۱۲ روش برای افزایش بهره وری در محیط کار

دست و پنجه نرم کردن با بهره‌وری در محیط کار، در بهترین حالت می‌توانند ناامیدکننده و در بدترین حالت می‌تواند تهدیدی برای شغل تان باشد و هنگامی که شخصی سخت در حال تلاش برای موفقیت است، نمی‌خواهد همچین موقعیتی را تجربه کند.

اگر احساس می‌کنید در این موقعیت قرار دارید، خیال تان راحت باشد که تنها نیستید! هر شخصی حداقل یک بار در سال های کاری اش با این مشکل دست و پنجه نرم کرده است و این اشخاص می‌توانند افراد با سابقه یا حتی متخصصان نیز باشند.

اما نگران نباشید، زیرا شما فرد خوش شانسی هستید!

افزایش بهره وری تنها با مدیریت موثر زمان امکان‌پذیر می‌شود و می‌تواند توسط ایجاد چندین تغییر کوچک محقق شود. بهترین قسمت این کار این است که شما می توانید از همین الان آن را شروع کنید و نتایج آن را همین امروز مشاهده کنید.

اگر آماده هستید تا کنترل زمان را به دست بگیرید و بهره وری در محیط کار خود را افزایش دهید، پیشنهاد می کنیم دوازده روش را که به شما کمک می کند تا این کار را به بهترین نحو ممکن انجام دهید مطالعه کنید.

۱. از مجله ها و روزنامه های قدیمی برای چرک نویس کردن وظایف روزانه تان استفاده کنید

هنگامی که با روز کاری شلوغی مواجه هستید، بعید نیست که وظایفی ناگهانی و کارهایی پیش بیاید که برنامه_ ی معمول و همیشگی شما را به هم بریزد و باعث حواس پرتی شود. در این مواقع، روزنامه ها و مجلات قدیمی، دفتر یادداشت یا حتی یک فایل ورد می تواند شما را از ناامیدی در بیاورد.

چرا انجام این کار حائز اهمیت است؟

درخواست ها و وظایف جدید در بین روز کاری، شما را مجبور می‌کند تا کاری را که اکنون در حال انجام آن هستید متوقف کنید، کاری که خواسته شده را انجام دهید و سپس بر روی کاری که پیش از این در حال انجام آن بودید مجددا تمرکز کنید. این کار باعث می‌شود تا اتلاف وقت زیادی صورت بگیرد و به جای تمرکز بر روی اولویت هایی که برای خودتان مشخص کرده اید، بر روی کار دیگری تمرکز کنید. این کار تنها یک نتیجه به دنبال دارد و آن تاخیر در انجام کارها و کاهش بهره وری می باشد.

با استفاده از روش روزنامه ها و مجله های دور انداختنی و قدیمی، هنگامی که کاری ضروری و قطعی در بین کارهایی که در انجام آن هستید پیش می آید، می توانید آن را به سادگی در دفتر یادداشت یا فایل مورد نظر به صورت فوری یادداشت کرده و به یاد داشته باشید که حتما آن را انجام دهید; سپس کاری که به انجام آن مشغول بودید را ادامه دهید.

هنگامی که اولویت اول خود را انجام دادید وآن را به پایان رساندید، می‌توانید نگاهی به کاری که آن را یادداشت کرده اید بیندازید و شروع به انجام آن کنید.

این روش به شما کمک می کند تا تمرکز خود را بر روی مسئله‌ای که حائز اهمیت است نگه دارید و در عین حال وظایفی را که به صورت ناگهانی به شما اعمال شده است نیز انجام دهید و میزان بهره وری خود را در طول روز حفظ کنید و آن را به جریان بیندازید.

 

 

۲. از انجام چندین کار به صورت هم زمان خودداری کنید

هنگامی که وارد محیط کار می‌شوید، چندین وظیفه و کار را به صورت همزمان انجام می دهید.

شاید شما نیز جزو افرادی باشید که هم زمان به تماس های خود پاسخ می‌دهید، ایمیل خود را چک می کنید و بر روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنید. ممکن است انجام تمامی این کارها به صورت هم زمان باعث شود در ذهن رئیس خود فردی موفق به نظر برسید، اما این کار، به مرور زمان به بهره وری و میزان خلاقیت شما خسارت می زند.

هنگامی که چندین کار را به صورت همزمان انجام می‌دهید، در واقع دائما در حال چرخش و تعویض چندین کار با یکدیگر هستید. در موقع انجام چندین کار به صورت همزمان، تمرکز خود را بین کارهای مختلف تقسیم می_ کنید و بر روی انجام آن ها تمرکز کمتری به خرج می دهیم و نتیجه ی آن رضایت بخش نیست.

البته، با انجام این روش می توانید چندین کار را در زمان کوتاه تری انجام دهید، اما مطمئناً نتایجی که حاصل می شود رضایت بخش و مطلوب نیست.

در حقیقت، انجام چندین کار به صورت هم زمان می‌تواند به توانایی ما برای انجام وظایف مهم یا اولویت های مورد نظر آسیب برساند و باعث ایجاد حواس پرتی شود.

هنگامی که به این مسئله عادت می کنیم تا توجه خود را از روی یک مسئله برداشته و به مسئله ی دیگری توجه کنیم، باعث می‌شود تنها قسمتی از توجه خود را به هر کدام از وظایف اختصاص دهیم و این امر نتیجه ای به جز کاهش تمرکز و آسیب به بهره‌وری ندارد.

برای افزایش بهره‌وری و کیفیت کار، مطمئن شوید که اولویت های خود را در راس امور قرار می‌دهید و چندین کار را به صورت همزمان انجام نمی‌دهید. کارهای دیگری را که قصد دارید به طور همزمان با اولویت‌های خود انجام دهید، طبق مورد شماره ی ۱، بر روی کاغذ یا فایل کوچکی یادداشت کنید و در اسرع وقت انجام دهید.

۳. از ویژگی “مزاحم نشوید” یا “Do Not Disturb” تلفن همراه خود کمک بگیرید

بسیاری از ما، نوتیفیکیشن های ایمیل یا پیام های خود را بر روی حالت لرزش قرار می دهیم، تا بتوانیم در کوچک ترین زمان فراغتی که به دست می آوریم آن ها را چک کنیم.

هرچقدر بیشتر به این الگو پایبند باشیم، بیشتر در ایمیل ها و شبکه های اجتماعی غرق می شویم و پروژه‌های مهمی که باید آن ها را در اسرع وقت انجام دهیم، انجام نشده باقی می‌مانند.

از آن جایی که اشاره کردیم انجام چندین کار به صورت هم زمان باعث کاهش و آسیب به بهره وری می شود، هم اکنون نیاز است تا یاد بگیریم چگونه می توانیم افکار خود را از انجام کارهایی که غیر ضروری هستند دور کنیم و ذهن خود را بر روی کاری که در حال انجام دادن آن هستیم متمرکز کنیم.

حالت مزاحم نشوید یا Do Not Disturb، که در تلفن ها و اپلیکیشن های مرورگر وب ساخته شده است، نعمت بزرگی هستند. این ویژگی اعث می شود تا حواس شما در حین کار پرت نشود و ذهن خود را در دو راهی بین انجام اولویت‌ها و نوتیفیکیشن های دریافتی قرار ندهید.

اما منظور در این متن این نیست که تلفن خود را در حالت سکوت قرار دهید، بلکه به انجام این کار ادامه دهید و دائما تلفن همراه خود را چک نکنید. برای انجام این کار، تلفن خود را به صورت برعکس روی میز قرار دهید و یا آن را درون کیف یا کشوی میز خود بگذارید و اگر کامپیوتر باعث حواس‌پرتی شما می شود، صفحه نمایش آن را در حالت خاموش قرار دهید.

اگر احساس می‌کنید روشی خاص برای شما بهتر است، آن را انجام دهید و نسبت به انجام آن متعهد شوید و ذهن خود را به صورت متمرکز نگه دارید.

بهتر است هر چند ساعت، مدت زمان ۵ دقیقه را به چک کردن تلفن همراه و سایر اعمالی که حواس شما را در حین انجام کار پرت می‌کنند اختصاص دهید و بعد از اتمام این مدت زمان، تمام افکار و حواس خود را بر روی اولویت ها و کارهایی که باید انجام دهید متمرکز کنید.

 

۴. به اولویت هایتان احترام بگذارید

چگونه متوجه می شوید که باید بر روی کدام وظایف خود تمرکز کنید؟ چه زمانی باید بر روی آن ها تمرکز کنید؟

راحت است! اولویت های خود را مشخص می کنید و زمان انجام آن ها را در ذهن خود زمان بندی می کنید.

ممکن است قبلا نیز این جمله را شنیده باشید که مشخص کردن اولویت ها امری ضروری برای بهره‌وری است، اما به جای این که بر روی چگونگی تشخیص اولویت ها تمرکز کنیم، اغلب بر روی زمان انجام آن تمرکز می‌کنیم.

برای رسیدن به حداکثر میزتن بهره وری، اولویت های خود را به این سه بخش تقسیم کنید:

صبح، وسط روز و عصر. این کار به شما اجازه می‌دهد تا بر روی زمان های مشخص شده تمرکز کنید، اولویت_ های خود را انجام دهید و همچنین زمانی را برای رسیدگی به کارها و مشکلات غیرمنتظره اختصاص دهید.

این روش باعث افزایش بهره وری در زمان کار می شود و به شما اجازه می دهد تا اولویت های خود را به نحو احسن انجام دهید و زمانی را برای کار بر روی پروژه های مهمی که زمان انجام آن ها بسیار مهم است اختصاص دهید.

۵. هر روز به صورت مستمر زمان خود را برنامه ریزی کنید

همان طور که پیش از این نیز توضیح دادیم، اختصاص زمانی خاص برای انجام مهم ترین وظایف روزانه، می‌تواند بهره وری خارق العاده ای برای شما به همراه داشته باشد.

متاسفانه ، افراد کمی برای رسیدگی به قرارهای ملاقات، تماس مشتریان و سایر رویدادها، زمان آزاد دارند.

به همین دلیل، برنامه‌ریزی زمان امری بسیار حائز اهمیت است. در ادامه، چگونگی انجام این کار به صورت موثر را برای شما توضیح می دهیم :

هر روز صبح، نگاهی به تقویم یا دفتر برنامه ریزی کار خود بیندازید. وظایف خود را بر اساس اولویت آن ها زمان‌بندی کنید و زمان رسیدگی و انجام هرکدام را نیز یادداشت کنید.

مطمئن شوید زمان رسیدگی به کارهایی مانند قرار های ملاقات، که منجر به دور شدن موقتی شما از اولویت های تان می شود را نیز محاسبه کنید. اگر قرار ملاقاتی را ترتیب داده اید، زمان اتمام آن را نیز در نظر داشته باشید تا بتوانید وظایف مهم یا غیر منتظره ای که برایتان پیش می آید را نیز به انجام برسانید.

در مرحله بعد، اجازه دهید دیگران بدانند در زمان مشخص شده، کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. ممکن است با انجام این کار، احساس عجیبی به شما دست دهد، اما مطمئن باشید این نوع از ارتباط، بهترین روش برای این است که دیگران را متقاعد کنید تا هنگامی که در حال انجام کار هستید، نباید بر روی هیچ کار دیگری تمرکز کنید.

هرچه در انجام این کار ایستادگی به خرج دهید و بهتر از روز قبل عمل کنید، میزان بهره‌وری شما بیشتر شده و روزهای خود را به‌صورت مفیدتری می‌گذرانید.

۶- به خودتان استراحت دهید

این حقیقت را به خاطر داشته باشید.

مطالعه ای که اخیراً در دانشگاه ایلینویز انجام شده است، نشان می دهد که تمرکز طولانی مدت بر روی مسائل، باعث تداخل در بهره‌وری می‌شود و بر روی نتیجه ی نهایی تاثیر می گذارد.

آن ها دریافتند که هر چقدر بیشتر بر روی یک مسئله تمرکز کنیم، انگیزه ی ما در رسیدن به هدف اصلی آن کار کم تر می شود.  این عمل به اسم “خوگیری به اهداف” نام گذاری شده است.

راه حل مناسب برای رفع این مسئله، استراحت های کوتاه مدت و متعدد برای بازیابی تمرکز ذهن است. هنگامی که احساس می‌کنیم این تمرکز در حال کاهش است، باید استراحت کنیم.

این کار به شما اجازه می دهد تا از کاهش تمرکز و بهره وری جلوگیری کنید و به صورت هوشمند کار کنید، نه سخت تر!

 

۷. اهداف خود را در راه درست مشخص کنید تا به موفقیت برسید

ناگفته نیست که داشتن اهداف عالی با دیدی مثبت، باعث می شود تا در تمام طول راه خود با انگیزه بمانیم; اما اینکه بخواهیم اهداف بزرگ خود را به اهداف کوچ کتر تقسیم کنیم نیز کار بسیار خوبی است.

اما چرا؟

زیرا رسیدن به اهداف کوچک تر، طبق برنامه ریزی هفتگی و روزانه، باعث می شود تا انگیزه ی خود را حفظ کنیم، میزان بهره‌وری افزایش پیدا کرده و در نتیجه خروجی کار، نتیجه مطلوب و دلخواهی را داشته باشد.

مشخص کردن اهداف کوتاه مدت که از تصویرسازی های بزرگ ریشه گرفته است، می تواند به شما کمک کند تا از نا امیدی و بی‌انگیزگی دور بمانید و بر روی رسیدن به اهداف کوچک خود تمرکز کنید. اگر برای خود اهداف بلند مدت تصور کنید و در ابتدای راه، هدف پایانی را در نظر بگیرید، باعث می شود تا حس نا امیدی و سر افکندگی به شما دست دهد; اما اگر این هدف بزرگ را به اهداف کوچک تر تقسیم کنید، هر روزی که به این اهداف نزدیک‌تر می‌شوید، حس بهتری خواهید داشت و این موفقیت های کوچک روی هم جمع شده و به رسیدن به هدف نهایی منجر می‌شوند.

برای این که اهداف خود را به صورت درست و مطلوب انتخاب کنید، از این روش استفاده کنید.

۱. هدف نهایی خود را مشخص کرده و به صورت دقیق آن را مجسم کنید.

۲. مشخص کنید چه چیزی نیاز دارید تا بتوانید به آن هدف برسید ( از بالا به پایین)

۳. هر کدام از اهداف کوچک تر شده را به ترتیب نزولی یادداشت کنید تا جایی که این اهداف به صورت هفتگی و یا حتی روزانه دربیایند.

هنگامی که دارای اهداف کوچک تری باشید که می‌توانند در مدت زمان کوتاه به حقیقت تبدیل شوند، انگیزه_ ی بیشتری برای رسیدگی به این اهداف کوچک خواهید داشت و رسیدن به آن ها باعث می شود تا بهره وری و روحیه ی شما در محیط کار، به طور قابل توجهی افزایش پیدا کند.

۸. مرزهایی برای خود مشخص کنید و به آن ها پایدار بمانید

بسیاری از افراد با مشخص کردن حد و حدود و مرزهایی برای خود مشکل دارند; زیرا مشخص کردن این مرزها اغلب به معنای گفتن کلمه ی “نه” می باشد.

چقدر پیش آمده است تا به رئیس یا همکاران خود نه بگویید؟  آیا گفتن این کلمه باعث شده است تا دیر وقت بیدار بمانید یا کارهای انجام نشده ی خود را به خانه ببرید؟

گرچه ممکن است فکر کنید تا بردن کارهای انجام نشده به خانه و بیدار ماندن برای ساعت های طولانی به شما اجازه می دهد تا کار بیشتری انجام دهید، اما در واقع اصلا اینطور نیست.

همه ی ما می‌دانیم که انجام کارهای عقب افتاده در خانه تنها یک گزینه است، اما انجام این کار باعث می شود میزان بهره‌وری کاهش پیدا کند; زیرا هنگامی که بعد از روز کاری سخت به خانه می رسیم، زمانی را که باید فارغ از انجام هر کاری سپری کنیم، باید به انجام کارهای عقب مانده ی سرکار و وظایف روزانه خود بگذرانیم.

بنابراین، بهتر است هنگامی که سرکار هستیم، تمام زمان و توجه خود را به صورت مثبت بر روی کار متمرکز کنیم و آن ها را به اتمام برسانیم. آگاهی به این مسئله که هنگام خروج از سرکار، هیچ کاری برای انجام دادن ندارید، باعث می شود تا قدر لحظات و زمانی که در حال انجام کار هستید را بیشتر بدانید و انگیزه های بیشتری برای بهره وری زیاد در طول روز داشته باشید و در پایان روز کاری، با خیال راحت کار خود را به اتمام برسانید و به کارهای شخصی خود برسید.

البته ، بعضی اوقات مدت زمان کمی برای انجام کاری خاص داریم و باید آن را تا مدتی معین شده به اتمام برسانیم و برخی روزها نیز با قرارهای ملاقات و رویدادهای خاصی در سرکار مواجه هستیم.

اما هرچقدر سعی کنید تعهد خود را نسبت به مرزهای مشخص شده حفظ کنید، بهره‌وری بیشتری خواهید داشت و با انگیزه و ارزش بیشتری کار خود را انجام می دهید.

 

۹. وظایف روزانه ی خود را به یک پروسه تبدیل کنید

یکی از آسان ترین راه ها برای افزایش بهره‌وری در سرکار، می‌تواند در یک کلمه خلاصه شود: “مختصر کردن”

بسیاری از ما وظایفی تکرار شدنی داریم که بر اساس مبنای روزانه یا هفتگی آن ها را انجام میدهیم، اما اغلب افراد هنگامی که باید این وظایف را انجام دهند، آن ها را از لیست خود خط می‌زنند.

ایجاد یک پروسه ی ثابت برای این وظایف نه تنها می‌تواند باعث آسان تر شدن آن ها شود، بلکه به ما اجازه می‌دهد تا آن ها را به روشی سریع تر و موثرتر به پایان برسانیم. ایجاد این پروسه ها، همچنین می تواند شامل قالب ها و الگوهایی مثل ایمیل باشد که به ما کمک می کند تا سریع تر کار خود را انجام دهیم.

این کار در واقع مختصر سازی و آسان سازی در عمل می باشد. هر چقدر وظایف خود را به صورت مختصر و ساده تر در بیاوریم، می توانیم مقدار کار بیشتری انجام دهیم و وظایف کاری ما شکل آسان‌تری به خود می_ گیرد.

نکته ی بهتر این است که، با ایجاد پروسه های ساده و آسان می توانید به همکاران و افرادی که می شناسید و حتی اداره یا کمپانی که در آن کار می کنید، کمک کنید.

۱۰.  برای تحکیم روابط با همکاران، زمانی را با آن ها بگذرانید

ممکن است به نظر برسد گفت و گو و گپ با همکاران در ساعت کاری، باعث افزایش بهره‌وری نمی‌شود; اما این جمله حقیقت محض است.

شناختن همکاران و ایجاد ارتباط با آن ها، با رفتاری مطمئن، می‌تواند به راحتی روابط کاری شما را تقویت کند. انجام این کار باعث می شود تا محیط کاری شما به محیطی مثبت و پر انرژی تبدیل شود; که این امر باعث افزایش بهره وری در محیط کار می شود.

بنابراین از شناخت همکاران یا مشارکت در بحث و گفت و گوی آن ها نترسید. ممکن است این گفت و گوهای کوچک منجر به افزایش بهره وری در کار گروهی شود و تمامی افراد را به انجام صحیح، بیشتر و به موقع کار تشویق کند.

 

۱۱ . از افراد درخواست فیدبک کنید

یکی از بیش ترین عواملی که منجر به کاهش بهره وری در طی یک روز کاری می‌شود، عدم ایجاد ارتباطات است.

از آن جایی که پیش از این نیز از اهمیت ارتباط برای تقویت روابط کاری گفتیم، هنگامی که فیدبک افراد مختلف را می شنویم، این کار می‌تواند باعث تقویت کار و بهره وری در انجام آن شود.

می توانید به سادگی از همکاران درخواست کنید تا در رابطه با نحوه ی عملکرد شما نظر دهند و پیشنهادات و انتقادات خود را با شما در میان بگذارند. این کار باعث می شود تا بتوانید نگاه جزئی تری به اهداف و کارایی خود در محیط کار داشته باشید.

اما اگر در مسیر اشتباهی قرار داشته باشیم یا بر روی نقاط نادرستی تمرکز داشته باشید، ایجاد بهره وری چه نکته مثبتی برای شما خواهد داشت؟

در این زمان است که دریافت فیدبک ها و نقطه نظرات می‌تواند به شما کمک کند تا در راه درستی قرار بگیرید و اهداف خود را در راستای موفقیت خودتان و کمپانی مورد نظر پیش ببرید.

پاداش :

در حالی که انتقاد سازنده از طرف صاحب کار و رئیس تان حائز اهمیت است، درخواست فیدبک از همکاران نیز می تواند به همان اندازه مفید باشد و همچنین باعث تقویت ارتباطات بین همکاران و کار گروهی می‌شود.

 

۱۲. معنای کار روزانه خود را درک کنید

آخرین پیشنهاد برای افزایش بهره وری در محیط کار، نه تنها برای کیفیت کار شما ضروری است، بلکه برای کیفیت زندگی و یافتن معنای حقیقی کارتان حائز اهمیت است.

هنگامی که کاری را انجام می دهیم که به ما احساس تکامل می‌دهد، لذت بیشتری از انجام آن خواهیم برد; در نتیجه بهره وری بیشتری نیز به خرج می‌دهیم.

حتی اگر انجام کاری که به شما لذت می دهد، سود زیادی نیز در بر نداشته باشد، شما از انجام آن کار لذت خواهید برد و به شما کمک می کند تا به جامعه و افراد کمک کنید; اما اگر برای کمپانی بزرگی کار کنید و به آن علاقه نداشته باشید چه اتفاقی می افتد؟

یافتن تکامل و حس خوب درون محیط کار، برای هر فرد متفاوت است. می توانید با قدم های کوچک مانند تمرین سپاس گزاری و قدردانی شروع کنید و وظایف و کارهای روزانه خود را یادداشت کنید. انجام این کارها به شما کمک می کند تا احساس رضایت کنید; در نتیجه باعث افزایش بهره وری در زمان کوتاهی می شود