فهرست مطالب
چرخه بهبود مستمر دمینگ یکی از مؤثرترین الگوهای ایجاد تغییر در محیط کار و بهبود بخشی به فرآیندها است. درواقع اجرای این چرخه یکی از اساسی‌ترین پیش‌نیازهای اجرای تفکر ناب در مدیریت است. اما این چرخه دقیقاً چیست و چطور کار می‌کند؟ در ادامه با من همراه باشید تا بیشتر با این چرخه آشنا شوید. ما را در ذهن دنبال کنید.
چرخه بهبود مستمر دمینگ چیست؟
چرخه بهبود مستمر دمینگ یا Plan To Check Act که اصطلاحاً PCDA شناخته می‌شود، الگویی پیشنهادشده برای ایجاد تغییرات مستمر برای افزایش بازدهی است. این چرخه بخشی مهم از فلسفه تولید و تفکر ناب و پیش‌نیاز اصلی بهبود مستمر کارمندان و فرآیندها است.
این چرخه ابتدا توسط والتر شوهرت پیشنهاد شد و ویلیام دمینگ آن را توسعه داد. چرخه PCDA بعدتر به‌عنوان یک چارچوب گسترده برای پیشرفت مداوم در تولید و مدیریت کسب‌وکار مطرح شد. این چرخه چهار مرحله ساده دارد که گروه‌های کسب‌وکار را قادر می‌کند که از تکرار اشتباه دوری کنند و به‌صورت جدی فرآیندها را توسعه دهند و بهبود ببخشند.
بیایید با جزئیات بیشتری از این چرخه آشنا شویم و اطلاعات بیشتری از آن به دست بیاوریم.
برای مطالعه بیشتر: تفکر ناب چیست و چه اصولی دارد؟
شروع چرخه PCDA از کجا بود؟
والتر شوهرت، فیزیکدان و متخصص آمار آمریکایی مبدع چرخه بهبود مستمر دمینگ محسوب می‌شود. او علاقه زیادی به تجزیه و تحلیل آماری و بهبود کیفیت داشت و پایه و اساس PCDA را بنا گذاشت. سال‌‌ها بعد، ویلیام دمینگ با الهام از مدل پیشنهادی شوهرت، توانست به مدل چرخه بهبود مستمر توسعه ببخشد و آن را به چرخه‌ای برای یادگیری و پیشرفت مداوم تبدیل کرد.
به همین دلیل این چرخه به چرخه دمینگ معروف شد. البته گاهی هم به آن چرخه شوهرت می‌گویند.
چه زمانی از چرخه بهبود مستمر استفاده کنیم؟
چرخه بهبود مستمر در موارد زیر بیشترین استفاده را در محیط کسب‌وکار دارد:
- شروع یک پروژه پیشرفت جدید
- توسعه طراحی جدید یا طراحی بهبود یافته و یا طراحی فرآیندها، محصولات یا خدمات
- تعریف و شناسایی فرآیند تکراری کار
- جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بررسی و اولویت‌بندی مشکلات برای شناسایی مشکلات اصلی و ریشه‌یابی علت‌ها
- ایجاد هر نوع تغییر
- کار روی اجرای فرآیند بهبود مستمر
بیشتر بخوانید: بهبود مستمر در سازمان
برای اجرای چرخه بهبود مستمر باید چه مراحلی را طی کرد؟
همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردم، چرخه بهبود مستمر دمینگ یک فرآیند دائمی است که مانند نام خود، به‌صورت چرخه تکرار می‌شود. مداومت در تکرار اجرای این فرآیند، می‌تواند نتایج بسیار خوبی را به دنبال داشته باشد. نتایجی که پایدار هستند و می‌توانند به‌صورت تدریجی تحولات مثبتی را در همه بخش‌های کسب‌وکار شما ایجاد کنند. این چرخه مراحل ساده‌ای دارد. در ادامه چهار مرحله اجرای PCDA را با شما به اشتراک خواهم گذاشت:
مرحله اول: برنامه‌ریزی
در این مرحله اعضای گروه برنامه‌ریزی می‌کنند تا درک کنند که چه کاری دقیقه باید انجام شود. طول بازه زمانی اجرای این مرحله از پروژه، بسته به حجم پروژه متغیر است. این بخش از پروژه می‌تواند حجم قابل‌توجهی از تلاش گروه را به خود اختصاص دهد یا برعکس. برای اجرایی کردن این مرحله باید قدم‌های کوچک‌تری انجام دهید که برنامه‌ای خوب پایه‌ریزی کنید.
با اجرای درست این مرحله، خواهید توانست به‌صورت قابل‌توجهی از حجم اشتباهات در مراحل بعد کم کنید و اشتباهات را کاهش دهید. قبل از اجرای این مرحله باید به سؤالاتی اساسی پاسخ بدهید. سؤالاتی مانند:
هدف اصلی ما برای انجام این پروژه دقیقه چیست؟
قرار چه مشکلی را حل کنیم؟
چه منابعی برای اجرایی کردن این پروژه موردنیاز است؟
چه منابعی در دسترسمان است؟
بهترین راه‌حل برای رفع مشکل با منابع در دسترس چیست؟
در چه شرایطی می‌توانیم با اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن طرح صحبت کنیم؟ باید به چه اهداف قابل سنجشی برسیم تا موفقیت پروژه را اعلام کنیم؟
توجه کنید که ممکن است شما و اعضای گروهتان، بارها در طول اجرای پروژه به دست‌کاری عملیات نیاز پیدا کنید. به همین دلیل، خوب است که تکنیک‌هایی برای دریافت بازخورد از چرخه تعریف کنید. این تکنیک‌ها به شما قابلیت جمع‌آوری اطلاعات کافی و مناسب قبل از تصمیم‌گیری می‌بخشد.
اجرای آزمایشی
مرحله دوم از اجرای چرخه بهبود مستمر دمینگ مرحله انجام آزمایش است. بعد از اجرای درست و بهینه مرحله اول، باید اقدامات اولیه را برای عملیاتی کردن پروژه انجام دهید. در این مرحله، هرچه در مرحله قبل پیش‌بینی کرده‌اید و در نظر گرفته‌اید را اجرایی خواهید کرد.
ممکن است مشکلات غیرقابل‌پیش‌بینی در طول انجام این مرحله پیش بیاید. به همین دلیل ایدئال‌ترین حالت اجرای این مرحله این است که ابتدا در ابعاد کوچک، محدود و به‌صورت آزمایشی این مرحله را اجرا کنید. خوبی این کار این است که اجرای مرحله دوم در محیط کنترل‌شده می‌تواند خطاهای ناخواسته و غیرقابل‌پیش‌بینی را به حداقل برساند.
بعد از اجرای موفقیت‌آمیز این مرحله به‌صورت کوچک و کنترل‌شده، می‌توانید با خیال راحت‌تری آن را در ابعاد وسیع‌تر اجرایی کنید. خوب است که قبل از اجرای این مرحله، نقش‌ها را به‌درستی برای اعضای گروه تعریف کنید تا اعضا به‌خوبی با نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان آشنا شوند. به این کار استانداردسازی نقش‌ها گفته می‌شود.
این نوشته را هم بخوانید: تکنیک ۵s چیست؟
آزمایش
مرحله سوم چرخه بهبود مستمر دمینگ آزمایش نام دارد. این مرحله احتمالاً مهم‌ترین مرحله از اجرای PCDA است. درواقع اگر این مرحله را با دقت بالایی انجام بدهید و تمام اشتباهات احتمالی را شناسایی و کنترل کنید، می‌توانید از اعمال موفقیت‌آمیز بهبود و پیشرفت مستمر، اطمینان پیدا کنید. درواقع در این مرحله خواهید فهمید که پروسه کارتان چطور پیش خواهد رفت و چقدر در اجرایی کردن برنامه موفقیت خواهید داشت.
در این مرحله باید برنامه خودتان را به‌صورت مفصل بازرسی کنید و جزئیات آن را به‌دقت زیر نظر بگیرید. با این کار خواهید فهمید که آیا برنامه اولیه شما در نمونه کنترل شده و آزمایشی به‌درستی کار کرده است یا نه. علاوه‌براین تیم شما قادر خواهد بود که بخش‌های دارای ایراد و مشکل‌ساز برنامه را شناسایی کند و آن‌ها را حل یا کاملاً حذف کند تا برنامه بدون هیچ ایراد و اشکالی پیش برود. اگر طی فرآیند اجرایی کردن اولیه برنامه، اشکالی اتفاق افتاد، حتماً آن را شناسایی کنید و به‌درستی بررسی کنید تا علت مشکل شناسایی شود. آزمایش به همین دلیل وجود دارد تا ایرادات احتمالی به‌درستی مشخص شوند.
مرحله عملیات
آخرین مرحله از اجرای چرخه بهبود مستمر دمینگ مرحله عملیات است. حالا شما باید به‌صورت گسترده تمام آنچه در مرحله اول برنامه‌ریزی کرده‌اید را عملیاتی کنید. اگر مراحل قبلی را به‌صورت موفقیت‌آمیز انجام داده باشید و گروهتان موفق به دستیابی به اهداف اولیه شده باشد، می‌توانید برنامه اولیه خودتان را اجرایی کنید.
در صورت تحقق اهدافتان، می‌توانید کل برنامه را اجرا کنید و مدل PCDA خود را به‌عنوان استاندارد جدیدی برای بهبود مستمرتان در نظر بگیرید. حتی باوجود موفقیت،هر بار که برنامه بهبود را اجرا می‌کنید باید به همه اعضای گروه یادآوری کنید که همه مراحل را با دقت انجام دهند و سعی‌شان بر بهبود مداوم عملیات باشد. هر بار تکرار برنامه، باید شبیه به اولین دفعه اجرا باشد.
شاید خواندن این نوشته برای شما جالب باشد: بهبود مدیریت عملکرد چیست؟
نکاتی که باید درباره PCDA بدانید
چرخه بهبود مستمر دمینگ یک چارچوب ساده اما قدرتمند برای رفع مشکلات در هر سطح کسب‌وکار است. این چرخه می‌تواند بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر برنامه‌ریزی برای بهبود خروجی سازمان باشد و به‌صورت مؤثری در افزایش کیفیت بازدهی سازمان و خروجی تأثیر بگذارد.
رویکرد تکرار در این چرخه به گروه شما کمک می‌کند تا از طریق چرخه به کاهش ضایعات و دورریز منابع کمک کنند و راه‌حل‌هایی برای کاهش منابع و درعین‌حال افزایش بازدهی پیدا کنند.
PCDA می‌تواند به‌عنوان یک تعهد اجباری برای بهبود مستمر به کار گرفته شود و تأثیر مثبتی در بهره‌وری و بهره‌برداری از منابع داشته باشد. به خاطر داشته باشید که اجرایی کردن این چرخه به زمان نیاز دارد و مشاهده نتایج اجرای چرخه PCDA کمی صبر می‌طلبد. به همین دلیل اجرایی کردن آن برای حل فوری مشکلات چندان مؤثر و ایدئال نخواهد بود.
