با برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ به استقبال بهره‌وری در محیط کار برویم

به احتمال زیاد شما هم جزو میلیون‌ها ساکن کره زمین هستید که هشت ساعت در روز، پنج روز در هفته و چهل ساعت کاری در هفته کار می‌کنید. حالا می‌خواهم با این سؤال شروع کنم که چقدر با برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹  آشنا هستید؟

قرار است با خواندن این مقاله اتفاقات خوبی برایتان بیفتد و باهم به این نتیجه برسیم که

« آیا برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ به درد من، همکاران یا شرکتم می‌خورد یا خیر؟»

پس تمام حواس خود را به مدت دوازده دقیقه اینجا خرج کنید تا اطلاعات لازم را به دست بیاورید. در تلاش هستم تا نشان بدهم چطور می‌توانیم این برنامه زمان‌بندی کاری جذاب را در کسب و کارمان پیاده کنیم.

در مورد برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ چه می‌دانیم؟

این برنامه شامل یک زمانبندی نهایتاً ۸-۹ روزه با یک روز تعطیلی اضافه طی یک دوره کاری دو هفته‌ای می‌شود. این برنامه مخصوصاً برای کارمندانی با هشتاد ساعت کار طی ۹ روز در نظر گرفته شده که در برنامه زمان‌بندی ۸۰ ساعت/ ۹ روز، خلاصه شده است. در واقع این چیدمان زمانی به جای ۱۰ روز کاری با فرض هفته کاری پنج روزه، در نظر گرفته می‌شود.

 

با این اوصاف درصورتی‌که مدیر یک تیم یا سازمان هستید با پیاده سازی این برنامه، کاری می‌کنید تا کارمندان یا هم‌تیمی‌های شما یک روز کامل در هفته تعطیلی بیشتری داشته باشند.

در یک چنین زمان‌بندی، کارمندان در یک بازه زمانی چهار روزه / ۹ ساعته (۳۶ ساعت) به همراه یک روز هشت ساعته کار می‌کنند.

شما به عنوان یک کارمند حقوق بگیر، از نیمه اول هشت ساعت کاری برای هفته اول و از نیمه دوم برای هفته بعدی استفاده می‌کنید. همه این‌ها نوشته شد تا بگویم نزدیک به چهل ساعت کاری شنبه تا چهارشنبه از هفته اول و چهل ساعت کاری شنبه تا سه‌شنبه از هفته دوم (بدون کار اضافه خارج از این بازه زمانی) اضافه می‌شود.

با این برنامه ریزی حالا می‌توانید مدیری باشید که پنجشنبه هفته دوم را به‌طور کامل تعطیل اعلام کند بدون آنکه ساعت‌های کاری کم شده باشند.

برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹؛ یک نمونه ساده

کمی پیچیده شد؟ لطفاً صبور باشید تا باهم به یک نمونه برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ نگاهی بیندازیم.

◄ هفته اول

شنبه- از ساعت ۷- ۱۲ و۱۳- ۱۷ با یک ساعت استراحت و ناهار بین این دو ( عدد نهایی ۹ ساعت)

یکشنبه- همین برنامه

دوشنبه- همین برنامه

سه‌شنبه-  همین برنامه ( عدد نهایی ۳۶ ساعت)

چهارشنبه ۸- ۱۲ (پایان هفته اول) + ۱۳-۱۷ (آغاز هفته دوم)

پنجشنبه و جمعه- تعطیلی آخر هفته

◄ هفته دوم

شنبه- ۷-۱۲ و ۱۳-۱۷ با یک ساعت ناهار ( ۹ ساعت)

یکشنبه- همین برنامه

دوشنبه- همین برنامه

سه‌شنبه- همین برنامه (۴۰ ساعت با چهار ساعت کامل از آخرین روز کاری هفته اول)

چهارشنبه- یک روز تعطیلی اضافه در نظر گرفته می‌شود.

پنجشنبه و جمعه- تعطیلی آخر هفته

♦♦ نکته: این برنامه یکی از انواع برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ بود. یک مدیر می‌تواند انتخاب کند که ساعت کاری مجموعه‌اش از ۷صبح به ۸ صبح تغییر کند و به جای ساعت ۱۷، تا ساعت ۱۸ عصر به پایان برسد.

۸ امتیاز فراموش نشدنی برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹

در نگاه اول شاید، به عنوان یک مدیر، این‌طور نتیجه بگیرید که این روش مدیریت زمان فقط به درد کارمندانم می‌خورد و شامل مدیریت بهتر سازمان نخواهد شد.

مطمئن هستید؟! پس بهتر است با ۸ فایده تأثیرگذار این برنامه زمان‌بندی که کل کسب‌وکارتان را دربرمی‌گیرد دقیق‌تر آشنا شوید.

تعادل بین کار و زندگی

شما به کارمندانتان وعده تضمینی دو روز تعطیلی در ماه را میدهید؛ دو روز به جز تعطیلی های آخر هفته. بنابراین آن‌ها زمانی برای مدیریت اوقات شخصی خودشان دارند و میتوانند برای کسب و کار شخصی یا تفریحشان آنطور که دلشان میخواهد برنامه ریزی کنند.

خبر خوب اینکه نتیجه چنین برنامه ریزی به  شرح زیر خواهد بود:

• مرخصی های استعلاجی کمتر می‌شود.
• غیبت های بدون هماهنگی قبلی کاهش پیدا می‌کند.
• به‌طور کلی درخواست برای مرخصی کمتر می‌شود.

فراموش نکنیم که برقراری تعادل بین زندگی و کار در چنین شرایطی به‌مراتب مهم‌تر است.

وقفه‌های کاری کمتر

زیرمجموعه یک مدیر وقت کافی برای رسیدگی به مشکلات شخصی‌اش را دارد. پس ساعات کاری را صرف امور شخصی نمی‌کند. رعایت این اصل، بازدهی بهتری برای یک کسب و کار به همراه دارد.

کاهش رفت و آمد

هرچه جلوتر می‌رویم، با امتیازات شگفت‌انگیزتر برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ آشنا می‌شویم و حالا نوبت به مدیریت زمان می‌رسد که  در ترافیک سروشکل دیگری به خود می‌گیرد.

وقتی کارمندان دو روز اضافه در ماه تعطیلی داشته باشند این یعنی مجبور نیستند در ترافیک‌های کلافه کننده گرفتار شوند، هزینه کمتری برای سوخت ماشین یا استفاده از وسایل حمل و نقل شهری پرداخت می‌کنند و اجباری برای تحمل مسیر گاهی خسته‌کننده خانه تا محل کار را ندارند.

 

♦♦ نکته: این موضوع با گسترش سیستم دورکاری و پاندمی کرونا تقریباً نادیده گرفته می‌شود.

بهتر شدن فرایند انجام کار

وقتی ساعت کار روزانه بیشتر می‌شود این بدان معنی است که کارمندان و اعضای یک تیم فرصت خیلی بیشتری برای مدیریت و تکمیل وظایف روزانه‌شان دارند.

استراحت بهتر

با اختصاص دو روز تعطیلی اضافه در ماه، کارمندان زمان بیشتری برای بازیابی خودشان پس از یک هفته کاری شلوغ خواهند داشت. اگر از پنجره یک مدیر به این موضوع نگاه کنید، هم‌تیمی‌هایی دارید که سرحال و آماده، شنبه کاری‌شان را شروع می‌کنند. این عالی نیست؟!

بالا رفتن بازدهی

بدون تعارف، هیچ‌کدام از ما در طول روزهای کاری تا پایان هفته از فکر کردن به تعطیلات آخر هفته غافل نمی‌شویم! حالا تصور کنید به این تعطیلات، دو روز بیشتر هم اضافه شود. پس نتیجه پیاده سازی برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ افزایش انگیزه و بهره‌وری خواهد بود.

هریک از ما اگر خوش شانس بوده و تجربه شرکت در چنین برنامه کاری را داشته باشیم، بدون شک انرژی بیشتر و بهتری در طول ۹ روز کاری در نظر گرفته شده برای انجام وظایفمان داریم.

♦♦ نکته: وقتی صحبت از بازدهی حرفه‌ای می‌شود، فقط روی کسب و کار تأثیر نمی‌گذارد. اثرات روانی آن روی کارمندان به‌مراتب بیشتر است.

با اجرای این برنامه، شما و تیمتان استرس کمتری را در دراز مدت تجربه می‌کنید و درنتیجه دربِ اتاق مدیریت کمتر برای درخواست تعطیلات یا مرخصی استعلاجی به صدا درمی‌آید!

انگیزه بیشتر برای کارمندان تازه وارد

بله! انگیزه دادن به کارمندهای تازه وارد آن‌هم در محیط کاری که با سرعت سرسام آوری روبه جلو پیش می‌رود چندان هم ساده نیست. تازه‌واردها خواهان مزایای شغلی بیشتری هستند تا به پشتوانه آن‌ها بتوانند تعهدات شغلی‌شان را به‌خوبی انجام دهند. پس چه سیاستی بهتر از برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ که مثل یک آهنربا آن‌ها را جذب تعامل و همکاری بهتر می‌کند.

وقتی کارمند جدیدالورود از همان روزهای اول همکاری با این برنامه پیش می‌رود درواقع می‌تواند بین زندگی کاری و شخصی‌اش تعادل برقرار کند. حفظ چنین تعادلی در روزهای آغازین کار معنای خوبی به همراه دارد.

با وجود چنین برنامه زمان‌بندی دیگر لازم نیست هفته‌ها، ماها و حتی سال‌ها صرف کنترل و مدیریت وقت خود کند چون واقعاً قرار است با دنبال کردن این اصل، انگیزه بگیرد و فرد سازنده‌ای باشد.

انعطاف بیشتر

یکی از نگرانی‌های اصلی مدیران این است که چطور تغییر شیفت را پوشش بدهند. آن‌ها درواقع نگران این هستند که سازمان‌دهی اعضای تیم برای پوشش فعالیت‌های ضروری در طول روزهای تعطیل، اضافه کار ساده‌ای نیست.

برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ قرار است مثل یک دستیار همدل و باوفا عمل کند.

یک‌بار دیگر یادآوری می‌کنم، این برنامه ریزی قرار نیست همه‌جا و تحت هر شرایطی با یک چارچوب مشخص اجرا شود. اگر در یک چنین موقعیتی قرار گرفتید و در پایان هفته دوم امکان تعطیل کردن شرکت را ندارید، شاید بد نباشد نیمی از اعضای تیمتان به تعطیلات روز پنجشنبه و جمعه بروند و نیمی دیگر آماده تعطیلات چهارشنبه شوند. درواقع شما تعطیلات و روزهای کاری را بین آن‌ها تقسیم می‌کنید.

برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ چه معایبی دارد؟

کارمندان و اعضای یک تیم در یک چنین برنامه‌ای به موارد اخلاقی و پرداخت به‌موقع دستمزدشان هم توجه می‌کنند. اجازه بدهید این موضوع را بازتر و در ادامه ۹ مورد از ضررهای پیاده سازی چنین برنامه‌ای را هم اضافه کنم.

ساعت کاری اضافه در هرروز، همیشه جواب نمی‌دهد

اگر با برنامه موردنظر در محیط کارتان پیش می‌روید درواقع چند ساعت بیشتر از خانه و کاشانه دور هستید و این روند هر چهار هفته ادامه دارد. شاید یک سری از همکاران مشکلی با آن نداشته باشند ولی برای بقیه ممکن است دردسرساز شود:

• پدر و مادرهایی هستند که برای بردن بچه‌ها به مدرسه و آوردنشان به خانه دچار مشکل می‌شوند.
• انرژی کمتری برای رسیدگی به کارهای منزل و تدارک شام خواهند داشت.
• دردسرهای آشنای گرفتار شدن در ترافیک و دیر رسیدن به خانه

این‌ها از جمله پرتکرارترین مشکلاتی است که به جای کم کردن بازدهی می‌تواند باعث مشکلات اضافی شود.

 

آخرین ساعت یک روز کاری طولانی همیشه خسته‌کننده و بدون بازده است

بعید میدانم در بین خوانندگان این مقاله کارمند یا کاسبی باشد که صبح کاری‌اش را با انرژی کامل شروع کند و در پایان روز با همان انرژی شگفت انگیز بتواند ادامه بدهد!

حالا تصور کنید با برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ پیش برویم و یک ساعت بیشتر هم به ساعت کارمان اضافه شود. هیچ تضمینی نیست که از عهده‌اش بربیاییم.

فراموش نکنیم که

با توجه به پرفشار بودن ساعات کار در چنین برنامه‌ای، الزام کارمندان به کار بیشتر و خارج از ساعت جز انجام وظیفه با کمترین انگیزه و بازدهی نتیجه دیگری نخواهد داشت.

یکی از اتفاقات ناخوشایندی که با این برنامه ریزی گریبان مجموعه را می‌گیرد فرار کارمندان حقوق بگیر از محل کار و انجام وظیفه در روزهای اضافه تعطیل است. نتیجه اینکه، چنین ساعت کاری فشرده‌ای باعث می‌شود تا امتیازات این برنامه زمان‌بندی زیر سؤال برود.

لذت تجربه فقط غروب‌های کوتاه

کسب و کاری که راه انداخته‌ایم حالا دیگر کاری کرده تا به ازای چهار روز کاری پرفشار، لطف غروب‌ها و استراحت‌های لذت بخش در آن بازه زمانی از ما کم شود.

این محرومیت باعث بروز چه اتفاقاتی می‌شود؟

◄ محدودیت زمان‌بندی زندگی شخصی برای رسیدگی به کارهای خانه و آشپزی

◄ کمتر شدن زمان استراحت و مدیتیشن

◄ زود خوابیدن

◄ کم توجهی به فرزندان برای رسیدگی به تکالیف مدرسه و ارتباط با آن‌ها

◄ کم شدن یا نداشتن برنامه‌ها و سرگرمی‌های جانبی

احتمال همخوان نبودن با سایر بخش‌های کسب و کار

بله، این اصل به صورت نظری خوب و تأثیرگذار است ولی با دورنمای دقیق‌تر می‌تواند دردسر ساز شود. مهم‌ترین دردسر در دسترس نبودن مشتری یا مصرف کننده در ساعاتی است که شما به عنوان ساعت کاری اضافی در نظر گرفته‌اید. این یعنی فرصت‌های بازدهی و بهره‌وری محدودی در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد.

با رعایت چند مورد زیر، برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ کارایی بیشتری دارد:

• در نظر گرفتن مجموعه‌ای از مسئولیت‌های اجرایی برای انجام دادن.
• اختصاص مجموعه‌ای از فعالیت‌های جاری عمومی با هدف تکمیل آن‌ها.
• فعالیت‌های درون سازمانی که نیاز به توجه و تمرکز دارد.

همیشه خبری از ساعت ناهار نیست

اگر کارفرما تصمیمی برای اختصاص ساعت ناهار با حقوق نداشته باشد پس باید منتظر ۹ ساعت کار به جای ۸ ساعت کار باشیم. این یعنی باید خودمان را برای ده ساعت کار در روز مبتنی بر برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ آماده کنیم.

شرکت‌های کوچک دچار وقفه‌هایی در روند کاری خود می‌شوند

پوشش دادن یک سری مشکلات از جمله مواردی است که شرکت‌های کوچک اجراکننده این برنامه در مورد آن دچار مشکل می‌شوند. چنین وضعیتی شایستگی کارمندان را زیر سؤال می‌برد که ممکن است روی بودجه شرکت، مسئولیت‌های مدیریت و تعامل با مشتری هم اثرگذار باشد.

حتی برخی کسب و کارها هستند که برای تطبیق کارمندانشان با برنامه جدید، یک یا دو روز را تعطیل می‌کنند. اما این سیاست برای دوام و بقا در دنیای پرشتاب کسب و کار امروز چندان هوشمندانه نیست!

برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ باعث خلوت‌تر شدن دفتر کارها می‌شود

اگرچه انعطاف در یک چنین برنامه‌ای قابل توجه است ولی باید منتظر ساکت شدن دفترها و اتاق‌های کارمان بعد از ساعت‌های کاری باشیم. درحالی‌که معمولاً در چنین ساعاتی برای استراحت و بازیابی، دور هم جمع می‌شدیم.

ساعت کاری پرفشار برای آن‌هایی که اهل شلوغی و گشت و گذار در لابی یا کافه شرکت هستند، باعث می‌شود آخر وقت کاری دیگر احساس نشاطی برای وقت‌گذرانی با همکارها نداشته باشند و آن را حتی یک جور وقت تلف کردن بدانند.

هرچه تعداد مشتاقان بعد از ساعات کار کمتر باشد، فرصت‌های ارتباطی و مشارکتی بیشتر نادیده گرفته می‌شود که درنهایت باعث مسائل ارتباطی بین اعضای یک تیم می‌شود.

 

 

فرصت‌طلبی یک سری از کارمندان

این سکوت و خلوت بودن محیط کار یک سری از کارمندان را وامی‌دارد تا بی‌خیال انجام وظیفه شوند!

در ساعات پایانی یا اضافی که شرکت ساکت‌تر است، این دسته سوءاستفاده می‌کنند و به جای رسیدگی به کارهایی که به آن‌ها سپرده شده، در گوشی هوشمند فرو می‌روند و قسمت جدید سریال مورد علاقه‌شان را می‌بینند. حتی بعید نیست برای سرمایه‌گذاری در کسب و کار شخصی‌شان در حال مشاوره گرفتن باشند.

اینجاست که اعتماد داشتن به هم، خودش را نشان می‌دهد و البته نباید نادیده گرفت تعداد فرصت‌طلب‌ها همیشه هم زیاد نیست!

معرفی چند نرم افزار مدیریت پروژه مرتبط

پیشنهاد می‌کنم اگر به عنوان یک مدیر پیگیر اجرای این برنامه متفاوت در مجموعه خود هستید، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه حتماً استفاده کنید.

این نرم‌افزارها با قابلیت پیگیری زمانی  time-tracking، ارزیابی ارزش کار کارمند، برنامه ریزی منسجم و ارتباط سازنده با اعضای تیم زمینه همخوانی همه مجموعه را با ساختار جدید فراهم می‌کند.

شاید بهتر باشید بدانید

از جمله بهترین نرم‌افزارهای داخلی که می‌توانید برای این کار از آن‌ها استفاده کنید نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو taskulu و نرم افزار دایتیک daityc است.

همچنین نرم‌افزارهای پرطرفداری مثل airtable، trello،  اینستاگانت Instagantt، تیم گانت TeamGantt و آسانا Asana را می‌توانید متناسب با نوع فعالیت خود انتخاب کنید.

معرفی کتاب

چه یک کتاب انگیزشی مرتبط با موضوع مقاله باشد چه کتابی که در همان غروب‌های کوتاه یا در مسیر بازگشت به خانه نیاز به شنیدنش داشته باشید، حالا نوبت باز کردن دروازه کتابخانه صوتی مجموعه ما رسیده است!

اگر از کار در برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ لذت می‌برید و یا برعکس کلافه هستید، با انتخاب یکی از چند کتاب زیر می‌توانید موقعیت ثابت یا فعلی را به‌دلخواه خودتان مدیریت کنید. قبل از هر چیز از دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن غافل نشوید.

فریب خورده تصادف Fooled by Randomness، به قلم نسیم نیکلاس طالب Nassim Nicholas Taleb

کتاب فریب‌خوردۀ تصادف (۲۰۰۱) با صدای گیرای خانم کاترین صادق پور، مجموعه‌ای از مقاله‌ها در مورد تأثیر امور تصادفی در بازارهای مالی و زندگی است. نویسنده از طریق ترکیب کردن بینش‌های آماری، روانشناسی و فلسفی، چگونگی تسلط امور تصادفی بر جهان را شرح می‌دهد.

◄ چه کسانی این کتاب را بخوانند؟

• سرمایه گذاران و متخصصان مالی که فکر می‌کنند ماهیت ریسک و عملکرد آن را درک می‌کنند.
• هر کسی که به مبحث تصمیم گیری انسانی علاقه مند است.
• هر کسی که هر روز روزنامه می‌خواند تا بتواند اطلاعات ارزشمندی کسب کند.

شرکت خلاقیت Creativity, Inc، نوشته اد کاتمل Ed Catmull

شما می‌توانید با روایت کاترین صادق پور، با فراز و فرودهای تاریخ استودیوهای انیمیشن پیکسار و دیزنی و مسیری که خود اد کاتمول برای تبدیل‌شدن به یک مدیر موفق پیموده است، بیشتر آشنا شوید.

کاتمل در کتاب پرطرفدارش که در سال ۲۰۰۹ منتشر شد به شرح باورهای مدیریتی که در این راه به دست آورده است، می‌پردازد و توصیه‌هایی عملی در مورد چگونگی تبدیل اعضای یک تیم به فوق ستاره‌هایی خلاق ارائه می‌کند.

◄ این کتاب را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم؟

• کسانی که به عادت‌های مدیریتی موفق و روش‌های رهبری تیم علاقه‌مند هستند.
• کارفرمایانی که کارمندانشان نیاز به خلاقیت در کار دارند.
• افرادی که واقعاً به ایجاد یک فرهنگ خلاق پایدار متعهد هستند.

عادت‌های عملکرد عالی High Performance Habits، اثر برندون برچارد Brendon Burchard

کتاب “عادت‌های عملکرد عالی ” (‏۲۰۱۷)‏ به بررسی شش عادتی می‌پردازد که یک فرد عادی را به یک فرد موفق با بازده عالی تبدیل می‌کند.

نویسنده کتاب بر اساس داده‌ها و آمارِ یکی از بزرگ‌ترین مطالعات بر روی افراد پربازده جهان، نشان می‌دهد که این افراد چه عادت‌هایی دارند و چه چیزهایی به آن‌ها انگیزه می‌دهد.

◄ این کتاب مشتاق است تا در قفسه کتابخانه چه کسانی جا باز کند؟

• کارگرانی که مایل به بهبود بهره‌وری و عملکرد شغلی خود هستند.
• دانش‌آموزانی که علاقه‌مند هستند بدانند افراد فوق‌العاده موفق چه عادت‌هایی دارند.
• خوانندگانی که می‌خواهند سالم‌تر و شادتر زندگی کنند‌.
• کارمندان و مدیرانی که با چالش برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ روبه رو شده‌اند و تصمیم ندارند کوتاه بیایند.

پایان‌بخش

با توجه به همه امتیازات و ضررهایی که برای برنامه زمان‌بندی ۸۰/۹ نوشته شد، آنچه از هر اصلی مهم‌تر است « نیاز» به انتخاب خواهد بود.

یک سری از کارمندان هستند که با ساعات کاری پرفشار مشکلی ندارند چون دو روز تعطیل اضافی در ماه منتظر آن‌هاست. گروه دیگری از نظر اخلاقی احساس خوشایندی ندارند چون ملزم به کار اضافی در روزهای بیشتر و اضافی هستند و این یعنی دوری از خانه و خانواده.

شاید بهترین توصیه به کسب و کارهایی که قصد انتخاب و اجرای این برنامه را دارند این باشد که چند نکته را به خاطر بسپارند:

• ارزیابی کسب و کار و راهکارهای کاربردی مجموعه برای پیاده سازی این برنامه
• انتخاب یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای اطمینان، در مرحله دوم
• برگزاری نشست یا نشست‌ها برای اطلاع از نظرات کارمندان در مورد تغییرات کاری جدید.

منبع:

https://brandongaille.com/17-pros-and-cons-of-the-980-work-schedule/

https://getsling.com/blog/9-80-work-schedule/