آشنایی با اصول تفکر اجایل و مدیریت پروژه اجایل

درباره چالش ‌های پیش روی سازمان و استارتاپ ‌های قرن بیست و یکم مطالب زیادی نوشته شده است: جهانی سازی، پایداری، فن آوری‌های مبتنی بر وب و تکنولوژی‌های اجتماعی، سرعت تغییرات، رقابت شدید و تنوع.

به عنوان مثال تولید محصول یا ارائه خدمات جدید و موفقیت شدن در بازار، کار ساده ای نیست. به طور سنتی، باید یک مفهوم برای آن تهیه کنید، برنامه ریزی کنید، آن را اجرا نمایید و بر اجرای برنامه نظارت داشته باشید، تا در نهایت بتوانید محصولی را به بازار ارائه دهید.

در نگاه اول، احتمالا همه ی مراحل را در نظر گرفته اید، بنابراین انتظار دارید که پروژه‌تان به راحتی اجرا شود. با این حال، در دنیای تجارت سریع امروز، هیچ چیز به این راحتی اتفاق نمی‌افتد، درست است ؟

ممکن است در هر مرحله از فرآیند تغییراتی رخ دهد که کل برنامه ریزی‌های شما را به هم بریزد.  در این صورت مجبور خواهید شد که به طور مداوم تحویل پروژه‌های خود را به تأخیر بیاندازید و در نهایت در بازار،  قدرت رقابتی خود را از دست خواهید داد.

برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی تیم شما یا حتی کل سازمان‌تان باید انعطاف‌پذیر شوند و راهی برای پاسخگویی به این تغییرات داشته باشد.

یکی از روش ‌‌هایی که برای انعطاف پذیری بیشتر می‌توانید به کار ببرید، روش  تفکر چابک  یا تفکر اجایل است.

تفکر اجایل، این  امکان را برای شما فراهم می‌کند تا سریعاً خود را با نیاز‌‌های تغییر یافته سازگار کرده و محصولات یا خدماتی با کیفیت بالاتر تولید کنید و  نیاز‌‌های مشتری را بهتر برآورده سازید.

اصطلاح “اجایل یا چابک ” بیشتر  در صنایع فناوری و نرم افزار استفاده می‌شود. اماواقعاً

اجایل بودن به چه معناست؟

به طور خلاصه تفکر اجایل (Agile) یا چابک یک سری ارزش و اصول تعریف شده می‌باشد که با به کار بستن آن‌‌ها در محیط توسعه محصولات نرم افزاری می‌توان به نتایجی مانند محصولات کارآمدتر، مشتری خوشحال تر، نیروی کار با انگیزه تر دست یافت.

برخی مشخصه ‌‌های تفکر اجایل عبارتند از :

• رویکردی تکرار شونده
• تقسیم یک کار بزرگ به چند کار کوچک
• تجسم سازی فرایند‌‌ها برای ایجاد شفافیت
• همکاری مشترک با مشتری ، و
• دریافت بازخورد در سریعترین زمان ممکن.

این روش بسیار عمومی‌است. از همه مهمتر، می‌تواند بهره وری و اثربخشی را به صورت قابل توجهی افزایش دهد.

درست است که تفکر اجایل توسط گروهی از توسعه دهندگان نرم افزار ایجاد شده است و انقلابی در صنعت IT ایجاد کرده است. اما امروزه نه تنها توسط تیم ‌های IT و تیم ‌های توسعه دهنده نرم افزار استفاده می‌شود بلکه از طرف سایر تیم ‌ها مانند تیم ‌های بازاریابی، منابع انسانی و سازمان ‌های غیر انتفاعی نیز به کار گرفته می‌شود.

در ادامه این مقاله اصول و ارزش ‌های تفکر اجایل و متد‌های پیاده سازی آن از جمله اسکرام، کانبان و  … مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

نکته: یک باور غلط رایج در مورد چابک این است که آن را یک روش در نظر می‌گیرند. در صورتی  که یک روش تفکر برای حل مشارکتی مسئله می‌باشد. و می‌توان آن را به عنوان رویکردی که افراد برای مدیریت پروژه ‌های مدرن به کار می‌برند در نظر گرفت.

کانبان در بین تیم‌های چابک و توسعه نرم افزار امروزی بسیار محبوب است. اما روش کار کانبان به بیش از ۵۰ سال پیش باز می‌گردد. یعنی در اواخر دهه ۱۹۴۰ که شرکت تویوتا با الهام گرفتن از سوپر مارکت‌ها، فرآیند‌های خود را طراحی نمود.

کانبان در مدیریت اجایل، بیش از سایر روش‌ها بر تجسم بخشی جریان کار تاکید دارد. در این روش کار به قطعات کوچک تقسیم می‌شود و پیشرفت هر کار به طور بصری  نشان داده می‌شود. کانبان بر تغییرات تکاملی و بهبود فرآیند مداوم تمرکز دارد.

این روش برای یافتن منبع مشکلات، کار‌هایی که موجب اتلاف وقت می‌شوند و کار‌هایی که پیشرفت مناسبی ندارند،  عالی است. کانبان کلیه مراحل کار را اندازه گیری و مدیریت می‌کند تا بتوانید گلوگاه‌ها را پیدا کنید.

در این روش تیم‌ها کار خود را بر روی یک تخته کانبان به تصویر می‌کشند. این تخته  به عنوان مرکز اطلاعاتی اصلی به کار گرفته می‌شود که در آن باید همه وظایف قرار بگیرند. با این کار افراد تیم، هنگام کار بر روی پروژه‌های مختلف،  می‌توانند بسیار سریعتر تبادل اطلاعات کرده و به طور موثرتری همکاری کنند.

یک تخته کانبان به ستون‌هایی تقسیم می‌شود که مراحل مختلف گردش کار را نشان می‌دهد. این کار به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا فعالیت ها را بسیار بهتر سازماندهی و مدیریت کنند، پروژه‌های مختلف را ردیابی کرده و نمای بهتری از روند کار بدست آورند.

یکی از مهمترین اقدامات کانبان، محدود کردن کار در حال انجام است. این قانون اطمینان می‌دهد که تیم‌ها قبل از پایان یک دوره در هر چرخه، کار زیادی انجام ندهند. این یکی از موثرترین ابزار‌هایی است که می‌توانید برای افزایش تمرکز تیم تان و اولویت بندی کار جهت بهبود کارایی کلی استفاده کنید.

از طرف دیگر، همه ما می‌دانیم که پروژه‌ها، تیم‌ها و افراد منحصر به فرد هستند. تیم‌های مختلف دارای مهارت، سطح تجربه، تخصص متفاوتی هستند. پروژه‌های مختلف ممکن است دامنه، بودجه و … متفاوتی داشته باشند.

به همین دلیل است که کانبان پیشنهاد می‌کند باید با کاری که اکنون انجام می‌دهید شروع کنید و به تدریج رشد کنید، بدون ایجاد تغییرات شدید و انقلابی. این موضوع کانبان را به یکی از سازگارترین روش‌های مدیریت پروژه اجایل تبدیل کرده است.

دلایل محبوبیت کانبان چیست؟

کانبان توسط هر تیمی‌در سازمان شما، از IT گرفته تا بازاریابی، قابل استفاده است. دلیل اصلی این است که کانبان:

• به روند‌ها و نقش‌های فعلی احترام می‌گذارد.
• نیاز به تغییرات انقلابی ندارد، اما تغییرات تکاملی ایجاد می‌کند
•  پیشنهاد می‌دهد که باید تغییر تدریجی و تکاملی را دنبال کنید و سعی کنید به طور مداوم پیشرفت کنید.
• اگر می‌خواهید از کانبان استفاده کنید، فقط کافی است آن را در بالای فرآیند‌های فعلی خود قرار داده و مرحله به مرحله پیشرفت کنید.
• کانبان به وسیله ایجاد همکاری بین مشتری و تیم، یادگیری بی وقفه و یافتن بهترین جریان گردش کار، پیشرفت پروژه را ارتقا می‌دهد.

تفاوت‌های کلیدی کانبان با اجایل در چیست؟

1. اجایل روش مفیدی برای پروژه‌هایی است که هدف نهایی تعیین نشده است در حالی که کانبان برای کاهش ضایعات و حذف فعالیت‌هایی که هرگز به تیم ارزشی اضافه نمی‌کنند مفید است.
2. فرآیند چابک بر ارتباطات ثابت متمرکز است در حالی که فرایند کانبان دارای طول اسپرینت کوتاهتری است که موجب می‌شود کار‌ها  در صورت قرار گرفتن در مرز‌های اسپرینت شکسته شوند.
3. فرآیند اجایل امکان توسعه تکرار شونده را فراهم می‌کند در حالی که روند کانبان امکان توسعه تکرار شونده ندارد.
4. اجایل از بررسی پیشرفت بصری کار را پشتیبانی نمی‌کند در حالی که کانبان پیشرفت کار را  به صورت بصری به نمایش می گذارد.
5. هدف روش اجایل یکپارچه سازی، توسعه و آزمایش مداوم است در حالی که هدف رویکرد کانبان بهبود فرآیند تیم است.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های بهبود مستمر، می توانید مقاله زیر را مطالعه نمایید.

مانند سایر متدولوژی‌هایخانواده اجایل، روش توسعه سیستم‌های پویا (DSDM ) یک رویکرد تکرار شونده برای توسعه نرم افزار است اما نظم و ساختار بیشتری را به این فرآیند می‌بخشد.

فلسفه اساسی توسعه سیستم‌های پویا،  این است که “هر پروژه باید در راستای اهداف استراتژیک مشخص شده باشد و باید بر تحویل زودهنگام منافع واقعی به کسب و کار تمرکز شود.” این فلسفه توسط  هشت اصل پشتیانی می‌شود که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را حفظ کرده و به اهداف پروژه دست یابند.

اصول کلیدی روش توسعه سیستم‌های پویا

ساختار توسعه سیستم‌های پویا هشت اصل اساسی دارد که عبارتند از:

1. تمرکز بر نیاز کسب و کار: در تیم‌های توسعه سیستم‌های پویا باید یک پرونده معتبر ایجاد شود و از پشتیبانی سازمانی در طول پروژه اطمینان حاصل شود.
2. تحویل به موقع: برای ایجاد اعتماد به نفس در تیم توسعه، کار باید زمانبندی شده و قابل پیش بینی باشد.
3. همکاری نمودن: تیم‌های DSDM باید تمام ذینفعان  پروژه را در کار دخیل کنند و همه اعضای تیم را برای تصمیم گیری توانمند سازند.
4. کیفیت: برای اطمینان از کیفیت بالا، در آغاز پروژه سطح کیفیت باید مورد توافق قرار گیرد. این امر از طریق آزمایش مداوم، بررسی و مستندسازی انجام می‌شود.
5. ساخت تدریجی پایه‌های محکم: تیم‌ها باید به اندازه کافی بر روی کار‌های طراحی (EDUF) زمان و انرژی بگذارند تا اطمینان حاصل کنند که دقیقاً می‌دانند چه چیزی باید بسازند، اما نباید آنقدر زیاده روی کنند که جلوی توسعه را بگیرند.
6. توسعه تکرار شونده : از کسب و کار خود بازخورد بگیرید و از آن برای بهبود مستمر در هر تکرار استفاده کنید. تیم‌ها همچنین باید تشخیص دهند که همزمان با توسعه پروژه یا محصول، جزئیات پدیدار می‌شوند و آن‌ها باید برای پاسخ گویی به آن ها آماده باشند.
7. به طور مداوم و واضح ارتباط برقرار کنید: برگزاری جلسات استندآپ روزانه، تشویق ارتباط غیررسمی‌، برگزاری کارگاه‌ها و ساخت نمونه‌های اولیه همه از ابزار‌های اصلی توسعه سیستم‌های پویا هستند. برقراری ارتباط از طریق اسناد خسته کننده است، در عوض، اسناد باید ناب و به موقع باشد.
8. نشان دادن کنترل : مدیر پروژه و رهبر تیم باید برنامه‌ها و پیشرفت را برای همه قابل مشاهده کنند و بر تحویل موفق پروژه متمرکز شوند.

مزایای روش توسعه سیستم‌های پویا

1. پروژه‌ها به موقع تحویل داده می‌شوند، در حالی که انعطاف پذیری را دارند.
2. به راحتی می‌توان پیشرفت را  در کل سازمان درک کرد.
3. موارد تجاری در هسته اصلی مدل توسعه سیستم‌های پویا قرار دارند، اطمینان حاصل کنید که پروژه‌های تحویل داده شده دارای ارزش تجاری واقعی باشند.

معایب روش توسعه سیستم‌های پویا

1. تیم مدیریتی  بزرگ و اجرای پرهزینه این روش را برای سازمان‌های کوچک نامناسب می‌سازد.
2. روش توسعه سیستم‌های پویا می‌تواند محدود کننده باشد و از خلاقیت توسعه دهنده جلوگیری کند.
3. پروژه‌ها دقیقاً همانطور که مشخص شده است به اتمام می‌رسند، حتی اگر راه حل‌های ظریف تری نیز در دسترس باشد.

آیا روش توسعه سیستم‌های پویا برای تیم شما مناسب است؟

هر روش توسعه نقاط قوت و ضعف خود را دارد. اگر تیم شما برای پیش بینی، ثبات و کنترل دقیق هزینه‌ها ارزش قائل باشد، توسعه سیستم‌های پویا می‌تواند مناسب باشد. با این حال، شما خلاقیت و انعطاف پذیری خود را از دست خواهید داد، ممکن است این روش برای استارت آپ‌های کوچکتر مناسب نباشد.