مدیریت پروژه pdf چیست ؟ و چه مراحلی دارد؟

در راستای ارتقا دانش مخاطبانمان در این مطلب به تفصیل به بحث مدیریت پروژه pdf خواهیم پرداخت. اما قبل از هر چیز باید بدانیم که پروژه چیست و چه نیازی به مدیریت پروژه داریم.

تعریف پروژه

پروژه متشکل از انجام اقداماتی در راستای ارائه یک محصول یا خدمت به صورت موقت است. پروژه زمان شروع و پایانی دارد و دائمی نیست‌. هر پروژه دارای هدفی است که برای رسیدن به این هدف از ابزارها و نیروی انسانی مختلف استفاده می شود. لذا برای کنترل هدایت آن ها نیاز به مدیریت پروژه احساس می شود.

همچنین در انجام پروژه های مختلف معمولا محدودیت هایی مثل بودجه و زمان وجود دارد که باید پروژه را با توجه به این موارد کنترل کرد. مدیر پروژه باید در استفاده از ابزار ها و نیروی انسانی این محدودیت ها را در نظر بگیرد. همچنین باید پروژه را در زمان مناسب به اتمام برساند.

یک پروژه کاملا منحصر به فرد است یعنی در آن از روند روتینی پیروی نمی شود. تیم اجرای پروژه ممکن است کارهای مرتبط یا نا مرتبط با هم انجام دهند. حتی ممکن است اعضای تیم پروژه هر کدام در منطقه جغرافیایی مخصوص به خود باشند. و مدیر پروژه باید بتواند این شرایط را رهبری کند.

ویژگی دیگری که پروژه را از سایر فرایند های تولید یا ارائه خدمت متمایز می کند این است که در انجام پروژه معمولا مسیر قطعی و مشخصی وجود ندارد. ممکن است به اقتضای شرایط نیاز به تغییر مسیر یا تصمیم گیری های فوری شود. به همین علت هم مدیر پروژه باید در این امر قدرت تصمیم گیری خوبی داشته باشد.

مدیریت پروژه چیست؟

در بستر مدیریت پروژه برنامه ریزی و هدایت منابع موجود در چارچوب زمانی مشخص و با بودجه مشخص صورت میگیرد. در طی این جریان مدیر پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه بر عملیات مختلف نظارت و کنترل داشته و مسیر پروژه را مشخص می کند.

 

مدیر پروژه باید چه مهارت هایی داشته باشد؟

در هر حرفه و تخصصی لازم به مهارت های به خصوصی است که متصدی آن جایگاه باید در آن مهارت ها حرفه ای باشد. مدیر پروژه نیز نیاز دارد تا دارای تخصص هایی باشد تا بتواند از انجام وظایف محوله در جهت رسیدن به اهداف پروژه سربلند بیرون آید. در ادامه به توضیح برخی از این مهارت ها خواهیم پرداخت.

یکپارچه سازی پروژه

پروژه باید به گونه ای طراحی شود که یک برنامه منعطف و مطابق با استاندارد های مورد نیاز عملیات باشد. مدیر پروژه وظیفه دارد که این برنامه را تدوین کرده و شرایط اجرای آن را مهیا کند. مدیر پروژه باید بتواند هرگاه لازم بود مسیر پروژه را کنترل و یا تغییر دهد تا هدف مورد نظر میسر شود.

مدیریت و کنترل محدوده

برای تحقق اهداف پروژه لازم است برخی اقدامات انجام شود. مدیر پروژه باید نظارت کند که هیچ یک از کارهای مورد نیاز انجام نشده نمانند. و همچنین کارهایی انجام نشود که تاثیری در روند پروژه نداشته یا تاثیر منفی دارند. این اقدامات در روند بهینه سازی پروژه لازم است.

مدیریت زمان

پروژه بایستی در چارچوب زمانی خاصی انجام شود. از طرفی لازم است اقدامات مورد نیاز در جهت تحقق اهداف پروژه به درستی انجام شود. از آنجایی که هیچ یک از این اقدامات نباید جا انداخته شود ، در مدیریت پروژه pdf بر اساس سیستمی مشخص بایستی مسیر پروژه کنترل شود و مدیر پروژه باید در چارچوب برنامه خاصی به مدیریت زمان بپردازد تا پروژه در زمان از قبل تعیین شده به هدف نهایی برسد.

مدیریت بودجه و هزینه

در راستای تحقق اهداف پروژه ، بودجه مشخصی تحت مدیریت مدیر پروژه وجود دارد که بایستی برای استفاده در جهت به کارگیری ابزار و نیروی انسانی مورد نیاز هزینه شود.

قوت در زمینه مدیریت این هزینه ها باعث میشود تا از آغاز پروژه تا پایان آن تمامی هزینه ها با دقت بالا محاسبه شده و در نظر گرفته شوند. در مراحل گوناگون پروژه باید کنترل دقیقی بر هزینه ها وجود داشته باشد.

مدیریت کیفیت پروژه

کیفیت پروژه همواره باید در طی انجام مراحل گوناگون مورد ارزیابی قرار گیرد چرا که کنترل پروژه مانند کنترل کیفیت نیست که در پایان ارزیابی شود. در معقوله کنترل کیفیت در نهایت ممکن است تعدادی از محصولات خراب باشند.

در حالی که ارزیابی به این شکل برای پروژه ممکن است منجر به شکست آن شود. لذا باید در جریان پروژه همواره مدیر پروژه بر کیفیت کار نظارت داشته باشد و مشکلات و موانع را از سر راه بردارد تا کیفیت مطلوب به دست آید‌.

مدیریت ارتباطات

شخصی که مدیریت پروژه pdf را در اختیار دارد باید بتواند به خوبی با اعضای تیم پروژه و افراد مربوطه در خارج از پروژه ارتباط سودمند برقرار کند. لذا توانایی برقراری ارتباط صحیح و بهینه و استفاده از ابزار های ارتباطی به روز یکی از قابلیت هایی است که مدیر پروژه بایستی دارا باشد.

مدیریت منابع انسانی

تیم پروژه باید بهینه باشد. اعضای گروه نباید بیش از تعداد مورد نیاز باشند‌. همچنین باید تلاش شود که برای تمامی فعالیت هایی که در طی پروژه بایستی انجام شود نیروی انسانی به میزان کافی وجود داشته باشد.

علاوه بر این موارد آموزش یکی از فعالیت های مهم در حوزه منابع انسانی است. پس مدیر پروژه وظیفه دارد آموزش هایی را که گروه لازم دارند در زمان مناسب در اختیار آنها قرار دهد.

مدیریت ریسک

در جریان پروژه ممکن است با حوادثی مواجه شوید که قابل پیش بینی نبوده و در روند پروژه تاثیر منفی بگذارد. لذا مدیر پروژه باید از قبل مشکلات احتمالی را بشناسد، به تحلیل آن ها بپردازد، و در راستای کاهش این زیان های احتمالی استراتژی های مناسبی را تدوین کند.

تدارکات در مدیریت پروژه

فردی که وظیفه مدیریت پروژه را بر عهده دارد بایستی تمامی نیاز های پروژه را بشناسد و در راستای تهیه تجهیزات و خدمات در زمان مناسب اقدام کند. همچنین در صورتی که لازم است بخشی از وظایف پروژه برون سپاری شود این مسئولیت هم در حوزه تدارکات قرار میگیرد. تمامی تصمیم گیری ها در خصوص تهیه یک محصول یا ابزار یا سرویس برای نیل به هدف پروژه بر عهده مدیر پروژه است.

رضایت ذی نفعان

در نهایت تمامی افعال انجام شده در طی پروژه برای رسیدن به هدف باید رضایت ذی نفعان آن پروژه را در پی داشته باشد. ذی نفعان می توانند صاحبان سرمایه ، کارفرمایان، مشتریان و حتی کارمندان باشند. انجام صحیح تمامی وظایف مدیریت پروژه و به نتیجه رساندن آن در چارچوب زمانی تعیین شده و با بودجه مقرر همگی فاکتور هایی هستند که رضایت ذی نفعان را در پی خواهند داشت.

برای مدیریت پروژه چه تحصیلاتی لازم است؟

مطابق با وظایفی که برای مدیریت پروژه شرح دادیم شخصی که این مسئولیت را به عهده میگیرد باید در انجام این وظایف خبره باشد. علاوه بر این مهارت ها باید دارای تخصص یا تحصیلات مرتبط نیز باشد. معمولا در مقطع کارشناسی ، مهندسان صنایع و کارشناسان مدیریت صنعتی مرتبط ترین رشته تحصیلی را به این حرفه دارند.

دانشجویان مقطع کارشناسی این دو رشته می آموزند که چگونه ابعاد گوناگون پروژه را مدیریت کنند. همچنین با ابزار های تحلیل داده نیز آشنایی دارند.

معمولا کارشناسان ارشد رشته های فنی مهندسی نیز می توانند در حیطه تخصص خود پروژه های گوناگونی را مدیریت کنند. اما چیزی که بیشتر از مدرک تحصیلی اهمیت دارد تخصص و اشراف کامل به پروژه و همچنین داشتن مهارت های مدیریتی برای ارتباط ، هدایت و کنترل ابعاد گوناگون پروژه است.

فارغ التحصیلان در رشته های گوناگون که با صنعت آشنایی دارند و در این زمینه کار کرده اند می توانند با گذراندن دوره های کوتاه مدتی این مهارت های مورد نیاز را بیاموزند.

همچنین داشتن تخصص و مدرک در زمینه نرم افزار هایی مثل Microsoft project و PMBOK می تواند برای علاقه مندان به این مهارت یک مزیت محسوب شود. چرا که استفاده از این نرم افزار ها از اهمیت بالایی در مدیریت پروژه برخوردار است.

مدیر پروژه باید چه ویژگی های شخصیتی داشته باشد؟

اخذ هر شغل علاوه بر مهارت و تخصص و یا مدرک تحصیلی نیازمند شخصیتی هماهنگ با آن شغل است. قبل از انتخاب هر شغل باید بررسی کنیم که آیا شرایط ما متناسب با این شغل می باشد یا خیر.

چرا که در صورتی که ما از نظر شخصیتی با شغلمان هماهنگ نباشیم به زودی دل ما را می زند و تمامی زحمات ما هدر می رود. از طرفی قطعا نمی توانیم در شغلی که به آن علافه ای نداریم و از روی اجبار انجام می دهیم و یا روحیه ما به آن نمی خورد پیشرفت کنیم.

مدیریت پروژه pdf نیز از این قائده مستثنی نیست. این شغل از اهمیت بالایی برخوردار است. پس شخصی که در جایگاه این شغل قرار میگیرد باید توانایی رهبری تیم را داشته باشد.

روحیه کار تیمی داشته باشد و دارای کلامی با نفوذ باشد. همچنین باید بتواند با هر شخصیتی کار کند و آن ها را مدیریت کند. از دیگر ویژگی های مدیر پروژه صبر بالا و همچنین توانایی کار در شرایط سخت است.