فهرست مطالب
هدف از بهبود فرآیند این است که کلیه وظایف و مراحل فرآیندهای مختلف به طور مؤثر و مفید در کل زنجیره تولید اتفاق بیفتد، و با تحویل محصول یا خدمات، ارزش بسیار درک شده‌ای را به مشتری ارائه دهد. هرچه ارزش درک شده بیشتر باشد، مشتری مایل به پرداخت بیشتر هزینه جهت لذت بردن است.
اگر فرآیندهای تحویل بدون ضایعات و با بهره‌وری عملیاتی بالا انجام شوند، این موضوع شرکت را قادر می‌سازد به یک حاشیه سود خوب برسد. در این زمینه، بهبود فرآیند به فعالیتی مهم برای دستیابی به این هدف تبدیل می‌شود. در این مقاله، ما در مورد بسیاری از جنبه‌های آن بحث خواهیم کرد؛ با ذهن همراه باشید.
بهبود فرآیند چیست؟
بهبود فرایند شامل فعالیت تجاری در شناسایی، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری موجود برای بهینه‌سازی عملکرد، رعایت بهترین استانداردهای عملی یا صرفاً بهبود کیفیت و تجربه کاربری برای مشتریان و خریداران نهایی است.
بهبود فرایند شامل فعالیت تجاری در شناسایی، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری موجود برای بهینه‌سازی عملکرد، رعایت بهترین استانداردهای عملی یا صرفاً بهبود کیفیت و تجربه کاربری برای مشتریان و خریداران نهایی است.
[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]
[su_animate type=”shake” duration=”0.5″]بهبود مستمر در سازمان[/su_animate]
[/su_box]
تکنیک‌های بهبود فرآیند
چندین روش مختلف برای کمک به سازمان شما در مقابله با بهبود فرآیند وجود دارند. هر هدف برای کمک به کسب و کارها در شناسایی مسائل مربوط به فرآیند، رفع آنها و تجزیه و تحلیل موفقیت یا عدم موفقیت در آن تغییرات استفاده می‌شود.
با وجود این هدف مشترک، هر کسب و کاری شیوه متفاوت خود برای استفاده از آن را دارد. برخی از چارچوب‌ها روی تکنیک‌های بهبود روند، تمرکز دارند.
سایرین برای دستیابی به فرهنگ کسب و کار در مکان مناسب برای بهبود فرآیند، تمرکز می‌کنند. همچنین روش‌هایی وجود دارند که به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا به طور بصری گردش کار را پردازش کنند.
کایزن (Kaizen): کایزن با تأکید جدی بر روی کارهای سریع، باعث بهبود مستمر می‌شود. کایزن بر بهبود کیفیت، بهره‌وری و کارآیی از طریق تغییر کوچک در کارهای روزانه یا فرهنگ سازمانی متمرکز است تا محیطی را ایجاد کند که خطاها را مجازات نکند، بلکه در عوض کاری می‌کند تا از وقوع مجدد آنها جلوگیری شود.
S5: این مدل بخشی از روش‌شناسی کایزن است و شامل پنج مرحله اصلی می‌باشد: مرتب‌سازی، صاف کردن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. تکنیک S5 به ایجاد ثبات بیشتر در بهبود فرآیند کمک می‌کند و می‌تواند پیشرفت فرآیند را استانداردسازی کند.
PDCA: همچنین بخشی از روش کایزن، PDCA مخفف برنامه، انجام، بررسی و عمل است. این روش کمک می‌کند تا سازمان‌ها در شناسایی فرآیندهایی که نیاز به پیشرفت دارند، کارآمدتر باشند. شما ابتدا مشکل (برنامه) را شناسایی، سپس یک راه‌حل را ایجاد و پیاده‌سازی می‌کنید، داده‌ها را برای اثربخشی ارزیابی کرده و در پایان نتایج نهایی را مستند می‌کنید و در صورت موفقیت‌آمیز بودن، طرح را اجرا می‌کنید.
Six Sigma: یک روش پیشرفته برای بهبود فرآیند است که کارگران را از طریق رده‌های طبقه‌بندی شده با استفاده از کمربندهای کاراته (به عنوان مثال) بالا می‌برد. شما با کمربند سبز شروع می‌کنید و راه خود را تا کمربند سیاه ادامه می‌دهید. Six Sigma شامل دو راه برای تجزیه موفقیت در فرآیند از طریق مراحل خاص است. این مراحل شامل تعریف، اندازه‌گیری، آنالیز، بهبود و کنترل هستند (DMAIC).
تجزیه و تحلیل علت و اثر: ابزار دیگری که از Six Sigma متولد شده است، تجزیه و تحلیل علت و اثر است که شامل استفاده از یک روش نمودار برای برطرف کردن مشکلات برای اولین بار با شناسایی مشکل و ارائه راه‌حل‌های مشخص است.
آنالیز SIPOC: به عنوان یک قالب نموداری که تحت روش Six Sigma قرار دارد، آنالیز SIPOC در مرحله اندازه‌گیری (DMAIC) اتفاق می‌افتد. SIPOC به سازمان‌ها کمک می‌کند تا قبل از شروع، یک پروژه بهبود فرآیند را تعریف و ایجاد کنند.
نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM): این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصور مشتری را از یک فرآیند تجاری نشان دهند، که به شناسایی ارزش یک محصول یا خدمات به سازمان کمک می‌کند. مشابه روش‌های دیگر، این امر به شدت در از بین بردن مشکلات و نقص‌ها تا حد امکان متمرکز است.
مدیریت کیفیت کامل (TQM): این روش که بر رشد موفقیت در درازمدت از طریق جلب رضایت مشتری متمرکز است، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کل شرکت را با پیشرفت مستمر از طریق بهبود فرآیند به کار گیرند. TQM این روشی است که با پرورش فرهنگی در جایی که کارمندان از اشتباهات خود نترسند و به سمت یک هدف تجاری مشترک سوق داده شوند کار می‌کند. همچنین، این روش کارمندان را توانمند می‌سازد.
کانبان (Kanban): ابزاری برای تجسم گردش کار است که واحدهای تجاری، رهبری و کارمندان را در یک شکل یکپارچه برای بهبود روند پیش می‌برد. کانبان روش دیگری است که باعث بهبود و تشویق روند کار می‌شود.
نقشه‌برداری فرآیند: یکی دیگر از تجسم‌های گردش کار که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نقشه‌ای را برای بهبود فرآیند خود ترسیم کنند، نقشه برداری فرآیندها است. همچنین می‌توان آن را نمودار فرآیند، نمودار جریان عملکردی و مدل فرآیند نیز نامید. در نهایت، این روند ایجاد نمودار جریانی است که اطلاعات اساسی در مورد یک گردش کار را از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهد.
روند بهبود فرآیند چگونه است؟
بهبود فرآیند مراحل و روند مشخصی دارد که به شرح زیر هستند:
مرحله ۱: فرآیندی که می‌خواهید در آن پیشرفت کنید را درک کنید
اولین قدم و یکی از مهمترین آنها، آنالیز فرآیند تجارت است. درواقع، چگونه چیزی را که کاملاً درک نشده است را بهبود بخشیم؟
قبل از شروع بهبود روند، مهم است که فرآیندهای فعلی و نحوه عملکرد آنها را بدون هیچ توهم یا سوء تفاهم درک کنید. برای کمک می‌توانید یک تحلیلگر فرآیند حرفه‌ای را استخدام کنید. تقاضا برای استخدام آنها توسط شرکت‌های بزرگ بسیار زیاد هستند و دقیقاً در تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای تجاری کار می‌کنند.
همچنین می‌توانید از یک فرآیند نقشه‌برداری استفاده کنید، با ترسیم نموداری از روند و کلیه مراحل آن، تصویر کاملی از تنگناها و نقاط بهبود را خواهید فهمید. صحبت با افراد درگیر در این پروژه بسیار مهم است. هیچ کس بهتر از کسانی که روز به روز با روند کار درگیر هستند، نمی‌توانند دقیقاً به شما بگویند که مشکلات چه چیزی هستند.
مرحله ۲: یافتن پیشرفت‌های کار
پس از تجزیه و تحلیل، شما باید فرآیند جدید را الگوبرداری کنید. اما، چگونه می‌توانید آن را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این روند برای رسیدن به بهترین نتیجه و استفاده از منابع کمتر چه خواهد بود؟ نمودار دیگری درست کنید و ایده‌های‌تان را با تیم خود به اشتراک بگذارید!
در این مرحله از پروژه بهسازی، سعی کنید به برخی از این سؤالات زیر را پاسخ دهید:
- هدف از این روند، گردش کار یا فعالیت چیست؟
- آیا فراوانی وجود دارد؟
- مشکلات، کیفیت و مسائل مربوط به انطباق چیست؟
- چرا این کار ضروری است؟
- کجا باید انجام شود؟
- چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
- آیا به طور صحیح توسط اتوماسیون پشتیبانی می‌شود؟
- عمده مشکلات آن چیست؟
- چگونه می‌توان مشکلات را از بین برد؟
- چگونه می‌توانیم مشکلات را حذف کنیم؟
- آیا استانداردهایی وجود دارد که باید به دست آورد؟
- چگونه می‌توان فعالیت را رصد کرد و از دستیابی به اهداف اطمینان حاصل کرد؟
[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]
[su_animate type=”shake” duration=”0.5″]ده مهارت مورد نیاز هر کارآفرین برای موفقیت در کسب و کار[/su_animate]
[/su_box]
مرحله ۳: اجرای پیشرفت‌ها
بعد از مدل‌سازی فرآیند، زمان شروع کار است! عملی کردن آنچه که مورد بحث قرار گرفت و به کار بستن هر فردی در موفقیت پیشرفت فرآیند، ضروری است. با بررسی اجرای فعالیت، می‌توانید ببینید که آیا ایده‌های جدید کار می‌کنند یا خیر، و آیا پیشرفت‌ها موفق خواهند بود؟
مرحله ۴: نظارت بر پیشرفت‌ها
شما فقط می‌توانید آنچه را مدیریت کنید که بهبود بخشید، تنها می‌توانید آنچه را مورد ارزیابی قرار دهید که آن را مدیریت کنید و تنها می‌توانید آنچه که واقعاً می‌دانید را انجام دهید. یک راه خوب برای انجام این کار پیکربندی فرآیند شما در یک راه‌حل BPM است که امکان انجام اتوماسیون را فراهم می‌کند.
نقش اتوماسیون در بهبود فرآیند
از آنجا که یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای بهبود فرآیندها، از بین بردن مشکلات دستی و کاهش خطای انسانی است، اتوماسیون نقش به سزایی در بهبود فرآیند دارد. اتوماسیون فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک کنند که در چه شرایطی باید پیشرفت کنند و چه کاری را باید انجام دهند.
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) موضوعی داغ در اتوماسیون است و مشاغل برای ساده‌سازی فرایندها، این عمل را پذیرفته‌اند. اتوماسیون به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اقدامات انسانی را برای انجام وظایف یا مراحلی که در فرآیندهای پیچیده دخیل هستند تقلید کنند.
اتوماسیون از طریق یک سری قوانین و محرک‌هایی اتفاق می‌افتد که نیاز به کار دستی را در قسمت‌های خاصی از فرآیند از بین می‌برد و به RPA اجازه می‌دهد تا آنچه را که قبلاً یک انسان انجام داده بود را انجام دهد.
برخی از پیشرفت‌های فرآیند که به وسیله سیستم‌های اتوماتیک به صورت خودکار انجام می‌شوند، شامل پاسخ‌گویی خودکار ایمیل، پردازش سفارش آنلاین، دسته‌بندی و انتقال داده بین سیستم‌ها و مدیریت حقوق و دستمزد است.
این کار نه تنها به ایجاد کارآیی بیشتر در مورد فرآیند شرکت‌ها کمک می‌کند، بلکه به کاهش کارهای بیهوده کارمندان نیز کمک می‌کند تا آنها بتوانند بر روی کارهای پیچیده‌تری که اتوماسیون نمی‌تواند انجام دهند متمرکز شوند.
