تکنیک ۵s

نقش نظم و ترتیب در شکل‌گیری موفقیت و مدیریت صحیح رسیدن به اهداف انکار ناپذیر است. یکی از تکنیک‌های نظم درمدیریت ادارات، پروژه‌ها و حتی در زندگی شخصی، تکنیک ۵s است که نقش مهمی در سازماندهی به ادارات دارد. درمقاله حاضر بیشتر با این تکنیک ژاپنی و نقش آن در مدیریت برنامه‌ها آشنا خواهیم شد.

تکنیک ۵s چیست؟

آیا شما هم از آن دسته افرادی هستید که تا محیط اطرافتان مرتب و نظم‌یافته نباشد، توانایی انجام درست کارها و مدیریت برنامه‌ها را نخواهید داشت؟

لازم است که با تکنیک ۵s آشنا شوید. چون با آشنایی با این تکنیک خواهید فهمید که ژاپنی‌ها هم مانند شما فکر می‌کنند. آنها برای برقراری دیسیپلین و نظم قبل از اجرای هر تکنیک مدیریت، نظمی برقرار می‌کنند که برپایه ۵s است.

اما تکنیک ۵s چیست و چطور کار می‌کند؟

نظام یا تکنیک ۵s یک برنامه برای پیشبرد هرچه بهتر کارها و مدیریت پروژه است. درواقع در شرکت‌ها، ادارات و یا امور شخصی، قبل از اینکه هر تکنیک مدیریتی اجرا شود، باید پیش‌فرض‌هایی برای آماده‌سازی درست بستر اجرای پروژه فراهم شود. ۵s درواقع همان بستری است که می‌تواند  به درستی به امور نظم‌ ببخشد.

پیشینه اجرای ۵s به ژاپن برمی‌گردد. سابقه اجرای این برنامه در ژاپن به پایان جنگ جهانی دوم برمی‌گردد. البته ژاپنی‌ها با مشاهده سوابق اجرای سیستم‌های پایش در کشورهای اروپا و ایالات متحده آمریکا، دست به تلفیق این نظام‌ها زدند و الگویی بومی شده تولید کردند.

هدف از ۵s، پیشبرد صحیح و بدون اتلاف انرژی سازمان‌ها و دستیابی به هدف در کمترین زمان ممکن است. درواقع با استفاده از تکنیک ۵s، در هر سازمان، نهاد و یا حتی خانه بستری برای اجرای درست و بهینه استانداردهای لازم جهت رسیدن به نهایت کیفیت ایجاد می‌شود.

بگذارید واضح‌تر توضیح دهم. ۵s، درواقع ۵ مرحله حیاتی و مهم راهنمایی برای رسیدن به نهایت نظم و آراستگی است. درواقع با ۵s یاد می‌گیریم چگونه به محیط اطراف‌مان، چه کاری و چه شخصی، سامان بدهیم.

امروزه در بسیاری از کشورهایی که در مسیر رشد و پیشرفت هستند، تکنیک ۵s به صورت سازمان‌یافته در حال اجرا است. آنها معتقدند آنچه که به نظم ژاپنی ضمانت اجرا بخشید، همین نظام بوده است.

[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]

[su_animate type=”shake” duration=”0.5″]تکنیک ذهن‌ آگاهی[/su_animate]

[/su_box]

مزایای اجرای ۵s

یکی از مهمترین مزایای اجرای این تکنیک، جلوگیری از اتلاف انرژی و هدررفت منابع است. نظام طبقه‌بندی و نظم‌بخشی به امور باعث می‌شود که بدون هدر دادن زمان و سرمایه به آنچه که نیاز داریم دسترسی پیدا کنیم.

پاکیزگی محیط کار و اجرایی شدن پروتکل‌های بهداشتی در سطوح بالا، منجر به ایجاد بستری مناسب برای کار می شود و از هرگونه آلودگی که روی نتیجه نهایی تاثیر بگذارد جلوگیری می‌کند. این مساله باعث می‌شود که از بروز حوادث ناگوار و ناخواسته به طرز قابل توجهی جلوگیری شود.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

نظم و انضباط اجزا، کارکرد بهینه آنها و افزایش سطح بهره‌وری از دیگر مزایای اجرایی شدن تکنیک ۵s است. اجزاء مجموعه بدون آنکه الزامی بر نظارت دائم روی آنها باشد، به درستی به وظایف خود عمل می‌کنند و درنهایت خروجی مجموعه به طرز قابل توجهی بهبود خواهد یافت.

[/su_note]

اصول ۵s

قبل از آنکه درمورد نظام ۵s و اصول آن صحبت کنیم، لازم است بدانیم که اجرای این تکنیک، نیاز به بستر محیطی مناسب، برنامه‌ریزی صحیحی، همکاری و مشارکت و البته تلاش مستمر و پیگیری است. بدون این پیش‌فرض‌ها نمیتوان ۵s را به درستی اجرا کرد.

اما ۵s چه اصولی دارد؟

اصل اول، ساماندهی (Seiri)

اولین اصل، اصل سازماندهی و نظم بخشی به اجزا است. در اجرای این اصل، شما باید تمام اجزای ضروری را از غیرضروری مشخص کنید. به زبان ساده آنچه که نیاز است باشد، باشد و آنچه که نیازی به بودنش نیست کنار گذاشته شود. درواقع در سطحی‌ترین نگرش به این اصل، دور ریختن اشیاء اضافی از ملزومات اولیه اجرای نظم است.

البته در نگاهی عمیق‌تر، مساله فراتر از دور ریختن ساده اشیا است. آنچه که اهمیت دارد، اولویت بندی صحیح نیازها و توانایی فهم درجه اولویت هر بخش و هر جز سیستم است. این جز می‌تواند از اشیا تا افراد، برنامه‌ها و اهداف را دربر بگیرد.

پس از شناسایی صحیح اجزا ضروری از غیرضروری و شناسایی صحیح نیازها، باید درراستای اولویت‌بندی و نظم‌بخشی بخشی آنها اقدام کنید.

اصل دوم، نظم و ترتیب (seiton)

در دیدگاه ۵S ،  نظم و ترتیب یعنی  هرچیزی در بهترین جای ممکن قرار بگیرد تا بتوان از آن نهایت بهره‌وری را داشت. درواقع نظم نه به معنای ترتیب صرف که به معنای قرارگیری هر جز در بهترین حالت ممکن خود است.

پس از انکه نظم برقرار شد، نوبت به ترتیب خواهد رسید. ترتیب یعنی بتوان بدون اتلاف انرژی و زمان، یا درواقع صرف کمترین انرژی و زمان ممکن، به اجزا هر سیستم دست یافت.

ترتیب میتواند درمورد هر چیزی اجرایی شود. از دستیابی به اشیا داخل اتاق در کمترین زمان ممکن تا توانایی به‌کارگیری تخصص هر فرد درون یک سازمان در کمترین زمان ممکن.

 کلاس‌بندی اجزا و اشیا با درنظرگرفتن کارایی و اولویت دستیابی به آنها منجر به ایجاد نظمی قابل قبول و ترتیبی ایده‌آل خواهد شد. پس از طی این مرحله، نوبت به اجرایی کردن اصل سوم می‌رسد.

اصل سوم، پاکیزه سازی (seiso)

پاکیزگی و آراستگی محیط، یکی از اصول اساسی و مهم در دیدگاه ۵s است. در اصل سوم از اصول s، پاکیزگی یعنی دور ریختن مرتب و مداوم مواد زائد و پاکسازی محیط از هرنوع آلودگی خارجی. درواقع در اصل سوم از اصول ۵s محل کار باید به طور مداوم مورد بازرسی و بازبینی قرار بگیرد.

پاکسازی هرروزه محل کار از مواد زائد و به طور هرچیز اضافه، منجر به ایجاد نظم بیشتر و بهتر کردن وضعیت محل کار خواهد شد. لازم است مدیران به اجرای پاکیزه‌سازی و آموزش آن به کارمندان اقدام کنند. بستر ایجاد بازرسی مداوم و چک کردن محیط به لحاظ بهداشتی هم از وظایف مدیران در پیاده سازی این اصل است.

اصل چهارم، استاندارد سازی (seikitsu)

تمام مراحلی که در سه اصل اول طی شده است، باید به طور مداوم کنترل و بازبینی شود. این اصل متوجه سرپرستان، مدیران و مسئولان پروژه است. مدیران باید به طور کامل به صورت دوره‌ای از نحوه صحیح اجرایی شدن مراحل اطمینان کامل حاصل کنند و درصورت نیاز نسبت به نصب راهنما برای اجرای صحیح استانداردهای لازم، اقدام کنند.

برای انجام این اصل می‌توانید چک لیستی از مجموعه اقدامات موردنیاز تهیه کنید و هربار تمام روند اجرایی شدن پروسه را کنترل کنید. کنترل صحیح محل کار و نظارت بر اجرای اصول لازم نیازمند به‌کارگیری خلاقیت و هنر مدیریت شماست. این گوی و این میدان!

اصل پنجم، انضباط (shitsuke)

اصل پنجم بر آموزش صحیح رفتار درست و انجام درست وظایف تاکید دارد. هدف اصلی و غایت این اصل، رفتار درست و اصولی اعضا درقبال وظایف محوله به آنهاست.

در این اصل آموزش به کارمندان، کارگران و اعضای پروژه یا سازمان به صورت مستمر در انجام وظایف به صورت صحیح مهمترین و کلیدی‌ترین مفهوم است.

آموزش به کارمندان و اعضا می‌تواند از راه‌های مختلف صورت پذیرد. آموزش مستقیم، تعیین قوانین و قواعد و تکرار و تمرین از راه‌های مهم آموزش به کارمندان و اعضای مجموعه است.

نکته پایانی

اجرایی شدن ۵s، پیش‌شرط‌هایی دارد که همدلی و همراهی یکی از آنهاست. با همدلی و همراهی نه تنها تکنیک ۵s که هر کاری قابلیت اجرایی شدن پیدا خواهد کرد.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

حمایت از اجزا مجموعه و ناظران اجرایی شدن این نظام هم می‌تواند ضمانتی بر اجرای درست و دقیق نظام ۵s باشد. یادتان بماند که هر تکنیک و برنامه‌ زمانی به ثمر خواهد نشست که با تداوم و استمرار همراه باشد. تداوم و استمرار در اجرایی شدن این نظام می‌تواند موفقیت شما را در عملی کردن آن تضمین کند.

[/su_note]

از ادامه مسیر خسته نشوید و با همراهی با اعضای مجموعه و تداوم پیاده‌سازی برنامه‌ها و نظارت دقیق بر روند اجرایی شدن نظام، موفقیت و به ثمر نشستن آن را جشن بگیرید.