فهرست مطالب
استفاده حداکثری از وقت بسیار مهم است! به دو روش می‌توان میزان خروجی خود را افزایش داد یا ساعات بیشتری را در نظر گرفت یا کار دقیق‌تری ارائه داد. بهره وری نیروی انسانی نیاز به تعمق بیشتر در مورد نحوه مدیریت وقت دارد. این مقاله شما را با ۱۵ استراتژی ساده اما مؤثر برای افزایش بهره وری در محل کار آشنا می‌کند؛ با ذهن همراه باشید.
۱- مدت زمان صرف کارها را پیگیری و محدود کنید
ممکن است فکر کنید که در ارزیابی میزان وقت صرف کارهای مختلف، کاملاً مهارت دارید. با این حال، برخی تحقیقات نشان می‌دهند که تنها حدود ۱۷ درصد از افراد قادر به تخمین دقیق زمان هستند. ابزاری مانند Rescue Time می‌تواند به شما کمک کند تا دقیقاً بفهمید که چه مقدار از وقت خود را برای انجام کارهای روزمره صرف می‌کنید، از جمله شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، پردازش متن و برنامه‌ها.
۲- استراحت منظمی داشته باشید
این روش به نظر ضد عرف می‌رسد، اما انجام وقفه‌های برنامه ریزی شده در واقع می‌تواند به بهبود تمرکز کمک کند. برخی تحقیقات نشان داده اند که در هنگام انجام کارهای طولانی، وقفه‌های کوتاه مدت به شما کمک می‌کند تا سطح ثابت عملکرد خود را حفظ کنید. در حالی که انجام یک کار بدون وقفه منجر به کاهش مداوم عملکرد می‌شود.
۳- مهلت‌های تعیین شده برای خود تنظیم کنید
در حالی که ما معمولاً استرس را به عنوان یک چیز بد در نظر می‌گیریم، اما در عین حال وجود سطح قابل کنترلی از استرس، از طریق تمرکز، در کمک به ما در رسیدن به اهدافمان می‌تواند مفید باشد. برای انجام کارها یا پروژه‌های آزاد، سعی کنید به خود مهلت دهید و سپس به آن پایبند باشید. ممکن است از دیدن میزان تمرکز و بهره وری هنگام تماشای ساعت متعجب شوید.
۴- قانون دو دقیقه ای را دنبال کنید
کارآفرین استیو اولنسکی توصیه می‌کند با استفاده از قانون دو دقیقه ای، از زمانی که در محل کار خود دارید، بهترین استفاده را ببرید. ایده این است، اگر کار یا عملی را مشاهده کردید که می‌دانید در عرض دو دقیقه یا کمتر انجام می‌شود، بلافاصله آن را انجام دهید. به گفته اولنسکی، اتمام بلافاصله کار، در واقع زمان کمتری را نسبت به انجام آن در زمانی دیگر صرف می‌کند. اجرای این امر او را به یکی از تأثیرگذارترین استراتژیست‌های محتوای آنلاین تبدیل کرده است.
۵- فقط به جلسات نه بگویید
جلسات جزو یکی از بزرگ ترین کارهای وقت گیر است اما به هر حال ما همچنان بدون شک آن‌ها را برگزار کرده، در آن‌ها شرکت می‌کنیم و به ناچار از آن‌ها شکایت می‌کنیم. یک کارمند اداری به طور متوسط هر ماه بیش از ۳۱ ساعت را در جلسات غیرمولد می‌گذراند. قبل از رزرو جلسه بعدی، از خود بپرسید که آیا می‌توانید از طریق ایمیل، تلفن یا جلسه مبتنی بر وب (که ممکن است کمی مفیدتر باشد)، همان اهداف یا کارها را انجام دهید.
۶- جلسات ایستاده برگزار کنید
اگر باید یک جلسه ای داشته باشید، برخی شواهد نشان می‌دهند که جلسات دائمی (همان چیزی که به نظر می‌رسد که همه ایستاده اند) می‌توانند باعث افزایش تحریک گروهی، کاهش قلمرو و بهبود عملکرد گروه شوند. برای مواقعی که جلسات اجتناب ناپذیر هستند، ممکن است بخواهید این ۱۲ روش غیر معمول برای تحریک خلاقیت در جلسات را بررسی کنید.
۷- چند کار را ترک کنید
در حالی که ما تمایل داریم به توانایی چند وظیفه ای به عنوان یک مهارت مهم برای افزایش کارایی فکر کنیم، ممکن است عکس این قضیه نیز صادق باشد. روانشناسان دریافته اند که تلاش برای انجام همزمان چندین کار، می‌تواند باعث از دست رفتن زمان و بهره وری شود. در عوض، قبل از اینکه به سراغ پروژه بعدی خود بروید، به انجام یک کار واحد عادت کنید.
۸- دست از توهم رسیدن به کمال بردارید
به جای اتلاف وقت در تعقیب این توهم، وظیفه خود را در حد توانایی تان انجام داده و آن را ادامه دهید. بهتر است این کار را انجام دهید و آن را از صفحه خود خارج کنید. در صورت نیاز، همیشه می‌توانید برگردید و بعداً آن را تنظیم یا اصلاح نمایید.
۹- وقفه‌های ورزشی داشته باشید
بر اساس مطالعه ای که در مجله پزشکی شغلی و محیط زیست منتشر شده است، استفاده از بخشی از زمان کار برای ورزش ممکن است در واقع به بهبود بهره وری کمک کند. در صورت امکان، ساعت‌های مشخصی را در طول هفته، به پیاده روی یا رفتن به باشگاه بدن سازی اختصاص داهید. دریافت پمپاژ خون می‌تواند همان چیزی باشد که برای پاک کردن ذهن و بازگرداندن تمرکز به آن نیاز دارید.
۱۰- فعال باشید، واکنش پذیر نباشید
اجازه دادن به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های ورودی برای تعیین نحوه گذراندن روز خود به معنای این است که شما در خاموش کردن آتش سوزی کار بزرگی انجام می‌دهید، اما این ممکن است تمام اهداف شما باشد. زمانی را برای پاسخگویی به ایمیل‌ها اختصاص دهید، اما به آن‌ها اجازه ندهید روز شما را در بر گیرند. در ابتدای هر روز برنامه ای برای گریز داشته باشید و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا به آن پایبند بمانید.
۱۱- اعلان‌ها را خاموش کنید
هیچ کس نمی‌تواند در مقابل جذابیت ایمیل، پیام صوتی یا اعلان متنی مقاومت کند. در طول ساعات کار، اعلان‌های خود را خاموش کرده و در عوض به موقع برای بررسی ایمیل و پیام‌ها تلاش کنید. این‌ها همه بخشی از فعال بودن را نشان می‌دهند.
۱۲- در فواصل ۹۰ دقیقه ای کار کنید
محققان دانشگاه ایالتی فلوریدا دریافته اند که بازیگران نخبه (ورزشکاران، شطرنج بازان، نوازندگان و سایر) که در فواصل بیش از ۹۰ دقیقه کار نمی‌کنند، نسبت به افرادی که ۹۰ دقیقه به طور مکرر کار می‌کنند، بازده بیشتری دارند. آن‌ها همچنین دریافتند که افراد با عملکرد بالا بیشتر از ۴.۵ ساعت در روز کار نمی‌کنند.
۱۳- به خودتان چیز خوبی بدهید
ممکن است بعید به نظر برسد، اما برخی تحقیقات نشان می‌دهند که تجهیز یک دفتر با عناصر زیبایی پسندی مانند گیاهان، می‌تواند بهره وری را تا ۱۵ درصد افزایش دهد. فضای دفتر خود را با تصاویر، شمع، گل یا هر چیز دیگری که لبخندی را بر روی لب شما می‌آورد، پر کنید. برای ایده‌های دیگر در مورد افزایش ضریب شادی خود در محل کار، بیشتر مطالعه کنید.
۱۴- وقفه‌ها را به حداقل برسانید
به نظر می‌رسد داشتن یک همکار برای گفتگو در اتاق کار، به نظر بی ضرر می‌رسد، اما حتی وقفه‌های کوتاه مدت باعث تغییر در الگوی کار و کاهش بهره وری مربوطه می‌شوند. به حداقل رساندن وقفه‌ها ممکن است به معنای تنظیم ساعات اداری، بسته نگه داشتن درب منزل یا کار در خانه برای پروژه‌های حساس به زمان باشد. اگر احساس می‌کنید باید بهره وری خود را در محل کار افزایش دهید، در مقابل وسوسه ساعات طولانی تر مقاومت کنید. پس درعوض، یک قدم به عقب برگردید و به روش‌هایی فکر کنید که می‌توانید با استفاده و به کارگیری آن‌ها، به طورهوشمندانه ای کار کنید نه سخت تر.
