بهینه سازی مداوم فرایندها چطور باعث افزایش بازدهی شغلی می شود؟

نماد بهینه سازی مداوم فرایندها

« همیشه همین‌طور انجام شده و ما هم همونطور انجام می دیم!» این جمله برای شما آشنا نیست؟ بسیاری از ما این جمله یا جملات مشابه را بارها در زندگی شنیده یا به کار برده‌ایم تا احتمالاً در کسب‌وکاری که وجود دارد، جلوی ضرر و آسیب گرفته شود و خوب پیش برود. درواقع باور بهینه سازی مداوم فرایندها ممکن است موضوعی باشد که سخت بتوانیم آن را درک کنیم و بپذیریم.

بسیاری از شرکت‌های پیشتاز، سرسختی بی‌دلیل ندارند و برای رسیدن به توسعه پایدار موردنظرشان بازنگری و ارزیابی اصولی در نظر می‌گیرند. به باور آن‌ها، اتفاقاً بهینه سازی‌های هرچند کوچک در مسیر کسب‌وکار مزایای بلندمدت گسترده‌ای برایشان دارد.

قصد دارم یکی از مفاهیم جالب در توسعه کسب‌وکار را بیشتر برایتان باز و در این نوشته بهینه سازی مداوم فرایندها را تعریف کنیم، نحوه اجرای آن را در هراندازه کسب‌وکار بشناسیم و دلیل ضرورت انتخاب چنین مدلی را بدانیم.

تعریف بهینه سازی مداوم فرایندها

این عبارت Continuous Process Improvement با مخفف CPI گویای « بهبود پیوسته محصول، خدمات یا فرایندهای پیشرفت برای تغییرات اساسی و در مسیر صعودی » است.

البته منظور فقط این نیست که کسب‌وکارها باید در هر موقعیتی که بحران اتفاق می‌افتد و فرایند انجام کار عادی نیست بهتر است تغییراتی در ساختار یا روند انجام کار ایجاد کنند. این بهینه سازی را، در عوض، باید نوع واقعی سبک کاری دانست که هدفش بازنگری مرتب نتایج و انطباق با محاسبات جدید در زمان لازم است.

تأکید اصلی روی مداومت است چون‌که تغییرات گسترده نهایی و جریان پیشرفت از همان گام‌های اول با هدف بهینه سازی باید برداشته شود و تنها با رعایت اصل پیوستگی این اتفاق می‌افتد. در این مسیر گروهی هستند که ترکیبی از روش‌های بهینه سازی را انتخاب می‌کنند که مثلاً کایزن و شش سیگما ازجمله آن‌هاست.

اگرچه این چارچوب‌ها می‌توانند در طول مسیر نقش تأثیرگذاری داشته و درون فرایند وجود داشته باشند ولی نباید فراموش کنیم که کارکرد هرکدام با دیگری متفاوت است.

•● مهم: بهینه سازی مداوم فرایندها دو دیدگاه را در خودش گنجانده است؛ رسمی و شکل یافته formalised و انطباقی adaptive .

دیدگاه شکل یافته معمولاً با روش شش سیگما یکی است که در آن فرد با مجموعه‌ای از تکنیک‌ها سروکار دارد و با هدف بازگشت مالی محاسبه‌شده رسمیت پیدا کرده. دیدگاه انطباقی برگرفته از روش‌های اصلی مدیریتی و بهبود فرایندها به‌صورت موردی است.

آشنایی با مدل بهینه سازی مداوم فرایندها

نمایش PDCA در دوچرخه برای بهینه سازی مداوم فرایندها

یکی از پرطرفدارترین ابزارهای این مدل، چرخه PDCA مخفف عبارت برنامه‌ریزی، آزمایش، بررسی و اقدام است. هر حرف به یک مرحله اشاره می‌کند که باهم می‌خوانیم:

• Plan (برنامه‌ریزی)- شناسایی فرصت‌های تغییر و بازنگری

• Do (آزمایش)-  اجرای آزمایشی تغییرات در مقیاس کوچک

• Check ( بررسی)- ارزیابی داده‌ای برای بازنگری نتایج تا میزان موفقیت‌آمیز بودن تغییرات مشخص شود. یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای اینکه نتیجه‌بخش بودن این مرحله را بدانیم استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون داده است تا داده‌های واقعی و آمار نشان دهند که فرایندها در چرخه درستی کار می‌کنند.

• Act ( اقدام)- وقتی تغییرات اعمال‌شده در حالت آزمایشی جواب بدهند حالا وقت آن می‌رسد که در مقیاس بزرگ‌تری وارد عمل شویم. درصورتی‌که که به نتیجه منطقی نرسیدیم شاید باید در فرصت بهتری دوباره دست‌به‌کار شویم.

نقش نرم‌افزار اتوماسیون داده در  CPI

این نرم‌افزار در هر مرحله چرخه PDCA حضور پررنگ دارد و در همان ابتدای کار کمک می‌کند تا تصویر درستی از چگونگی انجام فرایند و شناسایی شکاف‌ها و وقفه‌ها برای بهتر شدن داشته باشیم.

در مرحله بعدی ابزارهای موجود در این برنامه قرار است به‌عنوان یک فضای آزمایشی یا جعبه شنی  sandbox تغییرات در نظر گرفته‌شده را آزمایش کنند تا میزان اثرگذاری آن‌ها بر کل سازمان مشخص شود. با تأیید مفید بودن نتایج این آزمایش، نوبت به اجرا می‌رسد.

♦♦ توجه داشته باشید که

پیاده کردن تغییرات تأییدشده در کل سازمان هزینه‌بردار، نیازمند زمان و پرخطر است اما وقتی پای نرم‌افزار اتوماسیون داده به میان می‌آید بسیاری از مشکلات قابل‌حل می‌شوند چراکه تصویر بزرگی از فرایندها در اختیار دارید و نسخه کنترل در اختیار شماست و مدل‌های پیش‌بینی این قدرت را به شما می‌دهند که از چگونگی اثر تغییرات بر کسب‌وکارتان به‌خوبی اطلاع پیدا کنید.

نکته: فضای آزمون‌وخطای چنین ابزاری امکان مرور و بازگشت به نقطه اول را برای بهینه سازی مداوم فرایندها در مقیاس کلان فراهم کرده است.

بهینه سازی پیوسته با وقفه یا بهینه سازی پیوسته دائمی؟

شاید برایتان جالب باشد که به‌عنوان یک فعال در حوزه کسب‌وکار و شناسایی رقبای خودتان در بازار فشرده و استرس آفرین رقابت بخواهید به تفاوت این دو عبارت دقت و بدانید چرا باید رویکرد خودتان را دقیقاً مشخص کنید.

اولی (بهینه سازی پیوسته با وقفه) مشخصاً در مورد فعالیتی است که در زمان تعیین‌شده‌ای شروع می‌شود و پایانی هم برایش درنظرگرفته ‌شده است. دراین‌بین وقفه‌هایی هم دارد.

دومی (بهینه سازی پیوسته دائمی) بدون هرگونه وقفه و همیشگی است.

اما چرا این موضوع در بهینه سازی مداوم فرایندها اهمیت دارد؟ باید خدمت شما عرض کنم که هدف اصلی از بهینه سازی پیوسته دائمی ساخت ارزش بیشتر برای کسب‌وکار است. ضمن اینکه همیشه رسیدن به سود و تولید برتر یک امتیاز مطلوب به‌حساب می‌آید. اما اگر تغییرات موردنظر با دقت کم یا  شتاب‌زدگی اعمال شود، بهای آن کم کیفیت بودن خدمات/ محصول خواهد بود.

فراموش نکنید که بهینه سازی پیوسته، بدون وقفه و دائمی یعنی انجام فرایند به‌صورت تدریجی. نکته‌ای که دراین‌بین همیشه مهم و تعیین‌کننده است وجود همیشگی محدودیت‌ها و موانع بوده که یا به‌صورت مالی یا در قالب محدودیت منابع و زمانی خودش را نشان می‌دهد. بنابراین بهینه سازی پیوسته و دائمی انتخاب اول همه شرکت‌ها با کمک نقشه برداری جریان ارزش  Value Stream Mapping است.

این نقشه‌کشی موقعیت و آنچه را که در حال اتفاق افتادن است، احتمال وقوع تغییرات و روش محاسبه نتایج را تعریف می‌کند.

فرهنگ بهینه سازی مداوم فرایندها در محیط کار

نمایش بهینه سازی مداوم فرایندها در یک تیم ساخت موشک کاغذی!

این فرایند قرار نیست فردی و اتفاقی باشد. بلکه به فراخواندن مجریان و مدیران برای حمایت از فرهنگ پیوستگی بهبود و تأمین کارمندان برای پذیرش اولویت‌ها نیاز دارد. درواقع چنین فرهنگی قابل حمایت و پذیرش خواهد بود. شاید بهتر باشد مدیریت مجموعه دو نکته زیر را برای ساخت چنین فرهنگی در نظر داشته باشد:

طرح پرسش‌های مناسب

چه سؤال‌هایی دقیقاً بیانگر جریان کار و فرایندها در سازمان است؟ به چند نمونه دقت کنید:

  • تعداد افراد درگیر در این فرایند چند نفر است؟
  • تغییرات اعمال‌شده در هر مرحله از فرایند چه اثراتی روی اعضای تیم می‌گذارد؟
  • آیا امتیاز احتمالی تغییر، ارزش اثرگذاری بر کل جریان کار را دارد؟
  • میزان هزینه مالی و زمانی برای فرایند چقدر است؟

روش‌های تغییر رویکرد

سه روش زیر به‌خوبی می‌تواند فرهنگ بهینه سازی را در مجموعه کسب‌وکار شما تعریف کنند.

  • فلوچارت یا تابلوی کانبان: نمایش تصویری برای تجزیه فرایند و مشخص کردن مسئولیت‌ها برای هر مرحله. این روش به‌خوبی نشان می‌دهد که همه اعضای تیم درک بهتری از تقسیم‌بندی مسئولیت‌هایشان پیداکرده‌اند.
  • ارزیابی: استفاده از ابزار اتوماسیون داده برای تعیین کیفیت منابع و نتایج. با این روش بررسی کارآمد بودن مدل بهینه سازی و شناسایی شکاف‌ها برای بهبود به‌خوبی انجام می‌شود.
  • پیشنهاد‌ها: تیم به همان اندازه که تغییرات را اجرا می‌کند بخشی از استراتژی هم به‌حساب می‌آید. پس گام‌های عملیاتی که برداشته می‌شد می‌تواند شامل جلسات آموزشی هم باشد که در کنار اتوماسیون اداری اهمیت دارد. توجه داشته باشید که سیستم اتوماسیون کمک می‌کند ناهمواری‌های مسیر گرفته و وابستگی مهم افراد حذف شود چراکه سیستم به‌تنهایی می‌تواند با کمترین دخالت انسان کار خودش را پیش ببرد.

این سیستم‌ها همچنین وظایف کم‌اهمیت را برای تیم حذف می‌کنند و درنتیجه اعضا می‌توانند روی فعالیت‌های مهم‌تری مثل انجام کارهای جدید در فرایند بهینه سازی تمرکز بدهند.

تکنیک‌های بهینه سازی مداوم فرایندها و استفاده از آن‌ها

پیشنهاد می‌کنم برای آشنایی بهتر با این مدل، پنج روش از پرطرفدارترین تکنیک‌ها را بیشتر بشناسید:

نقشه‌کشی فرایند کسب‌وکار BPM

چنین تکنیکی برای ارائه چگونگی و چرایی نمایش بصری فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. به‌عبارت‌دیگر با مشخص کردن فرایند کسب‌وکار در قالب نمودار یا نقشه با ابزار اتوماسیون، رد کردن هر مرحله که ضعف در آن مشاهده می‌شود با سرعت بیشتری انجام می‌شود. برای انجام تغییرات ضروری از این تکنیک استفاده می‌کنند.

DMAIC

مخفف کلمات Define تعریف، Measure اندازه،  Analyse ارزیابی، Improve  بهبود و Control کنترل که هرکدام تعریف خودشان را دارند:

♦ تعریف: تعریف مسئله یا فعالیتی که نیازمند بهینه سازی است. دریافت بازخورد مؤثر از مشتری یا استفاده از نقشه جریان ارزش برای تعریف فعالیت لازم است.

♦ اندازه: بازنگری اندازه مشکل و اثری که ممکن است روی فرایند بگذارد.

♦ ارزیابی: استفاده از تحلیل ریشه‌ای مسائل یا محاسبه داده‌ای برای تعیین چگونگی و چرایی وقوع مسئله

از تکنیک حل مسئله استخوان ماهی چه می‌دانید؟

یکی از پرکاربردترین تکنیک‌های پاسخ به سؤال در ریشه‌یابی مسائل و مشکلات

اکنون بخوانید

 

♦ بهبود: دسته‌بندی فاکتورهای اثرگذار در وقوع مسئله با هدف قرار دادن دلایل ریشه‌ای تا مشکل حل شود.

♦ کنترل: اجرای فرایندی که بهینه سازی شده و محاسبه عملکرد آن در طول زمان انجام شده است.

مردم و مکان واقعی Gemba Walks

نباید از قدرت این تکنیک برای بهینه سازی مداوم فرایندها غافل شد. در حقیقت جمبا واک باعث می‌شود تا همیشه ارزشمندترین منبع خودتان را در کسب‌وکار کنار دست داشته باشید؛ مردم. خلاقانه‌ترین فکرهای بهینه سازی اغلب به لطف کارمندانی ارائه می‌شود که در خط مقدم هستند و ذهنیت حل مسئله تحسین‌برانگیزی دارند.

این افراد درک عمیقی از محدوده فرایند تولید دارند و می‌توانند راه‌حل‌های احتمالی را ارائه کنند. هر مدیر کارآمد و باهوشی می‌داند که بهترین روش شکار تکنیک‌های خلاقانه و دیدگاه‌های ارزشمند بیرون آمدن از دفتر مدیریت  و قدم گذاشتن به فضای واقعی است.

نکته: Gemba  یک کلمه ژاپنی به معنی « مکان واقعی» است. در حوزه کسب‌وکار این کلمه به هر فضایی که ارتباط نزدیک و مستقیم با کارمند/ مشتری و مصرف‌کننده دارد گفته می‌شود.

جمبا همان‌جایی است که داستان واقعی و اصلی اتفاق می‌افتد ( تولید یا پیشرفت محصول) و شامل تعامل دوستانه و غیررسمی با کارمندان در محل کارشان می‌شود. چنین ارتباطی در جلسات رسمی شرکت اتفاق نمی‌افتد.

نکته جالب‌توجه مشاهده مبتنی بر واقعیت یا فرایند تولید واقعی است که به لطف قرار گرفتن در آن هر مدیری می‌تواند اطلاعات روشن‌تری از وقایع اطرافش دریافت کند. این جمع‌آوری اطلاعات صمیمانه و البته دقیق به‌عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند شرکت‌ها است که علاقه‌مند به ابزارها و تکنیک‌های ساده بهینه سازی مداوم فرایندها هستند.

با پیاده‌سازی این تکنیک در سازمان‌ها، همه اعضای مجموعه به‌مرورزمان شاهد بهتر شدن روابط بین فردی و درنهایت تمرکز کافی برای بهبود مداوم خواهند بود. به عبارت بهتر، چارچوب سالم و درستی که برای تعاملات منظم در نظر گرفته‌شده عادت بازخورد مؤثر و مداوم را در افراد شکل می‌دهد.

بهینه سازی مداوم فرایندها با توجه به نمودار جمبا واک

 

Gemba walks نباید با این هدف در سازمان پیاده شود که افراد، به دلیل ارتباط دوستانه مدیریت با کارمندان، وادار به گفتن افکار شخصی خودشان شوند. بلکه این تکنیک بهترین روش برای مشاهده و گردآوری داده/ بازخوردهایی است که در تصمیم‌گیری‌های آینده اثرگذار خواهد بود.

پنج « چرا….؟»

روش پنج چرا یکی از بهترین ابزارهای بهینه سازی مداوم فرایندهاست تا به کمک آن بتوانید ریشه اصلی مشکل را شناسایی کنید. با طرح پنج چرای پشت سر هم می‌توان به‌جای اینکه فقط به نشانه‌ها توجه شود وارد مرکز مسئله شد و راه‌حل‌های احتمالی را پیدا کرد.

اگرچه این تکنیک هم مثل جمبا واک Gemba Walk راه‌حل اصلی نیست. بلکه روش کارآمدی برای رسیدن به ریشه مسئله و شناسایی فرصت‌های بهبود است. درحالی‌که راهکاری برای اجرای راه‌حل‌ها ارائه نمی‌دهد. درواقع تکنیک پنج چرا فقط کمک می‌کند تا توجه کسب‌وکارها متوجه حواشی نباشد و به اصل موضوع بپردازند.

تویوتا کاتا Toyota kata تحفه مدیران

مایک روتر Mike Rother این مدل بهینه سازی را به‌عنوان بخشی از پژوهش خود در شرکت ماشین‌سازی تویوتا در نظر گرفت. درواقع این رویکرد جالب برگرفته از فرهنگ کایزن در بهینه سازی مداوم فرایندها بود که به الگوهای رفتاری یا کاتای دخیل در آن می‌پرداخت.

یکی از همین کاتاها مربوط می‌شد به آموزش کارمندان تا در فرایند یادگیری روی خودشان کار کنند و تمرکز اصلی خود را بر تلاش در مسیری مشخص قرار دهند.

شاید تیم شما پیش‌تر یا اکنون تجربه یک رکود و بی‌انگیزگی در کارمندان را تجربه کرده باشد یا می‌کند که باید خدمتتان عرض کنم مدل آموزشی تویوتا کاتا روشی عالی برای نجات است. اما چطور؟ چالش‌های منظم.

کاتا چالش‌هایی را در نظر می‌گیرد تا افراد برای انجام آن‌ها و بهبود مداوم تلاش می‌کنند. چنین چالش‌های برنامه‌ریزی‌شده‌ای کارمندان را تشویق به فعالیت‌هایی می‌کند که ناخواسته اولویت دوم آن‌ها و تبدیل به عادت شده است.

این ابزار کارآمد قدیمی ساختاری برای یادگیری مداوم و پیشرفت دارد و کاری می‌کند تا اعضای تیم که حس می‌کردند درگیر یک روتین کسل‌کننده کاری شده‌اند، بهره‌وری دلخواهشان را ندارند و جلوی رشدشان گرفته‌شده است، انگیزه بیشتری بگیرند.

اتفاق مثبتی که درنتیجه چنین نظارت مسئولانه‌ای می‌افتد افزایش بازدهی شغلی است تا آنجا که نه‌تنها خود کارمند بلکه مشتری و سایر بخش‌های مرتبط هم از امتیاز آن سود می‌برند.

محبوب‌ترین پلتفرم‌های CMS و مقایسه آن‌ها با یکدیگر

حالا می‌توانید به‌راحتی تصمیم بگیرید جزو رقبای دیجی کالا باشید یا شرکت مرسدس بنز

اکنون بخوانید

 

بهینه سازی مداوم فرایندها به روش تویوتا کاتن را با مجموعه‌ای از پرسش‌های تعیین‌کننده می‌شناسند که مدیران هر مجموعه آن‌ها را آماده می‌کنند. اگر ازجمله مدیرانی هستید که نیاز به این سؤالات برای انگیزه بخشیدن به هم‌تیمی‌هایتان دارید فرصت خوبی است:

  • آخرین مرحله‌ای که انجام دادی چه بود؟
  • انتظار داشتی چه اتفاقی بیفتد؟
  • دقیقاً و واقعاً چه اتفاقی افتاد؟
  • از این اتفاق چه آموختی؟

۳ میم؛ موری، مورا و مودا

این سه میم بخشی از همان سیستم تولیدی تویوتا کاتا است. توجه اصلی این مدل به سه دسته‌بندی متفاوت آشفتگی و انحراف حرفه‌ای است که مشکلاتی را برای شرکت‌ها به وجود می‌آورد. مشکلات شناسایی‌شده مربوط می‌شوند به بخش تولید، پژوهش و توسعه، بازاریابی یا هر بخش دیگر. کنجکاو نیستید که بدانید ریشه اصلی این سه میم چیست؟!

سه میم داستان بهینه سازی ما برگرفته از واژه‌هایی ژاپنی هستند که هرکدام را به شرح زیر برایتان ترجمه می‌کنم:

موری Muri- خستگی مفرط ناشی از کمبود منبع، برنامه‌ریزی ضعیف یا حذف بیهوده بیش‌ازاندازه.

مورا Mura- ناهماهنگی و بی‌نظمی‌هایی که باعث مودا و بروز مسائل بیهوده می‌شود.

مودا Muda- هدر رفت هایی مثل حمل‌ونقل، انبار، انتظار، تولید یا کمبودهای بیش‌ازاندازه.

این سه میم در پیگیری رویکرد بهینه سازی برای کسب‌وکار بسیار مهم هستند و ازجمله بهترین ابزارهای بهینه سازی مداوم فرایندها به‌حساب می‌آیند که درنهایت هدر رفت ها را کمتر می‌کنند. با در نظر گرفتن این سه میم می‌توانیم فرصت حل مسئله در مورد هر عملیاتی را که سود کمتری برای سازمان دارد، به چنگ آوریم.

مهم: این سیستم فایده زیادی برای کنترل کیفیت نهایی و ارزش‌گذاری برای مشتری دارد.

به لطف سه میم داستان، اتفاقات زیر می‌افتد:

♦ یافتن نمونه‌های موری یا خستگی و فشار مفرط در کسب‌وکار کمک می‌کند تا موقعیت‌های نیازمند منابع بیشتر یا فرصت‌ها برای برنامه‌ریزی بهتر شناسایی شوند.

♦ پیدا کردن منابع مورا یا بی‌نظمی‌ها در تولید محصول مسیر گام بعدی کاهش مودا یا هدر رفت را هموار می‌کند.

همچنین لازم است که در مسیر هدفمندی که گام برمی‌داریم منابع آسیب‌رسان دیگر را که باعث هدر رفت می‌شوند بررسی کنیم تا عملیات با تمام ظرفیت خود به نتیجه برسد.

اصول بهینه سازی مداوم فرایندها کدام است؟

از بین مدل‌های متنوعی که برای بهینه سازی فرایند وجود دارند، مهم نیست کدام را انتخاب کنیم، آنچه اهمیت بیشتری دارد پایبندی به اصولی است که تغییر نمی‌کنند. هسته مرکزی بهبود مداوم، ارزش‌های زیر هستند:

تغییرات کوچک– دیگر بر هر کسب‌وکاری روشن شده که پیشرفت با تغییرات کوچک ولی پیگیرانه اتفاق می‌افتد. این تغییرات کوچک وقتی با مداومت همراه باشند دیگر نیازی به تغییرات چشمگیر نیست.

ارزش کارمند– همان‌طور که در مدل مردم واقعی Gemba Walk نوشتم، کارمندان و در کل افراد عنصر حیاتی بهینه سازی مداوم فرایندها هستند. مدیران نباید فراموش کنند که کارمند باانگیزه بهتر از یک کارمند عادت کرده به روتین هرروزه می‌تواند فرصت‌های بهبود را شکار کند.

نکته: کارمند باانگیزه فقط شنیده نمی‌شود بلکه فرصت‌های اقدام درست هم به او داده می‌شود.

پیشرفت صعودی، کم هزینه است– این اصل با همدلی و همراهی کارمندان اجرا می‌شود. بسیاری از ما کارمندان یک فرایند کاری مشخص را هرروز دنبال می‌کنیم. به همین دلیل هم وقتی گرفت و گیری در کار پیش می‌آید میدانیم مشکل چیست چون روال را میدانیم.

اما گروه دیگری هم هستند که بر اساس یک روتین کار نمی‌کنند. این دسته روش‌هایی را برای کم کردن مراحل انجام کار به‌جای اضافه کردن پیدا می‌کنند که کارایی را بیشتر می‌کند. توجه آن‌ها به تغییرات صعودی کوچکی است که معمولاً هزینه‌بردار نیست.

مالکیت کارمند– وقتی به‌عنوان یک مدیر کارمندانی دارید که در فرایند تغییرات نقش دارند پس احتمال آگاهی از ارزش این تغییرات و ظرفیت بالای پذیرش آن‌ها وجود دارد. چنین موقعیتی به آن‌ها حس مالکیت نسبت به فرایندی که در حال انجام شدن است می‌دهد و هریک از اعضای تیم به نقش تعیین‌کننده خود در تغییراتی که اتفاق می‌افتد باور پیدا می‌کند.

نتیجه چنین مشارکت همدلانه‌ای توسعه پایدار است. توجه داشته باشید که ابزارهای اتوماسیون در این مسیر نقش مهمی برای تغییر پایدار فرایندهای خودکاری که استانداردسازی می‌شوند، بازی می‌کنند.

پیشرفت، بازتاب دارد – کارمندان، هرکدام تعدادی وظیفه دارند که باید به آن‌ها برسند. انتخاب راه‌حل‌هایی که نقش مشارکتی این کارمندان و مشاهده‌پذیر بودن آن‌ها را بیشتر می‌کند درواقع فرصتی به هرکدام می‌دهد تا بازتاب مثبت نقش خود را درنتیجه مطلوب کار ببینند.

اما بازتاب مطلوب این نتایج مثبت چگونه اتفاق می‌افتد؟ استفاده از اتوماسیون داده/ نرم‌افزار برای بهینه سازی پیوسته همچنین کمک می‌کند تا ذی‌نفعان مجموعه نیز در جریان تغییرات و اثرات مفید آن‌ها قرار بگیرند.

قابل‌اندازه‌گیری و تکرارپذیر– پیشرفت‌های کوچک را برای بررسی اینکه آیا در مسیر درستی قرار دارند باید بتوان سنجید. به لطف وجود فناوری اتوماسیون می‌توان چگونگی کسب موفقیت در فرایند را شناسایی کرد. این ارزیابی شامل تغییر در نحوه گردآوری حساب‌های درخواستی می‌شود که با افزودن یک راه‌حل خودکار انجام می‌شود.

برای نمونه اگر فرایند جدید نتایج فوری به شما می‌دهد، با دنبال کردن این فرایند می‌توانید روزهای باقی‌مانده تا روز پرداخت را تخمین بزنید.

احساس نمی‌کنید چیزی ازقلم‌افتاده باشد؟! کتابخانه صوتی مجموعه را که فراموش نکرده‌اید؟ البته که همین‌طور است مخصوصاً کتابخانه‌ای که با کتاب‌های شنیدنی جدید در حوزه توسعه کسب‌وکار و توسعه فردی به‌روز شده و فقط نیازمند یک کلیک برای دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن است.

دانلود اپلیکیشن ذهن برای آشنایی با بهینه سازی مداوم فرایندها

پایان‌بخش

بهترین مثال برای هر سازمانی مثال اتومبیل است. موتور این ماشین فرایندهای سیستم بزرگ‌تر را مشخص می‌کند. پس اینکه موتور را چطور در بدنه ماشین جاسازی کنید بر عملکرد نهایی آن اثر می‌گذارد.

بهینه سازی مداوم فرایندها چارچوبی است که در آن تمامی فرایندهای سازمانی و افراد جا می‌گیرند؛ محیطی که کارمندان مشارکت همدلانه دارند، برای ارائه نظرات خود احساس قدرت می‌کنند چون قرار است کاری کنند تا ماشین بهتر کار کند.

فراموش نکنید که هر تغییر کوچک اعمال‌شده در این فرایند باعث می‌شود کل کسب‌وکار مطلوبی داشته باشد که برای هر فردی حاضر در آن مجموعه سودمند است.

منبع:

https://www.solvexia.com/blog/what-is-continuous-process-improvement

https://reverscore.com/continuous-improvement-tools/

من می‌نویسم. در کنار سفر، مهربانی، آشپزی و سکوت، از این هنر، برای معنا دادن به زندگی ام بهره می‌برم.

2 دیدگاه‌ها

  1. سلام بر شما خانم صادقی ارجمند و همکاران بزرگوارتان
    البته من چندسالی میشود که بازنشسته شده ام و ارتباط نزدیکی با محیط کاری فعلی ندارم ولی یادم می اید چندسالی شرکت ما دچار رکود شده بود. ما یک روانشناس خبره در سازمان داشتیم که خیلی خداترس و متعهد بود. خداحفظش کند. او متوجه شد دلیل اصلی این رکود رها شدن کارمندان به حال خودشان بود. درحقیقت هرکسی سرش در لاک خودش بود.
    هم او کمک کرد یک زنجیره جلسات هم اندیشی مدیران و کارمندان شرکت ما با شرکتهای دیگر برگزار شود.
    برایتان آرزوی موفقیت دارم

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید