بهره وری چیست؟ رویکردها و تکنیک های بهبود بهره وری

اینترنت و فنآوری‌های جدید در تاروپود زندگی همه ما ریشه دوانده‌اند و باعث شده‌اند مدیریت زمان و تعیین اولویت‌ها به کاری دشوار تبدیل شوند. تمام آنچه را که شنیده‌اید فراموش کنید، نیازی نیست وقت بیشتری را در محل کار یا تحصیل بگذرانید تا فرد بهتری بشوید. پیامدهای کار در طولانی مدت باعث کاهش بهره وری می‌شوند. اما در عصر دیجیتال امروز، چگونه می‌توان بهره وری را بهبود بخشید؟ با ذهن همراه باشید.

بهره وری چیست؟

بهره وری مفهومی است که به طور گسترده‌ای مورد سوء تفاهم واقع شده است. دلیل اصلی این است که ما از کلمه بهره وری در مقیاس کلان و خُرد استفاده می کنیم.

وقتی در اخبار می‌خوانیم: «بهره وری در مهمر ماه افزایش یافت» ما گیج می‌شویم! گرایش‌های کلان هیچ ارتباطی با میزان بهره وری فرد ندارد. برای ما، بهره وری یک معیار شخصی است. ما دیگر اپراتور ماشین نیستیم، ما کارگران ماهر دانش هستیم که وقت و انرژی خود را مدیریت می‌کنیم.

بر اساس موارد فوق، دو نوع بهره وری وجود دارد:

• بهره وری نیروی کار: مقدار کل کالاها و خدمات کارگران در یک دوره خاص تولید
• بهره وری شخصی: بازده مربوط به یک فرد در یک دوره خاص

شما اولی را کنترل نمی‌کنید اما ۱۰۰ درصد دومی را تحت کنترل دارید. از این رو، اگر فردی در قامت مدیر عامل و رهبر بخواهد بهره وری جمعی را بهبود بخشد، باید نخست بهره وری شخصی را افزایش دهد.

شما می‌توانید بسیار سودمند باشید و خروجی زیادی داشته باشید، اما نتایجی که می‌گیرید بی فایده هستند. وقتی روی خروجی مربوطه تمرکز کنید، کارهای درستی انجام می‌دهید. مواردی که می توانند شغل، تجارت، سازمان شما را بهبود بخشند.

همچنین مهم است که به بهره وری در یک دوره خاص، ترجیحاً ماهانه توجه شود. خروجی مداوم همان چیزی است که نتایج را هدایت می‌کنند.

نکات اساسی برای بهبود بهره وری

در خانه، کتابخانه یا دفتر، برای داشتن بهره وری بیشتر، به یک جفت دست اضافی یا بیش از ۲۴ ساعت کار در روز نیاز نداریم. تمام آنچه لازم دارید این است که برای بهبود بهره وری شخصی خود در ابتدای روز این روال را دنبال کنید:

• اولویت بندی کنید: قبل از انجام هر کار دیگری، تصمیم بگیرید که اولویت اصلی و وظایف ثانویه شما چیستند. به یاد داشته باشید که موارد مهم را همیشه جلوتر از مواردی خیلی ضروری نیستند انجام دهد.
• یک لیست تهیه کنید: با این کار یادآوری کارهایی که باید انجام دهید و پیگیری هر کار برای شما راحت‌تر خواهد بود. اگر در طول روز چیزهای دیگری پیش آمد، آنها را در لیست دیگری بنویسید و بدون اینکه در کار اصلی شما خلل ایجاد کند.
• در وقت صرفه جویی کنید: کارهای مهم خود را رتبه بندی کنید و همیشه ابتدا سریع ترین کار را انجام دهید. اگر مثلاً چیزی کمتر از دو دقیقه طول کشید، این کار را انجام دهید و سرعت خود را بالا ببرید.
• برای هر کاری زمان مناسبی وجود دارد: از پربارترین ساعات خود برای انجام مهمترین کارها استفاده کنید و کارهای ناچیزتر را برای پایان روز بگذارید.

رویکردهای بهبود بهره وری

رویکردهای مختلفی برای بهبود بهره وری وجود دارند که به شرح زیر هستند:

استراحت منظم داشته باشید

ممکن است فکر کنید این مورد ضد بهره وری است! اما وقفه‌های کوتاه بین کار باعث افزایش تمرکز، خلاقیت و حافظه می‌شود. کار مداوم برای طولانی مدت منجر به استرس، خستگی و تصمیم گیری نادرست می‌شود. با استراحت‌های مکرر برای تازه سازی و سوخت رسانی به ذهن خود، بهره وری خود را در محل کار به حداکثر برسانید.

 

 

قورباغه بخورید!

صبح اول یک قورباغه زنده بخورید، سپس خواهید دید که بقیه روز اتفاق بدتری برای‌تان نخواهد افتاد. روش معروف خوردن قورباغه برایان تریسی بر اساس این نقل قول بنا شده است. قورباغه در اینجا به معنای مهمترین وظیفه در لیست کارهای شما است. اگر کاری در این زمینه انجام ندهید به احتمال زیاد آن کار به عقب میافتد. تریسی می‌گوید: «کلید رسیدن به سطح بالایی از عملکرد و بهره وری، ایجاد عادت مادام العمر است». اما اگر بیش از یک وظیفه در بشقاب خود داشته باشید، چه می‌کنید؟ نویسنده پیشنهاد می‌کند: «ابتدا زشت ترین قورباغه را بخور». یعنی اگر چندین کار مهم دارید، با چالش برانگیزترین کار را شروع کنید. به خود نظم دهید تا بلافاصله کار را شروع کنید و سپس تا پایان ادامه دهید.

بر روی یک کار متمرکز شوید

مغز انسان کارهای چند وظیفه را خوب انجام نمی‌دهد! درواقع، طبق تحقیقات انجام شده، انجام چند وظیفه با هم تا ۴۰ درصد بهره وری را کاهش می‌دهد. دلیل این امر این است که جابجایی بین چندین کار تمرکز شما را محدود و حافظه را مختل می‌کند و استرس و خستگی روحی را افزایش می‌دهد. بنابراین با تمرکز فقط بر روی یک کار در یک زمانه، بهره وری خود را بهبود ببخشید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند RescueTime یا Timeular استفاده کنید تا مطمئن شوید که در این کار زمان را فراموش نمی‌کنید. علاوه بر این، از انجام بیش از حد تعهدات اجتناب کنید و اولویت‌های خود را مرتباً ارزیابی کنید تا از فرسودگی شغلی جلوگیری شود.

قانون دو دقیقه‌ای را دنبال کنید

دیوید آلن نویسنده و مشاور بهره وری در کتاب پرفروش خود با عنوان Getting Things Done، در مورد قانون دو دقیقه‌ای خود صحبت کرد. اصل مطلب این است، اگر وظیفه‌ای در انتظار انجام دارید که می‌تواند طی دو دقیقه به اتمام برسد، باید سریعاً این کار را انجام دهید، زیرا بررسی و اتمام آن بعداً بیشتر طول می‌کشد. به کارهای روزمره‌ای مانند پاسخ به نامه‌های الکترونیکی (ایمبل)، مرتب کردن تختخواب، شستن ظرف‌ها و سایر کارها فکر کنید. این استراتژی مدیریت زمان می‌تواند با حذف تعلل و کمک به شما در انجام کارهای بیشتر، بهره وری را به شدت بهبود ببخشد.

در شب قبل برای فردای روز جدید برنامه ریزی کنید

همانطور که ممکن است قبلاً بدانید، لیست کارها ابزاری عالی برای بهره وری است. آنها به شما کمک می‌کنند تا منظم و متمرکز باشید. تهیه لیست کارهایی که باید قبل از خواب انجام دهید، برنامه ریزی کارهای صبح شما را منظم می‌کند، زیرا آنچه که باید در یک روز انجام شود را از قبل برنامه ریزی کرده‌اید. توجه به این نکته، مهم است که لیست کارهای شما بیش از دو یا سه مورد نباشند. واقع گرایانه و ساده فکر کنید. اضافه کردن موارد بی‌شماری به لیست، فقط باعث می‌شود احساس گمراهی و دست پاچگی کنید.

[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]

[su_animate type=”shake” duration=”0.5″] راهکارهای تمرکز ذهن ؛ چگونه با تمرکز ذهنی بهره‌وری را افزایش دهیم؟ [/su_animate]

[/su_box]

از وقت خود استفاده کنید

به جای اینکه وقت خود را در شبکه‌های اجتماعی تلف کنید، از آن ساعت‌های گرانبهای خود استفاده کنید تا دانش بیشتری کسب کنید. کتاب‌ها و مقالات مفیدی را بخوانید یا به پادکست خوبی گوش دهید. همچنین می‌توانید از برنامه‌هایی مانند Curious و Lingvist برای یادگیری چیزهای جدید و سازنده استفاده کنید. یا از آن زمان برای برنامه ریزی کارهای مهم و پاسخ به ایمیل‌های خود استفاده کنید.

 

 

منظم و با برنامه باشید

علم می‌گوید افرادی که فضای کاری نامرتبی دارند از کارآیی و ناامیدی بیشتری نسبت به افرادی که میز کار منظمی دارند برخوردار هستند. بی‌نظمی توانایی مغز شما را در تمرکز و پردازش اطلاعات محدود می‌کند. این به نوبه خود به استرس و خستگی کمک می‌کند. بنابراین با مرتب کردن فضای کار خود، سلامت روان و کارایی خود را بهبود ببخشید. با خلاص شدن از شَر همه موارد غیرضروری شروع کنید. بهترین راه برای نظم بخشیدن به کار بدون خستگی، تمیز کردن میز کار خود هر روز قبل از رفتن به خانه است. علاوه بر این، این نکات مفید در مورد داشتن نظم را بررسی کنید.

حواس پرتی‌های دیجیتالی را کنار بگذارید

متوسط ​​افراد تقریباً یک چهارم روز کاری خود را برای مرور فعالیت‌های غیرشغلی در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانند. اگرچه دیدن توییتر یا اینستاگرام خود گاهی در یک روز چیز بدی نیست، اما بررسی مداوم تلفن خود برای به روزرسانی‌های شبکه‌های اجتماعی باعث کاهش بهره روی می‌شود. برای زمانی که در اینترنت می‌گذرانید محدودیتی تعیین کنید. همچنین، اعلان‌های برنامه را غیرفعال کنید یا تلفن خود را در حالت بی‌صدا نگه دارید. در حالی کار کنید تا به روزرسانی‌های مداوم باعث حواس پرتی شما نشوند.

یک لیست غیر قابل انجام تهیه کنید

در حالی که ما قبلاً در مورد مزایای ایجاد لیست کارها بحث کرده‌ایم، لیست غیر قابل انجام نیز می توان مفید باشد. ایده اصلی این است که لیستی از تمام فعالیت‌هایی را که قصد انجام دهید تا بیشتر تولید کنید را ایجاد کنید. کمی وقت بگذارید و کارهایی را که می‌توانستید به طور متفاوت یا کارآمدتر انجام دهید، وظایفی که به اهداف شخصی و شغلی شما کمک نمی‌کند، عادت‌های غیرمولد و غیرمجاز که به آن‌ها احتیاج دارید و سایر موارد را تجزیه و تحلیل کنید. اکنون لیستی براساس کارها تهیه کنید و آن را بررسی کنید و روی برنامه روزانه خود کار کنید.

خواب کافی داشته باشید

داشتن هفت تا نه ساعت خواب شبانه برای بهزیستی جسمی و روحی شما بسیار مهم است. انجمن خواب خاطر نشان می‌کند که بیش از ۳۰ درصد افراد ۲۰ تا ۳۹ ساله و ۴۰ درصد افراد بین ۴۰ تا ۵۹ سال، خواب کافی ندارند. طبق گزارش سال ۲۰۰۷‌ هاروارد، کمبود خواب باعث کاهش کارایی می‌شود و شما را مستعد خطا می‌کند. استراحت خوب باعث افزایش روحیه، افزایش خلاقیت، کاهش استرس و بهبود حافظه می‌شود. همچنین تمرکز شما را بالا می‌برد و توانایی شما در تصمیم گیری دقیق در ثانیه‌های مهم را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، ایجاد یک روال صبحگاهی سالم نیز گام مهمی برای تنظیم خود در یک روز با بهره وری بیشتر است.

تکنیک‌های بهبود و بهره وری

بهره وری ذاتی نیست، به عبارت دیگر، می‌توان آن را حفاری و بهبود بخشید. این بدان معنا است که تعدادی تکنیک وجود دارند که می‌توانند به شما در دستیابی به آن کمک کنند:

• تکنیک مدیریت زمان (GTD): روشی که توسط دیوید آلن، یک مشاور خبره در زمینه بهره وری ابداع کرده است، مبتنی بر سهولت در ذخیره، ردیابی و بررسی کلیه اطلاعات مربوط به یک کار است.
• تکنیک پومودورو (The Pomodoro): این سیستم که حاصل ایده Francesco Cirillo ایتالیایی است، شامل ۵ تا ۱۰ دقیقه وقفه پس از هر ۲۵ تا ۵۰ دقیقه فعالیت و استراحت بیشتر در هر ۱۰۰ دقیقه است.
• زمان تمرکز (Focus Time): این تکنیک که یکی از انواع Flowtime است و با «ذهن آگاهی» مرتبط دارد، متمرکز کردن تمام توجه شخص به یک کار و نادیده گرفتن همه عوامل حواس پرتی را شامل می‌شود.
• ماتریس اولویت بندی کارها (Priority Matrix): این روش چهار نوع وظیفه را تعیین می‌کند، که براساس اهمیت و فوریت‌شان طبقه بندی می‌شوند تا مشخص شود که کدام در اولویت قرار دارند یا کدام فعالیت‌های ثانویه هستند.
• روش آی وی لی (Ivy Lee): عصر روز گذشته، شش وظیفه مهم خود را برای روز بعد به ترتیب اهمیت یادداشت ‌کنید تا بتوانید از لحظه بلند شدن از خواب با برنامه ریزی پیش بروید.
• زنجیر رو پاره نکن (Seinfeld): این روش شامل تقسیم  بندی روزهای تقویم با یک نگاه در یک مکان کاملاً مشهود همراه با یک خودکار برای گذراندن روزهایی است که می‌توانید تمام کارهای خود را انجام دهید.
• تکنیک جی شرلی (Jay Shirley): لیستی از وظایفی را که امروز باید انجام دهید (من باید انجام دهم)، آنچه در طولانی مدت مهم است (باید انجام شود) و آنچه از انجام آن لذت می‌برم (من می‌خواهم انجام دهم) را تهیه کنید.
• تکنیک مارک آندرسن (Marc Andreessen): این روش همچنین بر اساس مفهوم لیست anti-ToDo بنا شده است. در این حالت، لیست در پایان روز تهیه می‌شود و شامل همه کارهایی است که موفق به انجام آن شده‌اید.
• روش سام کارپنتر (Sam Carpenter Method): ین روش به شما امکان می‌دهد تا جدول زمانی بیولوژیکی ایده آل خود را پیدا کنید، به عبارت دیگر ، زمان‌هایی از روز که بهترین عملکرد را دارید، بنابراین می‌توانید از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

ابزارهای مدیریت زمان برای بهبود بهره وری

هنگامی که نوبت به بهبود بهره وری شخصی می‌رسد، فنآوری می‌تواند بهترین ابزار برای شما باشد. اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که به شما این امکان را می‌دهند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید. بیایید نگاهی به برخی از آنها بیندازیم:

• Harvest: این برنامه به شما امکان را می‌دهد تا بدانید چه مدت زمانی را برای هر مشتری، پروژه یا کار شخصی خود صرف کنید و همچنین چگونگی به حداقل رساندن دوره‌های بی‌تحرکی را نیز نشان می‌دهد.
• Toggl: این برنامه زمان را به گونه‌ای ضبط می‌کند که گویی کرنومتر است و شما هر زمان که کار را شروع یا تمام می‌کنید، زمان شما را ثبت می‌کند. به شما این امکان را می‌دهد تا گزارش‌هایی حاوی این داده‌ها ایجاد کنید.
• Tick: زمان کار شما را ثبت می‌کند و تخمین می‌زند که برای اتمام کارها و پروژه‌های خود چقدر زمان‌تان طول می‌کشد. همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بتوانید برای انجام یک کار مشخص، زمان بندی کنید.
• Todoist: این مدیر به کاربران این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را با تقسیم آن‌ها به پروژه‌ها و زیر پروژه‌ها، همچنین تعیین زمان و تاریخ، تعیین سطح اولویت و فعال سازی هشدارها، سازماندهی کنند.

بهبود بهره وری در محیط کار

شرکت‌ها همچنین می‌توانند برای بهبود بهره وری شخصی کارمندان خود از تکنیک‌هایی استفاده کنند، به گونه‌ای که این امر تأثیر مثبتی بر عملکرد شرکت‌ها داشته باشد. در زیر تعدادی از اقدامات خوب ذکر شده است:

• اهداف مشخص، معقول و قابل اندازه گیری را تعیین کنید، هم به صورت جمعی و هم به صورت فردی، تا به عنوان یک راهنما عمل کنند.
• ارتباطات داخلی را برای جلوگیری از تکثیر وظایف و شناسایی مشکلاتی که ممکن است بهره وری را تضعیف کنند، ارتقا دهید.
• از ابزارهای فنآوری مانند موارد ذکر شده در بالا استفاده کنید که به کارگران کمک می‌کنند تا بهره وری خود را افزایش دهند.
• با ایجاد یک فضای کاری مناسب در نیروی کار ایجاد انگیزه کنید و به آنها فرصت آموزش، پیشرفت حرفه‌ای و لذت بردن از ساعات کاری انعطاف پذیر را بدهید.

کلام آخر

بهبود بهره وری چه در محیط کار باشد و چه شخصی، امری مهم است. درحقیقت، بهره وری است که را مؤثر و کارآمد نشان می‌دهد و باعث می‌شود در نظر دیگران فردی مفید باشیم. بهره وری در مورد هر چیزی است که به خروجی مربوط می‌شود، اگر شما خروجی خوبی داشته باشید، بهره وری بالایی دارید. بنابراین، سعی کنید از راهکارها و تکنیک های افزایش بهره وری استفاده کنید تا بتوانید در کار و زندگی شخصی خود موفق شوید.