتر از دلایل اهمیت مدیریت زمان با شما صحبت خواهم کرد:

بهبود عملکرد

وقتی به خودتان یاد بدهید که وقتتان را برای انجام کارهای مهم‌تر اختصاص دهید، ایده‌های بهتری برای بهبود عملکردتان در وظایف و مدت‌زمان انجام پروژه‌هایتان خواهید داشت.

وقتی برنامه‌ای برای دنبال کردن داشته باشید، به احتمال زیاد خواهید فهمید که وقت کمتری را برای تصمیم‌گیری درمورد اینکه چه کاری باید انجام دهید یا چطور کارهایتان را به تعویق بیندازید صرف خواهید کرد. درعوض زمان بیشتری را صرف انجام کاهای مهم خواهید کرد.

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند که فقط روی کارهای اساسی پیش رویتان تمرکز کنید و از حواس‌پرتی‌های وقت‌گیر جلوگیری کنید.

تولید کارهای بهتر

وقتی دائما در تب‌وتاب رسیدن به ددلاین نیستید و استرس تمام شدن کارهایتان در موعد مقرر را ندارید، می‌توانید انرژی‌تان را برای بهبود کیفیت کارتان صرف کنید.

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا وظایفتان را در اولویت قرار بدهید و اطمینان حاصل کنید که برای هر پروژه و وظیفه، زمان کافی در اختیار دارید. کیفیت کارتان زمانی افزایش پیدا می‌کند که دغدغه زمان به پایان رساندن آن را در ذهنتان نداشته باشید.

کار را به موقع تحویل می‌دهید

مدیریت صحیح زمان به معنای اختصاص دادن هر وظیفه و مشغله در لیست برنامه‌ها و اختصاص یک بازه زمانی خاص به آن است.

بسیاری از افراد فکر می‌کنند مدیریت زمان یعنی اختصاص دادن چند روز متوالی به یک پروژه خاص تا آن را زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند و برای بقیه چالش‌ها آماده شوند. اسم این کار هرچه هست، مدیریت صحیح زمان نیست و با آن فقط خودتان را فرسوده خواهید کرد.

شما باید یاد بگیرید که در مدیریت زمان برای به پایان رساندن هرکاری، درست برنامه‌ریزی کنید و آن را در مهلت قانونی به اتمام برسانید.

کاهش استرس

وقتی لیستی از وظایف کاری و شخصی دارید، به سادگی مضطرب خواهید شد. اما زمانی که برنامه ریزی درست و دقیقی برای به انجام رساندن آن وظایف دارید و می‌دانید که چطور باید وظایفتان را اولویت‌بندی کنید تا پروژه‌های مهمتر را زودتر تمام کنید استرستان کاهش خواهد یافت.

برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند که بدانید دقیقا چه زمانی چه کاری را انجام بدهید و از سردرگمی نجات خواهید یافت. همین مسئله باعث می‌شود که استرستان به صورت قابل توجهی کاهش پیدا کند.

 

برنامه ریزی چیست؟

با اهمیت و مزایای برنامه ریزی در زندگی فردی و شغلی آشنا شوید

اکنون بخوانید

 

بهبود فرصت‌های شغلی

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به کارمند قابل اعتمادتری تبدیل شوید. کسی که همیشه کارهای باکیفیتش را در موعد مقرر به کارفرما تحویل می‌دهد.

این مسئله به نوبه خود باعث می‌شود که در محیط شغلی ارزش و منزلت بیشتری پیدا کنید و بتوانید اعتبار حرفه‌ایتان را ارتقا بدهید. افزایش اعتبار حرفه‌ای به معنای افزایش شانس در پیدا کردن فرصت‌های شغلی بیشتر و بهبود وضعیت حرفه‌ای خواهد بود.

افزایش اعتماد به‌نفس

زمانی که وقتتان را به درستی مدیریت می‌کنید و ددلاین‌ها برایتان دلهره‌آور نیستند و هر پروژه را با موفقیت به پایان می‌رسانید، حس رضایتتان از خودتان افزایش پیدا خواهد کرد. احساس موفقیت و اطمینان به توانایی‌های خود باعث می‌شود حس رضایت بالایی داشته باشید

به پایان رساندن موفقیت‌آمیز کارها به صورت مداوم باعث می‌شود که انگیزه بزرگی برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و استفاده از فرصت‌های جدید برایتان ایجاد شود و رضایتمندی از خود بسیار افزایش پیدا کند.

افزایش کارآمدی

وقتی بفهمید که چطور می‌توان به صورت موثر زمان را مدیریت کرد، تمرکزتان را در کار افزایش می‌دهید. این مسئله به شما امکان می‌دهد که با زمان  کمتری کارهای بیشتری را انجام بدهید.

مثلا زمانی که در حال انجام یک پروژه بزرگ هستید، می‌دانید که در روز نیم ساعت وقت اضافه دارید و می‌توانید در آن نیم ساعت کارهای کوچک‌تری را مدیریت کنید و پیش ببرید. دراینصورت کارآمدی‌تان افزایش پیدا می‌کند و می‌توانید بهترین نسخه خودتان را ارائه بدهید.

فصل ۳

فواید مدیریت زمان


مدیریت زمان اهمیت

مدیریت زمان در هر شرایط و مکانی می‌تواند کارآمد و سودمند باشد. این مهارت می‌تواند به شما کمک کند تا در هرکجا که هستید بهترین نسخه از خودتان را بروز دهید و بهترین کار ممکن را انجام بدهید. بیایید ببینیم مدیریت زمان در دو محیط آموزشی و محیط  شغلی، چه تاثیری در وضیعت ما خواهد داشت.

دانشجویان و دانش‌آموزان در محیط آموزشی

دانش‌آموزان و دانشجویان در دوران تحصیلشان با چالش‌های سختی مواجه می‌شوند که باید با کسب مهارت‌هایی غلبه براین چالش‌ها را آسا‌تر کنند. یکی از مهارت‌هایی که می‌تواند به خوبی در این کار به آن‌ها کمک کند، مهارت مدیریت زمان است.

مدیریت کارآمد زمان برای انتخاب مناسب، اولویت‌بندی پروژهها، سازمان‌دهی درس‌ها و درعین حال رسیدگی به فعالیت‌های جانبی از مواردی هستند که در این مبحث برای دانشجویان و دانش‌آموزان مطرح می‌شوند.

مدیریت صحیح و موثر زمان توسط دانشجویان و دانش‌اموران مزایای زیادی را به همراه دارد.

  • رسیدگی به کارهای جانبی

دانش‌آموزانی که مدیریت کارآمد و مناسب زمان را اجرایی کنند، تمایل خواهند داشت که وقتشان را باکیفیت بیشتری بگذرانند. کارهای زیادی وجود دارند که دانش‌آموزان یا دانشجویان صرفا به دلیل غافل شدن از مدیریت زمانشان از آن‌ها باز مانده‌اند.

این مسئله باعث فرسودگی‌ آن‌ها خواهد شد. مدیریت زمان به آن‌ها این امکان را خواهد داد که در عین یادگیری و پژوهش، از زندگی خارج از دنیای تحصلات هم لذت ببرند.

  • تعیین تکلیف برای آینده

تکالیف و پروژه‌هایی که ناتمام باقی می‌مانند و باید انجام می‌شدند می‌توانند باعث ایجاد احساس گناه و استرس در دانشجویان شوند.

این احساسات منفی می‌توانند بار روانی را به ذهن آن‌ها تحمیل کنند. یادگیری نحوه مدیریت زمان می‌تواند به آن‌ها اولویت‌بندی فعالیت‌ها و انجام بهینه آن‌ها را یاد بدهد و احساس راحتی بیشتری به همراه خواهد داشت.

 

راهکارهای کاهش استرس امتحانات

با راهکارها و تکنیک های کاهش استرس امتحانات آشنا شوید

اکنون بخوانید

 

کاهش حس ناامیدی

دانش‌آموزانی که مهارت مدیریت صحیح زمان را به خوبی بلد هستند، تمایل کمتری به ناامیدی دارند. برنامه‌ریزی مناسب و سازماندهی فعالیت‌ها از نتایج مثبت مدیریت درست وقت است.

این نتیحه به آن‌ها انرژی خواهد داد و باعث خواهد شد که کمتر ناامید شوند. غلبه برناامیدی باعث می‌شود که دانش‌آموزان و دانشجویان بتوانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند و در کارهایشان با خلاقیت جلو بروند.

  • افزایش سطح انرژی

مدیریت وقت میتواند باعث افزایش سطح انرژی افراد شود. وقتی افراد کارهای ناتمام زیادی دارند، با یادآوری آن‌ها و احساس سنگینی بارشان، از فعالیتی که درحال انجام آن هستند هم باز خواهند ماند.

مهارت مدیریت زمان به صورت موثر و صحیح به دانشحویان می‌آموزد که به صورت سازمان‌یافته زندگی کنند و ذهن خود را از فکر به پروژه‌های ناتمام پاک کنند. درنتیجه می‌توانند سطح انرژی بالایی را که هرگز تجربه نکرده بودند، تجربه کنند.

  • احساس موفقیت و آرامش

مهارت مدیریت زمان می‌تواند به دانشجویان کمک کند تااحساس موفقیت و آرامش روحی داشته باشند. اگر دانش‌آموز از کارهای خود مطمئن نباشد دچار احساس اضطراب و ناراحتی خواهد شد.

یکی از ویژگی‌های مهم مهارت مدیریت زمان تعیین هدف هوشمندانه است. این تکنیک به فرد کمک می‌کند که مناسب‌ترین مسیر پیشرفت را درک کند.

در محیط کار

  • وقت شناسی

مدیریت صحیح زمان می‌تواند افراد را به شخصیتی وقت‌شناس و منظم تبدیل کند. یکی از نتایج مطلوب مدیریت زمان فهم زمان درست کار کردن است.

برنامه‌ریزی برای انجام وظایف یا تهیه لیست کارهایی که باید انجام شود، آنهم با توجه به اهمیت آن‌ها می‌تواند به شما برای کار جهت بدهد. اگر بتوانید به خوبی زمان را مدیریت کنید، خواهید فهمید که روزتان چطور پیش خواهد رفت و درنهایت مطابق برنامه پیش خواهد رفت و این مسئله به افزایش تولید منجر خواهد شد.

  • سازمان‌یافتگی

یکی دیگر از نتایج مدیریت وقت، سازمان‌یافتگی افراد است. نگهداری هرچیز در زمان و مکان مناسب، باعث می‌شود که جستجوی بیهوده برای پیدا کردن اسناد، پرونده‌های مهم، پوشه‌ها، لوازم‌التحریر و غیره را به حداقل می‌رساند.

افرادی که می‌توانند زمان را به درستی مدیریت کنند معمولا افراد منظمی هستند و شما هیچ آشفتگی و درهم‌ریختگی را در محیط کارشان مشاهده نخواهید کرد.

  • روحیه بالا

روحیه بالا و اعتماد به‌نفس در افرادی که می‌توانند زمانشان را به درستی مدیریت کنند ایجاد می‌شود. در نتیحه این مسئله، افراد وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین شده انجام می‌دهند و کارآمدی آن‌ها باعث افزایش محبوبیتشان در محیط کار خواهد شد. افرادی که کارشان را به موقع انجام می‌دهند و به موقع کارشان را تمام می‌کنند ارزش زیادی دارند و در محیط کار مورد توجه قرار خواهند گرفت.

  • برنامه‌ریزی دقیق و پیش‌بینی درست

درنتیجه مدیریت صحیح زمان، می‌توان کارها را به خوبی سازماندهی کرد و برنامه‌ریزی درستی در محیط کار داشت. کسانی که برنامه‌ریزی درست برای پیشبرد کارها و حرکت روی بازه‌های زمانی تعیین شده، می‌تواند پیش‌بینی درستی از آینده را هم برای شما به ارمغان بیاورد و به پیشرفت شما در محیط کار کمک کند.

فصل ۴

تاثیر مدیریت زمان بر استرس


مدیریت زمان استرس

همانطور که قبلا هم توضیح داد، یکی از بی‌شمار فواید مدیریت زمان، کنترل استرس و کاهش سطح آن است. همیشه یکی ازمهم‌ترین دلایل درگیر شدن روان ما با استرس، فکر به کارهای نیمه‌تمام و انجام نشده است.

مدیریت صحیح زمان برای انجام پروژه‌ها به ما این امکان را می‌دهد که بتوانیم هر کاری را سر موعد مقرر تحویل بدهیم و همیشه احساس سبکی داشته باشیم. این مسئله می‌تواند به صورت موثری باعث کاهش استرس شود.

 

کاهش استرس

با راهکارهای کنترل و کاهش استرس در زندگی آشنا شوید

اکنون بخوانید

فصل ۵

اگر مدیریت استرس نداشته باشیم چه می‌شود؟


عواقب نداشتن مدیریت زمان

زمان یکی از مهم‌ترین دارایی‌های ماست که هرگز نمی‌توانیم آن را پس بگیریم. پیامدهای مدیریت نادرست زمان در همه ابعاد زندگی تاثیرات منفی باقی خواهد گذاشت.

نداشتن مهارت مدیریت زمان می‌تواند منجر به فقدان عزت نفس، فشار روابط و نارضایتی کلی از زندگی شود که همگی به خاطر نداشتن تمرکز به‌وجود می‌آیند. بیایید ببینیم نداشتن مدیریت صحیح زمان چه عواقبی درپی خواهد داشت:

همیشه در عجله هستند

افرادی که نمی‌توانند به درستی زمانشان را مدیریت کنند همیشه برای رسیدن به محل قرار، محل کار یا کلاسشان در عجله هستند. آن‌ها هرچقدر هم که تلاش می‌کنند نمی‌توانند به موقع به محل قرار برسند.

وقت نشناسی می‌تواند اعتبار ما را از بین ببرد و باعث شود که نظر دیگران نسبت به ما تغییر کند.

اگر از منظر حرفه‌ای و شغلی به این مسئله نگاه کنید، متوجه خواهید شد که چقدر کمبود وقت و وقت‌نشناسی می‌تواند در کار ما تاثیر بگذارد. به همین دلیل گفته می‌شود که یکی از مهم‌ترین مسائلی که باید در محیط کار به آن دقت کنید، وقت‌شناسی است.

کم‌صبری و تحریک پذیری بالا

وقتی ذهنمان متمرکز نباشد، تمایل داریم که به سادگی مغشوش شویم و بهم بریزیم. نبود نظم و سازمان‌یافتگی ذهنی، باعث می‌شود که کوچکترین مسئله جدید ما را بهم ریخته و یا عصبانی کند.

تصور کنید در فروشگاه هستید و دارید خرید می‌کنید. اگر خریدهایتان را نامرتب روی سبد بچینید و سبد پر شود، حتی یک وسیله اضافی می‌تواند باعث شود که تمام وسایل درون سبد روی زمین پخش شود.

 

راهکارهای افزایش تمرکز ذهن

چطور متمرکز شویم؟

اکنون بخوانید

 

شکست در رسیدن به اهداف

ذهن بیش از اندازه درگیر شده و توسعه یافته، ذهنی آشفته است و هرچه بیشتر این مخلوط درهم جوشیده را هم بزنیم، کمتر می‌توانیم به نتیجه برسیم.

اولویت‌بندی کارها باعث می‌شود که ذهن سازمان‌یافته‌تری داشته باشیم و راحت‌تر بتوانیم به اهدافمان فکر کنیم و به آن‌ها برسیم.

وقتی به هدفتان فکر می‌کنید، کافی است که آن را زمان‌بندی کنید و مرحله‌به مرحله رسیدن به آن را تمرین کنید. به این صورت خواهید توانست به هدفتان برسید.

ناتوانی در تصمیم‌گیری

مدیریت زمان تمرینی برای اولویت‌بندی صحیح است. اگر ندانیم که چه باید اجام بدهیم و چه کاری در اولویت است از لحاظ ذهنی به بن‌بست برخورد خواهیم کرد. بلاتکلیفی می‌تواند در نهایت فشار قضاوت و تصمیم‌گیری را به دوش دیگران بیندازد و ما مجبوریم هربار برای انجام هرکاری از دیگران نظر بخواهیم.

حالا فکر کنید که برای هرکاری از دیگران نظر بخواهید. آیا دیگران می‌توانند راهنمای خوبی برای شما باشند؟ قطعا خیر. تنها شما هستید که می‌دانید چه چیزی می‌خواهید و چه چیزی برای شما بهتر است.

فصل ۶

چرا وقت کم می‌آوریم؟


چرا وقت نداریم؟ مدیریت زمان

اما چرا همیشه وقت کم داریم؟ آیا صرف نداشتن مدیریت زمان مناسب باعث می‌شود که احساس کنیم وقتمان کم است؟ بیایید باهم دلایل کم آوردن وقت را بررسی کنیم:

 ۱: زود از جا بلند نمی‌شویم

دنیای مدرنی که ما در آن زندگی می کنیم عمدتا با یک برنامه ۹ به ۵ اجرا می‌شود. زود بیدار شدن به شما برتری قابل توجهی نسبت به افرادی که تا دیروقت می‌خوابند می‌دهد.

مطالعات زیادی ارتباط زود بیدار شدن و موفقیت را نشان داده است. وقتی زندگی موفق‌ترین زنان و مردان را تجزیه و تحلیل می‌کنیم، متوجه می‌شویم که تقریباً اکثر آنها روز خود را زود شروع می‌کنند. افرادی که دیر بلند می‌شوند اکثریت جمعیت کسانی را تشکیل می‌دهند که از کمبود وقت دائمی‌شان شکایت دارند.

۲: زیاد کار می‌کنیم

شاید با خودتان فکر کنید که کار کردن همزمان روی چند پروژه باعث می‌شود که بازده نسبتا خوبی داشته باشید و در وقت صرفه‌جویی کنید. اما این فکر کاملا اشتباه است.

در تحقیقاتی که روی کارمندان انجام شد، کسانی که روزانه چندین وظیفه را به‌صورت همزمان انجام می‌دهند، در پایان روز بازدهی کمتری نسبت به همکارانی که یک وظیفه خاص را انجام داده‌اند داشتند.

انجام دادن چند وظیفه به صورت همزمان باعث می‌شود که مغز شما هم آسیب ببیند. امروزه زیست‌شناسان به این نتیجه رسیده‌اند که وادار کردن مغز به انجام همزمان چند کار، می‌تواند به توانایی مغز آسیب برساند.

۳: روی زمان سرمایه‌گذاری نمی‌کنیم

کارشناسان بهره‌وری روی یک مسئله درباره زمان متفق‌القول هستند. همه آن‌ها عقیده دارند که در بحث مدیریت زمان، پیگیری و بودجه بندی کارهای و درواقع ضبط زمانی که به هر فعالیت اختصاص می‌دهید بسیار حیاتی است.

سعی کنید برای هر کار، زمانی را درنظر بگیرید که فکر می‌کنید می‌تواند بهترین نتیجه را روی آن کار به شما بدهد. آن وقت خواهید فهمید که چه میزان از زمانتان را باید به کارها اختصاص بدهید و فرصتی برای ارزیابی مجدد، بودجه مناسب زمان و نظارت بر وقتتان پیدا خواهید کرد.

اگر زمانتان را به درستی محاسبه و پیگیری نکنید یا در بودجه‌بندی زمان درست عمل نکنید، نتیجتا به جایی می‌رسید که بسیاری از افراد می‌رسند. یعنی مدام ازخودتان می‌پرسید که چرا انقدر وقت کم می‌آورم؟

۴: منظم نیستیم

نداشتن نظم تاثیرات منفی زیادی روی زندگی باقی خواهد گذاشت. افراد بی‌نظم نه تنها وقت کم می‌اورند، بلکه در رسیدن به موفقیت هم ناکام خواهند ماند. اما اگر منظم باشید، می‌توانید بهره‌وری‌تان را ارتقا بدهید و علاوه‌برآن روی چیزهای دیگری که در زندگی برایتان اهمیت دارد وقت بگذارید.

کمی از زمانتان را به برنامه‌ریزی روزانه و نظم بخشیدن به اموراتتان اختصاص بدهید. به این ترتیب دقیقا خواهید فهمید که چه چیزی را باید در چه جایی بگذارید و اصلا خودتان کجا هستید. این مسئله می‌تواند به صورت موثری در صرفه‌جویی در وقت، کاهش هزینه‌ها و رفع استرس موثر باشد.

۵: اولویت بندی نمی‌کنیم

مشکل اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین مشکلاتی است که در افراد به‌وجود می‌آید. بسیاری از افراد نمی‌دانند که چطور باید کارهایشان را اولویت‌بندی کنند و چه چیزی را در چه موقعی انجام بدهند. به همین دلیل است که همیشه احساس می‌کنند روزشان به سرعت تمام می‌شود.

بهترین کاری که می‌توانید انجام بدهید این است که سعی کنید به اهداف اصلی ومهم‌تر فکر کنید و آنچه برایتان اهمیت بیشتری دارد را در اولویت کارهایتان قرار بدهید. یکی از تکنیک‌هایی که می‌توانید در این زمینه استفاده کنید این است که قبل از هر کاری ابتدا از خودتان بپرسید: آیا واقعا الان باید این کار را انجام بدهم؟

اگر جوابتان منفی بود، طبعا نباید آن کار را انجام بدهید و به سراغ کارهای مهم‌تر با اولویت‌های بالاتر بروید. اولویت‌بندی تضمین می‌کند که  شما به بهترین شکل ممکن از زمانتان استفاده کرده‌اید.

۶: به راحتی حواسمان پرت می‌شود

اد هالوول ، استاد سابق دانشکده پزشکی هاروارد و نویسنده کتاب “رانده شده به حواس پرتی” عقیده دارد که امروزه اکثر افراد از نظر فرهنگی، دچار تغییرات عمیقی شده‌اند.

ما ابزار مدرن زیادی در دست داریم و ۲۴ ساعته با آن‌ها کار می‌کنیم. این ابزار بسیار فریبنده و جذاب هستند و تمام وقت ما را به خودشان اختصاص داده‌اند. به همین دلیل عجیب نیست که به سادگی از اهداف اصلی‌مان دور شویم یا حواسمان پرت شود.

بهترین کار این است که در مواقع کار خودتان را در محیطی ساکت حبس کنید. گوشیهایتان را خاموش کنید و سعی کنید از دسترس‌تان دور نگهشان دارید. ایمیل‌ها، پیام‌ها و تمام پیام‌های گوشی‌تان را از خودتان دور کنیدو از اینکه به کسی حین انجام کارتان نه بگویید، نترسید.

۷: برنامه روزمره نداریم

وودی آلن ، که تقریباً در همین سال ها پنجاه فیلم نامه نویسی و کارگردانی کرده است، عقیده عجیبی درباره موفقیت دارد. او معتقد است که هشتاد درصد موفقیت به نشان دادن آن در زندگی وابسته است.

این یعنی مهم‌ترین علت دستیابی به موفقیت بیشتر یا اصلل رسیدن به موفقیت، این است که در چه زمانی و چطور به آن نگاه کنید.

یعنی شما قبل از آنکه به موفقیت برسید، باید زندگی خودتان را به افراد موفق شبیه و نزدیک کنید. یکی از مهم‌ترین موارد این است که بتوانید برنامه روتین و روزانه منظمی داشته باشید و آن را به صورت مستمر دنبال کنید.

افرادی که برنامه روزمره ای ندارند که هر روز از آن پیروی می کنند مستعد حواس پرتی هستند و ممکن است مهلت مقرر و وظایفی را که باید انجام دهند را از دست بدهند.

حالا کافی است این وضعیت را با زندگی افراد موفق و مشهور مانند بیل گیتس مالک مایکروسافت، شریل سندبرگ از فیس بوک و یا آریانا هافینگتون مالک هاف پست مقایسه کنید. همه آن‌ها عادت دارند که قبل از خواب برنامه خاصی را اجرا کنند.

گوشی‌هایشان را خاموش می‌کنند، از دنیای دیجیتال جدا می‌شوند و کمی مطالعه می‌کنند. این کار به آن‌ها اجازه می‌دهد که بهتر بخوابند و روز بعد با انرژی بیشتری از خواب بیدار شوند.

۸: بیش از اندازه نگران سرعت کارها هستند

الیور بورکمن، در کتاب خود، پادزهر، داستان خدمه پیت استاپ در مسابقات فرمول یک را روایت می‌کند. حتما می‌دانید که تا چه اندازه کار این گروه به هماهنگی، سرعت و کارامدی بالا وابسته است.

او می‌گوید وقتی افراد گروه پیت استاپ سرعت را در عملکرد اصلی خود قرار می‌دهند، متوجه می شوند که سرعت چندان بالایی ندارند. آنچه می‌تواند به کار آن‌ها سرعت ببخشد، مدنظر قرار دادن سرعت نیست. بلکه هماهنگی و کار روان گروه می‌تواند بهترین نتیجه را به آن‌ها خواهد داد.

حالا همین مسئله را درباره مدیریت زمان و بهره‌وری اجرایی کنید. افرادی که بیش از اندازه به سریع پیش رفتن کار فکر می‌کنند، یا افرادی که همیشه عجله دارند، درنهایت نتیجه با کیفیتی از کارشان نخواهند گرفت و چه بسا کسانی که سرعت متعادل اما با برنامه ریزی دارند با سرعت بیشتری پیش خواهند رفت.

سعی کنید بیش از هر چیزی به کارکرد منظم ودرست فکر کنید و تمرکزتان را روی سرعت نگذارید. کافی است بهره‌وری را افزایش دهید و کارها را به موقع انجام بدهید.

از این گذشته یادتان باشد که زندگی ماراتن است و مسابقه دوی سرعت نیست. همه هدف ما این است که مسابقه را به پایان برسانیم و به دیگران کمک کنیم که با ما همراه شوند. نه اینکه صرفا از خط عبور کنیم.

۹: مرتبا برنامه‌هایمان را مرور نمی‌کنیم

اگر مرتبا برنامه‌هایمان مرور نکنیم و لیست کارها را چک نکنیم، تنها نتیجه‌ای که خواهیم گرفت اتلاف انرژی خودمان و دیگران خواهد بود و قطعا این مسئله به ضررمان تمام خواهد شد.

این مسئله مخصوصا زمانی که اولویت‌هایمان را عوض کرده‌باشیم و تغییری در عاداتمان ایجاد شده باشد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. همانطور که می‌دانید گذشت زمان تغییرات را ناگزیر می‌کند و یکی از کارهایی که می‌تواند ما را با تغییرات جدید سازگار کند، مرور مداوم برنامه‌هایمان است.

اگر مانند گذشته رفتار کنیم، نباید انتظار نتیجه قبلی را داشته باشیم و احتمال اینکه شکست بخوریم زیاد است. برای اطمینان از اینکه برنامه‌ها و تلاش‌هایتان با یکدیگر همراستا و یکسو هستند، به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه برنامه‌هایتان را مورد بررسی قرار دهید و مرتبا آن‌ها را چک کنید تا کارهای غیرضروری و زائد حذف شوند و وقتتان را اشغال نکنند.

 

برنامه ریزی روزانه

چگونه یک برنامه ریزی روزانه کامل و منظم داشته باشیم؟

اکنون بخوانید

 

۱۰: منفی‌نگر هستند

افرادی که همیشه می گویند وقت ندارند یا بیش از حد مشغول خواندن ، تمرین ، مسافرت و غیره هستند ، وقت انجام این کارها را نخواهند داشت.

با این حال ، افرادی که مثبت صحبت می کنند ، سازمان یافته رفتار می‌کنند و کارهایشان را اولویت‌بندی می‌کنند، می‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند.

به جای اینکه بگوییم من وقت ندارم که با دوستان و خانواده‌ام تفریح کنم، بگویید من می‌توانم زمانی را با خانواده بگذرانم اما کارهایم برای اولویت بیشتری دارند.

غر زدن و بدبینی را به بهانه‌ای برای مدیریت زمان غلط تبدیل نکنید. این مسئله می‌تواند کم‌کم به جزئی از برنامه‌هایتان تبدیل شود.

فصل ۷

استراتژی های مدیریت زمان


مدیریت زمان استراتژی

اینهمه از مزایای مدیریت زمان معایب نداشتن مهارت مدیریت صحیح وقت صحبت کردم تا به اینجا برسم. بیایید ببینیم که چه تکنیک‌هایی می‌تواند باعث شود که زمان را به صورت مناسبی مدیریت کنیم و اصطلاحا هیج‌وقت وقت کم نیاوریم:

۱: به این درک برسید که قرار نیست همیشه عالی باشید

یکی از سخت‌ترین مسائل برای بسیاری از افراد درک این قضیه است که آن‌ها عالی نیستند. آن‌ها فکر می‌کنند که چون درگیر سناریوهای بسیاری‌ هستند و کارهای زیادی را انجام می‌دهند، پس اصلا احتمال اینکه اشتباه کنند وجود نخواهد داشت.

متاسفانه هرکسی با این طرز تفکر در یک نقطه یا مرحله‌ای با این واقعیت روبه‌رو خواهد شد.

همین حالا وقت بگذارید تا متوجه شوید که اشتباه کردن و ناقص بودن هیچ اشکالی ندارد. این ذهنیت را داشته باشید که مهم‌ترین چیز تلاش برای بهبود مهارت‌ها و توانایی‌ها است و شکست خوردن، درصورتی که تمام تلاشتان را انجام داده‌اید، اشکالی ندارد.

به جای آنکه ناراحت شکست‌هایتان باشید، برای بهبود تلاش کنید.

۲: هرروز برنامه‌ریزی کنید

حتی اگر برنامه‌ها تغییر کنند، به این معنا نخواهد بود که برنامه‌ریزی کار بی‌معنایی است. روش‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی وجود دارد و شما باید راه‌های زیادی برای برنامه‌ریز را امتحان کنید تا بتوانید با موفقیت برنامه‌ریزی کنید.

پس صبر داشته باشید و تلاش کنید تا به برنامه‌ریزی مسلط شوید. خوب است که هرشب قبل از خواب چند دقیقه وقت بگذارید و دستورکار روز بعد را تنظیم کنید.

تقویم برنامه‌ریزی‌هایتان را در دسترس قرار بدهید و روزانه چندبار آن را چک کنید. این کار ذهن شما را برای روز بعد آماده می‌کند ومی‌توانید در صورت لزوم کارهای اضافی را هم به برنامه‌هایتان اضافه کنید.

۳: وظایف روزانه و ماهانه را در اولویت قرار بدهید

همانقدر که زمان‌بندی جلسات اهمیت و اولویت دارد،  کارهای هفتگی و ماهانه هم بسیار پر اهمیت هستند. سعی کنید در برنامه‌ریزی‌تان برنامه‌های روزانه و ماهانه را هم لحاظ کنید. این کار به شما امکان می‌دهد که کارهایتان را به صورتی سازماندهی کنید که از استرس شما کمک کند.

۴: از ابزازهای مدیریت زمان استفاده کنید

یکی از چیزهایی که می‌تواند به مدیریت زمان شما کمک کند، استفاده از اپلیکیشن‌ها و برنامه‌های مدیریت زمان است. صدها اپلیکیشن در فروشگاه‌های نرم افزار وجود دارند که می‌توانند به سادگی کارتان را در مدیریت وظایف و برنامه‌ها آسان کنند. استفاده از این ابزارها می‌توانند ساعت‌ها در هفته شما را از کار نجات دهند.

اپلیکیشن‌هایی مانند toggle، workflow، shift، Timely، trello، my life organized و focus برترین برنامه‌های مدیریت زمان هستند که می‌توانند به شما در این کار کمک کنند.

۵: چند کار را همزمان انجام ندهید

می‌دانستید که انجام دادن همزمان چندکار باهم می‌تواند تمرکز و قدرت ذهنتان  را تا حدود یازده درصد کاهش دهد؟ درعین حال با این کار حدودا چهل درصد کارایی‌تان را کاهش خواهید داد.

شاید فکر کنید با انجام همزمان چندکار درحال پیاده‌سازی استراتژی هوشمندانه‌ای هستید اما متاسفانه این کار جواب نمی‌دهد و باعث فرسودگی خودتان و اطرافیانتان خواهد شد.

کافیست لحظاتی به این مسئله فکر کنید که با انجام چند کار همزمان چقدر می‌توانید باعث کاهش سرعت و کیفیت کارتان شوید، در این صورت با درپیش گرفتن صبر و حوصله و انجام تک تک کارها می‌توانید به روند کارتان بهبود ببخشید.

البته گوش کردن به موسیقی حین انجام کار می‌تواند باعث بهبود کارایی‌تان شود.

۶: ساعات بهره‌وری‌تان را شناسایی کنید

همه ما ساعاتی از شبانه‌روز را بهتر کار می‌کنیم و بهره‌وری بالاتری داریم. کافیست کمی فکر کنید که در کدام ساعات شبانه‌روز کارتان با کیفیت‌تر است و تولید بهتری خواهید داشت.

جواب دادن به این سوال می‌تواند تاثیر خوبی در مدیریت زمان داشته باشد. اگر فردی هستید که صبح‌ها انرژی بیشتری دارید، سعی کنید وقتتان را برای صبح‌ها خالی کنید تا کارهای مهم‌تر را در این اوقات انجام دهید.

۷: هرچیزی که حواستان را پرت می‌کند حذف کنید

به اطرافتان نگاه کنید. حداقل ده مورد پیدا خواهید کرد که می‌تواند حواس شما را پرت کند. این موارد می‌توانند کارایی شما را بسیار کاهش دهند و مدیریت زمان را با اختلال مواجه کنند.

بهترین کاری که می‌توانید برای کارایی بهتر انجام دهید این است که آن‌ها را از اطرافتان حذف کنید. اینترنت گوشی همراهتان را خاموش کنید، ایمیلتان را چک نکنید، از شبکه‌های اجتماعی دور شوید، با همکارانتان صحبت نکنید و سعی کنید روی کارتان متمرکز شوید.

۸: از یک تایمر استفاده کنید

خیلی وقت‌ها آنقدر غرق کار و فعالیت می‌شویم که گذشت زمان را حس نخواهیم کرد. شاید کمی عجیب به نظر برسد اما استفاده از یک تایمر می‌تواند به شما کمک کند که به خوبی زمانتان را مدیریت کنید.

تایمر به شما نشان می‌دهد که چند ساعت کار کرده‌اید، چه زمانی وقت استراحت است و حالا زمان چه کاری خواهد بود.

۹: پروژه‌های بزرگتر را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید

گاهی پروژه‌های بزرگ آنقدر سخت و غیرقابل انجام به‌نظر می‌رسند که دوست نداریم هیچ‌وقت سراغشان برویم. اما شما می‌توانید با تقسیم کردن پروژه‌های بزرگ به قسمت‌های کوچک‌تر آن‌ها را راحت‌تر کنید و به سادگی از پس انجامشان بربیایید.

۱۰: یاد بگیرید که بیشتر از کلمه نه استفاده کنید

نه گفتن بسیاری از مواقع می‌تواند زمان زیادی را برای ما بخرد. وقتی به پیشنهاد دوستمان برای بیرون رفتن نه می‌گوییم، زمانی که خودمان درگیر کاری هستیم و از ما خواسته می‌شود کار دیگری را انجام بدهیم اما می‌گوییم که خودمان کار داریم، می‌توانیم زمان زیادی را ذخیره کنیم.

چندبار به خاطر رودروایسی با دیگران پیشنهاد و یا خواسته‌شان را پذیرفته‌اید و از کار خودتان مانده‌اید؟ بهتر است یاد بگیرید که کم‌کم مهارت نه گفتن را تمرین کنید و خودتان را در اولویت قرار بدهید.

فصل ۸

تکنیک های مدیریت زمان


مدیریت زمان تکنیک

تکنیک‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند به ما در مدیریت زمان کمک کنند. در ادامه معروف‌ترین تکنیک‌های زمان را با هم مرور خواهیم کرد:

۱: قانون بیست هشتاد

اگر بیست درصد تلاش‌هایتان را برای کسب هشتاددرصد نتایج متمرکز نکنید، احتمالا هشتاددرصد تلاشتان را برای کسب بیست درصد نتیحه صرف خواهید کرد!

تمام قانون بیست هشتاد درحال فهماندن این مسئله به شما است. درواقع باید بدانید که تا زمانی که بیست درصد پروژه‌هایی که دارید مهم و باارزش هستند باید از انجام هشتاددرصد کارهای بیهوده‌تان خودداری کنید.

درواقع بیست درصد کارهای مهمی که باید انجام شود، اولویت و برتری خاصی نسبت به هشتاددرصد باقی مانده دارد. این مسئله در اولویت‌بندی به شما کمک زیادی خواهد کرد.

۲: ماتریس آیزنهاور

یکی دیگر از تکنیک‌های مفید و کاربردی در مدیریت زمان، استفاده از تکنیک ماتریس آیزنهاور است. در این تکنیک شما باید هر کاری که انجام می‌دهید را طبق دو ملاک و فاکتور مهم اولویت‌بندی کنید.

اول فوریت و دوم اهمیت آن کار.

به این ترتیب کارهایی که مهم هستند و انجام آن‌ها فوریت دارد، باید در راس انجام قرار بگیرند؛ دسته دوم به کارهای مهمی اختصاص دارند که غیرفوری هستند و باید برای انجام آن‌ها زمانبندی درستی را درنظر بگیرید.

دسته سوم کارهای فوری هستند که اهمیت چندانی ندارند. شما می‌توانید درصورت نداشتن مشغله، به این کارها برسید یا انجام آن‌ها را به دیگران تفویض کنید.

دسته آخر کارهایی هستند که غیرمهم و غیرفوری‌اند. بسیاری از کارهای روزمره ما در این دسته جا می‌گیرند. کارهایی مانند چک کردن اکانت شبکه‌های اجتماعی‌مان، وب‌گردی و…. این کارها باید در اولویت آخر جا بگیرند و زمانی انجام شوند که دیگر هیچ کاری برای انجام دادن باقی نمانده است.

۳: تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو می‌توانید در تقسیم وظایف بزرگ به تکه‌های کوچکتر به شما کمک کند. همه آنچه برای اجرایی کردن این تکنیک نیاز دارید، یک تایمر است. شما باید بااستفاده از تایمر کار کردن روی فعالیت‌تان را به بخش‌های مختلف ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید و هر۲۵ دقیقه یک بار، پنج دقیقه استراحت کردید.

بعد از هر دوره صد دقیقه‌ای، نیم ساعت استراخت کنید و مجددا به کار برگردید. این کار باعث می‌شود که شما حین انجام کار دجار فرسودگی فکری نشوید و انرژی‌تان حفظ شود.

 

از تکنیک پومودورو بیشتر بدانید

تکنیک پومودورو؛ مدیریت بهینه زمان تنها با یک تایمر گوجه ای

اکنون بخوانید

 

۴: قانون ۴D

تکینک ۴D در مدیریت زمان کاربرد بسیار زیادی دارد. این تکنیک از ۴ کلمه کلیدی و مهم تشکیل شده است که ابتدای همه آنها با حرف لاتین D شروع می‌شود. با به کار بردن این کلمات کلیدی در انجام پروژه‌هایتان می‌توانید به خوبی زمان را مدیریت کنید و بازدهی کارتان را افزایش دهید:

Delete: اولین چیزی که باید یاد بگیرید این است که لیست وظایفتان را به خوبی فیلتر و زوائد را حذف کنید. از پاک کردن پیام‌های بی‌ربط و نامربوط شروع کنید تا حذف مسائل بی‌ارزش را به خوبی تمرین کنید.

Delegate: اگر وظایفی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را به اشخاص دیگری واگذار کرد، این کار را انجام بدهید تا اطرافتان خلوت‌تر شود.

Defer: به تعویق انداختن وظایف کم‌اهمیت و اولویت‌بندی وظایف.

Do it: کارهای فوری و مهم را به سرعت انجام دهید تا دچار استرس و اضطراب نشوید.

فصل ۹

قوانین طلایی در مدیریت زمان


مدیریت زمان قوانین

اگر وقت نداشتید  همه مطالبی که بالا توضیح دادم را بخوانید، خواندن هشت قانون زیر می‌تواند تمام مطالبی که گفته شد را به صورت خلاصه به شما انتقال بدهد:

  • یاد بگیرید که روزتان را درست و به موقع شروع کنید. بیدار شدن در ساعت ده صبح و دیر خوابیدن نمی‌تواند شما را به فرد منظمی تبدیل کند.
  • برای رسیدن به اهداف و برنامه‌هایتان، نقشه راه بکشید و روی اصول آن حرکت کنید.
  • وظایفتان را به تکه‌های کوچکتر قابل انجام تقسیم کنید.
  • وظایفتان را اولویت بندی کنید و مهم‌ترین‌ها را در اولویت قرار بدهید.
  • اگر می‌توانید بخشی از وظایفتان را به دیگران واگذار کنید.
  • برای وعده‌های غذایی، ورزش و معاشرت برنامه‌ریزی کنید.
  • اگر روز سختی داشتید حتما تمرینات ریلکسیشن را اجرا کنید.

تکنیک‌های مدیریت زمان را به خوبی تمرین کنید.

فصل ۱۰

معرفی کتاب


مدیریت زمان معرفی کتاب

بیست و پنج روش مدیریت زمان از پاملا  دود

یکی از کتاب‌هایی که می‌توانید برای مدیریت زمان بخوانید و از مباحث مفید آن استفاده کنید، کتاب بیست و پنج روش مدیریت زمان از پاملا دود است. این نویسنده د رکتاب خود از همه تکنیک‌هایی که می‌توانند به صورت موثری به شما در مدیریت موفق زمان کمک کننند، صحبت کرده است.

چگونه در روز دو ساعت وقت اضافه داشته باشیم از برایان تریسی

بعید است به کتاب‌های حوزه موفقیت علاقه‌مند باشید و اسم برایان تریسی به گوشتان نخورده باشد. کتاب چگونه در روز دو ساعت وقت اضافه داشته باشیم، یکی دیگر از کتاب‌های مفید و ارزشمند این نویسنده معروف است.

این کتاب با زبانی گویا، تکنیک‌های عملی مدیریت زمان را به خوانندگان آموزش می‌دهد. اگر دوست دارید بیشتر با مباحث مربوط به مدیریت زمان آشنا شوید، کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی یکی از بهترین گزینه‌های پیش روی شما است.

علاوه براین، کتابهای زیر هم به شما کمک می‌کنند تا بتوانید با تکنیک های مدیریت زمان به درستی آشنا شوید و آن‌ها را در زندگی به کار بگیرید.

علاوه بر این شما می‌توانید با نصب اپلیکیشن ذهن در گوشی های هوشمند همراهتان به مجموعه کم‌نظیری از مطالب آموزشی برای زندگی بهتر دست پیدا کنید. همین حالا از لینک زیر اپلیکیشن ذهن را نصب کنید و عضوی از خانواده بزرگ ذهن شوید.

سئو اپلیکیشن دانلود ذهن

2 دیدگاه‌ها

    • تو ساده ترین و خلاصه ترین جمله ممکن، باید تکنیک اولویت بندی رو تمرین کنین. با اولویت بندی تسک ها میتونین بهتر به کارهاتون برسین و زمان بندی درستی داشته باشین

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید