اهمال کاری چیست و چگونه با آن مقابله کنیم؟

به تعویق انداختن کار تنبلی نیست

اهمال کاران اغلب انجام کارها را به تعویق می‌اندازند، انجام کار را تا آخرین لحظه رها می‌کنند یا حتی گاهی اوقات وقت خود را با خیره شدن به دیوار می‌گذرانند. با این حال مراقب باشید، به تعویق انداختن کار مترادف تنبلی نیست.

افراد تنبل، هیچ کاری انجام نمی‌دهند و مشکلی ندارند. از سوی دیگر، اهمال کاران میل به انجام کاری دارند، اما نمی‌توانند خود را مجبور به شروع کنند.

در واقع اهمال کاری یک فرآیند فعال است – شما انتخاب می‌کنید به جای کاری که می‌دانید باید انجام دهید، کار دیگری را انجام دهید. در مقابل، تنبلی حاکی از بی‌علاقگی، بی‌تحرکی و عدم تمایل به عمل است.

برای غلبه بر اهمال کاری بهتر است به جای استفاده از اصطلاح تنبلی، از کلمه اهمال کاری استفاده کنید. با دادن نام مناسب به مشکل خود می‌توانید درجهت رفع آن اقدام نمایید.

ریلکس کردن، اهمال کاری نیست

به تعویق انداختن کار را با کسب آرامش هم اشتباه نگیرید. آرامش داشتن یا ریلکس کردن انرژی شما را شارژ می‌کند. در مقابل، اهمال کاری سطح انرژی شما را پایین می‌آورد.

هر چه انرژی کمتری داشته باشید، ممکن است استرس بیشتری پیدا کنید یا حتی افسرده‌تر شوید و احتمال اینکه مسئولیت‌هایتان را کنار بگذارید بیشتر می‌شود.

بنابراین نقطه مقابل اهمال کاری، انجام دادن کارها و آرامش داشتن است. با آرامش داشتن می‌توانید به خوبی با حجم کاری خود کنار بیایید و در درازمدت شاد باشید.

افسانه: تحت فشار بهتر کار می‌کنیم

خیلی از اوقات این بهانه را می‌شنویم که افراد دوست دارند کارها را تا لحظه آخر رها کنند. آن‌ها اقدامات خود را با این ادعا که بیشترین بهره وری را تحت فشار دارند توجیه می‌کنند.

با این حال، مطالعات علمی‌نشان می‌دهد که برعکس است. معمولا چنین افرادی هیچ وقت تجربه تمام کردن کار پیش از موعد مقرر را ندارند که بتوانند عملکر خود را مقایسه کنند.

به علاوه به تعویق انداختن کارها تا آخرین لحظه، زمینه مساعدی را برای استرس، احساس گناه و حتی ترک کردن ایجاد می‌کند.

۳.کارهای بزرگ را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید

تقسیم وظایف بزرگ به وظایف فرعی کوچک‌تر می‌تواند شما را به انجام کار ترغیب کند. زیرا کارهای بزرگ را کمتر طاقت‌فرسا می‌کند و به شما امکان می‌دهد جریانی مداوم از پیشرفت و پاداش را تجربه کنید.

علاوه بر این، انجام این کار به شما کمک می‌کند تا دقیقاً بدانید چه کاری را برای دست‌یابی به اهداف خود انجام دهید و این امکان را به شما می‌دهد که برنامه‌ریزی با سطح بالایی از جزئیات تهیه کنید.

هنگام استفاده از این تکنیک، چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

• هر چقدر که بخواهید می‌توانید وظایف را از هم جدا کنید. یک قانون کلی خوب این است که کارهای فرعی ایجاد کنید که تکمیل آن‌ها بیش از یک جلسه طول نمی‌کشد، به این معنی که می‌توانید قبل از اینکه نیاز به استراحت داشته باشید آن‌ها را به پایان برسانید.
• با اولین قدم کوچک شروع کنید. برخی افراد متوجه می‌شوند که شروع با اولین قدم کوچک به شما کمک می‌کند تا غلبه بر مانع اولیه شروع واقعی را برای خود آسان‌تر کنید.
• لازم نیست کل پروژه را از ابتدا ترسیم کنید. اگر با یک پروژه بزرگ سروکار دارید، نیازی نیست که با تشریح تمام مراحل آتی آن شروع کنید، انجام این کار حتی می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. درعوض، اغلب ترجیح داده می‌شود که با مشخص کردن چند مرحله بعدی که باید انجام دهید، شروع کنید و بعداً زمانی که پیشرفت کافی کردید، مراحل جدید را اضافه کنید.

۴. وظایف را اولویت بندی کنید

اولویت بندی کارهایتان می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید روی کدام کارها باید کار کنید و چه زمانی باید روی آنها کار کنید. اولویت بندی تضمین می‌کند که با اتلاف وقت روی کارهای بی اهمیت، کارهای مهم به تعویق نمی‌افتند.

همچنین به شما کمک می‌کند از موقعیت‌هایی که در آن احساس سردرگمی می‌کنید، به دلیل اینکه مطمئن نیستید از کجا شروع کنید یا روی کدام وظایف باید کار کنید، اجتناب کنید.

به طور کلی، روش‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید برای اولویت بندی وظایف خود از آنها استفاده کنید. به همین دلیل حتما به این نکته توجه داشته یاشید که زمان را برای بهینه‌سازی بیش از حد روش اولویت‌بندی یا گیر افتادن در یافتن اینکه از کدام یک استفاده کنید تلف نکنید.

فقط یک روش را برای شروع انتخاب کنید و سپس روش‌های مختلف را امتحان کنید تا زمانی که بفهمید کدام یک برای شما بهترین کار را دارد.

۹. زنجیره‌ای از کارها ایجاد کنید

یکی از راه‌های ایجاد انگیزه برای انجام کارها و جلوگیری از اهمال کاری، ایجاد زنجیره‌ای از کارهای تکمیل‌شده است که نمی‌خواهید آن‌ها را بشکنید.

برای مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که هر روزی که بدون اتلاف وقت در رسانه‌های اجتماعی می‌گذرانید یا هر روزی که با موفقیت یک صفحه دیگر در پایان‌نامه خود می‌نویسید، به‌عنوان موفقیت به حساب آورید.

اینکه چگونه زنجیره خود را پیگیری کنید به خودتان بستگی دارد، اما هر چه زنجیره را معنی‌دارتر کنید، بیشتر می‌خواهید آن را حفظ کنید و انگیزه بیشتری برای جلوگیری از اهمال کاری خواهید داشت.

یکی از روش‌های پیگیری زنجیره، استراتژی سینفلد است، که شامل علامت‌گذاری یک X قرمز بزرگ در تقویم در هر روزی است که هدف روزانه خود را تکمیل می‌کنید. اگر از یک برنامه مدیریت زمان استفاده می‌کنید، احتمالاً تنظیماتی در آن وجود دارد که به شما امکان می‌دهد زنجیره‌تان را در برنامه پیگیری کنید.

۱۰. برای موارد احتمالی آینده از قبل برنامه‌ریزی کنید

یکی از دلایل اصلی شکست افراد در شکستن چرخه اهمال کاری این است که علی‌رغم داشتن یک هدف قوی، در برنامه‌ریزی قبلی برای شرایطی که می‌تواند باعث به تعویق انداختن کارهایشان شود، شکست می‌خورند.

این موضوع را می‌توان با ایجاد یک برنامه اجرایی قوی به میزان قابل توجهی کاهش داد. می‌توانید با شناسایی موقعیت‌های آینده که ممکن است باعث اهمال کاری‌تان شود شروع کنید. سپس رفتارهای هدفمند مناسبی را که باید در آن موقعیت انجام دهید را مشخص کنید.

به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که اغلب اهمال کاری می‌کنید زیرا سایر افراد می‌خواهند با هم صحبت کنید و «نه» گفتن برایتان دشوار است، می‌توانید یک پاسخ از پیش برنامه‌ریزی شده برای چنین موقعیتی طراحی کنید.

رد کردن مودبانه پیشنهادات افراد برای شما آسان‌تر است، که باعث می‌شود در زمانی که با وسوسه انجام کارهای دیگری روبرو می‌شوید، به اهداف خود پایبند باشید.

۱۷. از شمارش معکوس استفاده کنید

تکنیک شمارش معکوس این گونه است که یک عدد (مثلاً ۵) انتخاب می‌کنید، از آن عدد به صورت معکوس می‌شمارید. در عین حال به خود می‌گویید که وقتی به صفر رسیدید، کار خود را شروع می‌کنید، و سپس زمانی که واقعاً به صفر رسیدید شروع کنید.

برای موثرتر کردن شمارش معکوس، می‌توانید ابتدا از آن برای انجام کارهایی که با آن‌ها مشکلی ندارید (مثلاً کارهای آسان روزمره) استفاده کنید. سپس این تکنیک را برای کارهای دشوار که دوست ندارید آن‌ها را انجام دهید به کار ببرید.

علاوه بر این، تنظیم یک تایمر شمارش معکوس بر روی رایانه یا تلفن‌تان، به جای اینکه در ذهن خود شمارش کنید نیز می‌تواند به شما کمک کند.

در این حالت، اگر پس از تمام شدن تایمر موفق به شروع کار نشدید، می‌توانید زنگ ساعت را تا زمانی که موفق به شروع کار شوید روشن نگه دارید، که انگیزه شما را برای اقدام افزایش می‌دهد.

۱۸. با بهترین یا بدترین وظایف خود شروع کنید

برای برخی از افراد بهتر است که روز خود را با انجام کاری که بیش از همه از آن می‌ترسند شروع کنند. درنتیجه می‌توانند فوراً آن را از سر راه بردارند و بقیه روز را با دانستن اینکه قبلاً آن را انجام داده‌اند، بگذرانند.

این رویکرد به عنوان خوردن قورباغه شناخته می‌شود، جایی که “قورباغه” نشان دهنده کار ناخوشایندی است که باید آن را انجام می‌دادید.

از طرف دیگر، برای برخی افراد راحت‌تر است که ابتدا با ساده‌ترین وظایف خود شروع کنند تا به خود کمک کنند و به  ذهنیت درستی که برای کار به آن نیاز دارند، برسند.

هر یک از گزینه‌ها ممکن است برای افراد مختلف و در موقعیت‌های مختلف مؤثرتر باشد، بنابراین باید هر دو را امتحان کنید تا بفهمید کدام یک برای شما مناسب است.

هنگام انجام این کار، به خاطر داشته باشید که ساده‌ترین/سخت‌ترین کار می‌تواند برای چیزهای مختلفی اعمال شود، مانند ساده‌ترین کار در یک پروژه خاص، یا ساده‌ترین کاری که باید در یک روز خاص انجام دهید.

خواندن کتاب قورباغه‌ات را قورت بده،  نوشته برایان تریسی می‌تواند به شما برای به کارگیری این تکنیک کمک کند.

۲۳. مهارت‌های تنظیم احساسات خود را بهبود بخشید

از آن‌جایی که اغلب در نتیجه تنظیم نامناسب هیجانات کارهای خود را به تعویق می‌اندازیم، بهبود توانایی‌تان در کنترل احساسات می‌تواند کمک کند تا تمایل خود را برای اهمال کاری در موقعیت‌های مختلف کاهش دهید.

دو راه اصلی وجود دارد که می‌توانید مهارت‌های تنظیم هیجان خود را بهبود بخشید:

1. از استراتژی‌های انطباقی تنظیم هیجان استفاده کنید. استراتژی‌های انطباقی، استراتژی‌هایی هستند که به شما امکان می‌دهند با موقعیت‌های دشوار به شیوه‌ای مثبت کنار بیایید.

به عنوان مثال، اگر روی یک موضوع کار می‌کنید، اما همچنان با افکار مربوط به کارهای دیگری که باید بعداً به آن‌ها رسیدگی کنید، حواس‌تان پرت می‌شود، یک استراتژی مقابله‌ای انطباقی که می‌توانید استفاده کنید این است که خودتان را به طور کامل وقف کار فعلی‌تان کنید و تمام توجه خود را بر روی لحظه حال متمرکز کنید.

۲. از استراتژی‌های ناسازگار تنظیم هیجان خودداری کنید. استراتژی‌های ناسازگار، استراتژی‌هایی هستند که باعث می‌شوند شما با موقعیت‌های دشوار به شیوه‌ای منفی برخورد کنید.

به عنوان مثال، اگر نگران این هستید که در نحوه انجام یک کار خاص مشکلی وجود دارد، یک استراتژی مقابله‌ای ناسازگاری که ممکن است استفاده کنید این است که از تصدیق هرگونه مشکلی که در کار خود با آن مواجه می‌شوید، اجتناب کنید.

هدف شما از استفاده از راهبردهای انطباقی و اجتناب از راهبردهای ناسازگار، بهبود توانایی‌تان برای مقابله با وجود احساسات منفی، مانند عصبانیت یا ناامیدی، و همچنین مقابله با فقدان احساسات مثبت است به خصوص اگر کاری که باید انجام دهید در کوتاه مدت بی‌ارزش است.

یکی از راهبردهای اساسی تنظیم هیجان که می‌توانید از آن استفاده کنید این است که فعالانه وجود احساسات منفی یا فقدان احساسات مثبت را تأیید کنید و سپس سرسختی ذهنی خود و تعهد خود را به اتمام کار را به خود یادآوری کنید.

۲۴. به خودتان اجازه اشتباه بدهید

کمال گرایی، که تمایل به تلاش برای بی‌عیب و نقص بودن در کار است، می‌تواند از چند طریق باعث اهمال کاری افراد شود:

• کمال‌گرایی می‌تواند باعث شود که شروع را به تأخیر بیندازید، زیرا نگران این هستید که نتوانید اثری عالی تولید کنید.
• کمال‌گرایی می‌تواند باعث شود که به طور بی‌پایان کار خود را اصلاح کنید، زیرا مدام نقص‌های جزئی در کار خود پیدا می‌کنید.
• کمال گرایی می‌تواند باعث شود که شما از انتشار کار خود یا عمومی‌کردن آن اجتناب کنید، زیرا می‌ترسید کامل نباشد.

درک این که آیا به دلیل کمال گرایی کار خود را به تعویق می‌اندازید اولین قدم برای مقابله با این موضوع است.

هنگامی‌که متوجه شدید مشکل‌تان این است، باید این واقعیت را درونی کنید که اشکالی ندارد کارتان کاملاً بی عیب و نقص نباشد. نباید اجازه دهید ترس از اشتباه باعث به تعویق انداختن کار شما شود.

به عنوان مثال، اگر مشکل شما این است که حتی نمی‌توانید شروع کنید، باید این واقعیت را بپذیرید که کار شما در ابتدا همیشه نقص‌هایی دارد. سعی کنید کاری را انجام دهید، حتی اگر در مرحله اولیه کیفیت پایینی داشته باشد. به یاد داشته باشید که همیشه می‌توانید بعداً آن را بهبود ببخشید.

به همین ترتیب، اگر مشکل شما این است که به طور بی‌پایان به اصلاح کار خود ادامه می‌دهید یا از انتشار کار خود اجتناب می‌کنید، می‌توانید از افراد مطلعی که به آن‌ها اعتماد دارید بازخورد بخواهید. این افراد می‌توانند ارزیابی صادقانه‌ای از کیفیت کارتان به شما ارائه دهند و به شما بگویند.

علاوه بر این، می‌توانید از خود بپرسید که انتشار کاری که کاملاً بی‌نقص نیست، چه عواقبی دارد. سپس این موضوع را با پرسیدن این‌که این پیامدها چقدر بد هستند و در مقایسه با مزایای بالقوه انجام کارتان در نهایت چقدر بد هستند، دنبال کنید.