۱۲ تکنیک مدیریت زمان که به شما کمک می کنند حداکثر استفاده را از ۲۴ ساعت شبانه روز داشته باشید

مدیریت زمان
مدیریت زمان

۱۲ تکنیک مدیریت زمان

همه ما در مقطعی از زندگی، تلاش کرده ایم که بتوانیم مدیریت زمان بهتری داشته باشیم. اگر در حال حاضر دچار سردرگمی در این رابطه شده اید، بدانید که تنها نیستید. اما خبر خوب این که تکنیک مدیریت زمان قابل یادگیری هستند و کافی است درک کنید چرا کاری را انجام می دهید و پس از آن تمرین کنید تا ایده خوب برای مدیریت زمان تبدیل به عادت شما شود.

برای اینکه بفهمیم کدام یک از رویکردها ارزش پیگیری را دارند، از اعضای شورای کارآفرینان جوان خواسته ایم که روش های مدیریت زمان مورد استفاده شان جهت بهره برداری بهتر از ۲۴ ساعت شبانه روز را با ما به اشتراک بگذارند. ببینید کدامیک از این روش ها، برای شما قابل استفاده هستند؟

۱- پروژه ها را تقسیم بندی کنید.

مدیریت زمان
مدیریت زمان
 حرکت بین انواع وظایف، ذهن را خسته می کند. به جای آن، برای مدیریت زمان بهتر، می توانید پروژه های مرتبط را با یکدیگر دسته بندی کرده و شروع به انجام آنها نمایید. به عنوان مثال، روز خود را با کار روی چالش های خدمات مشتری شروع کنید. سپس، به کمپین های بازاریابی بروید.

پس از این کار، فرصت هایی که در رابطه با محصول جدید وجود دارد را بررسی کنید. بنابراین وقتی مجبور نباشید مرتب از لحاظ ذهنی در طی روز ده ها بار به عقب و جلو بروید، انجام و به پایان رساندن وظایف ساده تر می شود.

۲- زمان تان را پیگیری کنید.

پیگیری در مدیریت زمان
پیگیری در مدیریت زمان

پیگیری زمان در مدیریت زمان، شبیه بودجه بندی برای پول است. این امر، به من کمک می کند تا ببینم چه امری باعث می شود که از زمانم به بهترین روش استفاده نکنم و در کجا می توانم به پیشرفت های فوری دست یابم. من از یک برنامه ردیاب زمان استفاده می کنم که مرا قادر می سازد تا تعیین کنم که در هر دقیقه از روز، چه کاری انجام دهم.

۳- برای زمانی که مشغله داری، یک کد ایجاد کنید.

همه ما شرایطی را تجربه کرده ایم که می خواستیم به سر کارمان برگردیم، اما نمی توانستیم به مکالمه خود با مدیرمان پایان دهیم. در این رابطه ما یک کد داخلی را ایجاد کرده ایم با عنوان  “لطفا ناراحت نشوید، اما من واقعا نیاز دارم که این وظیفه را به نتیجه برسانم.” این تاکتیک، مسیر مدیریت زمان من را تغییر می دهد، به این معنی که به من امکان می دهد تا بی وقفه در پروژه های بزرگ کار کنم.

۴- آن قورباغه را قورت دهید.

جمله ” قورباغه را قورت دهید”، توسط برایان تریسی نویسنده ساخته شده است. این جمله، اساساً به یک تکنیک مدیریت زمان اشاره می کند که می گوید نخستین کاری را که باید در شروع روز انجام دهید، سخت ترین و مهم ترین کار در لیست وظایف روزانه شماست. عبور از سخت ترین و پر اولویت ترین کارها قبل از انجام هر کاری، مرا قادر ساخته است که روزهای پرباری را برای خودم رقم بزنم. 

۵- برای وقت کشی ها زمانبندی داشته باشید.

مدیریت زمان
مدیریت زمان

به طور کلی، اشخاص ممکن است که دچار وقت کشی شوند. اگر کسی بگوید که می خواهد فقط دو دقیقه وقت شما را بگیرد، تقریباً هیچ وقت صرفا دو دقیقه نخواهد بود! اگر بیش از ۱۰-۱۵ دقیقه برای ملاقات کسی وقت نداشته باشم، معمولا یک زمانبندی برای گذراندن وقت با او در نظر می گیرم. بهتر است که برای روز خود، از این روش مدیریت زمان استفاده کنید تا قادر باشید که حداقل به یک یا دو کاری که برای انجامش زمانبندی کرده اید برسید و در این رابطه آزادی عمل داشته باشید.

برای مطالعه بیشتر: مدیریت زمان چیست؟

۶- روی یک چیز تمرکز کنید.

از وقتی شروع به تمرکز روی “یک چیز” کردم، مدیریت زمانم تغییر کرد. در شروع روز، من روی مهم ترین وظیفه ای که در دست دارم تمرکز می کنم. اجازه نمی دهم تا زمانی که این کار تمام نشده، موضوعات دیگر وارد برنامه زمانبندی من شوند. پس از آن، من به مهم ترین کار بعدی می پردازم و به همین ترتیب ادامه می دهم. این امر، مانع ازانجام همزمان چندین کار شده و به نوبه خود، کارایی شما را ارتقا می دهد.

۷- فقط دو بار در روز به ایمیل هایتان پاسخ دهید.

البته همه افراد قادر به انجام این کار نیستند، اما من دیده ام که این روش مدیریت زمان برای کسانی که مرتب به ایمیل هایشان سرمی زنند کار می کند و مفید است. این کار خیلی ساده است. شما دو زمان مختلف را در طول روز، برای چک کردن ایمیل هایتان در نظر می گیرید: یک بار در شروع روز و یک بار در انتهای روز. و از بررسی ایمیل هایتان در زمان هایی به جز این اوقات، خودداری می کنید. مگر در موارد اورژانسی که البته در چنین مواردی، شخصی باید با شما در این رابطه تماس گرفته باشد.

۸- بیشتر محول کنید.

مدیریت زمان
مدیریت زمان

من به تجربه دریافته ام که لیست کارهای کارآفرین هرگز تمامی ندارد. شما در راستای مدیریت زمان، می توانید وظایف خود را اولویت بندی کرده، روی چیزهای مهم تر تمرکز کنید یا زمان را برای چیزی خاص تنظیم کنید. اما در پایان روز، کارهایی که باید انجام می شدند باید انجام شده باشند، مگر اینکه راهی برای به اشتراک گذاری کارهای خود پیدا کنید. در این رابطه لازم است اعتمادتان را به سایر افرادی که می توانند این وظایف را بهتر، سریع تر و ارزان تر از شما انجام دهند، بیشتر کنید.

۹- از برنامه های بهره وری استفاده کنید.

با استفاده از برنامه های بهره وری عالی و بسیار موجود در بازار، نحوه مدیریت زمان من به طور کامل به سمت بهتر شدن تغییر کرد. در این رابطه شما دیگر نیازی به نشستن و برنامه ریزی کردن تقویم خود برای کارهای هفتگی ندارید زیرا برنامه های بهره وری، یادآوری پیگیری و انجام کارها را برای شما آسان می کنند. بعلاوه، با وجود بسیاری از این برنامه ها، شما قادرید به آنچه گذرانده اید نگاه کرده و شاهد پیشرفت تان باشید. این امر، حتی می تواند انگیزه شما را افزایش دهد.

۱۰- وقفه ها را کاهش دهید.

جلوگیری از وقت کشی
جلوگیری از وقت کشی

هر چه تعداد وقفه ها در انجام کارهایتان کمتر شود، بهره وری شما بالاتر خواهد رفت. به چیزهایی که در کار شما ایجاد اختلال می کنند، توجه کنید. شاید لازم است که در حین کار روی وظایف مهم، تلفن همراه خود را به کناری گذاشته یا ایمیل های خود را ببندید. جریان شکسته، حقیقتا می تواند مانع پیشرفت شما شود. با شناسایی آنچه تمرکز شما را می شکند، می توانید کارایی خود را افزایش دهید. 

۱۱- از تکنیک Pomodoro استفاده کنید.

من سال ها پیش، زمانی که روی راه حل های مسائل موجود تحقیق می کردم، به تکنیک Pomodoro برخوردم و بسیار از نتایج آن در مدیریت زمان تحت تأثیر قرار گرفتم. ایده اصلی در این روش این است که برای تمرکز روی انجام یک کار، زمان را به قطعات ۲۵ دقیقه ای تقسیم کنید. پس از تمام شدن آن قطعه زمانی و قبل از شروع مجدد برای ادامه کار، یک استراحت کوتاه داشته باشید. من در طی چهار روزی که از تکنیک Pomodoro استفاده می کردم، کار بیشتری نسبت به سایر روزها که به صورت فول تایم کار می کردم، انجام دادم.

۲- برای تمرکز روی اولویت ها از قبل برنامه ریزی کنید.

مدیریت زمان
مدیریت زمان

من به طور معمول، روز خود را با برنامه ریزی برای روز بعد به پایان می رسانم و همیشه در پایان هفته، برای هفته بعد برنامه ریزی می کنم. این امر در مدیریت زمان، به من امکان می دهد که به محض شروع روزم، بدون اینکه نیاز به یاد آوری موارد مهم باشد و یا اساسا نگرانی راجع به چیزی داشته باشم، روی مواردی که بالاترین اولویت را برایم دارند کار کنم.

پیشنهاد من مقاله ۱۱ روش قطعی برای دستیابی به ادغام کار و زندگی را در این مقاله به شما خواهیم گفت . برای افرادی که می خواهند همزمان زندگی شخصی و کاری را مدیریت کنند.

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید