فهرست مطالب
تکنیک گروه اسمی یکی از روش‌های مؤثر بر مشارکت افراد در کارهای گروهی است. با استفاده از این روش می‌توان به فرآیند تصمیم‌گیری درباره ایده‌ها در جلسات طوفان مغزی سرعت بخشید. با ما در این مقاله ذهن همراه باشید تا با کارکرد این تکنیک و مراحلی که برای اجرای آن باید پشت سر بگذارید، آشنا شوید.
تکنیک گروه اسمی
تکنیک گروه اسمی یا NGT روشی ساختاری برای اجرا کردن بهتر جلسات طوفان مغزی است. این تکنیک تعریف‌شده است تا بتواند مشارکت همه اعضای گروه را تضمین کند. درواقع با استفاده از این تکنیک، می‌توان مطمئن شد که همه اعضای گروه نظرشان را گفته‌اند و کسی بدون نظر جلسه را ترک نکرده است.
اگر بخواهم به‌صورت کوتاه و مختصر این تکنیک را توضیح بدهم، می‌توانم این‌طور بگویم:
در تکنیک گروه اسمی، افراد تیم بعدازاینکه در جلسه طوفان مغزی ایده‌هایشان را نوشتند، شروع به انتخاب ایده موردعلاقه خودشان از میان ایده‌های ارائه‌شده می‌کنند. در پایان جلسه پیشنهاد‌های کل گروه با استفاده از سیستم امتیازدهی موردبحث قرار می‌دهند.
هر ایده‌ای که امتیاز بیشتری به دست بیاورد، می‌تواند به‌عنوان خروجی نهایی جلسه مورداستفاده قرار بگیرد. درواقع این تکنیک، مبتنی بر امتیاز و اولویت گروه است. در نظر بگیرید که:
- هدف اصلی از اجرای NGT روشن شدن بحث است، نه حل اختلاف‌نظر.
- بحث باید بین همه ایده‌ها به‌صورت متوازن و متعادل توزیع شود.
- اگر تخته از ایده‌ها پر شد، باید ایده‌ها را دورتادور اتاق جلسه بنویسید تا همه ایده‌ها قابل‌نمایش باشند.
این تعریف، ساده‌ترین توضیحی بود که می‌شد از NGT ارائه کرد. اما بیایید جزئیات بیشتری را در رابطه با این تکنیک باهم بررسی کنیم.
یکی دیگر از تکنیک‌های جالب حل مسئله، تکنیک استخوان ماهی است. می‌توانید جزئیات بیشتر را در این مقاله بخوانید.
چه زمانی از NGT استفاده کنیم؟
- یکی از بهترین مواقعی که می‌توان از تکنیک گروه اسمی استفاده کرد، مواقعی است که در گروه شما، اعضایی وجود دارند که بیش از سایرین حرف می‌زنند و درواقع فرصت ابراز عقیده را از باقی اعضا می‌گیرند. با این تکنیک می‌توان سهم مشارکت در گروه را بهتر تقسیم کرد.
- مواقعی که بعضی از اعضای گروه در سکوت بهتر عمل می‌کنند و برای فکر کردن نیاز به تمرکز بیشتری دارند.
- زمانی که نگران هستید بعضی از اعضای گروه، به هر دلیلی نتوانند در نظر دهی و فرآیند ایده پردازی مشارکت کنند و قصد داشته باشید سهم گروه را در مشارکت افزایش دهید.
- زمانی که گروهتان به‌سادگی نمی‌تواند ایده‌های کارآمد مناسبی تولید کند.
- زمانی که بعضی از اعضای گروه جدید هستند و ممکن است نظراتشان چندان جدی گرفته نشود.
- موضوع موردبحث گروه بسیار داغ و چالشی باشد.
مقاله مرتبط: ضرورت تفکر انتقادی
مراحل انجام تکنیک گروه اسمی
همه آنچه برای انجام تکنیک گروه اسمی نیاز دارید جلسه طوفان مغزی و وسایل یادداشت‌برداری برای همه اعضا و یک تخته برای نشان دادن وضعیت است.
مرحله اول
قدم اول مانند تمام جلسات طوفان مغزی این است که به‌درستی و به‌صورت کامل و بدون هیچ ابهامی، موضوع موردبحث را برای تمام اعضای گروه روشن کنید. هرگونه ابهام در مورد موضوع باید حل شود و اعضا باید به‌درستی بدانند که مسئله چیست و چه ابعادی دارد.
فهم درست مسئله، تأثیر مستقیمی در کیفیت راه‌حل‌های ارائه‌شده خواهد گذاشت. به همین دلیل باید توجه خاصی به این مرحله و اجرای درست آن داشته باشید. شاید ساده به نظر برسد اما اهمیت آن را زمانی درک خواهید کرد که این مرحله را با موفقیت پشت سر نگذاشته باشید.
مرحله دوم
در قدم بعد تمام اعضای گروه بی‌سروصدا تمام راه‌حل‌ها و ایده‌هایی که در سر دارند را روی کاغذ می‌نویسند. باید به آن‌ها بگویید که مهم نیست ایده پیشنهادی‌شان چقدر عملی و منطقی باشد. مهم این است که هر ایده‌ای به ذهنشان می‌رسد را بنویسند و هرچه به ذهنشان خطور می‌کند را روی کاغذ بیاورند. بهتر بازی زمانی کوتاهی را برای طوفان مغزی به گروه پیشنهاد کنید. مثلاً مدت‌زمان پنج تا ده دقیقه.
مرحله سوم
در این مرحله اجرای تکنیک گروه اسمی، نوبت به بررسی ایده‌ها و نظرات اعضای گروه می‌رسد. هر عضو در هر دور، یک ایده را با صدای بلند برای اعضای گروه می‌خواند. یک نفر باید ایده‌ها را روی تخته ثبت کند. در طول بیان ایده‌ها و نظرات، هرگونه بحث درباره ایده‌ها را برای اعضای گروه ممنوع کنید. حتی کسی مجاز نیست که درباره روشن شدن ابعاد ایده از گوینده سؤالی بپرسد.
نیازی نیست که در این مرحله، ایده‌ها را بانام اعضای گروه روی تخته ثبت کنید. درواقع کمی که در این مرحله جلو بروید، بسیاری از ایده‌ها خودبه‌خود خط می‌خورند و حذف می‌شوند و فقط ایده‌های اصلی که قابل‌بحث و اعتنا هستند باقی می‌ماند. اشکالی ندارد که اگر اعضا در یکی دو دور، نوبتشان را رد کنند تا بتوانند در دور بعدی، به تعداد ایده‌هایی که ارائه می‌دهند اضافه کنند. می‌توانید در این مرحله کمی انعطاف به خرج بدهید.
آن‌قدر به این کار ادامه دهید تا تمام ایده‌ها با اعضای گروه به اشتراک گذاشته شوند یا اینکه گروه احساس کند که کافی است و نیاز نیست بیشتر از این روی این مرحله وقت بگذارند.
مرحله چهارم
در این مرحله از تکنیک گروه اسمی، درباره ایده‌هایی که مطرح شده‌اند، بحث و گفتگو خواهد شد. همه اعضای گروه باید درباره موضوعات صحبت کنند و نظراتشان را بیان کنند. در صورت توافق ایده‌پرداز، می‌توانید تغییراتی در ایده‌ها اجرا کنید. اگر همه اعضا موافق بودند می‌توانید ایده‌ای را از لیست حذف کنید. یا اگر به تکرار رسیدید این کار را انجام بدهید.
آن‌قدر درباره ایده‌ها بحث کنید که موضوعات به‌درستی روشن شوند. از ایده‌پرداز بخواهید با دلیل و منطق، ایده خود را توجیه کند و به سؤالات و ابهامات جواب دهد. می‌توانید تعداد موافقت‌ها و مخالفت‌ها را هم جلوی هر ایده ثبت کنید. در این مرحله می‌توانید ایده‌ها را دسته‌بندی کنید تا مدیریت کار برایتان راحت‌تر شود.
در انتها ایده‌ها را بر اساس ارتباط با سؤال اصلی، کارایی، تعداد موافقت‌ها و مخالفت‌ها رتبه‌بندی کنید و راه‌حل‌هایی که بالاترین رتبه‌بندی را به خود اختصاص داده‌اند، به‌عنوان ایده نهایی انتخاب شوند.
متغیرهای دیگر مانند تخمین میزان کار موردنیاز برای اجرای ایده هم می‌توانند یکی دیگر از ملاک‌های امتیازدهی به ایده باشند که باید در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید: تفکر خلاق چیست و چرا اهمیت دارد؟
ارزش تکنیک گروه اسمی
تکنیک گروه اسمی علاوه بر کاربردی که در حل مسائل و چالش‌های محیط کار دارد، ارزش بالایی در تحقیق درباره اعضا خواهد داشت. این تکنیک اطلاعات ارزشمندی را درباره اعضا به مدیران ارائه می‌دهد. شما می‌توانید اطلاعات ارائه‌شده توسط اعضای گروه را ضبط کنید و آن را با روش‌های مختلف تحقیق آنالیز کنید.
بررسی دقیق اطلاعات می‌تواند به شما دید جالبی از میزان خلاقیت اعضای گروه، میزان شرکت هر عضو در ایده پردازی، اشتراکات و اختلافات بین اعضای گروه و … ببخشد. اگر بتوانید کدهای کمی و کیفی درستی تألیف کنید، بررسی ایده اطلاعات ارزشمندی از اعضا را در اختیارتان خواهد گذاشت و حتی شما می‌توانید این اطلاعات را با اعضا به اشتراک بگذارید.
مزایا و معایب اجرای تکنیک گروه اسمی
تکنیک گروه اسمی مانند هر تکنیک اجرایی دیگر، مزایا و معایبی دارد و از این قاعده مستثنا نیست.
مزایا
یکی از اصلی‌ترین مزایای اجرای تکنیک گروه اسمی این است که می‌توان رأی‌گیری درباره ایده‌ها را به‌صورت ناشناس برگزار کرد تا افراد بدون خجالت و ملاحظه‌کاری، نظرشان را درباره موضوع ابراز کنند.
مزیت دیگر NGT این است که به همه افراد گروه به‌صورت مساوی فرصت می‌دهد تا بتوانند در کار گروهی مشارکت داشته باشند. این تکنیک برای کسانی که از ابراز عقایدشان امتناع می‌کنند فرصتی ایجاد می‌کند تا بتوانند مهارت‌های ارتباطی و کار گروهی‌شان را تقویت کنند.
حواس‌پرتی در این تکنیک به حداقل خود می‌رسد. چون بسیاری از مراحل این تکنیک در سکوت جریان پیدا می‌کند و افراد وقت دارند تا با آرامش به موضوع فکر کنند و درباره آن ایده پردازی کنند.
شاید خواندن این مقاله هم برای شما جالب باشد: تفکر ناب چیست و چه اصولی دارد؟
معایب
یکی از معایب این تکنیک این است که در صورت همگرا نبودن نظرات در رأی‌گیری درباره ایده‌ها، ممکن است چالش‌هایی برای کار به وجود بیاید. در این صورت امکان دارد که نتوان ایده‌ها را به‌درستی مثمر کرد و به نتیجه مناسب رسید. لازم است که قبل از اجرای این تکنیک با گروه درباره برخورد مناسب با ایده‌هایی که ممکن است خلاف نظرشان باشد، صحبت شود.
درواقع از همین چالش تکنیک گروه اسمی می‌توان به‌عنوان فرصتی برای توان بحث عقاید مختلف باهم و بهبود مهارت‌های تصمیم‌گیری استفاده کرد.
