تکنیک پومودورو ؛ مدیریت بهینه زمان تنها با یک تایمر گوجه ای

تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique)، روشی برای مدیریت زمان است که تمایل برای به تعویق انداختن و انجام کارهای چند وظیفه‌ای مورد سؤال قرار می‌دهد و به کاربران در ایجاد عادات کارآمدتر کمک می‌کند. مدیریت زمان به افراد امکان می‌دهد تا در زمان کمتر بتوانند کار بیشتری انجام دهند، ضمن اینکه حس پیشرفت را نیز تقویت می‌کند و پتانسیل خستگی را کاهش می‌دهد. اما به این معنا نیست که در تکنیک پومودورو جایی برای استراحت و تنفس وجود ندارد، بلکه هدف از این روش برنامه‌ریزی برای استفاده حداکثری از زمان است؛ با ذهن همراه باشید.

تکنیک پومودورو چیست؟

روش پومودورو در اوایل دهه ۱۹۹۰ توسط توسعه دهنده، کارآفرین و نویسنده فرانچسکو چیریلو اختراع شد. او سیستم «پومودورو» را از تایمر شکل گوجه فرنگی‌اش که از آن برای مدیریت زمان استفاده می‌کرد، نام‌گذاری کرد. روش کار ساده است، وقتی با هر کار بزرگ یا مجموعه‌ای از کارها روبرو شدید، کار را به فواصل کوتاه تقسیم کنید که دارای وقفه‌های کوتاهی نیز باشد. این به مغز شما کمک می‌کند تا برای دوره‌های کوتاه تمرکز کنید. پومودورو یک سیستم چرخه‌ای است. شما به طور خلاصه کار می‌کنید و این باعث می‌شود که به طور مداوم تولید کنید. همچنین باید استراحت منظم داشته باشید که انگیزه شما را تقویت کند و باعث خلاقیت بیشتر در شما شود.

آموزش تکنیک پومودورو

این تکنیک احتمالاً یکی از ساده‌ترین روش‌های بهره‌وری برای انجام هر کاری است. تمام آنچه شما نیاز دارید یک تایمر است. فراتر از آن، هیچ برنامه، کتاب یا ابزار خاصی لازم نیست. در اینجا نحوه شروع کار با پومودورو در پنج مرحله آورده شده است:

1. فعالیتی را شروع کنید که تا پایان انجام شود.
2. پومودورو را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
3. تا زمان زنگ زدن پومودورو روی فعالیت مربوطه کار کنید.
4. یک استراحت کوتاه انجام دهید (پنج دقیقه خوب است).
5. بعد از هر چهار پومودورو استراحت بیشتری کنید.

این استراحت بیشتر معمولاً بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه انجام می‌شود، هر کاری که برای احساس شارژ مجدد و آمادگی کامل برای شروع جلسه کاری ۲۵ دقیقه دیگر نیاز است را انجام دهید. این روند را در طول روز کاری چند بار تکرار کنید. درواقع با تکنیک پومودورو توانسته‌اید کار زیادی انجام دهید، همچنین به خوبی استراحت نیز داشته‌اید.

توجه به این نکته ضروری است که پومودورو یک بخش غیرقابل تفکیک کار است، این بدان معنا است که اگر شما کار را رها کنید و به یک جلسه اضطراری بروید، یا باید پومودورو را در آنجا خاتمه دهید، یا باید جلسه را به تعویق بیندازید تا پومودورو کامل شود. اگر می‌توانید دومی را انجام دهید، چیریلو استراتژی «اطلاع رسانی، مذاکره و تماس» را پیشنهاد می‌کند:

• اطلاع رسانی: به طرف مقابل (فردی که باعث حواس پرتی شما می‌شود) اطلاع دهید که اکنون در حال کار روی چیزی هستید.
• مذاکره: زمانی را برای مذاکره با آن فرد تعیین کنید.
• تماس: هنگامی که پومودورو کامل شد، شما با طرف مقابل تماس بگیرید و آماده باشید تا مسئله را برطرف کنید.

البته هر حواس پرتی ساده نیست! برخی چیزها توجه فوری را می‌طلبند. بعضی اوقات کاملاً خوب است که به همکار خود بگویید: «من الان وسط کاری هستم، اما آیا می توانم ده دقیقه به اتاق شما بیایم؟» انجام این کار نه تنها برای شما حواس پرتی ایجاد نمی‌کند، بلکه به شما امکان می‌دهد که بتوانید روز کاری خود را بهتر مدیریت کنید.

نحوه شروع کار با تکنیک پومودورو

از آنجا که یک تایمر تنها ابزار ضروری پومودورو است، می‌توانید با یک تلفن یا یک برنامه مخصوص تایمر، ساعت شمارش معکوس یا حتی یک تایمر ساده تخم مرغ قدیمی شروع به کار کنید. خود چیریلو یک تایمر دستی را ترجیح می‌دهد. با این وجود، ما تعدادی از برنامه‌های پومودورو را در زیر آورده ایم که ویژگی‌های بیشتری نسبت به یک تایمر ساده ارائه می‌دهند. در اینجا چند مورد در نظر گرفته شده‌اند:

Marinara Timer وب سایتی است که می‌توانید هشدارهای تایمر خود را انتخاب کنید تا بدانید چه موقع باید کار کنید و یا چه موقع باید استراحت کنید. این برنامه حتی مدیریت زمان بهینه را برحسب نوع کاری که انجام می‌دهید به شما معرفی می‌کند. همچنین، این برنامه بسیار قابل انعطاف است و لازم به نصب چیزِ خاصی ندارد.

Tomighty یک تایمر رومیزی پومودورو است که مخصص ویندوز، لینوکس و مَک است که قابل نصب بر روی سیستم عال می‌باشد. این برنامه نیز برای مدیریت زمان بسیار عالی است.

Focus Timer یک تایمر بسیار غنی از ویژگی برای iPhone و iPad است. می‌توانید مدت زمان کار و سفارشی‌سازی را به دلخواه تنظیم کنید، تاریخچه کاری خود را مرور کنید تا به راحتی بینید که چه مدت زمان در جلسه کاری شما باقی مانده است و برنامه حتی یک سیستم رتبه بندی مبتنی بر ستاره را برای شما ایجاد می‌کند. شما حتی می توانید صداها را سفارشی کنید.

اینها فقط چند ابزار خوب برای شروع کار با تکنیک پومودورو هستند. همچنین می‌توانید از گوگل به عنوان تایمر استفاده کنید. اما به یاد داشته باشید که تمرکز اصلی این تکنیک، روی کار است، نه تایمر مورد استفاده شما! اگر دوست دارید یک تایمر گوجه فرنگی واقعی مانند همانی که چیریلو استفاده می‌کرد داشته باشید، پس از همین حالا به فکر خرید یکی از آنها باشید.

برای مطالعه بیشتر: با تکنیک مدیریت زمان آشنا شوید

فواید تکنیک پومودورو

در زیر پنج مزیت اصلی روش پومودورو آورده شده است:

۱- کنترل زمان

پومودورو به شما قدرت می‌دهد تا زمان خود را مدیریت کنید. این به معنای دوری از هرگونه حواس پرتی است. درواقع، هنگامی که حواس پرتی‌ها به شما هجوم می‌آورند‌ (پیامک، ایمیل زنگ و موارد دیگر) آنها را روی یک کاغذ بنویسید و تا پایان پومودرو صبر کنید تا به نوبت به هر یک از آنها رسیدگی کنید.

۲- افزایش مسئولیت‌پذیری

در پایان هر پمودورو، یک دقیقه وقت بگذارید تا تمام آنچه به دست آورده‌اید را یادداشت کنید. ثبت سابقه کار به شما امکان می‌دهد گزارش بهره‌وری چشمگیر و شفاف را به مدیران خود ارائه دهید. فارغ از این موضوع، مدیریت زمان توسط روش پومودورو باعث تلاش بیشتر در شما می‌شود.

۳- داشتن برنامه‌ریزی مؤثر

علاوه بر افزایش مسئولیت‌پذیری، ثبت دستاوردها، برنامه‌ریزی موثر در آینده را آسان‌تر می‌کند. با گذشت زمان، شما قادر خواهید بود تا به طور دقیق تخمین بزنید که چند پومودرو را برای تکمیل نوع خاصی از پروژه نیاز دارید. به عنوان مثال، یک نویسنده ممکن است متوجه شود که به طور متوسط می‌تواند سه پومودرو را برای تحقیق در مورد یک مقاله جدید، یک پومودرو برای تشریح افکار خود و دو پومودورو را برای نوشتن مقاله استفاده کند.

۴- کاهش خستگی روحی

تکنیک پومودورو به کاربرانی نیاز دارد تا استراحت منظم داشته باشند. شما ممکن است در اطراف شرکت قدم بزنید، غذا بخورید، بطری آب خود را پر کنید یا با یک همکار خود دقایقی صحبت کنید. اینها به بهبود روحیه شما کمک می‌کنند و باعث می‌شوند از خستگی به دور باشید و بتوانید با انگیزه بیشتری به ادامه کار مشغول شوید.

۵- حفظ انگیزه

هرچه به انتهای یک پومودرو نزدیک می‌شوید، کار شما تقریباً تمام شده است. هیجان ناشی از اتمام به موقع کار به شما انگیزه می‌دهد تا برنامه‌های کاری دیگری را برای خود برنامه‌ریزی کنید. انگیزه با گذشت زمان بیشتر می‌شود و به شما در اتمام درست کارها و موفقیت بهینه کمک شایانی می‌کند.

تکنیک پومودورو برای چه کسانی مناسب‌تر است؟

روش پومودورو اغلب توسط توسعه دهندگان، طراحان و افرادی که مجبور هستند بسته‌های منظمی از کارهای پر شمار و خلاقانه را رقم بزند، مناسب است. در اصل، افرادی که واقعاً باید چیزی را تولید کنند تا توسط دیگران بررسی شود، نیاز به پوموردو دارند. همچنین برای افرادی که اهداف سفت و سختی دارند و مدیریت هر لحظه از زمان برای‌شان مهم است نیز به این روش نیاز دارند. هرکس دیگری که یک کار جدید و پر مشغله را راه اندازی کرده است نیز به این تکنیک نیاز دارد.

یادآوری این نکته ضروری است که تکنیک پومودورو یک سیستم بهره‌وری است، نه روشی برای کنترل وضعیت شما! درست است که تایمر را تنظیم می کنید، کاری را که انجام می دهید تا تمام شود و سپس استراحت می کنید. هدف این است که به شما کمک شود که وارد فضایی شوید که بتوانید به راحتی تمرکز کنید، بدون آنها دچار حواس پرتی شوید.

استراحت منظم برای بهره وری شما مهم است. همچنین به خاطر داشته باشید که پومودورو فقط یک تکنیک می باشد که ممکن است مفید واقع شود یا نشود! تکنیک انعطاف پذیر است، اما سعی نکنید اگر هم مفید واقه نشد، هر طور شده از این روش استفاده کنید. تکنیک پومودور ابزاری برای مدیریت زمان است و راهی برای صرف وقت بهینه برای کارهایی است که باید انجام دهید. اگر این روش به شما کمک می کند، به دنبال آن بروید، وگرنه، خود را مجبور به استفاده از آن نکنید.

کلام آخر

بسیاری از افرادی که عاشق تکنیک پومودورو هستند، زیرا به خوبی توانسته‌اند زمان خود را با آن مدیریت کنند. اینکه شما در چه شغلی هستید و دقیقاً چه وظایفی دارید، به اندازه اینکه چقدر می‌توانید به آنها رسیدگی کنید، مهم جلوه نمی‌کند. مهارت میریت زمان به تنهایی یکی از ویژگی‌های اصلی افراد توانمند است، کسانی که به خوبی می‌توانند بین کار و استراحت برنامه‌ریزی کنند، بدون آنکه خللی به هر کدام از آن وارد شود!