فهرست مطالب
تکنیک‌ها و استراتژی‌های ارتباط موثر در کار و زندگی
اساسی‌ترین و بنیادی‌ترین نیاز اجتماعی همه ما انسان‌ها، نیاز به برقراری ارتباط با یکدیگر است. اما مهارت ارتباطی و داشتن ارتباط موثر با دیگران، چه در زندگی شخصی و چه در محل کار، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که همه آن را بلد نیستند و دقیقا مشکلات از همانجا شروع میشود. در این نوشته مفهوم ارتباط موثر و نحوه برقراری آن را باهم بررسی خواهیم کرد. با ما در ذهن همراه باشید.
فهرست
فصل ۱
منظور از ارتباط موثر چیست؟
در فرهنگ عامیانه، می‌توان ارتباطات را گفتگو و بحث‌های روزمره‌ای دانست که همه ما با آن درگیر هستیم. اگرچه معنای گسترده‌تر ارتباطات همه تعاملات انسانی را دربر می‌گیرد، اما در اصطلاح مدیریتی، ارتباط موثر صرفاً به‌معنای صحبت کردن، گپ زدن یا مباحثه به شیوه‌ای بی‌معنی نیست.
درواقع ارتباط به این سادگی که به نظر می‌رسد نخواهد بود. ارتباطات به‌معنای فرایندی سیستماتیک و باهدف است که بخشی ازصحبت و گفتگو به آن دست می‌آید.
می‌توان ارتباط موثر را فرآیندی برای تبدیل هرگونه پروسه فکری به اظهارات ساده و معنی‌دار از طریق یک کانال مناسب تعریف کرد. درواقع این موضوع ابزاری موثر و کارآمد برای عملکرد بهتر و روان یک سازمان محسوب میشود.
منظور از ارتباط موثر دقیقا چیست؟
ارتباط مؤثر عبارت است از ارتباط بین دو یا چند شخص که در آن پیام موردنظر به‌درستی کدگذاری شده است، و از طریق کانال مناسب اخذ شده، سپس به‌درستی رمزگشایی میشود و توسط گیرنده (ها) قابل درک است.
به عبارت دیگر، ارتباط زمانی موثر اتفاق می‌افتد که همه طرفین (فرستنده و گیرنده) در آن، معانی مشابهی را به پیام اختصاص دهند و با دقت به آنچه گفته شد گوش کنند و به‌صورتی باشد که شنونده آن را به‌درستی بفهمد.
در یک سازمان تجاری، زمانی ارتباطات موثر خواهد بود که اطلاعات یا داده‌های به اشتراک گذاشته شده بین کارکنان، به‌طور مؤثری در موفقیت تجاری سازمان نقش داشته باشد.
به قول گریفین، محقق ارتباطات، در ارتباط موثر فرایند ارسال پیام به‌صورتی است که پیام دریافتی تا حد امکان ازنظر معنا به پیام موردنظر نزدیک باشد.
انجمن مدیریت آمریکا (AMA) بر اساس ده نکته زیر ارتباط موثر را تعریف کرده است :
- ایده روشن در مورد موضوعات و گیرنده پیام،
- تعیین هدف،
- درک محیط ارتباطات برنامه‌ریزی برای ارتباط مشورتی با دیگران،
- درنظر گرفتن محتوای پیام،
- وجود راهی برای ارائه بازخورد برای آگاهی گیرنده از ارزش ارتباطات،
- به‌درستی تعیین کنید که آیا پیام‌های ارتباطی دارای اهمیت کوتاه‌مدت یا بلندمدت هستند،
- همه اقدامات باید با ارتباط مناسب باشد،
- گوش دادن خوب ارتباط موثر به‌عنوان توانایی انتقال اطلاعات به‌طور موثر و کارآمد به دیگری تعریف میشود،
- مدیران تجاری با مهارت‌های ارتباطی کلامی، غیرکلامی و کتبی خوب، به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین افراد درون یک شرکت به نفع تجاری آن کمک می‌کنند.
فصل ۲
ارتباط موثر چه اجزایی دارد؟
هفت عنصر اصلی فرایند ارتباط عبارت‌اند از:
-
فرستنده
شخصی که قصد انتقال پیام به‌منظور انتقال اطلاعات و ایده‌ها به دیگران دارد، به‌عنوان فرستنده یا ارتباط‌دهنده شناخته میشود.
-
ایده
ایده درواقع موضوع ارتباطات است. این فاکتور ممکن است یک نظر، نگرش، احساس، دیدگاه، دستور یا پیشنهاد باشد.
-
رمزگذاری
از آنجا که موضوع ارتباطات، مسئله‌ای نظری و نامشهود است، برای انتقال بهینه آن به استفاده از نمادهای خاصی مانند کلمات، اعمال یا تصاویر و غیره نیاز داریم. تبدیل موضوع به این نمادها فرآیند کدگذاری نام می‌گیرد.
-
کانال ارتباطی
شخص علاقه‌مند به برقراری ارتباط باید کانال ارسال اطلاعات، ایده‌ها و غیره را انتخاب کند. این اطلاعات از طریق کانال‌های خاصی که ممکن است رسمی یا غیررسمی باشد به گیرنده منتقل میشود
-
گیرنده
گیرنده شخصی است که پیام را دریافت میکند یا پیام برای او منظور شده است. این گیرنده است که سعی میکند پیام را به بهترین نحو در دستیابی به اهداف موردنظر درک کند.
-
رمزگشایی
شخصی که پیام یا نمادی را از ارتباط‌دهنده دریافت میکند سعی میکند همان را به‌گونه‌ای تبدیل کند تا بتواند معنی آن را به درک کامل خود بکشد.
-
بازخورد
بازخورد فرایندی است برای اطمینان از اینکه گیرنده پیام را دریافت کرده و به همان معنایی که منظور فرستنده از آن است، پی برد.
فصل ۳
ویژگی‌های ارتباط موثر چیست؟
- ارتباط موثر روشن است،
- ایده‌های اصلی به‌راحتی قابل تشخیص و درک هستند،
- مختصر است،
- بدون استفاده از کلمات یا تصاویر غیرضروری به نقطه درست می‌رسد،
- شامل مثال‌ها یا توضیحات اضافی خاصی است،
- درست است،
- در اطلاعات، انتخاب کلمات و دستور زبان انسحام کافی دارد،
- اطلاعات ارائه شده در یک دنباله منطقی کامل هستند،
- اطلاعات کافی ارائه می‌دهد؛ به‌طوری‌که مخاطب بتواند مفهوم آن را به‌درستی درک کند،
- مؤدبانه بیان میشود و لحنی حرفهای دارد.
فصل ۴
اصول ارتباط موثر
اگر بازاریاب هستید، ارتباط موثر برای بسیاری از کارهایی که انجام می‌دهید حیاتی خواهد بود. به نظر می‌رسد که بسیاری از ناکامی‌ها در بازاریابی به‌خاطر نقص در برقراری ارتباط موثر است؛ از ایمیل‌ها تا پست‌های وبلاگ گرفته تا جلسات با مشتریان.
نگران نباشید! اصول زیادی برای برقراری ارتباط موثر وجود دارد. ده روش زیر برای اطمینان از اینکه پیام خود را به‌روشنی و موثر بیان می‌کنید، بسیار کارآمد و موثر خواهد بود:
-
هدف داشته باشید
ابتدا باید تعیین کنید که می‌خواهید مخاطبان شما چه کاری انجام دهند یا اینکه چه چیزی از ارتباط با شما دریافت کنند. آیا خود را به‌عنوان یک رهبر فکری مطرح می‌کنید یا آنها را متقاعد می‌کنید که دست‌به‌کار شوند؟
تعیین نتیجه ایده‌آل در ابتدای برقرای ارتباط و ایجاد ارتباط برنامه‌ریزی شده برای رسیدن به هدف، آن را بسیار مؤثرتر میکند. تصمیم بگیرید که کدام KPI ها می‌توانند به بهترین نحو نشان دهند که اهداف شما برآورده شده‌اند: خواه کلیک، اشتراک‌گذاری اجتماعی، یا ثبت‌نام برای خرید باشد.
-
گوش کنید
ارتباط خوب هرگز یک‌طرفه نیست. به همین دلیل است که هیچ‌کس دوست ندارد با شخصیتی که بدون نفس کشیدن، دوباره و با جزئیات طاقت فرسایی با دیگران از اتفاقات پیرامون خود صحبت میکند و اهمیتی نمی‌دهد که مخاطب به موضوع او علاقه دارد یا نه، هم‌صحبت شود.
به همین ترتیب، اگر هرگز به صحبت‌های مخاطبان خود گوش نکنید یا به آنها فرصت مشارکت ندهید، برای برقراری ارتباط موثر با آنها مشکل خواهید داشت؛ بنابراین، تحقیقات خود را انجام دهید، آنچه را که آنها می‌نویسند بخوانید، از آنها نظر بخواهید و آنچه را که آنها دربرقراری ارتباط با شما به دنبال آن هستند را پیدا کنید و در پیام خود بگنجانید.
-
تنظیم رسانه
تنظیم درست زمینه پیام‌رسانی یک عامل حیاتی است که باید موردتوجه قرار گیرد. بحث ما در مورد این است که کجا و چگونه ارتباطات شما جریان پیا میکند.
به‌عنوان‌مثال، شما نمی‌توانید بعضی مطالب را از طریق ارتباط نوشتاری بیان کنید؛ چون لحن در بیان نوشتاری وجود ندارد و موجب سوتفاهم خواهد شد.
در همین راستا، باید ارتباطی متفاوت از گفتگو با تلفن برقرار کنید، چون شخص دیگر نمی‌تواند صورت، حرکات دست یا زبان بدن شما را ببیند.
بنابراین، زمانی که تصمیم گرفتید جذاب‌ترین قالب را برای دسترسی به مخاطبان خود انتخاب کنید، مطمئن شوید که محتوا و پیام‌های شما برای آن رسانه مناسب است.
اگر پیام‌رسانی شما مربوط به بستر توییتر است، باید چیزی را انتخاب کنید که کوتاه و ازنظر بصری جذاب باشد تا شاید بتوان مکالمه‌ای را شروع کند.
اما اگر بسترتان پست وبلاگ است، باید بتوانید جزئیات بیشتری را در صفحه‌ای که برای موبایل بهینه شده و خواندن آن آسان است، وارد کنید.
-
منظم بمانید
زمان شروع کار، یک طرح کلی منسجم و با سطح بالا ایجاد کنید که شامل هدف، نکات اصلی برای رسیدن به هدف و راه‌های اصلی برای نشان دادن آنها برای مخاطبانتان باشد.
روی این برنامه متمرکز بمانید، در تحقیقات خود روشم‌ند باشید و از رفتن به حاشیه اجتناب کنید.
-
متقاعد کننده باشید
این اصل، تمام دلیل ارتباط شما است. بنابراین این کار را خوب انجام دهید! افراد مختلف به‌صورت‌های متفاوت متقاعد می‌شوند؛ بنابراین، در صورت لزوم، از طرف منطقی آنها با حقایق مرتبط استفاده کنید تا از استدلال اصلی خود پشتیبانی کنید.
اما شاید مهم‌تر از همه موارد، این باشد که کاری کنید تا جنبه‌های احساسی مخاطبان جلب شود.
مطالعات نشان داده است که مغز احساسی ما، اطلاعات را پنج برابر سریع‌تر از جنبه منطقی مغز ما پردازش میکند. بنابراین، از تصاویر و داستان‌هایی استفاده کنید که شادی، امید، طنز یا شگفتی را به همراه داشته باشد تا شما را به هدف ارتباطی خود نزدیک کند.
-
واضح باشید
اصطلاحاتی که استفاده می‌کنید را اصلاح کنید. از اشتباهات املایی دور شوید. تلاش کنید تا نوشتار خود را واضح و مختصر نگه دارید. علاوه بر این، به‌صراحت موارد مورد بحث خود را بیان کنید و تا آنجا که ممکن است پیام خود را کوتاه نگه دارید.
تلاش داشته باشید تا از کلمات طولانی اجتناب کنید. بهترین کار این است که کلماتتان کوتاه باشد و به‌طورکلی سعی کنید جملاتتان را زیر ۳۰ کلمه نگه دارید.
معمولاً، این کار به چند دور ویرایش نیاز دارد تا همه موارد غیرضروری را حذف کنید.
-
جلوه‌های بصری
جلوه‌های بصری برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان مهم هستند. یادتان باشد که تنوع می‌تواند تا حد زیادی شما را به هدفتان برساند.
انسان‌ها اطلاعات جدید را به طرق مختلف درک می‌کنند اما بسیاری از آنها در درجه اول افراد بصری هستند. درواقع، شما می‌توانید داده‌های بصری را در کمتر از ۱۳ میلی‌ثانیه درک کنید!
بر این اساس، شما می‌توانید با استفاده از تصاویری جذاب و جالب برای جذب مخاطب و بیان نکته خود علاوه بر متن، به‌طور مؤثرتری با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید.
تصاویر بصری همچنین می‌توانند به شما در جذب نظر احساسی مخاطب کمک کنند.
-
ازداستان استفاده کنید
راه دیگر برای برقراری ارتباط با مخاطبان و انتقال ایده‌های خود، شرح داستان‌های گویا و مرتبط است. انسان‌ها به‌صورت طبیعی افرادی قصه‌گو و شنونده هستند.
این ویژگی ذاتی در فرهنگ‌ها وجود دارد و به‌ویژه با نحوه جذب سریع بچه‌ها به کتاب‌های داستان می‌توان این مورد را درک کرد.
داستان‌ها راه‌های عالی برای ملموس‌تر کردن ایده‌ها برای افراد هستند و همچنین می‌توانند آنچه را که در حال برقراری ارتباط هستید، انسانی‌تر کنند.
داستان‌هایی که برای جنبه‌های احساسی مخاطب جذابیت بیشتری دارند، بیشتر از سایر عناصر ارتباطی که شما با آنها ارتباط برقرار می‌کنید، به خاطر سپرده می‌شوند.
بنابراین، اگر واقعاً می‌خواهید مردم نظر شما را بفهمند و به خاطر بسپارند، داستانی را اضافه کنید که آن احساسات را منعکس می‌کنند.
-
کمتر بیشتر است!
مخاطبان شما احتمالاً شلوغ هستند و وقت ندارند؛ بنابراین وقت خود و آنها را با چیزهای بی‌ربط، اطلاعات مکرر یا جزئیاتی که ممکن است مرتبط باشند اما در ارتباط با هدف اصلی ارتباطی به شما کمکی نمی‌کنند، هدر ندهید.
این کار منجر به عدم تعامل میشود، اطلاعات کمتری حفظ میشود و از اثربخشی تلاش‌های شما دور میشود.
-
کنجکاو باشید
درنهایت، عزم خود را جزم کنید که همیشه در حال یادگیری باشید. درحالی‌که بعضی از اصول یکسان باقی می‌ماند، نحوه و آنچه ما ارتباط برقرار می‌کنیم دائماً در حال تحول است.
زیاد بخوانید، با مربیان صحبت کنید و هرگز تصور نکنید که وقتی صحبت از یک ارتباط خوب میشود، همه‌چیز را می‌دانید. برای تلاش‌های فردی خود، فرمت‌ها و سبک‌های مختلف را امتحان کنید تا ببینید هنگام ارتباط با مخاطبان منحصربه‌فرد خود بهترین کار را می‌کنید و همیشه در معرض بازخورد باشید.
فصل ۵
فواید ارتباط موثر
در فروش
ارتباط موثر می‌تواند پیام‌رسانی برند را تقویت کند
شما با برقراری هرنوع ارتباط عمومی یا خصوصی اطلاعات مربوط به برند خود را در اختیار مشتریان قرار می‌دهید.
به همین دلیل مهم است که سیاست شرکت در مورد نحوه صحبت با مشتریان تعیین شود. آیا شرکت شما لحنی دوستانه، خوش‌بین و آرام دارد؟ یا می‌خواهید لحنی جدی و حرفهای بدون حواشی و صحبت طولانی داشته باشید؟
لحنی که برای صحبت با مشتریان درنظر می‌گیرید باید با توجه به پرسونای آنها تعیین شود. یک شرکت نرم‌افزاری که مشتریانی از جنس متخصصان امور مالی دارد، به زبانی کاملاً متفاوت از صاحب یک خرده‌فروشی تخته موج‌سواری در یک فروشگاه صحبت می‌کنند.
نکته اصلی این است که مشتریان خود را بشناسید. آنها چه کسانی هستند، چطور صحبت می‌کنند و چه می‌خواهند. با در دست داشتن دانش پرسونای مخاطب، می‌توانید رویکردی برای ارتباطات ایجاد کنید که برند شما را مشخص و تقویت میکند.
این صدا یا شخصیت برند باید در پیام، بازاریابی و همه جنبه‌های ارتباطی شما سازگار باشد.
ارتباط موثر باعث ایجاد روابط پایدار با مشتریان میشود
ارتباطات، به‌ویژه با مشتریان، در دنیای تجارت امروز بسیار مهم است. ارتباط در ایجاد روابط قوی نقشی کلیدی دارد و درنهایت به نفع کسب‌وکار شما خواهد بود.
استفاده از زبان مثبت در ایمیل‌ها و مذاکرات، راهی مناسب برای خوشحال نگه‌داشتن مشتری احتمالی و احساس راحتی با شما است.
ارسال یادداشت‌ها یا پیشنهاد‌ها شخصی به مشتری در روز تولد یا تاریخ مهم دیگر (بدون تلاش برای فروش هر چیزی) یک‌راه عالی دیگر برای ایجاد یک رابطه محکم با مشتری و حفظ محتوای آنها در حین تجارت با شما است.
به دست آوردن رتبه اول در صفحه اول در جستجوی گوگل آسان نیست. در این زمینه رقابت زیادی وجود دارد و همه خواهان پیشرفت و ایستادن در جایگاه اول هستند. فکر کنید در این میان یک شرکت کوچک چگونه می‌تواند با بقیه رقابت کند؟
ارتباطات خلاقیت و نوآوری را افزایش می‌دهد
آزادی کارکنان و مشتریان در بیان ایده‌ها بدون ترس از قضاوت، در ارتباطات تجاری اهمیت بسیاری دارد.
به‌این‌ترتیب خلاقیت و نوآوری می‌تواند توسعه پیدا کند و ایده‌های تجاری خوب می‌توانند به ایده‌های عالی تبدیل شوند. اگر چیزی آن‌طور که باید کار نمی‌کند، باید به‌دنبال این باشید که کارکنانتان با به اشتراک گذاشتن بازخورد و ایده‌هایشان راحت باشند.
ارتباطات باز و آزاد، زمان ایجاد فروش تبلیغاتی جدید، بهبود محصولات و خدمات، تجزیه‌وتحلیل بازخورد مشتریان، تصمیم‌گیری آگاهانه و تداوم کسب‌وکار بسیار مهم است.
ارتباطات به بازخورد پروبال می‌دهد
تشویق و استقبال از بازخوردهای کارکنان و مشتریان برای حفظ و بهبود کسب‌وکار شما بسیار ارزشمند است.
نظرات مشتریان همچنین می‌تواند کسب‌وکار شما را در معرض دید مشتریان بالقوه جدید قرار داده و به رشد و سودآوری شرکت شما کمک کند.
برقراری ارتباط با مشتریان در مورد تجربه آنها در مورد محصول یا خدمات شما، نه‌تنها به شما این فرصت را می‌دهد که بیشتر پیشرفت کنید، بلکه به ایجاد روابط قابل اعتماد هم کمک میکند.
ارتباطات باعث افزایش روحیه کارکنان میشود
مشتریان تنها بهره‌برداران ارتباطات موثر نیستند. کارکنان شما هم از این وضعیت سود می‌برند و این نتیجه مثبت خود را در اعداد و ارقام هم نشان می‌دهند.
به‌طورکلی، مشاغل کوچک بیشتر شخصی هستند و ارتباطات در آنها ساده است. درنتیجه ۸۰ درصد افرادی که برای مشاغل کوچک کار می‌کنند احساس ارزش و شنیدن می‌کنند و این باعث خوشحالی آنها میشود.
افزایش مشارکت کارکنان که با ارتباطات باز همراه است می‌تواند بر نتیجه نهایی شما تأثیر مثبت بگذارد.
زندگی شخصی و اجتماعی
ایجاد اعتماد ارتباط موثر باعث افزایش اعتماد به دیگران میشود
توانایی شما در گوش دادن و پذیرش دیدگاه‌های مختلف به دیگران کمک میکند تا اطمینان داشته باشند که شما برای همه اعضای گروه تصمیمات بهینه می‌گیرید.
همان‌طور که شما به‌عنوان یک الگو عمل می‌کنید، این اعتماد به تیم شما تسری پیدا میکند و آنها احساس می‌کنند که می‌توانند به هم‌تیمی‌های خود در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود اعتماد کنند.
پیشگیری یا حل مشکلات
توانایی برقراری ارتباط موثر، نقش مهمی در حل تعارضات و جلوگیری از بروز اختلافات احتمالی دارد. نکته اصلی این است که آرامش خود را حفظ کنید، مطمئن شوید که همه طرف‌ها شنیده شده‌اند و راه‌حلی را پیدا کنید که برای همه افراد درگیر ایده آل باشد.
ارائه وضوح و جهت
شما می‌توانید داشتن با مهارت‌های ارتباط موثر، انتظارات و اهداف روشنی را برای تیم خود ارائه دهید. این مسئله به معنای پیدا کردن راه‌های سازنده برای ارائه بازخورد مفید برای بازگشت افراد گروه به مسیر اصلی خود و همچنین پیدا کردن موارد نارسایی است که درست کار نمی‌کنند.
افرادی که چنین مهارتی دارند، وظایف و مسئولیت‌های خاص خود و همچنین وظایف هم‌تیمی‌های خود را درک می‌کنند. این مسئله به از بین بردن درگیری‌ها و سردرگمی‌ها کمک خواهد کرد.
ایجاد روابط بهتر
ارتباط خوب در زندگی شخصی، کیفیت رابطه با دوستان و اعضای خانواده را بهبود می‌بخشد. گوش دادن دقیق و ارائه بازخورد باکیفیت به افراد کمک میکند تا احساس شنیده و درک شده داشته باشند. این به‌نوبه خود باعث احترام متقابل میشود.
افزایش تعامل
وقتی تعامل افزایش پیدا میکند، افراد با اعتمادبه‌نفس بیشتر درگیر مسائل مربوط به خود و زندگی شخصی خود میشود. این مسئله در محیط کاری هم صادق است.
بر اساس یک مطالعه که به بررسی روانشناسی مشارکت کارکنان پرداخته است، تنها ۱۵ درصد از کارکنان بزرگ‌سال با کارفرمایان خود ارتباط دارند. با اولویت‌بندی ارتباط موثر، می‌توانید تعامل را افزایش داده و درنتیجه رضایت را در بین اعضای تیم خود افزایش دهید.
بهره‌وری را بهبود می‌بخشد
وقتی اعضای تیم نقش‌های خود، نقش دیگران و انتظارات شما را درک کنند، می‌توانند بیشتر روی کار خود تمرکز کنند و کمتر روی مسائل محل کار متمرکز شوند.
تعارضات با ارتباط موثر، به‌سرعت برطرف می‌شوند، کارکنان می‌توانند حجم کار خود را بهتر مدیریت کنند و حواس‌پرتی‌ها به حداقل برسد. این مزایا به بهره‌وری بیشتر شما و تیم شما کمک میکند.
توسعه تیم سازی
اعضای تیم با بهبود ارتباط درون گروهی می‌توانند بیشتر به‌هم تکیه کنند. در این وضعیت، هیچ‌یک از اعضای تیم این احساس را نخواهند داشت که کل بار وظایف گروه روی دوش او است.
به‌این ترتیب، روابط و احساسات مثبتی میان اعضا به‌وجود می‌آید که منجر به بهبود روحیه و تجربیات کاری میشود.
مهارت‌های ارتباط موثر می‌تواند نقش مهمی در پرورش تجربیات کاری مثبت برای کل تیم شما داشته باشد. همان‌طور که دیگران احساس می‌کنند به شما گوش داده و درک شده‌اند، طبیعتاً محیط کارتان هم مصبت‌تر شده و احساس بهتری به شما خواهد داد.
محیط کار
کاهش تعارض
ارتباط خوب می‌تواند تعارض را حل و حتی از آن جلوگیری کند. به‌هرحال، چه کسی درواقع تنش در محل کار را دوست دارد؟
ارتباط موثر مبتنی بر گوش دادن فعال این قدرت را دارد که از ارتباطات نادرست جلوگیری و اختلاف نظرها را با احترام و مدنیت اداره کند.
یادگیری نحوه برقراری ارتباط با افراد به نحوی که آنها درک و با آنها ارتباط برقرار کنند، یک قدرت بی‌نظیر است که بی‌رقیب و بدون مثل به‌نظر می‌رسد.
بهبود روابط عمومی
ارتباط موثر فقط محیط داخل گروه را مثبت نخواهد کرد. بله! ارتباطات داخلی ضروری است، اما مشاغل همچنین باید با عوامل خارجی ارتباط برقرار کنند (خواه این یک قرارداد حمایتی رسمی باشد، یا در رسانه‌های اجتماعی با مردم تماس بگیرید یا به تماس‌های دریافتی پاسخ دهید).
ارتباط موثر به سازمان‌ها کمک میکند تا با مشتریان، حامیان مالی و سایر ارگان‌های خارجی خود ارتباط درستی برقرار کنند.
مشتریانی که احساس می‌کنند توسط سازمان موردتوجه قرار گرفته و برای آنها ارزش قائل هستند، بااحتمال بیشتری به آن سازمان‌ها روی خوش نشان می‌دهند.
به همین ترتیب، مشاغلی که با مشتریان وفادارانه رفتار می‌کنند، به اعتبار و خدمات برتر مشتریان شهرت پیدا خواهند کرد.
نوآوری بیشتر
ارتباط مثبت با رشد و نوآوری همراه است. چرا؟ چون ارتباطات عالی زمان تلف شده را کاهش می‌دهد.
به‌این ترتیب کارکنان در مورد موضوع، زمان و کیفیت ماموریتشان بلاتکلیفی نخواهند داشت. این به این معنای روان پیش رفتن پروژه‌ها است.
بعلاوه، وقتی کارکنان اعتمادبه‌نفس خود را برای انتقال آزادانه ایده‌ها، هم در میان یکدیگر و هم با مدیران ارشد داشته باشند، خلاقیت شکوفا میشود و نوآوری به وجود می‌آید. این مسئله نه‌تنها برای شرکت عالی است، بلکه به روحیه و حفظ کارکنان درنتیجه کمک میکند.
تقویت مهارت‌ها
بدون یک خط ارتباطی باز، حتی بهترین استعدادها می‌توانند بی‌حال و بی‌انگیزه باشند و از کار بیفتند. اما وقتی مدیران و کارکنان ارشد خود ارتباط موثر و خوبی داشته باشند، می‌توانید انتظار داشته باشید که هر عضو از شرکت بهترین به بهترین نسخه خود تبدیل شود و بالاترین درجه مهارت‌های خود را به نمایش بگذارد.
مراقب باشید تا به دلیل ارتباط ضعیف، بهترین استعدادهای خود را از دست ندهید. با استفاده از گوش دادن فعال به کارکنان خود، با استعدادهای منحصربه‌فرد آنها آشنا می‌شوید و به آنها فرصت‌هایی می‌دهید که به پیشرفت آنها کمک میکند.
رضایت شغلی و وفاداری
وقتی کارکنان، مدیران و رهبری ارشد با سایر مشاغل که خارج از تیم هستند درگیر شوند، یک اتفاق جادویی رخ می‌دهد. ناگهان در این وضعیت، شرکتها با افزایش مشارکت کارکنان روبرو خواهند شد.
ارتباط قوی منجر به افزایش رضایت و وفاداری میشود. در این وضع، کارکانان شما به‌جای جستجوی شغل بعدی خود در لینکداین، تمایل خواهند داشت که کار را با شما ادامه دهند. درواقع ارتباط موثر می‌تواند به‌صورت جدی از فرسودگی شغلی جلوگیری و موجب افزایش رضایت و وفاداری کارکنان شود.
تقویت بهره‌وری
ارتباط شفاف درک متقابل را تضمین میکند؛ به عبارت دیگر، در سازمان‌هایی که ارتباط موثر وجود ندارد، اغلب که کارکنان نمی‌دانند چه کار کنند.
درواقع ممکن است آنها نقش خود یا انتظارات شرکت را به‌طور کامل درک نکنند. هنگامی‌که اطلاعات ضروری به‌وضوح ارسال میشود، کارکنان در بهترین حالت کار خواهند کرد.
خوشبختانه فناوری مانند همیشه بهره‌وری کارکنان را تقویت میکند. در حال حاضر روش‌های فوق‌العاده زیادی برای برقراری ارتباط با تیم‌های راه دور و ساده‌سازی گردش کار به‌صورت آنلاین وجود دارد.
با یکپارچه‌سازی ارتباطات داخلی در پلفترم مناسب، به کارایی کارکنان کمک کنید تا وظایف خود را بهتر درک، گردش کارها را ساده کنند و سطح بهره‌وری را بالا نگه دارند.
ایجاد فرهنگ کار گروهی و افزایش اعتماد
زمانی‌که مدیران ارتباطات عالی را در سطح مختلف تمرین می‌کنند باعث ایجاد فرهنگ سازمانی در محل کار، ایجاد تیم و اعتماد در هر کجا می‌شوند. ارتباطات باز، مایه حیات یک محیط کاری سالم و قابل اعتماد است. انتظارات و دستورالعمل‌های روشن، با دز سالم درک متقبال، راه طولانی شما را با سلامت و به‌خوبی پیش خواهد برد.
فصل ۶
موانع ارتباط موثر
نارضایتی یا عدم علاقه به شغل شخصی
اگر از کار خود ناراضی هستید یا علاقه خود را نسبت به شغل خود از دست داده‌اید، احتمال اینکه بتوانید در محیط کارتان ارتباط موثر برقرار کنید به‌صورت قابل توجهی کاهش خواهد یافت.
به عبارت دیگر، وقتی دلتان با کاری که انجام می‌دهید همراه نباشد، انگیزه‌ای برای بهبود روابط با اعضای تیمتان نخواهید داشت.
این مورد، شاید سخت‌ترین مانع برای غلبه باشد. چون شما باید طرز فکرتان را تغییر دهید تا بهبودی در اوضاع ایجاد کنید. بنابراین تا زمانی که نتوانید اوضاع را برای خودتان به شکل مطلوب دربیاورید، معمولاً تغییری پیش نخواهد آمد.
ناتوانی در گوش دادن به دیگران
گوش دادن فعال جنبه مهمی از ارتباط موثر است. اگر به کسی گوش نمی‌دهید، نمی‌توانید با او ارتباط برقرار کنید زیرا تمایل دارید که بر اساس درک و تصورات خود در مقابل واقعیت، در مورد نیازهای او فرضیه بسازید.
عدم شفافیت و اعتماد
زمانی که شفافیت و اعتماد وجود نداشته باشد، برقراری ارتباط موثر بسیار سخت خواهد بود. مثلا اگر شما مدیر باشید و کارکنان شما معتقد باشند که چیزی را عقب انداخته‌اید، مضطرب خواهند شد.
دراین وضعیت بعضی از کارکنان بدون اطلاعات دقیق، صرفا درباره وضعیت گمانه‌زنی می‌کنند. درنتیجه، پردازش هر تلاشی که برای برقراری ارتباط با آنها انجام می‌دهید برای آنها سخت‌تر خواهد بود.
شیوه‌های ارتباطی متفاوت است و هرکسی سبک ارتباطی خود را دارد. بعضی از افراد تمایل دارند که حرفهایشان را رک و پوست کنده بزنند، درحالی که دیگران روش غیرمستقیم‌تر را ترجیح می‌دهند.
بعضی‌ها از داده‌های دقیق استفاده می‌کنند، درحالی‌که دیگران بر کلیات تکیه می‌کنند و..
گاهی اوقات، یک نفر آن‌قدر در برقراری ارتباط خشک و غیرمنعطف است که به‌سختی می‌تواند با دیگران که بر سبک متفاوتی تکیه می‌کنند ارتباط برقرار کند.
ممکن است نظراتی مانند «او هیچ‌وقت توضیح نمی‌دهد که می‌خواهد من چه کار کنم، او هیچ‌وقت مشخص نیست» یا «فلانی آن‌قدر به جزئیات گیر می‌دهد که تمرکزم را روی تصویر بزرگ‌تر از دست می‌دهم»را زیاد بشنوید.
درگیری در محل کار
تعارض و درگیری می‌تواند به دلایل مختلفی اتفاق بیفتد و در صورت وقوع، مانعی جدی برای برقراری ارتباط موثر خواهد بود. ماهیت درگیری لزوماً مهم نیست، آنچه مهم است کار برای حل تعارض است.
تا زمانی که تعارض ریشه‌کن نشود، رشد میکند و سپس افراد شروع به پرداختن به حواشی می‌کنند و این مسئله به مانعی برای ارتباط موثر تبدیل میشود.
تفاوت‌های فرهنگی و زبانی
درک تفاوت‌های فرهنگی در ارتباط بسیار مهم است؛ اما صرفا به این معنا نیست که باید به شکل روابط بین‌المللی به این مسئله فکر کنید. مثلا اینکه به یاد داشته باشید که در ژاپن نام خانوادگی قبل از نام آنها است.
درواقع باید بدانید که ممکن است تفاوت‌های منطقه‌ای زیادی درون یک کشور وجود داشته باشند. در کشور ما زبان‌ها، فرهنگ‌ها و قومیت‌های زیادی وجود دارند که این مسئله درک حساسیت‌های فرهنگی و زبانی را آسان‌تر خواهد کرد.
یادتان باشد که گاهی توجه نکردن به این تفاوت‌هاف ممکن است باعث درگیری و نزاع و درنهایت قطع ارتباط شود.
فصل ۷
تکنیک‌های ارتباط موثر
در فروش
بسیار مهم است که نه‌تنها با مشتریان گپ بزنید، بلکه ارتباط معناداری با آنها برقرار کنید. شما می‌توانید با مهارت‌های ارتباطی متمرکز، دانش مشتریان خود را تقویت کرده و به آنها احساس شنیده شدن و ارزش ببخشید.
ارتباطات موثر بر این زمینه‌ها متمرکز است:
اشتراک‌گذاری اطلاعات
مشتریان خود را در جریان فروش، پیشنهاد‌ها ویژه، محصولات و خدمات جدید و اخبار شرکت قرار دهید.
به اشتراک گذاری دانش
نکات، ترفندها، موارد استفاده و قصه‌گویی را برای ارتباط با مشتریان و پاسخ به مشکلات آنها ارائه دهید. یک سایت اطلاع‌رسانی صنعت پر از اطلاعات در مورد صنعت و محصولات خود باشید.
ایده گیری
چه کسی بهتر از مشتریان شما می‌داند که مشتریان چه می‌خواهند. اگر گوش دهید و باز هم گوش دهید، اطلاعات ارزشمندی را در اختیار شما قرار می‌دهند که به‌هیچ‌وجه نمی‌توانید جای دیگری آنها را به دست بیاورید.
رسیدگی به شکایات
با ارتباطات جهانی امروز، نحوه پاسخگویی به شکایات بیش از هر زمان دیگری برای تصویر شرکت شما اهمیت زیادی پیدا کرده است. سریع باشید، محترمانه رفتار کنید و بهترین کار را برای بهبود وضعیت انجام دهید.
درخواست بازبینی
وقتی مشتری از شما تعریف میکند، از آنها بخواهید آن را در فضایی عمومی اعلام کنند. معمولا مشتریان از کمک کردن خوشحال می‌شوند. ۸۴٪ از مصرف کنندگان به بررسی‌های آنلاین اعتماد دارند و ۸۷٪ از مشتریان بدون آنکه مطمئن شوند در بررسی‌ها رتبه بالایی دارید، هرگز به فکر برقراری ارتباط تجاری با شما نخواهند افتاد.
در محیط کار
از ابزارهای ارتباطی عالی استفاده کنید
ابزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای مؤثرتر کردن ارتباطات داخلی درون تیم خود استفاده کنید. اسلک و مایکروسافت تیمز از پلفترم‌های مناسب برای این کار محسوب می‌شوند.
هر دو پلتفرم ذکر شده کانال‌های ارتباطی سریع و موثر را برای تیم شما ارائه می‌دهند. شما می‌توانید با کمک آنها تیمتان را به‌خوبی مدیریت کنید.
ملاقات منظم با کارکنان
یکی دیگر از روش‌های ارتباط موثر، ملاقات و برگزاری جلسات منظم با تیم است. این کار به بهبود ارتباط و همکاری بااعضای تیم کمک میکند.
برای تیم‌هایی که کارکنان دورکار دارند، تماس ویدئویی راه‌حلی عالی برای جلسات چهره به چهره محسوب میشود.
برخلاف تماس‌های صوتی، تماس‌های کنفرانسی تصویری به شما امکان می‌دهد حالات چهره و زبان بدن را ببینید تا همه بتوانند به‌طور کامل نحوه ارتباط چهره‌به‌چهره را درک کنند.
همچنین می‌توانید جلسه خود را برای آن‌دسته از اعضایی که نتوانستند در جلسه حضور پیدا کنند ضبط کنید تا بعدا آن را ببینند. از ارتباط تصویری با اعضا غافل نشوید.
از دستاوردها قدردانی کنید
به‌عنوان یک مدیر یا رهبر تیم، مهم است که روحیه اعضا را بالا نگه داریم و انگیزه آنها را قوی کنیم. با تشخیص دستاوردهای فردی و تیمی به‌صورت عمومی، نشان خواهید داد که به تیم خود و نحوه عملکرد آنها توجه می‌کنید و اهمیت می‌دهید.
به رسمیت شناختن دستاوردها می‌تواند تأثیر مثبتی بر عملکرد و افزایش بهره‌وری داشته باشد.
دستورالعمل‌های واضح ارائه کنید
می‌توان یکی از مهم‌ترین دلایل شکست ارتباط موثر را نحوه ارتباط رهبران تیم با دستورالعمل‌ها دانست. ارتباطات نامشخص می‌تواند باعث تأخیر یا توقف کامل یک پروژه شود.
مطمئن شوید که برای هر کار یا پروژه دستورالعمل‌های مفصلی درج کرده‌اید. برای دستیابی به این هدف، می‌توانید دستورالعمل‌ها را از طریق ایمیل، ابزار مدیریت پروژه، چت تصویری یا همه موارد فوق به تیم خود ارائه کنید.
دستورالعمل‌های واضح باعث می‌شوند که تیم شما بتواند کارها همان دفعه اول به‌درستی انجام دهد.
ایجاد محیط باز برای باز کردن جریان ارتباطات
باید اطمینان پیدا کنید که اعضای تیم در صورت بروز مشکل، اشتباه یا سؤال به‌راحتی به شما مراجعه می‌کنند. همه ما عبارت «در اتاق من همیشه به رویتان باز است» را شنیده‌ایم، اما وقتی تیم شما دورکار باشد، اجرای کردن این استراتژی چندان آسان نخواهد بود.
وقتی برای تیمتان به‌وضوح توضیح دهید که می‌توانند برای هرچیزی به شما مراجعه کنند، چه به‌صورت حضوری و چه از طریق تماس تصویری، به آنها احساس راحتی می‌دهید و محیطی باز برای ارتباط ایجاد می‌کنید. به این ترتیب فرهنگ سازمانی مولد و موثری هم ایجاد کرده‌اید.
برای تک‌تک افراد به‌صورت انفرادی وقت بگذارید
اگر می‌خواهید محیط کاریتان باز باشد، باید با هر یک از اعضای تیم جلسات انفرادی ترتیب دهید تا به آنها فرصت مراجعه به شما درصورت مواجهه با سؤالات، مشکلات یا پیشنهاد داده باشید.
جلسات انفرادی فرصت بسیار خوبی برای گفتگو با اعضای تیم در مورد عملکرد آنها، مشکلاتی که دارند و اینکه چگونه می‌توانید بهتر از آنها حمایت کنید، به‌شمار می‌رود.
آنها ممکن است مواردی را به شما گوشزد کنند که شاید برای بیان آنها در محیط گروهی احساس راحتی نکرده باشند.
همچنین جلسات تکی می‌تواند به آنها کمک کند تا احساس کنند ارزشمند هستند.
تصویرسازی کنید
از به کار بردن روش‌های مختلف ارتباطی برای کمک به رساندن نقطه‌نظر خود نترسید. افراد غالباً در صورت نداشتن مرجع تصویری برای رجوع، جزئیات را از دست می‌دهند، مخصوصا اگر در حفظ اطلاعات شنوایی مهارت چندانی نداشته باشند.
استفاده از وایت بورد حین توضیح، خلاقیت را افزایش می‌دهند و محتوا را ازنظر بصری جذاب میکند و درنتیجه حفظ کردن آن آسان‌تر میشود.
فصل ۸
تمرین ارتباط موثر
خود معمایی
ما اغلب برای دیگران مرموز هستیم. این بازی خودآگاهی را در مورد آنچه در مورد خود اسرارآمیز می‌دانید ارتقا می‌بخشد.
در این فعالیت، هر کسی در گروه سه مورد را درباره خود یادداشت می‌کنند که هیچ‌کس نمی‌داند. هر یک از افراد در گروه‌های سه یا چهار نفره، جنبه‌های مرموز را برای یکدیگر می‌خوانند.
اسرار یادداشت‌شده در برگه را جمع‌اوری کنید و کم‌کم در گروه لیست حقایق را بدون اسم افراد بخوانید. اعضای گروه باید سعی کنند که حدس بزنند حقایق لیست مربوط به چه کسانی است.
احترام عمیق به این اسرار را تشویق کنید. افراد را تشویق کنید تا منحصربه‌فرد بودن یکدیگر را جشن بگیرند. تیم باید با اعتماد کامل اغلب بر اساس آگاهی و قدردانی از یکدیگر ساخته شوند.
نیروی کار مولدتر با طوفان فکری
تیمی که ارتباط موثرتری برقرار می کند، مکانی امن برای تفکر خلاق کارکنان ایجاد کرده است. آنها با مالکیت چالش ها و پروژه ها احساس راحتی بیشتری می کنند که منجر به جلسات طوفان فکری خلاقانه‌تر و حل مشکلات موثرتر می شود.
نقاشی پشت سر هم
شما برای این تمرین به تعدادی از افراد نیاز دارید و همه به یک هم‌گروه نیاز دارند. وقتی همه جفت شدند، بنشینید یا پشت سر هم بایستید.
می توانید از قلم و کاغذ استفاده کنید یا روی تخته سفید نقاشی بکشید. یک نفر نقش گوینده و دیگری نقش شنونده را بر عهده می گیرد. به مدت پنج تا ۱۰ دقیقه ، گوینده یک تصویر هندسی از مجموعه کارت های آماده شده را توصیف میکند و شنونده سعی میکند تصویر را کاملاً از توصیفات گوینده ترسیم کند.
در قدم بعدی، سعی کنید در مورد گام‌هایی که برای اطمینان از روشن بودن دستورالعمل‌ها برداشته شد و اینکه چطور می‌توان از آنها در تعاملات واقعی استفاده کرد، حرف بزنید.
همچنین شخصی که نقاشی میکند می‌تواند در مورد دستورالعمل‌های سازنده و آنچه که اگر اجازه صحبت کردن با گوینده داشتند، می‌گفتند حرف بزنید.
شمارش ذن
برای انجام این تمرین، از تیم خود بخواهید بدون هیچ ترتیب خاصی،در یک دایره و رو به روی یکدیگر بنشینند. از آنها بخواهید که از یک تا ۱۰ شمارش را شروع کنند – یا اگر تعداد اعضای تیم شما بیشتر بود می‌توانید تعداد بیشتری را حساب کنید.
هر یک از اعضا فقط یک عدد را می‌گوید. اگر کسی با کسی صحبت یا عددی را تکرار کند، تمرین از یک شروع میشود. این تمرین سکون ایجاد می کند و اعضای تیم را تشویق میکند تا به‌دقت به یکدیگر گوش کنند.
حقیقت و دروغ
این تمرین بهتر است با پنج نفر یا بیشتر انجام شود. هر فرد باید سه واقعیت ارائه دهد و یک نفر درباره خود دروغ بگوید.
دروغ باید چیزی باشد که بتوان آن را قبول کرد. بعد از اینکه کسی لیست آنها را با صدای بلند خواند، بقیه اعضای تیم می‌توانند حدس بزنند که کدام عبارت درست و کدام یک دروغ است.
این تمرین به تیم‌ها کمک میکند تا ارتباط خود را با شناخت بیشتر یکدیگر بهبود بخشند. همچنین به افراد درون‌گرا فرصتی می‌دهد تا حقایقی را درباره خود به‌اشتراک بگذارند که دیگران از آنها بی خبر بوده‌اند.
فصل ۹
مهارت‌های ارتباط موثر
گوش دادن
شنونده خوب بودن یکی از بهترین راه‌های برقراری ارتباط موثر است. هیچ‌کس دوست ندارد با کسی ارتباط برقرار کند که فقط به دغدغه‌های خود اهمیت می‌دهد و وقت نمی‌گذارد به حرف طرف مقابل گوش دهد.
اگر شنونده خوبی نیستید، درک آنچه از شما خواسته میشود دشوار خواهد بود.
ارتباط غیرکلامی
زبان بدن، تماس چشمی، حرکات دست و لحن صدا همه پیام‌هایی را که می‌خواهید منتقل کنید رنگ‌آمیزی میکند. تماس چشمی هم در برقرای ارتباط بسیار مهم است.
شما می‌خواهید به چشم مخاطبتان نگاه کنید تا نشان دهید که روی او و مکالمه متمرکز شده‌اید. (بااین‌حال، مطمئن باشید که به ظرف مقابلتان خیره نشوید که می‌تواند او را ناراحت کند.).
وضوح و نتیجه‌گیری
ارتباط کلامی خوب به معنای صحبت کردن به اندازه کافی است. هرگز زیاد یا کم صحبت نکنید. سعی کنید پیام خود را در حداقل کلمات ممکن منتقل کنید. آنچه را که می‌خواهید به‌طور واضح و مستقیم بیان کنید، چه در حال صحبت حضوری، تلفنی و چه از طریق ایمیل.
اگر مبهم و بدون سروته صححبت کنید، شنونده یا شما را براساس دریافت خود تفسیر میکند یا دقیقاً نخواهد فهمید چه می‌خواهید.
لحن دوستانه
سوال شخصی یا صرفاً لبخند، همکارانتان را تشویق میکند تا با شما ارتباط صریح و صادقانه برقرار کنند. مهم است که در همه ارتباطات محل کار خود مودب باشید.
این مسئله هم در ارتباط رودررو و هم در ارتباطات کتبی اهمیت دارد. وقتی می‌توانید، ایمیل‌های خود را برای همکاران یا کارمندان ارسال کنید، خوب است از عبارت‌هایی مانند امیدوارم همه شما آخر هفته خوبی داشته باشید استفاده کنید.
استفاده از عبارتی این‌چنینی در ابتدای ایمیل می‌تواند پیام شما را شخصی‌سازی کند و باعث شود که دریافت کننده از او قدردانی بیشتری کند.
اعتمادبه‌نفس
مهم این است که در تعاملات خود با دیگران اعتماد به‌نفس داشته باشید. اعتمادبه‌نفس به همکاران شما نشان می‌دهد که به آنچه می‌گویید اعتقاد دارید و آن را عملی خواهید کرد.
نشان دادن اعتمادبه‌نفس می‌تواند به‌سادگی برقراری تماس چشمی یا استفاده از لحنی محکم اما دوستانه باشد. از بیان جملات مانند سوال خودداری کنید.
البته مراقب باشید که متکبر یا پرخاشگر به نظر نرسید. مطمئن باشید که همیشه در حال گوش دادن و همدلی با طرف مقابل هستید.
همدلی
استفاده از عباراتی ساده مانند «من می‌دانم از کجا آمده‌اید» نشان می‌دهد که شما به حرف طرف مقابل گوش می‌دهید و به نظرات او احترام می‌گذارید.
گوش دادن فعال می‌تواند به شما کمک کند تا نظرات و احساسات طرف مقابل خود را تنظیم کنید که به‌نوبه خود نشان دادن همدلی را آسان‌تر میکند.
حتی وقتی با کارفرما، همکار یا کارمند مخالف هستید، درک و احترام به دیدگاه آنها برای شما مهم است.
داشتن ذهن باز
کسی که خواستار ارتباط موثر است، باید با ذهنی باز و منعطف وارد هرگونه گفتگو شود. به‌جای اینکه پیام خود را به‌سادگی به دیگران منتقل کنید، برای شنیدن و درک دیدگاه طرف مقابل ذهنتان را باز کنید.
با تمایل به گفتگو، حتی با افرادی که با آنها مخالف هستید، می‌توانید مکالمات صادقانه و مولدتری داشته باشید.
احترام گذاشتن
اگر به مخاطب و ایده‌های آنها احترام بگذارید، آنها برای برقراری ارتباط با شما آماده‌تر خواهند بود. اقدامات ساده مانند استفاده از نام شخص، برقراری ارتباط چشمی و گوش دادن فعال هنگام صحبت کردن مخاطب، باعث میشود که مخاطبانتان احساس بهتری نسبت به شما داشته باشند.
تلاش کنید از حواس‌پرتی اجتناب و بر مکالمه تمرکز کنید. با اختصاص زمان برای ویرایش پیام خود، از طریق ایمیل به آنها احترام بگذارید.
گیرنده در صورت ارسال یک ایمیل گیج‌کننده فکر میکند که شما آن‌قدر به او احترام نمی‌گذارید که بتوانید از طریق ارتباط خود با او فکر کنید.
بازخورد
توانایی ارائه و دریافت بازخورد مناسب یک مهارت ارتباطی مهم است.
مدیران و سرپرستان باید به‌طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای ارائه بازخورد سازنده به کارکنان باشند. این بازخورد می‌تواند از طریق ایمیل، تماس‌های تلفنی یا به‌روزرسانی وضعیت هفتگی به کارمندان ارائه شود.
ارائه بازخورد می‌تواند شامل تحسین هم باشد. لازم نیست کار خاصی انجام دهید. می‌توانید صرفا بگویید کارت خوب یا بگویید ممنون که حواست هست.
این جملات می‌توانند انگیزه کارمندان را تا حد زیادی افزایش دهند. به‌طور مشابه، شما باید بتوانید بازخورد دیگران را بپذیرید و حتی تشویق کنید.
به بازخوردهایی که به شما داده میشود گوش دهید، در صورت عدم اطمینان از مسئله، سوالات واضح بپرسید و برای اجرای بازخورد تلاش کنید..
انتخاب رسانه مناسب
یک مهارت ارتباطی مهم این است که بستر ارتباطی مناسب چیست و بتوانید آن را درست استفاده کنید. مثلا بعضی از مکالمات جدی (اخراج، استعفا، تغییر در حقوق و غیره) تقریباً همیشه به بهترین شکل به‌صورت شخصی انجام میشود.
همچنین باید در مورد شخصی که می‌خواهید با او صحبت کنید فکر کنید. اگر سر مخاطبتان شلوغ است و وقت کافی ندارد، شاید نیاز باشد که پیامتان را به‌صورت کتبی به او برسانید.
مخاطب شما در اینصورت از انتخاب متفکرانه شما از روش‌های ارتباطی قدردانی خواهند کرد و به احتمال زیاد به شما پاسخ مثبت خواهند داد.
فصل ۱۰
چالش‌های ارتباط موثر
ناسازگاری
عدم وضوح باعث ایجاد ناسازگاری میشود و اگر نتوانید منظورتان را به‌درستی برسانید، مخاطب شروع به تصور معنا می‌کنند و اطلاعات نادرست منتقل خواهد شد.
تکیه بیش‌از اندازه بر فناوری
بسترهای فناوری مانند انتشار پیام‌های ایمیلی و اینترنتی درست مانند کانال‌های ارتباطی بدون چهره هستند. به‌ویژه هنگامی‌که پیامی سخت برای به اشتراک گذاشتن وجود دارد، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های ارتباط موثر در محل کار، قدم گذاشتن و صحبت حضوری با افراد است.
گوش ندادن به حرفهای کارمندان
مدیران در دوره‌های تغییر، می‌توانند صرفا بر هدف پروژه متمرکز شوند و به حرف افراد خود گوش ندهند. در این حالت به‌جای تقویت رویکرد مشارکتی و تشویق همکاری و مشارکت، ترس‌ها و نیازهای اعضای تیم «رد» می‌شوند.
وقتی افراد احساس می‌کنند نادیده گرفته شده‌اند، تمایل به سکوت و عدم مشارکت تقویت خواهد شد.
عدم برقراری ارتباط
از کارکردهای اصلی رهبری می‌توان به مدیریت و ساماندهی ارتباطات مدیران زیردست و کارمندان اشاره کرد. از مدیران سطح C گرفته تا رهبران تیم و سرپرستان.
اگر این اتفاق نیفتد و مدیران نتوانند ارتباطات را به‌درستی مدیریت کنند، کارکنان این تصور را خواهند داشت که فرهنگ سازمانی شما به گفتگو، تبادل ایده‌ها و تفکر خلاقانه علاقه ندارد.
تصور اینکه همه در ارتباط‌گیری عالی هستند
این تصور که همه می‌توانند به‌طور موثر ارتباط برقرار کنند، شاید زیان‌بارترین چالش ممکن میان چالش‌های ارتباط موثر در محیط کار باشد. بعضی از مدیران در برقراری ارتباط توانایی کافی ندارند و نمی‌توانند مفهوم موردنظر خود را به‌درستی به دیگران منتقل کنند.
زمانی که از کارکنان خواسته میشود تا نظرات خود را بیان کنند، بسیاری از آنها احساس خوبی نسبت به بالادستی‌های خود ندارند. آنها نسبت به کارکنان ارشد احساس ناراحتی می‌کنند و تسهیل احساس مشارکت آنها مهارتی است که همه رهبران آن را ندارند.
فصل ۱۱
معرفی کتاب
از کتاب‌های مفید و کمک کننده در زمینه برقراری ارتباط موثر، کتاب حرف بزن تا برنده شوی، نوشته برایان تریسی است. تریسی در این کتاب به شما می‌آموزد که چطور با استفاده از مهارت‌های کلامی و فنون ارتباط موثر به اهداف خود در زندگی و کار برسید و از آن بهترین استفاده را ببرید.
علاوه‌براین، اپلیکیشن ذهن بانک بزرگی از مقالات، کتاب‌ها و خلاصه کتاب‌های صوتی به‌روز دنیا در زمینه مهارت‌های فردی، مدیریت، اقتصاد، سرمایه‌گذاری و کسب‌وکار است. اگر دوست دارید راه پیشرفت را با سرعت بیشتری طی کنید، همین حالا به خانواده بزرگ ذهن بپیوندید.
فکر میکنم قرار دادن صندوق پیشنهاد و انتقاد برای اعضای رده بالای تیم هم بتونه یکی از راهکارهای مناسب برای افزایش سطح ارتباط موثر در محیط کار باشه.
دقیقا. در شرایطی که فرصت گفتگوی رودرو به هردلیلی فراهم نباشه، این راهکار میتونه تا حد زیادی کمک کنه. 🙂