فهرست مطالب
وقتی از حل مسئله حرف می‌زنیم، روش‌ها بیشتر از نتیجه اهمیت پیدا می‌کنند. درواقع برای اینکه مشکلی را حل کنید، در قدم اول باید روشی مناسب برای حل انتخاب کنید. وگرنه به راه‌حل مناسب نخواهید رسید. تحلیل و کوچک کردن مسئله به قطعات کوچک‌تر، یکی از بهترین روش‌های حل مسئله است. با من در این مقاله همراه باشید تا با تفکر تحلیلی تجزیه مدار به‌عنوان یکی از روش‌های حل مسئله بیشتر آشنا شوید.
تحلیل؛ ابزار مهم حل مسئله
حل مسئله مانند حل معما یا درست کردن پازل است. هر قطعه کوچک در مسئله، مانند قطعات کوچک پازل هستند که درمجموع تصویر اصلی را تشکیل می‌دهند. قرار دادن قطعات پازل در کنار هم، مستلزم درک قسمت‌های مربوط به تصویر اصلی است. در این مورد، منظور ما از تصویر همان سیستم است. درواقع تفکر تحلیلی تجزیه مدار به دنبال این است که پس از درک تصویر اصلی(سیستم) پازل را درهم بریزد و تکه‌های کوچک مسئله را به‌درستی در کنار هم قرار دهد تا تصویر اصلی ایجاد شود.
نکته مهمی که باید بدانید این است که حل مسئله اصولاً کار چندان سختی نیست. مشکل اکثر افراد این است که نمی‌دانند باید از چه روشی برای حل مسئله استفاده کنند و عموماً روش‌های سخت یا نامناسب برای حل مسئله به کار می‌گیرند. حتی اگر تلاش بسیار زیادی برای حل مسئله انجام دهید و تمام پتانسیل خودتان را به کار بگیرید، تا زمانی که روش حل مسئله شما مناسب نباشد، به نتیجه درست نخواهید رسید.
همیشه راه‌حلی برای مسائل وجود دارد. مهم این است که به‌درستی مسائل را درک کنیم و روش مناسب حل آن‌ها را انتخاب کنیم. در طول تاریخ هزاران نمونه از تلاش‌های ناموفق افراد برای حل مسئله وجود داشته است. اینکه شیمی‌دان‌ها نتوانسته‌اند سرب را به طلا تبدیل کنند، یا جنبش‌های اجتماعی نتوانسته‌اند فرصت‌ها را به موفقیت مبدل سازند، نتیجه انتخاب نادرست روش حل مسائلشان بوده است. در ادامه از تفکر تحلیلی تجزیه مدار به‌عنوان یکی از بهترین روش‌های حل مسئله بیشتر با شما حرف خواهم زد.
برای مطالعه بیشتر: تفکر تحلیلی چیست؟
تفکر تحلیلی تجزیه مدار چیست؟
این روش به معنای استفاده از یک رویکرد تحلیلی برای تجزیه مشکل اصلی به اجزا کوچک‌تر برای حل مسئله است. هر زیرمجموعه مسئله، به‌نوبه خود مسئله‌ای کوچک‌تر و آسان‌تر هستند که به‌سادگی حل خواهند شد. برخلاف آن، رویکردهای غیر تحلیلی که از فرآیندهای نامناسب برای حل مسئله استفاده می‌کنند در حل مسئله بزرگ ناکام می‌مانند و مسئله برایشان بیش‌ازاندازه بزرگ و پیچیده به نظر می‌رسد. بنابراین می‌توان گفت رویکرد تحلیلی یکی از معدود روش‌های قابل‌اطمینان است که برای حل مشکلات بزرگ و پیچیده می‌توان از آن استفاده کرد.
طرفداران رویکرد تحلیلی معتقدند که مشکلات پیچیده و بزرگ در ابعاد کلان، به تجزیه قوی برای حل نیاز دارند. پیدا کردن راه حل صحیح به تحلیلی درست و مطمئن نیازمند است و تنها راه شناخته شده برای تولید دانش قابل اعتماد روش علمی است. روش علمی هم، همان‌طور که می‌دانید بر اساس رویکردهای تحلیلی بنا شده است و به همین دلیل رویکرد تحلیلی تجزیه مدار تنها رویکرد قابل‌اعتنا در حل مسائل پیچیده محسوب می‌شود.
بیشتر بخوانید: تفکر تحلیلی و ترکیبی؛ کدام‌یک کارایی سیستم را افزایش می‌دهند؟
چه زمانی باید از رویکرد تحلیلی استفاده کنیم؟
درمجموع می‌توان شش عامل برای مشکلاتی که پیچیدگی بیش از اندازه‌شان شما را به سمت رویکرد تحلیلی می‌کشاند، شناسایی کرد.
- تعدد دلایل وقوع و تنوع آن‌ها: مشکلات پیچیده، دلایل متفاوتی دارند و نمی‌توان عامل اصلی برای آن‌ها پیدا کرد.
- دشواری اثبات روابط علی و معلولی: در مسائل پیچیده، اثبات روابط عقلایی کمی سخت است و یا مدت زیادی طول می‌کشد.
- محدود نبودن به زمان و مکان: مشکلات سخت و پیچیده معمولاً یک‌شبه به وجود نیامده‌اند و سال‌ها وجود داشته‌اند.
- حجم منابع ایجادکننده مشکل: مشکلات پیچیده معمولاً سیستماتیک هستند. بنابراین باید برای اثبات عامل ایجادکننده آن‌ها، به دنبال دلایل واسط در سیستم بگردید.
- هزینه راه‌حل: مشکلات پیچیده معمولاً راهحلهای گران دارند و بسیار هزینه‌بر هستند.
- پیچیدگی راه‌حل: مشکلات پیچیده معمولاً راهحلهای پیچیده‌ای هم دارند. چون اساساً عامل ایجادکننده آن‌ها سخت و پیچیده بوده است.
مراحل حل مشکلات با استفاده از روش تحلیلی
فرقی نمی‌کند مشکل چه چیزی باشد و در چه زمینه‌ای اتفاق افتاده باشد. اگر بخواهید با تفکر تحلیلی تجزیه مدار مشکل را حل کنید، باید چهار قدم اصلی بردارید. درواقع این چهار قدم اصلی مهم‌ترین و اساسی‌ترین کارهایی هستند که باید برای حل مشکلتان انجام دهید. در ادامه این چهار قدم را با شما به اشتراک خواهم گذاشت:
قدم اول؛ شناسایی مشکل
در قدم اول باید به‌درستی مشکل را شناسایی کنید. درواقع باید وضعیت را به نحوی تشخیص بدهید که تمرکز شما روی خود مشکل باشد؛ نه فقط علائم و عوارض آن. مثلاً اگر قرار است کاهش درآمد شرکت را بررسی کنید و آن را حل کنید، تمرکزتان را روی کاهش فروش خدمات بگذارید، نه کاهش پرداختی کارمندان و یا نارضایتی آن‌ها که از عوارض کاهش درآمد محسوب می‌شود.
می‌توانید از نمودارها برای شناسایی مراحل مورد انتظار فرآیند یا نمودارهای علت و معلول هم استفاده کنید تا روند کار واضح‌تر و نظام‌مندتر باشد.
سعی کنید از اطلاعات واقعی، مقایسه انتظارات با واقعیت‌ها و عوامل دخیل در بررسی مشکل استفاده کنید. خوب است که بعد از ارزیابی دقیق مسئله و اطلاعات کافی درباره آن، تمام مشکل را به‌صورت واضح برای کارمندان توضیح بدهید و جای ابهام باقی نگذارید. اگر این مرحله را به‌درستی انجام بدهید، بخش مهمی از فرآیند را با موفقیت به پایان رسانده‌اید.
مرحله دوم؛ پیشنهاد راهحلهای جایگزین
یکی از مهم‌ترین مراحل تفکر تحلیلی تجزیه مدار مرحله ایده پردازی درباره راهحلهای ممکن است. این مرحله باید با دقت و به دور از شتاب‌زدگی انجام شود. سعی کنید حتی‌الامکان چندین راه‌حل و گزینه‌های جایگزین ارائه کنید تا ارزش کار شما به طرز قابل‌توجهی افزایش پیدا کند و درصد موفقیتتان تضمین شود.
بعد از تصمیم‌گیری درباره مدل و استانداردسازی مسئله، با هر روشی که مایل هستید، اعضای تیم را به ارائه پیشنهاد، ایده پردازی و نظرسنجی درباره مشکل و راهحلهای ممکن تشویق کنید. تکنیک طوفان فکری و تکنیک‌های حل مسئله تیمی می‌توانند ابزارهای کارآمد و مفیدی برای حل مسئله باشند.
بسیاری از راهحلهای جایگزین مسئله باید قبل از ارزیابی نهایی ارائه شوند. یکی از مشکلات رایج در حل مسئله این است که راه‌حل‌ها حین ارائه ارزیابی می‌شوند و به همین دلیل اولین راه‌حل قابل‌قبول به‌عنوان بهترین راه‌حل انتخاب می‌شود. حتی اگر الزاماً بهترین راه‌حل نباشد.
سعی کنید در این مرحله نتیجه گرا نباشید و بیش از نتیجه، بر فرآیند کار متمرکز شوید. درغیراینصورت امکان فهم مسائل جدید را از دست می‌دهید و پیشرفت واقعی در دست‌یابی به نتیجه نهایی را از دست خواهید داد.
درهمین رابطه بخوانید: تکنیک گروه اسمی چیست؟
مرحله سوم؛ بهترین گزینه را ارزیابی و انتخاب کنید
در این مرحله از تفکر تحلیلی تجزیه مدار باید یک قدم بزرگ بردارید. انتخاب بهترین راه‌حل از میان گزینه‌های موجود و به‌کارگیری آن برای حل مشکل. یک تصمیم‌گیرنده ماهر و حرفه‌ای، قبل از انتخاب گزینه موردنظر و اصلی، باید موارد مهمی را در نظر بگیرد. درواقع فاکتورهایی وجود دارند که به‌صورت مؤثری می‌توانند انتخاب شما را از حالت انتخاب اشتباه و غیرمولد، به انتخاب درست و مولد تغییر دهند. موارد زیر را در تصمیم‌گیری برای اتخاذ راه‌حل اصلی در نظر داشته باشید:
- یک راه‌حل ایدئال بدون ایجاد عوارض غیرقابل‌پیش‌بینی، مشکل موجود را حل خواهد کرد.
- همه اعضای تیم روی کارکرد و پذیرش این راه‌حل اتفاق‌نظر دارند و آن را انتخاب خواهند کرد.
- راه‌حل کاملاً اجرایی است و می‌توان آن را به‌سادگی به کار بست.
- راه‌حل مناسب در چارچوب سازمانی شما می‌گنجد و ساختارشکن نیست.
مرحله چهارم؛ به‌کارگیری و پیاده‌سازی راه‌حل
مرحله نهایی تفکر تحلیلی تجزیه مدار پیاده‌سازی راه‌حل نهایی است. ممکن است در این مرحله نیاز باشد که از توانایی اجرایی و نفوذ رهبران سازمانی استفاده بیشتری شود. گاهی لازم است که از نفوذ رهبران برای تجهیز سازمان یا کارمندان استفاده شود. گاهی لازم است که راه‌حل را به سایر سازمان‌ها بفروشید و خلاصه با کمک آن‌ها، اجرای راه‌حل را تسهیل کنید. استفاده از توان مدیران در اجرا، روشی مؤثر برای به دست آوردن پشتیبانی کافی و به حداقل رساندن مقاومت ساختار در قبال تغییرات ناشی از اجرای راه‌حل است.
صرف‌نظر از اینکه چطور راه‌حل نهایی را اجرایی می‌کنید و چقدر در کار موفق خواهید شد، یک نکته بسیار مهم که باید در نظر بگیرید، ایجاد سازوکارها و کانال‌های بازخوردی از راه‌حل اجرا شده است. این مسئله به شما امکان می‌دهد که به‌صورت مستمر بر فرآیند کار نظارت داشته باشید و آن را دائماً در معرض آزمایش قرار دهید تا آن را با انتظارات پیش‌بینی‌شده بسنجید.
یادتان باشد که حل مسئله و تکنیک‌هایی که برای به دست آوردن راه‌حل استفاده می‌شوند، در صورتی موفق و مؤثر خواهند بود که راه‌حل شما به قوت سر جای خودش باقی بماند و بتواند با تغییرات آینده به‌روزرسانی شود. این ویژگی مهم راه‌حل پیشنهادی را همیشه به خاطر داشته باشید.
