برنامه ریزی چیست؟ ؛ اهمیت و مزایای برنامه ریزی در زندگی شخصی و شغلی

برنامه ریزی کاری است که افراد برای تعیین یک دوره از اقدامات انجام می‌دهد، که شامل تعیین هدفی است که برای کشف چشم انداز آینده انجام می‌دهند. برنامه ریزی، فعالیتی است که در آن اهداف تعیین می‌شوند، مطالعات زیست محیطی انجام می‌شوند، مکان‌ها انتخاب می‌شوند و یک نقشه کلی طرح ریزی می‌شود. بنابراین برنامه ریزی یک روند از پیش تعیین شده برای یک عمل است که به نتایج مؤثری بدل می‌شود؛ با ذهن همراه باشید.

برنامه ریزی چیست؟

دانشمندان مختلف، برنامه ریزی را متفاوت تعریف کرده‌اند. برخی تعاریف به همان اندازه گسترده هستند. برخی آن را برنامه‌ریزی پیش بینی می‌کنند، برخی آن را به عنوان یک فرآیند می‌شناسند، مانند، برنامه ریزی فرآیند تفکر، پیش بینی سازمان یافته، دید مبتنی بر واقعیت و تجربه‌ای است که برای اقدام هوشمندانه لازم است. برخی آن را در قالب نتایج برنامه ریزی می‌بینند، مانند، برنامه‌ریزی مدیریت، شامل توسعه پیش بینی‌ها، اهداف، سیاست‌ها، برنامه‌ها، رویه‌ها و بودجه‌ها است.

وقتی سازمان می‌خواهد به یک هدف برسد، برای دستیابی به آن برنامه ریزی می‌کند. این برنامه یک دوره عملی آینده است. برای تصمیم گیری در مورد این دوره از اقدامات آینده، مدیر باید آینده را پیش بینی کند و توانایی سازمان را با توجه به منابع مورد نیاز برای اجرای طرح در نظر بگیرد. این طرح باید به طور واضح، ترتیب‌های عملی را انجام دهد. مدیریت پس از عملیاتی کردن برنامه، زمانی که تحت موقعیت معینی باشد، پیگیری آن را انجام می‌دهد. برنامه‌های سازمانی به طور کلی هم شکل سیاست‌ها، رویه‌ها، بودجه‌ها، برنامه‌ها و سایر می‌شوند.

اهمیت برنامه ریزی

اهمیت برنامه ریزی

برنامه‌ریزی، برای زنده نگه داشتن و رشد سازمان در محیطی پویا و متغیر مهم است. برنامه ریزی به خاطر دلایل زیر حائز اهمیت می‌باشد:

۱- دستیابی به اهداف

برنامه ریزی به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف خود برسد. برنامه‌ریزی مسیر دستیابی به اهداف سازمانی را با کمترین اتلاف وقت، پول و انرژی انجام می‌دهد. این فاصله ی بین جایی که ما هستیم و جایی که می‌خواهیم باشیم را می‌سازد. این کار استفاده بهینه از زمان و پول را تضمین می‌کند.

۲- انجام تعهدات

سازمان‌ها بسته به ماهیت آن‌ها تعهدات بلند مدت و کوتاه مدت نسبت به جامعه دارند. به عنوان مثال، یک سازمان دفاعی، تعهدات بلندمدتی دارد در حالی که یک خرده فروش بیشتر به اهداف یا مسئولیت‌های کوتاه مدت خود علاقه دارد. این تعهدات را می‌توان از طریق برنامه ریزی انجام داد.

۳-  تسهیل در تصمیم گیری

تصمیم گیری یعنی، چه کاری باید انجام شود. وقتی افراد، با یک وضعیت حل مسئله روبرو می‌شوند و بهترین راه را برای انجام دوره‌های مختلف آن اتخاذ می‌کنند. این روند انتخاب یک دوره عملی، متشکل از دو یا چند گزینه دیگر است. افراد مجبورند تصمیماتی مانند، چه چیزی را تولید کنند و چگونه تولید کنند، منابع سازمانی چیست و چگونه می‌توان آن‌ها را به طور مؤثر در مناطق مختلف عملکردی، سود یا مسئولیت اجتماعی تخصیص داد. برنامه ریزی به تصمیم گیری در مورد یک دوره عملی کمک می‌کند، تا مشکل خاص را حل کند. برنامه‌ریزی مبنایی برای تصمیم گیری در حال و آینده است.

مزایای برنامه ریزی

۴- ایجاد ثبات در سازمان‌ها

سازمان‌ها برای اطمینان از ثبات در محیط متغیر، فعالیت‌های تجاری خود را برنامه ریزی می‌کنند. افراد عدم قطعیت را پیش بینی می‌کنند و سازمان‌ها را برای مواجهه با آن‌ها درهنگام وقوع، آماده می‌کنند.

۵- نمای کلی سازمان

سازمان ساختاری از روابط است، که در آن اقتدار و مسئولیت هر فرد به روشنی تعریف شده است. برنامه ریزی کارکردهای انجام شده توسط انسان‌ها و بخش‌های مختلف را هماهنگ می‌کند و آن‌ها را در یک هدف واحد (هدف سازمانی) متحد می‌کند. همچنین محیط داخلی سازمان را با محیط خارجی خود هماهنگ می‌کند (منابع انسانی، جسمی و مالی و فعالیت‌های سازمانی در سطوح مختلف).

۶- استفاده بهینه از منابع

سازمان‌ها با منابع محدود کار می‌کنند. برنامه ریزی، منابع را بر اساس اهداف و زمینه‌های مختلف (تولید، پرسنل، امور مالی و بازاریابی) به ترتیب اولویت اختصاص می‌دهد. این منجر به استفاده بهینه از منابع کمیاب (نیرو، مواد، پول و سایر) و تبدیل مؤثر آن‌ها به خروجی‌های تولیدی می‌شوند. کارآیی، موفقیت در کسب و کار را ترویج می‌دهد و از احتمال شکست جلوگیری می‌کند.

۷-  توسعه مدیران

برنامه‌ریزی شامل تخیل، اندیشه و خلاقیت است. در حین برنامه ریزی، مدیران مهارت‌های مفهومی و تحلیلی خود را برای هماهنگی فعالیت‌های سازمان با محیط بیرونی، توسعه می‌دهند.

بیشتر بخوانید: مصاحبه شغلی موفق؛ چطور به شغل مورد علاقه‌مان برسیم؟

۸- ترویج نوآوری و خلاقیت

برنامه ریزی شامل پیش بینی است. افراد فرصت‌های زیست محیطی را پیش بینی می‌کنند، نقاط قوت رقبا را تحلیل می‌کنند و به شیوه‌های جدید و نوآورانه برای تبلیغ محصولات خود تفکر می‌کنند. برنامه‌ریزی ایده‌های جدید، محصولات جدید، روابط جدید و در نتیجه نوآوری و خلاقیت را ایجاد می‌کند.

برنامه ریزی کردن

۹- مبانی کنترل

برنامه ریزی استانداردهای عملکرد و کنترل را فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که این استانداردها دست یافتنی است. کنترل شامل اندازه گیری عملکرد، مقایسه آن با عملکرد استاندارد، پیدا کردن انحرافات و اقدام به حذف انحرافات برای ایجاد برنامه‌های بهتر در آینده می‌باشد. تا زمانی که برنامه‌ریزی نباشد، کنترلی هم وجود نخواهد داشت. بنابراین، برنامه ریزی زمینه کنترل را فراهم می‌کند.

۱۰-  کاهش ریسک

ریسک، شرایطی است که اطلاعاتی ناقص، اما نسبتاً معتبر در مورد آینده در دسترس است. عدم اطمینان، به وضعیتی گفته می‌شود که هیچ اطلاعاتی در مورد آینده در دسترس نیست. تغییرات در سیاست‌های دولت، وضعیتی از عدم اطمینان است و زمانی که رقبا وارد فن آوری بهتری می‌شوند، وضعیت خطر را نشان می‌دهد. برنامه ریزی به همراه پیش بینی، خطر را کاهش می‌دهند و پیش بینی آینده و زیان ناشی از آن را به زمان حال می‌رسانند و سازمان را قادر می‌سازند تا از فرصت‌های زیست محیطی و غلبه بر تهدیدات، استفاده کند. این امر سازمان‌ها را قادر می‌سازند، تا در محیط پیچیده تغییرات سریع فنآوری، رقابت بین المللی، تغییر منافع ذی نفعان تجاری و سایرین فعالیت کنند.

برای مطالعه بیشتر: با تکنیک مدیریت زمان آشنا شوید

۱۱-  تقویت روحیه

اگر برنامه‌های سازمانی موفقیت آمیز باشند و اهداف با موفقیت حاصل شوند، مدیران و کارمندان حس دستیابی را احساس می‌کنند و از نظر اخلاقی متعهد به تمرکز بر فعالیت‌های سازمانی می‌شوند. برنامه ریزی موفقیت آمیز، موفقیت سازمان را ارتقا می‌بخشد.

۱۲- بهبود روند کاری

برنامه‌هایی که به خوبی طراحی شده اند، مدیران را قادر می‌سازند تا روی موضوعات استراتژیک متمرکز شوند و فعالیت‌های روزمره یا عملیاتی را به مدیران سطح پایین‌تر واگذار کنند. بنابراین، این امر روند کار را بهبود می‌بخشد.

مزایای داشتن برنامه ریزی

مزایای داشتن برنامه ریزی

۱- برنامه‌ریزی به شفاف سازی اهداف کمک می‌کند: برنامه ریزی توجه همه افراد را به اهدافی که باید حاصل شوند، متمرکز می‌کند. این تمرکز به معنای جهت دادن به فعالیت‌ها، ایجاد زمینه ای برای اثربخشی فعالیت‌ها، شناسایی تلاش‌های فرد در راستای اهداف شرکت‌ها و هماهنگی تلاش‌های سایر افراد است.

۲- برنامه ریزی سازمان را قادر می‌سازد تا با عدم اطمینان و تغییر سازگار شود: ما در دنیایی از عدم اطمینان و تغییرات سریع زندگی می‌کنیم. برنامه‌ریزی باعث عدم قطعیت در آینده نمی‌شود، بلکه آمادگی فرد را برای تحقق آن افزایش می‌دهد.

۳- فرد را قادر به انتخاب می‌سازد: با تلاش برای آگاهی از اوضاع در آینده، فرایند برنامه ریزی فرد را قادر می‌سازد به جای قرار گرفتن در آینده ای غیرقابل پیش بینی و گرفتار شدن در یک موقعیت ،انتخابی را که در آن موقعیت دوست دارد انجام دهد.

۴- برنامه‌ریزی قدرت رقابتی ایجاد می‌کند: مطالعه آنچه در محیط می‌گذرد، برای برنامه ریزی لازم است. در این فرآیند، برنامه ریز از وضعیت بازار، انتظارات مشتری، فناوری و محصولات جدید و همچنین استفاده از منابع آگاه می‌شود. برنامه‌ریزی راه‌هایی را برای تولید خروجی‌های جذاب تر پیشنهاد می‌کند، بنابراین رقابت بیشتر، در دستیابی به عملیات اقتصادی کمک می‌کند.

۵- برنامه ریزی موجب تخصیص منابع می‌شود: منابع کمیاب هستند! ادارات عملیاتی، برای به دست آوردن منابع موجود، با یکدیگر درگیر می‌شوند. یک برنامه‌ریزی خوب، که اهداف متناسب با نیازهای منابع را در بردارد، به تخصیص منابع کمک می‌کند.

۶- این باعث ایجاد تلاش‌های کارآمد و هماهنگ می‌شود: افراد موجود در یک شرکت، ممکن است از نمای بیرون با یکدیگرمتفاوت باشند. اما برنامه ریزی به وسیله توافق با برخی عوامل اساسی انجام شده است و به گونه‌ای طراحی می‌شود که بتواند تصمیم گیری را به سمت اهداف متحد پیش ببرد.

کلام آخر

برای داشتن یک زندگی شخضی و شغلی منظم، برنامه ریزی یک رکن اساسی است. اینکه بتوان هر نوع کاری را برای آینده نزدیک روی کاغذ آورد یا در جایی ثبت کرد، به معنای داشتن برنامه‌ریزی است. این مهم خود به تنهایی مقوله ای که نیاز به دانش و مهارت خاصی دارد، زیرا نوع کاری که باید انجام شود، نیاز به زمان مشخص و تیین بازه زمانی دارد.

2 دیدگاه‌ها

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید