کاربرد مدیریت پروژه – ذهن

روش مسیر بحرانی : تأثیر زمان و اولویت بندی در موفقیت پروژه

هدی صادقی — Fri, 20 Aug 2021 04:54:25 +0000

روش مسیر بحرانی The Critical Path Method (CPM) یکی از مهم‌ترین مفاهیم در مدیریت پروژه ( هر پروژه‌ای؛ از درست کردن یک ساندویچ ساده تا پروژه طراحی نرم‌افزار) و البته یکی از ماندگارترین آن‌هاست. در این مقاله قصد دارم با یک راهنمایی مبتدی پسند شما را بیشتر با این روش و چگونگی استفاده از آن در پروژه‌هایتان آشنا کنم.

تاریخچه روش مسیر بحرانی

زمزمه اولیه در مورد این روش جالب در پروژه منهتن و در اوایل دهه چهل میلادی در آمریکا شکل گرفت. دانشمندان و مدیران گرداننده ، با توجه به هدف، مقیاس و اهمیت این پروژه تغییرساز، به توسعه تعدادی از تکنیک‌ها مشغول شدند تا مطمئن شوند این پروژه نتایج موردنظر را به‌موقع ارائه می‌دهد.

از جمله تکنیک‌هایی که دانشمندان در پروژه منهتن به آن توجه داشتند، ترسیم مهم‌ترین وظایف در پروژه بود تا به کمک آن، تاریخ تکمیل و به پایان رسیدن آن را برآورد کنند و حالا ما آن را به اسم روش مسیر بحرانی می‌شناسیم و با این توضیح، مشخص شد که چه تاریخچه درخشانی داشته است.

CPM ستون برنامه ریزی پروژه به‌حساب می‌آید و تا همین دوره و زمانه هم ادامه پیدا کرده است. اینکه هر پروژه چقدر طول می‌کشد خیلی از مواقع به مهم‌ترین کارهایی که برای آن پروژه در نظر گرفته می‌شود، بستگی دارد.

هر مدیر پروژه‌ای باید توجه داشته باشد که اگر بتواند این وظایف و مدت زمان آغاز و پایان آن‌ها را مشخص کند، می‌تواند یک برآورد منطقی برای بودجه و تایم لاین آن در نظر بگیرد.

شاید این توضیحات برای شما که به تازگی پا به دنیای شگفت‌انگیز مدیریت پروژه گذاشته‌اید کمی عجیب و سخت باشد. ولی فراموش نکنید که قرار است در این مقاله کاربرپسند همه ریزه‌کاری‌های لازم برای آشنایی با این تکنیک را توضیح بدهم تا به‌خوبی با روش استفاده از آن از پس مدیریت پروژه‌هایتان بربیایید.

آشنایی با روش مسیر بحرانی

اول اجازه بدهید یک سؤال طرح کنم:

اطلاعاتی در مورد نظریه محدودیت‌ها Theory of Constraints دارید؟ این عبارت با عنوان اختصاری TOC هم شناخته شده است.

احتمالاً از جمله خوانندگانی باشید که کمتر در موردش شنیده‌اید و در ادامه بد نیست یک توضیح کوتاه برایش بنویسم. این مفهوم برای اولین بار در کتاب آقای الیاهو گلدرت Elliyahu Goldratt با عنوان هدف The Goal آمد که در سال ۱۹۸۴ منتشر شد.

گلدرت در نظریه خود بیان می‌کند که توانایی به سرانجام رساندن هر فعالیتی بستگی به مجموعه‌ای از منابع مهم و محدودیت‌ها دارد. برای نمونه؛ برای آماده کردن یک ساندویچ ساده باید همه مواد لازم این لقمه را داشته باشید. حالا اگر نان برای آماده کردن ساندویچتان موجود نباشد، ساندویچی هم در کار نخواهد بود.

نان در نمونه ما همان محدودیتی است که « پروژه آماده‌سازی ساندویچ» به آن بستگی دارد. روش مسیر بحرانی شما مبتنی بر همین نظریه است و فقط مقیاس بزرگ‌تری را در اختیار گرفته. بنا بر روش CPM، موفقیت در هر پروژه‌ای بستگی به کارها و وظایفی دارد که در این مسیر باید به‌موقع آغاز شوند و به پایان برسند.

در روش مسیر بحرانی به دنبال چه نتیجه‌ای هستیم؟

همان‌طور که می‌دانید هر پروژه‌ای بدون در نظر گرفتن ابعاد و بودجه‌ای که دارد، یک سری وظایف را برای خودش تعریف کرده که تکمیل پروژه دقیقاً وابسته به درست انجام شدن همین وظایف است. برای نمونه؛ پختن یک املت ساده لذیذ باید شامل چه مراحلی باشد؟

◄ شکستن تعدادی تخم مرغ

◄ گرم کردن ماهیتاوه و اضافه کردن کره یا روغن

◄ هم زدن تخم‌مرغ‌های شکسته در ظرف و در مرحله آخر، اضافه کردن گوجه

این دستورالعمل، یک روش ساده و همگانی برای درست کردن املت است. چندین و چند دستور دیگر هم هست که با مزه‌دار کردن تخم‌مرغ‌ها با ادویه‌جات، اضافه کردن مقداری سبزی یا پنیر یا حتی دورو پختن تخم‌مرغ‌ها می‌تواند همراه باشد.

بنابراین، تمامی ریزه‌کاری‌های بالا، موارد اضافه بر سازمان برای پخت املت هستند و حتی اگر هیچ‌کدام را هم انتخاب نکنید، باز هم یک املت خواهید داشت. شاید خیلی عالی نباشد ولی درهرصورت املت درسته کرده‌اید.

حالا تصور کنید تخم‌مرغ‌ها شکسته نشوند، ماهیتاوه گرم نباشد یا عمل پخت‌وپزی اتفاق نیفتد. هیچ خبری از املت نخواهد بود. سه گام مهمی که برای این پروژه در نظر گرفته شد، کارهای ضروری برای پختن املت بود تا پروژه شما موفقیت‌آمیز باشد.

آبی کارهای مهم و سبز کارهای بدون اولویت است.

ادامه این مراحل گویای مسیر بحرانی است که هر آشپز جدیدی برای پختن املت باید آن را انجام دهد. و این، به‌طور خلاصه می‌شود روش مسیر بحرانی.

تعریف روش مسیر بحرانی

این تکنیک در مدیریت پروژه، بدنه دانش تعریف می‌شود (PMBOK) که تعریف زیر را دربرمی گیرد:

روش موردبحث تداوم و ترتیب فعالیت‌های زمان‌بندی‌شده‌ای است که مدت زمان آغاز و انجام یک پروژه را مشخص می‌کند.

این فعالیت‌ها باید اجرایی شوند تا پروژه مسیر موفقیت‌آمیزی را طی کند. علاوه بر این، نظمی که برای تکمیل کارها در نظر گرفته شده باید نظم مشخص و ویژه‌ای باشد. قرار است خانه بسازید؟ قطعاً نمی‌توانید اول دیوارها را بالا ببرید و بعد پی را بسازید. ترتیب لازم است.

** نکته: فراموش نکنید که CPM طولانی‌ترین ترتیب کارها در پروژه را مشخص می‌کند. این یعنی، در هر پروژه‌ای شما با ترتیب کارهای متعددی روبه‌رو خواهید بود و روش موردنظر ما ترتیبی را مشخص می‌کند که بیشترین زمان را قرار است برای خود داشته باشد.

برای نمونه؛ ساخت خانه چندین کار پشت سر هم را در خود جای داده است که در نمودار زیر می‌بینید:

هر کار در پروژه ساخت خانه زمان و منابع مشخصی می‌خواهد؛ ساخت دیوارها و کشیدن سقف بیشتر از نصب لوله‌ها و سایر وسایل زمان می‌برد. پس اگر « مسیر بحرانی» پروژه را تشخیص بدهید، حواستان به ترتیب کارهایی که بیشترین زمان را می‌گیرند خواهد بود. به نمودار زیر نگاه کنید:

مسیر بحرانی (فعالیت های بااولویت بالا، با خط قرمز مشخص شده است.

زمان نهایی در نظر گرفته شده برای تکمیل این توالی در چنین مسیر بحرانی، چشم‌انداز درستی در مورد حداقل زمان پروژه به شما می‌دهد. ممکن است چندین ترتیب زمانی مشابه هم داشته باشید، ولی اگر تأخیرهای زیادی در ترتیب مسیر بحرانی شما وجود داشته باشد، پروژه قطعاً از این تأخیر آسیب می‌بیند.

روش مسیر بحرانی و فرایند تصمیم‌گیری

این روش یک الگوریتم برای تصمیم‌گیری به‌حساب می‌آید. در این الگوریتم، زمان آغاز، طول انجام و زمان پایان کار در نظر گرفته می‌شود تا بدانیم کدام‌یک از فعالیت‌ها نیاز به توجه بیشتری دارند ( درواقع همان مفهوم « بحرانی» در پروژه).

برای درک بهتر این الگوریتم شاید بد نباشد با یک مثال ادامه بدهیم:

شما فهرستی از کارهای مشخص‌شده دارید. ردیف C و D این فهرست، کارهایی هستند که برای شروع فعالیت باید انجام شوند و البته مدت زمان انجام هرکدام هم به ترتیب نوشته شده است.

ازآنجایی‌که هدف مدیر پروژه تکمیل کار در سریع‌ترین زمان ممکن است ( البته بدون فشار آوردن به کیفیت کار)، اعضای تیم هم تلاش می‌کنند تا زودترین زمان ممکن را برای هر کار در نظر بگیرند.

برای عملی شدن این هدف، بهتر است همه کارها را در یک نمودار قرار دهیم و مدت زمان انجام هرکدام را هم اضافه کنیم. در چنین نموداری، زودترین زمان شروع با حروف ES ( early start) در سمت چپ فعالیت و زودترین زمان پایان با حروف EF ( early finish) در سمت راست فعالیت نوشته می‌شود:

حالا باید زودترین زمان شروع را برای هر فعالیت مشخص کنید. این مرحله با توجه به بزرگ‌ترین عدد سمت راست یعنی زودترین زمان پایان است. بنابراین زودترین زمان پایان فعالیت با توجه به زودترین زمان شروع و مدت زمان انجام آن است.

پس اگر زودترین زمان شروع فعالیتی بیست روز است و به مدت ۱۰ روز طول می‌کشد، زودترین زمان پایان آن ۳۰روز خواهد بود. توجه داشته باشید که طولانی‌ترین مسیر همان « مسیر بحرانی» است.

شناوری در مدیریت پروژه و ارتباط آن با روش مسیر بحرانی

مفهوم شناوری در استفاده از این روش اهمیت زیادی دارد. « شناور بودن» در مدیریت پروژه بیان کننده مدت زمان تأخیر یک کار است بدون آنکه باعث تأخیر در فعالیت‌های دیگر شود:

◄ هر فعالیت بعدی وابسته، « شناوری آزاد» نام دارد.

◄ هرگونه تأخیر در پروژه به‌صورت کلی « شناوری کل» نام دارد.

هر کار یا فعالیتی در مسیر بحرانی، شناوری صفر دارد. بنابراین، می‌توانید در آن تأخیر داشته باشید بدون آنکه باعث تأخیر در پروژه یا فعالیت‌های وابسته به آن باشید.

بد نیست دوباره به مثال پختن املت برگردیم! گرم کردن ماهیتاوه شناوری صفر دارد چون در مسیر بحرانی قرار گرفته و تأخیر در انجام آن به معنی انجام نشدن باقی فعالیت‌های وابسته است. مزه دار کردن تخم‌مرغ‌ها با ادویه شناوری بسیار بالایی دارد. این یعنی می‌توانید هرزمانی آن‌ها را به تخم مرغ اضافه کنید بدون آنکه تأخیری در روند پخت املت ایجاد شود.

** مهم: محاسبه شناوری تمامی فعالیت‌ها در پروژه برای اینکه توزیع منابع بهتری داشته باشیم، اهمیت زیادی دارد. اگر فعالیتی شناوری بالایی دارد، می‌توانید منابع مخصوص به آن را برای « فعالیت با اولویت بالا» در نظر بگیرید. پس به‌طورکلی، فعالیت‌هایی که شناوری بالایی دارند، در فهرست کارها، اولویت پایین‌تری دارند. درحالی‌که مواردی که در مسیر بحرانی قرار دارند ( شناوری صفر) باید بیشتر موردتوجه قرار بگیرند.

کتاب زمانتان را مدیریت و کاراییتان را دو برابر کنید

خوشبختانه مهارتهای مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند

اکنون بخوانید

روش مسیر بحرانی و توجه به محدودیت‌ها و احتمالات

هر مدیر پروژه‌ای، حتی یک فرد عادی با پروژه‌های روزانه ساده در زندگی، می‌داند که پروژه تمام‌عیار و طبق برنامه خیلی سخت اتفاق می‌افتد. تأخیرها، تغییرات و تقاضای مشتری که ما را وامی‌دارد یک سری فعالیت‌ها را زودتر شروع کنیم و موارد دیگر را با تأخیر انجام بدهیم از جمله همین محدودیت‌ها و احتمالات هستند.

CPM اینجاست که با چند معیار زیر خودش را نشان می‌دهد:

پیگیری سریع

این روش فرایند انجام چند کار در مسیر بحرانی به‌طور موازی است تا زمان کلی انجام پروژه کمتر شود. توجه داشته باشید که پیگیری سریع تنها مناسب فعالیت‌هایی است که وابستگی‌های « جدی» ندارند. به عبارتی وابستگی کاملی به فعالیت‌های قبلی خودشان برای شروع ندارند.

برای نمونه؛ قبل از ساخت دیوارهای خانه، شما اول باید پی خانه را بسازید. پس ساخت دیوار یک فعالیت وابسته به فعالیت قبلی است. اما می‌توانید به‌صورت موازی و هم‌زمان با ساختن پی، مصالح موردنیاز برای ساخت دیوار را هم آماده کنید.

کاملاً روشن است که پیگیری سریع منابع بیشتری هم می‌خواهد. البته توجه داشته باشید که به دلیل توزیع منابع برای چند فعالیت، کیفیت کلی کار هم تحت تأثیر قرار می‌گیرد. اینجاست که مدیریت درست منابع در موقعیت‌هایی که نیاز به انجام هم‌زمان چند فعالیت دارید، خودش را نشان می‌دهد.

انجام فوری و سریع Crashing

تصور کنید مجبور هستید کاری را زودتر انجام دهید چون زمان پایانش نزدیک است.چه اتفاقی می‌افتد؟

در چنین موقعیتی می‌توانید منابع بیشتری را برای فعالیت موردنظر کنار بگذارید تا تکمیل آن زودتر انجام شود. این فرایند، crashing یا انجام زود و سریع نام دارد. اما معیار بالا برای چه فعالیت‌هایی مناسب است؟

◄ فعالیت‌هایی که منابع بیشتری دارند. در واقع ارتباط خطی بین منابع و زمان انجام کار وجود دارد.

◄ می‌توانند از منابع فعالیت‌هایی که شناوری بالایی دارند استفاده کنند. چراکه فعالیت‌های با شناوری بالا نشان‌دهنده تأخیر در انجام آن‌ها بدون اختلال در روند پروژه است.

** به خاطر داشته باشید که **

معیار crashing به‌طورکلی پیشنهاد نمی‌شود. چون می‌تواند روی روند فعالیت‌های پروژه چه داخل و بیرون از مسیر بحرانی اثرگذار باشد. اما اگر مجبور به انتخاب آن هستید پیشنهاد می‌کنم که منابع را از فعالیت‌های با شناوری بالا بیرون بیاورید و به منابع فعالیت‌هایی با شناوری صفر، در مسیر بحرانی، کاری نداشته باشید.

آشنایی با ۵ مزیت استفاده از روش مسیر بحرانی

در مقاله ماه سپتامبر سایت Harvard Business Review که در سال ۱۹۶۳ منتشر شد نوشته شده بود:

« یکی از تکنیک‌های به تازگی موردتوجه در تصمیم‌گیری برای کسب‌وکار که از جمله ابزارهای کیفی در حال رشد هم هست، روش مسیر بحرانی نام دارد. پر بیراه نیست که آن را ابزاری قدرتمند و درعین‌حال تکنیکی ساده برای ارزیابی، برنامه ریزی و زمان‌بندی پروژه‌های پیچیده بزرگ معرفی کنیم.»

کاهش تأخیر

این تکنیک کمک می‌کند تا ترتیب مهم‌ترین کارها را در یک پروژه بدانیم. به لطف همین مزیت است که مدیران پروژه می‌توانند با بهینه سازی فعالیت‌های مشخص‌شده در مسیر بحرانی، مدت زمان تأخیر را کم کنند.

تصویرسازی وابستگی‌ها

PCM وابسته به فهرستی از همه فعالیت‌های مرتبط با پروژه است. خود این فعالیت‌ها هم وابستگی‌هایی دارند ( کارمندان، محیط، فرهنگ سازمانی). توجه داشته باشید نموداری که برای این روش می‌سازید کمک بزرگی است برای تصویرسازی همه این وابستگی‌ها و اولویت‌بندی فعالیت‌هایتان.

بهبود سازمانی

روش مسیر بحرانی کمک می‌کند تا پروژه‌های سنگین از قابلیت تجزیه موارد تحویل دادنی در فهرستی از موارد مرتب به‌صورت فعالیت‌های مشخص قرار بگیرند. این مزیت، در کنار تصویرسازی وابستگی‌ها، تنظیم محدودیت‌ها و تعریف فعالیت‌های مسیر بحرانی تا میزان چشمگیری باعث بهبود سازمانی می‌شود.

افزایش کارایی

تنظیم مسیر بحرانی برای پروژه، این قدرت را به شما به‌عنوان مدیر پروژه می‌دهد تا فعالیت‌های مهم را مشخص کنید. به‌عبارت‌دیگر اختصاص منابعی که مفیدتر هستند یا اضافه/حذف آن‌ها با توجه به اهمیتی که هر فعالیت دارد، از دیگر مزایای استفاده از تکنیک CPM است.

اندازه‌گیری شناوری Float calculation

همان‌طور که بالاتر هم در مورد شناوری آزاد، کل و صفر و تأثیری که بر انجام درست فرایند پروژه دارند برایتان نوشتم، مفهوم شناوری قدرت و میزان تأخیر انجام یک فعالیت بر برنامه زمان‌بندی یک پروژه را مشخص می‌کند. توجه داشته باشید که محاسبه این مفهوم کمک می‌کند تا منابع را به‌طور مناسب بین فعالیت‌های خودتان توزیع کنید.

◄ حتماً لازم است بدانید که

اگر یک مدیر پروژه هستید یا در آینده قصد دارید چنین سمتی را بپذیرید، هسته اصلی آزمون PMP ( مدیریت پروژه حرفه‌ای / لینک ویکی) آشنایی کامل با روش مسیر بحرانی است. این آزمون متأسفانه در ایران برگزار نمی‌شود و برای شرکت در آن لازم است تا به یکی از کشورهای ترکیه یا امارات سفر کنید.

شش گام برای پیاده‌سازی روش مسیر بحرانی

برای برداشتن گام اول لازم است تا بتوانید پروژه و فعالیت‌های مشخص‌شده در آن را به جزئیات بیشتری تقسیم کنید:

با پیاده‌سازی این جزئیات حالا می‌توانید قدم‌به‌قدم، تکنیک موردنظر را برای پروژه فعلی خود استفاده کنید.

گام اول- مشخص کردن فعالیت‌ها بر اساس جزئیات

این مرحله با مشخص کردن فعالیت‌ها به‌صورت جملاتی که فعل دارند انجام می‌شود. بنابراین باید طبق جدول زیر پیش بروید:

گام دوم- مشخص کردن وابسته‌ها

هر پروژه‌ای دو نوع فعالیت را در خود گنجانده است:

کارهایی که تکمیلشان وابسته به کارهای دیگر است ( فعالیت‌های وابسته).
کارهایی که مستقل از دیگر کارها هستند و می‌توانید به‌صورت موازی همراه با دیگر فعالیت‌ها آن‌ها را انجام دهید ( فعالیت‌های غیر وابسته).

برای نمونه؛ برای آماده‌سازی ساندویچ دلخواهتان می‌توانید نان، سبزی، پنیر و مرغ بخرید. همچنین وقتی مرغ در حال پخته شدن است، می‌توانید سبزی‌ها را ساتوری کنید یا هر مدلی که دوست دارید. می‌بینید که این کارها، فعالیت‌های هم‌زمان غیر وابسته هستند. درحالی‌که خرید نان و برشته کردنش کارهای وابسته حساب می‌شوند. نان برشته‌ای نخواهید داشت اگر خرید نکنید.

پیشنهاد می‌کنم برای برداشتن این گام، یک جدول از فعالیت‌هایتان آماده و در آن مشخص کنید، کدام فعالیت‌ها وابسته به فعالیت‌های پیشین خودشان هستند. بهتر است بدانید که:

جدول فعالیت‌های وابسته را ترتیب فعالیت می‌نامیم.

گام سوم- ساختن نمودار شبکه‌ای

با مشخص شدن همه فعالیت‌ها و وابستگی آن‌ها، حالا وقت آن رسیده تا نمودار تحلیلی مسیر بحرانی را رسم کنید. با کمک این نمودار شبکه‌ای می‌توانید به‌سادگی اقدام به جداسازی ترتیب فعالیت‌ها و وابستگی آن‌ها به یکدیگر کنید.

گام چهارم- برآورد مدت زمان هر فعالیت

به یاد داشته باشید که روش مسیر بحرانی طولانی‌ترین توالی فعالیت‌های لازم برای انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه را تعریف می‌کند. با این اوصاف بهترین کار این است که مدت زمان هر فعالیت را برآورد کنید. توالی فعالیتی که طولانی‌ترین زمان را شامل می‌شود مسیر بحرانی ما خواهد بود.

اما بد نیست با چند تاکتیک برای تخمین مدت زمان یک فعالیت آشنا شوید:

حدس بر اساس تجربه و دانش
برآورد مبتنی بر داده‌های پروژه پیشین
تخمین بر اساس معیارهای صنعت موردنظر
برآورد مبتنی بر داده‌های مقایسه‌ای

گام پنجم- محاسبه مسیر بحرانی

در نمودار شبکه‌ای که ساخته‌اید، لازم است تا زمان آغاز و پایان هر فعالیت را جلوی آن بنویسید. توجه داشته باشید که اولین فعالیت در این ترتیب زمان آغاز صفر دارد و زمان پایانش مدت زمان اجرا خواهد بود. فعالیت دوم زمانی آغاز می‌شود که زمان پایان فعالیت اول ثبت شود. زمان پایان این فعالیت هم شامل زمان آغاز+ مدت زمان اجرا می‌شود.

حالا نوبت آن رسیده تا نگاهی به آخرین فعالیت بیندازید. در سمت راست فعالیت می‌توانید مدت زمان کل توالی کار را مشاهده کنید.

کتاب زندگی به روش ۲۰/۸۰

این قانون مخصوصا برای کسانی است که با ادبیات خودمانی‌تر تنبل تلقی می‌شوند!

اکنون بخوانید

گام ششم- تعیین شناوری‌ها (اختیاری)

شناور، همان‌طور که بالاتر برایتان توضیح دادم، آن مقدار از زمان فعالیت است که امکان تأخیر دارد بدون اینکه اختلال یا تأخیری در پروژه ایجاد کند. به خاطر داشته باشید که اندازه‌گیری شناوری همه فعالیت‌ها به برنامه ریزی برای منابع کمک می‌کند. یعنی چه؟

اگر فعالیتی شناوری بالا دارد (می‌تواند با تأخیر انجام شود) می‌توانید منابع مربوط به آن را برای فعالیت مهم‌تری در نظر بگیرید.

شاید بهتر باشد در فرصت و با حوصله کافی سری به کتابخانه صوتی مجموعه ما بزنید و پس از دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن، از کتابهای شنیدنی ما در حوزه های توسعه کسب و کار استفاده کنید.

پایان‌بخش

مدیران پروژه‌های مهم و بزرگ از روش مسیر بحرانی به‌عنوان ابزاری سازگار و قدرتمند یاد می‌کنند که البته در فرایند تصمیم‌گیری هم نقش بسیار مفیدی دارد.

◄ این روش در مراحل متفاوتی از مدیریت پروژه مفید است؛ از برنامه ریزی اولیه یا ارزیابی برنامه‌های جایگزین تا برنامه زمان‌بندی و کنترل فعالیت‌ها که درنهایت یک پروژه را شکل می‌دهند.

◄ برای هر نوع پروژه‌ای کاربرد دارد؛ از ساخت خانه تا یک پروژه طراحی پیچیده‌تر.

◄ یک روش ساده و مستقیم برای نمایش ارتباط درونی فعالیت‌های پیچیده است که پروژه بزرگ‌تری را تشکیل می‌دهند.

منبع:

https://www.workamajig.com/blog/critical-path-method

این نوشته روش مسیر بحرانی : تأثیر زمان و اولویت بندی در موفقیت پروژه برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود

کیوان کاری — Wed, 17 Feb 2021 06:45:40 +0000

مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود

برای یک دقیقه در مورد پروژه‌های خود فکر کنید، در محل کارتان ممکن است در حال ساخت روی یک محصول باشید یا در خانه در حال برنامه ریزی برای تعطیلات باشید.

این‌ها و بسیاری از مثال‌های دیگر، پروژه‌های واقعی هستند که تاریخ شروع و پایان، هدف، دامنه و منابع مختلفی دارند. اما همۀ این موارد برای رسیدن به هدف نیاز به مقوله‌ای به نام «مدیریت پروژه» دارند.

فهرست

فصل ۱

معرفی کتاب در حوزه مدیریت پروژه

فصل ۱

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه (Project Management) مواردی مانند مهارت‌ها، ابزارها، تکنیک‌ها را برای فعالیت‌های مختلف پروژه به کار می‌گیرد تا با تحقق اهداف و نیازها، مسیر موفقیت پروژه را تضمین کند.

ما در زندگی روزمره خود با پروژه‌های مختلفی روبرو می‌شویم. پروژه‌های ما معمولاً عملیاتی منحصر به فرد هستند که برای رسیدن به اهداف خاص انجام می‌شوند. نمونه‌هایی از پروژه‌ها ممکن است توسعه نرم افزاری برای افزایش بهره وری کارمندان، ساخت یک ساختمان یا طراحی وب سایت باشد.

همۀ این نوع پروژه‌ها به تیمی نیاز دارند که به جنبه‌های مختلف رسیدگی کنند. به عنوان مثال، شما احتمالاً یک طراح، توسعه دهنده و نویسنده را می‌بینید که بر روی پروژه‌های خاصی در حال کار است. بنابراین، مدیریت پروژه یک ابزار یا شخص نیست بلکه یک عمل است!

مدیریت کسب و کارهای کوچک

اکنون بخوانید

بازگشت به فهرست

فصل ۲

تاریخچه مدیریت پروژه

چگونه همۀ پروژه‌های بزرگ تاریخ مانند هرم جیزه، پارتنون، کولوسئوم، کلیساهای جامع گوتیک اروپا و تاج محل ساخته شده‌اند، آیا از مدیریت پروژه استفاده شده است؟ آیا مفاهیم مدیریت پروژه در آن زمان نیز درک شده بود؟

مدیریت پروژه فقط در ۱۰۰ سال گذشته به وجود نیامده است بلکه حداقل برای ۴۵۰۰ سال بخشی از یک تاریخ مدرن بشریت بوده است.

به عنوان مثال، محدودیت‌های فنآوری، پیچیدگی مهندسی، انتقال مصالح به ارتفاع، پایداری سازه، سازماندهی نیروی کار در هرم جیزه نشا می‌دهد معماران و سازندگان این بنا درک کاملی از کل مدیریت پروژه داشته‌اند.

کارشناسان به این توافق رسیده‌اند که حتی با استفاده از فنآوری‌های امروزی، ما مجبور می‌شویم از بسیاری از این پروژه‌های باستانی الگو بگیریم و آن‌ها را در محدوده، زمان و بودجه تعیین شده تحویل دهیم.

با گذشت زمان عوامل محرک پروژه‌ها، عوامل مذهبی، سیاسی و تجاری و اغلب آمیزه‌ای از این عوامل را شامل می‌شوند. بسیاری از پروژه‌های باستانی توسط مذهب هدایت می‌شدند،

به عنوان مثال، پروژه‌های ساختمانی مانند استون هنج و کلیساهای جامع گوتیک، مذهب در آن نقش بسزایی را ایفا می‌کرد. در کلیسای جامع فلورانس همه چیز درباره اعتبار و تجارت بود. کولوسئوم ماهیتی سیاسی داشت و برای ارتقاء دولت روم و تأمین شغل مورد استفاده قرار می‌گرفت. همچنین امپراتوری روم را به ثبات رساند.

در قرن ۱۸ و ۱۹ همۀ پروژه‌ها در دوران انقلاب صنعتی مانند پل آهنین، کابل ترانس آتلانتیک، کاخ کریستال و سایر موارد، ماهیتی تجاری داشتند.

در قرن بیستم مدیریت پروژه به عنوان رشته‌ای تحصیلی وارد دانشگاه شد. هدف این حوزه تنها مدیریت پروژه‌های ساختمانی نیست بلکه دربارۀ هر نوع فعالیتی است که به یک هدف گره خورده است.

بازگشت به فهرست

فصل ۳

اهمیت مدیریت پروژه

مدیریت یک پروژه در بیشتر مواقع به تیمی از افراد با مهارت و توانایی بالا نیاز دارد که مکمل یکدیگر باشند و به کار در جهت رسیدن به هدف پروژه کمک کنند. این تیم به همراه مدیر پروژه خود مسئول برنامه ریزی، سازماندهی و نظارت بر پیشرفت پروژه هستند.

هر متخصص در مدیریت پروژه به شما می‌گوید که هر پروژه از یک چرخه عمر و مراحل اجرا پیروی می‌کند. پروژه‌ها فراتر از تهیه ساده منابع و مواد هستند و به عنصر مدیریتی عمیق‌تری نیاز دارند.

طرح پروژه را قبل از شروع به روشنی تعریف می‌کند

نمی‌توان اهمیت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را نادیده گرفت. هرچه پروژه پیچیده‌تر باشد، مدیریت آن نیز دشوار است!

یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه این است که پیچیدگی‌های کار را با ترسیم یک نقشه واضح از ابتدا و انتهای پروژه مرتب کند.

برنامه ریزی‌ها به از بین بردن تأخیرها کمک می‌کنند و طرحی را ارائه می‌دهند که باید توسط همۀ کسانی که درگیر پروژه هستند دنبال شود.

زمینه‌ای برای کار گروهی ایجاد می‌کند

افراد ملزم به کار تیمی در یک پروژه هستند. این به دلیل مزایای هم افزایی تیمی از طریق به اشتراک گذاری و پشتیبانی دانش و مهارت است. گردهم آوردن افراد از این طریق اعضای تیم را به همکاری در یک پروژه موفق ترغیب می‌کند.

منابع به حداکثر می‌رسند

منابع انسانی و منابع مالی گران هستند. ردیابی پروژه و مدیریت ریسک پروژه این اطمینان را می‌دهند که همۀ منابع به طور مؤثر استفاده می‌شوند و از نظر اقتصادی مقرون به صرفه هستند.

به یکپارچه سازی مدیریت کمک می‌کند

پروژه‌هایی که در داخل یک سازمان به پایان می‌رسند، عموماً با فرایندها و سیستم‌های تجاری گسترده‌تری ادغام می‌شوند. ادغام جنبه ارزش پروژه‌ها و مدیریت آن‌ها را تشکیل می‌دهد.

کیفیت به طور مداوم مدیریت می‌شود

بیش از هر زمان دیگری، تولید نتایج با کیفیت بالا مهم است. مدیریت پروژه به شناسایی، مدیریت و کنترل کیفیت کمک می‌کند. نتایجی که کیفیت بالایی دارند مشتریان را خوشحال می‌کنند که این مورد برای همۀ افراد درگیر یک موقعیت برنده به حساب می‌آید.

به کنترل هزینه‌ها کمک می‌کند

بسته به دامنه پروژه، برخی از پروژه‌ها می‌توانند هزینه‌های قابل توجهی را برای سازمان متحمل شوند. بنابراین حفظ بودجه و کنترل هزینه‌ها مهم است. مدیریت پروژه به میزان قابل توجهی افزایش بودجه را کاهش می‌دهد.

فرصتی برای یادگیری ایجاد می‌کند

گاهی اوقات، پروژه به خوبی پیش می‌رود و در موارد دیگر، پروژه با شکست ناگواری روبرو می‌شود. در هر صورت می‌توان از تجارب قبلی چیزهای زیادی آموخت و از اشتباهات گذشته در آینده جلوگیری کرد. مدیریت پروژه باعث می‌شود این درس‌ها در آینده آموخته شده و به کار گرفته می‌شوند.

به تغییر مدیریت کمک می‌کند

امروزه بیش از هر زمان دیگر، تغییر چیزی است که همۀ سازمان‌ها با آن روبرو هستند. پروژه‌ها در حین اجرای خود نیز با تغییراتی روبرو می‌شوند و باید آماده باشند تا با چنین انحرافاتی نسبت به برنامه اولیه روبرو شوند. مدیریت پروژه امکان تغییر مدیریت به شکلی مؤثر را فراهم می‌کند و باعث می‌شود کار از پیچیدگی دور شود.

بازگشت به فهرست

فصل ۴

فواید مدیریت پروژه

فواید مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:

تصمیم گیری مؤثر

داشتن وضوح در نقش‌ها و رفتارهای مورد انتظار از بازیگران مختلف در یک پروژه، تصمیم گیری مؤثر را امکان پذیر می‌کند.

سردرگمی در مورد اینکه چه کسی در مورد تصمیمات مسئول است یکی از دلایل اصلی تأخیر در پروژه‌ها است.

صرفه جویی در وقت

داشتن یک نقشه راه روشن برای یک پروژه توسط مجموعه‌ای مشترک از فرآیندهایی که بارها و بارها برای همۀ پروژه‌ها استفاده می‌شود، مرحله شروع پروژه را تسریع می‌کند.

این کار به تیم‌ها و سهامداران اطمینان می‌دهد پروژه با سرعت بیشتر، بر طبق برنامه زمانی تحویل داده می‌شود.

کنترل دامنه پروژه

یک روش مؤثر به مدیریت دامنه کمک می‌کند که دلیل عمده افزایش هزینه و زمان به خوبی ارزیابی شود.

برطرف کردن نیاز مشتری

متأسفانه این خیلی معمول است که پروژه نیاز مشتری را برآورده نمی‌کند. مدیریت پروژه به شما اطمینان می‌دهد که مشتری و تیم پروژه در مورد آنچه تحویل داده شده توافق دارند.

حل بهینه مسئله

فرآیندهای مدیریت ریسک اطمینان از پیش بینی و آماده سازی بسیاری از خطرات را تضمین می‌کنند. این مهم باعث می‌شود تا مسائل به شکلی ایده‌آل حل شوند.

کنترل هزینه‌‌های پرداختی

یک پروژه با وضوح بیشتر، با برآورد زمان و پیگیری هزینه‌های واقعی به کنترل بهتر پروژه کمک می‌کند.

شناسایی پروژه‌های مشکل دار

پروژه‌هایی که زمان و هزینه اضافی صرف کرده‌اند یا آنهایی که دیگر برای دستیابی به منافع مورد انتظار در مسیر درستی حرکت نمی‌کنند، همه از طریق مدیریت پروژه شناسایی می‌شوند.

داشتن تیمی شاد و با انگیزه

پروژه هایی که بهتر کنترل می‌شوند با غافلگیری غیرمنتظره کمتری روبرو می‌شوند. این مهم به ایجاد تیم کاری شادتر و با انگیزه کمک می‌کند.

بازگشت به فهرست

فصل ۵

فرآیند مدیریت پروژه

هیچ روش واحدی برای اجرای همۀ پروژه‌ها وجود ندارد! خواهید فهمید که اکثر سازمان‌ها وقت زیادی را صرف اشتباه کردن و تنظیم روند خود می‌کنند تا مسیر درست را پیدا کنند.

عواملی مانند تغییر نیازها و اهداف تجاری، کارکنان و فنآوری جدید اغلب از جمله دلایلی است که باعث می‌شود فرایندهای کاری تغییر کنند.

اما آنچه اهمیت دارد این است که یک سازمان یا تیم یک چارچوب اساسی برای نحوه عملکرد پروژه‌ها داشته باشند.

هنگامی که در مورد فرآیندهای مدیریت پروژه تحقیق می‌کنید، متوجه خواهید شد که بیشتر مدل‌ها سه مرحله اساسی را برای سازماندهی فعالیت‌های خود شناسایی می‌کنند:

تحقیق، کشف و برنامه ریزی

به طور معمول، یک سازمان برای تعیین اعتبار یک پروژه، شروع به تحقیق می‌کند. این می‌تواند به شکل تحقیقات بازار، تحقیقات کاربر، تجزیه و تحلیل رقابتی باشد.

این مراحلِ مهمی در پروژه است که به تعریف اهداف و الزامات مورد نیاز برای طراحی یا ساخت کمک می‌کنند.

این مرحله همچنین زمانی است که یک تیم پروژه می‌تواند گرد هم جمع شود تا نحوه کار با یکدیگر و برنامه اجرایی را با در نظر گرفتن تمام عوامل بیرونی تعریف کند.

ساخت و اجرا

پس از برنامه ریزی پروژه، زمان اجرای آن فرا رسیده است. اجرا می‌تواند به چندین روش مختلف انجام شود.

اساساً آنچه در این مرحله خواهید یافت زمان همکاری، ساخت، مرور و تکرار است. تیم‌ها برای ارائه کار، پذیرش بازخورد و تحویل کامل محصولات با یکدیگر و با گروه‌های ذینفع شریک می‌شوند.

این اتفاق میفتد تا قسمتی برای تغییرات، تأخیرها و حتی گاهی اختلافات عجین شده باشد. به همین دلیل، مرحله اجرا فازی است که مدیریت پروژه بیشترین تأثیر را دارد.

آزمایش، اندازه گیری و تکرار

پس از اجرای یک پروژه، وقت آن است که مطمئن شوید که آن را به خوبی در راستای اهداف خود دنبال کرده‌اید یا خیر!

در یک پروژه، حداقل محصول پذیرفتنی (MVP) برای به دست آوردن بازخورد زودهنگام برای تکرار راه اندازی می‌شود.

در بیشتر پروژه‌‌ها ویژگی محصول آزمایش می‌شود. در هر صورت، نتایج آزمون نشان می‌دهند که برای کاربران و ذینفعان چه چیزی مفید است و چه چیز کارآیی لازم را ندارد.

تیم‌ها نتایج آزمون را بررسی و برای ایجاد چیزی که به اهداف نزدیک‌تر است محصول را تغییر می‌دهند یا پیشرفت کار را ارزیابی می‌کنند

هیچ راه درست یا غلطی برای ارائه یک روند در مدیریت پروژه وجود ندارد. آنچه مهم است این می‌باشد که فرآیند کار با ارزش و استعداد سازمان مطابقت داشته باشد.

اگر روند تیم مناسب نباشد، این مشکل کاملاً مشهود خواهد بود زیرا مردم ناراضی خواهند بود و کار با مشکل انجام می‌شود.

بهترین کاری که می‌توانید هنگام پردازش انجام دهید این است که با تیم خود بنشینید و بحث کنید که چه چیزی بهترین نتیجه را خواهد داشت و چرا!

تصمیمات را مستند کنید، فرآیندی را ارائه دهید و در مورد آن آزدانه نظر دهید. ۳ مرحله بالا را در ذهن خود نگه دارید تا یک چارچوب کلی ایجاد شود و آنچه را که برای پروژه و تیم شما مناسب است انجام دهید.

بازگشت به فهرست

فصل ۶

انواع مدیریت پروژه

نمونه‌های خاص مدیریت پروژه، هر یک با مزایا و محدودیت‌های منحصر به فرد خود دارند که بسته به نیازهای مختلف قابل استفاده هستند.

انواع مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:

چابک (Agile)

اَجایل یا چابک که در دهه ۱۹۷۰ توسعه یافته است سعی بر این دارد که انعطاف پذیری یک سازمان را با استفاده از دوره‌های کوتاه توسعه، برای تکمیل پروژه‌ها افزایش دهد.

چابک می‌تواند به طور مداوم مورد بررسی مجدد قرار گیرد و به تیم‌ها فرصت دهد تا به سرعت پیشرفت کنند.

آبشار (Waterfall)

مدیریت پروژه آبشار که غالباً در توسعه نرم افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد، یک فرآیند ساختاری و گام به گام است تا پروژه یک سری مراحل را طی کند و به پایان برسد.

مسیر بحرانی (Critical Path)

متدولوژی مسیر بحرانی وظایف پروژه را تعیین می‌کند که براساس آن، طولانی‌ترین مرحله را طی می‌کند و بنابراین به احتمال زیاد روی جدول زمانی و مهلت‌های پروژه تأثیر می‌گذارد.

اسکرام (Scrum)

اسکرام روشی خاص برای درک کار ذینفعان و فرآیندهای مختلف در یک پروژه است و شامل روش‌هایی برای بررسی اثربخشی یک پروژه و شناسایی راه‌های بهبود روند پروژه است.

شش سیگما (Lean Six Sigma)

شش سیگما بر روی تجزیه و تحلیل آماری برای اندازه گیری عملکردهای تجاری متمرکز است و برای ارزیابی فرایندها به پنج مرحله متمایز متکی است: تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل.

پروژه در یک محیط کنترل شده (PRINCE2)

این نوع مدیریت پروژه نسبتاً جدید است. PRINCE2 محدودیت‌های سنتی ارزیابی پروژه (زمان، هزینه و دامنه و کیفیت) را با سود و خطر گسترش می‌دهد.

تفکر اجایل چیست و چه کمکی به ما می‌کند؟

اکنون بخوانید

بازگشت به فهرست

فصل ۷

ریسک در مدیرت پروژه

ریسک هر رویداد غیرمنتظره‌ای است که می‌تواند بر روی پروژه شما تأثیر بگذارد، خوب یا بد! ریسک می‌تواند روی هر چیزی مانند افراد، فرآیندها، فنآوری و منابع تأثیر بگذارد.

مشکلات مواردی هستند که می‌دانید با آن‌ها روبرو خواهید شد و حتی ممکن است زمان وقوع آن‌ها را نیز تصور کنید اما به معنای واقعی ریسک در مدیریت پروژه چیست؟

خطرات رویدادهایی هستند که ممکن است اتفاق بیفتند و شما ممکن است نتوانید زمان آن را مشخص کنید، مانند اینکه یکی از اعضای تیم سرما بخورد و تیم با مشکلات عدم حضور او مواجه شود!

هنگامی که خطری ایجاد می‌شود، مدیریت پروژه پنج سؤال پیش روی شما قرار می‌دهد:

رویداد خطر: چه اتفاقی ممکن است روی پروژه شما تأثیر بگذارد؟
بازه زمانی خطر: چه زمانی احتمال وقوع خطر وجود دارد؟
احتمال بروز خطر: احتمال وقوع خطر چقدر است؟
تأثیر وجود خطر: چه نتیجه‌ای از خطر مورد انتظار است؟
عوامل خطر: چه مواردی ممکن است پیشامد خطر را پیشگویی یا تحریک کنند؟

برای درک بهتر انواع ریسک‌هایی که پروژه شما با آن روبرو است و پیامدهای احتمالی آن‌ها، انجام ارزیابی ریسک ضروری است.

بازگشت به فهرست

فصل ۸

اصول مدیریت پروژه

اصول مدیریت پروژه، قوانینی اساسی هستند که باید برای مدیریت موفق پروژه‌ها رعایت شوند. در زیر به ۹ اصل در مدیریت پروژه اشاره شده است:

۱- ساختار رسمی

برای پروژه‌ها مهم است که دارای یک ساختار رسمی شامل فرآیندها، روش‌ها و ابزارها باشند.

اگر تا به حال سعی کرده‌اید یک پروژه را بدون ساختار رسمی) به اتمام برسانید، می‌دانید کنترل آن چقدر سخت است.

یک پروژه باید دارای یک منشور، برنامه و تیم کاری باشد. این موارد کمک می‌کنند تا اولویت بندی و موفقیت به طور صحیحی مدیریت شوند.

۲- اسپانسر پروژه

یک حامی مؤثر برای موفقیت یک پروژه امری حیاتی است. اسپانسرهای مختلفی برای حمایت از پروژه وجود دارند.

یک حامی قوی می‌تواند به غلبه بر موانع مانند مسائل مالی کمک کند. داشتن یک حامی مالی می‌تواند فرآیند تصمیم گیری را آسان کند.

۳- اهداف و نتایج

بدون الزامات مشخص و معیارهای تأیید، تشخیص موفقیت یک پروژه دشوار خواهد بود. شایع‌ترین عامل در پشت پروژه‌های ناموفق، فقدان اهداف مشخص است. الزامات و ضوابط تأیید پروژه باید در ابتدای پروژه تعیین و مستند شود.

اطمینان از اینکه این موارد توسط کلیه ذینفعان اصلی، از جمله حامی مالی و مشتری بررسی و تأیید می‌شوند، مهم است.

۴- نقش‌ها و مسئولیت‌ها

دو فرم وجود دارند که باید برای مستند سازی و تعریف نقش و مسئولیت‌های همه افراد درگیر یک پروژه استفاده شوند. RACI یا RASCI برای تعریف مسئولیت‌ها و انتظارات اعضای تیم استفاده می‌شود.

به هر یک از اعضای تیم متناسب با نقش آن‌ها برای هر کار یک فرم (RACI) اختصاص داده می‌شود. این به شما کمک می‌کند تا سهامداران خود و همچنین اطلاعات مهمی‌ مانند موارد زیر را ثبت کنید:

تنظیمات ارتباطی (نوع و فرکانس)
اطلاعات تماس
سطح تأثیر بر پروژه
سطح تعامل با پروژه
نقش آن‌ها در شرکت
سایر اطلاعات یا یادداشت‌های مربوطه

۵- مدیریت تغییرات پروژه

همانطور که در بخش اهداف بحث شد، یک پروژه باید از دامنه‌ای کاملاً مشخص برای اطمینان از نتیجه مطابق انتظارات مشتری برخوردار باشد.

بدون مدیریت تغییرات قوی، یک پروژه ممکن است دچار خزش دامنه شود؛ این مهم زمانی است که دامنه یک پروژه به تدریج فراتر از دستورالعمل‌های اولیه پروژه رشد می‌کند.

به عنوان مثال، اعضای تیم یا ذینفعان ممکن است بخواهند ویژگی‌های اضافی را به محصول اضافه کنند.

اما اگر تغییرات را به دقت کنترل کنید، می‌توانید یک محصول واقعاً عالی داشته باشید که مشتریان را ذوق زده می‌کند.

۶- مدیریت ریسک

از آنجا که ما نمی‌توانیم پروژه‌ها را به صورت حبابی اجرا کنیم، همه آن‌ها با خطرات زیادی روبرو هستند.

پس یک خطر به سادگی یک اتفاق غیر منتظره را ایجاد می‌کند که بر پروژه شما تأثیر خواهد گذاشت.

این خطر ممکن است خوب یا بد باشد و می‌تواند بر منابع، فنآوری یا فرآیندهای شما تأثیر بگذارد.

به منظور به حداقل رساندن یا از بین بردن تأثیری که خطرات بر روی پروژه‌های شما خواهند گذاشت، مدیریت ریسک مهم است.

این مهم شامل شناسایی، ارزیابی و نظارت بر خطرات و همچنین تصمیم گیری در مورد برنامه‌های عملیاتی برای اجرا در صورت بروز خطرات است.

۷- قابلیت‌های تحویل ارزش

قابلیت‌های تحویل ارزش به سادگی ابزارها، فرایندها و رویه‌های پروژه هستند که به شما کمک می‌کنند تا ارزش خود را به مشتریان نشان دهید.

این مهم می‌تواند شامل سیستم‌های پروژه مانند استفاده از نوعی نرم افزار برنامه ریزی باشد.

اگر رویکردهایی را برای ارائه پروژه‌های موفق نرم افزاری ایجاد کرده و آنها را آزمایش کنید، نسبت به شرایطی که از ابتدا شروع می‌کنید، در آینده مجهزتر خواهید بود.

۸- مبانی مدیریت عملکرد

پروژه‌ها معمولاً دارای ۳ مؤلفه اساسی اعم از هزینه، برنامه و دامنه هستند. هر یک از این مؤلفه‌ها باید یک خط مبنا یا برنامه داشته باشند که بتوان عملکرد را در برابر آن بسنجند.

وقتی این خطوط پایه یکپارچه شوند، به آن «خط مبانی مدیریت عملکرد» گفته می‌شود. این بدان معناست که وقتی تغییر در هر یک از مؤلفه‌ها ایجاد می‌شود، تأثیر آن در دو مورد دیگر نیز منعکس خواهد شد.

بنابراین، اگر تغییر دامنه داشته باشید، می‌بینید که چگونه بر برنامه و هزینه پروژه تأثیر می‌گذارد. این مهم به شما این امکان را می‌دهد تا تأثیر کلی تغییرات یک پروژه را بهتر کنترل کنید.

همچنین تصمیم گیری را بهبود می‌بخشد زیرا می‌توانید کل ساختار پروژه را مشاهده کرده و تمام تأثیرات تصمیمات احتمالی را شناسایی کنید.

۹- ارتباطات

اگر مدتی در مدیریت پروژه کار کرده‌اید، ممکن است این جمله را شنیده باشید که مدیریت پروژه ۹۰ درصد به ارتباطات متصل است.

موفقیت یک پروژه مستلزم برقراری ارتباط با فعالیت‌های پروژه و خطرات، هم در تیم پروژه و هم با سایر ذینفعان است.

ارتباط به دلایل مختلف از جمله موارد زیر مهم است:

هماهنگی کارها و برنامه‌ها
تصمیم گیری و حل مسئله
شناسایی و حل تعارضات (چه در داخل و چه در خارج از پروژه)
کاهش خطرات و مسائل

بازگشت به فهرست

فصل ۹

فازهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه بعضاً به منظور بهبود کنترل و کیفیت به صورت فاز انجام می‌شود. این بدان معناست که یک پروژه بزرگ به مراحل قابل کنترلی تقسیم می‌شود، هرکدام دارای یک تحویل خاص هستند و در یک توالی خاص انجام می‌شوند.

در پایان هر مرحله، یک بررسی به طور معمول در مورد تحویل و همچنین عملکرد تیم پروژه انجام می‌شود.

این به تیم کمک می‌کند تا بررسی شود که آیا پروژه به مرحله بعدی می‌رود یا مورد بازنگری قرار می‌گیرد.

همچنین نحوه بهبود عملکرد همۀ افراد درگیر را تعیین می‌کند. در کل، مراحل یک پروژه به عنوان چرخه عمر پروژه شناخته می‌شوند.

به منظور سهولت در برنامه ریزی و کنترل یک پروژه، می‌توان کار آن را به چند فاز یا مرحله تقسیم کرد.

هر مرحله دارای وظایف مشابهی هستند و پایان یک مرحله با یک نقطه عطف پروژه مشخص شده است. در زیر ۵ مرحله مهم در چرخه عمر پروژه وجود دارند که مربوط به فرآیند مدیریت پروژه هستند:

شروع: این فاز آغاز پروژه است و جایی است که منشور پروژه تهیه می‌شود و ذینفعان شناسایی می‌شوند.
برنامه ریزی: در اینجاست که برنامه پروژه تدوین می‌شود. این بدان معناست که هزینه‌ها تخمین، منابع تعیین و الزامات (دامنه و ساختار شکست کار) تعریف می‌شوند. این مهم همچنین جایی است که خطر شناسایی و برای آن برنامه ریزی شده و ارتباطات ایجاد می‌شوند.
اجرا: این همان جایی است که پروژه انجام می‌شود، منابع تیهیه و انتظارات ذینفعان مدیریت می‌شوند.
کنترل و نظارت: غالباً این مرحله همزمان با اجرا انجام می‌شود زیرا در فاز نظارت بر کیفیت انجام می‌شود. همچنین میزان خزش دامنه نیز کنترل می‌شود و تخصیص هزینه و زمان به منظور حفظ شرایط در بودجه مشاهده می‌شود.
پایان: جایی است که پروژه نهایی می‌شود و محصولات قابل تحویل به مشتری داده می‌شود. در این فاز ذینفعان از اتمام پروژه مطلع شده و کلیه منابع به مدیران بازگردانده می‌شوند.

بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟

اکنون بخوانید

بازگشت به فهرست

فصل ۱۰

پروژه چیست؟

به بیان ساده، یک پروژه مجموعه‌ای از وظایف است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص انجام شود.

یک پروژه همچنین می‌تواند به عنوان مجموعه‌ای از ورودی و خروجی مورد نیاز برای دستیابی به یک هدف خاص تعریف شود.

پروژه‌ها می‌توانند ساده یا پیچیده باشند و توسط یک یا صد نفر مدیریت شوند. پروژه‌ها اغلب توسط مدیر یا مجری توصیف و تفویض می‌شوند.

آن‌ها انتظارات و اهداف خود را پشت سر می‌گذارند و این تیم است که باید تدارکات را مدیریت کند و پروژه را به موقع اجرا نماید.

گاهی اوقات می‌توان مهلت یا محدودیت زمانی تعیین کرد. برای بهره وری خوب از پروژه، برخی از تیم‌ها، پروژه را به بخش‌های جداگانه‌ای تقسیم می‌کنند تا بتوانند پاسخگویی را مدیریت کرده و از نقاط قوت تیم استفاده کنند.

مشخصات اصلی یک پروژه عبارتند از:

یک پروژه هدف مشخصی با زمان پایان دارد و معمولاً موقتی است.
هر پروژه منحصر به فرد استو فقط برای رسیدن به یک هدف انجام می‌شود. پس از دستیابی به هدف، روند پروژه نیز متوقف خواهد شد.
یک پروژه همچنین می‌تواند خطوط سازمان و شرکت را تعیین کند.
یک پروژه فرآیندی توسعه مند است زیرا ممکن است فرآیند جدیدی از طریق پروژه در یک شرکت و سازمان وارد شود.
شکست پروژه منجر به از دست رفتن دارایی‌ها با هرگونه منابع دیگر می‌شود.

بازگشت به فهرست

فصل ۱۱

ابزارهای مدیریت پروژه

احتمالاً این سؤال پیش خواهد آمد که ابزارهای مدیریت پروژه چیستند؟ شما هوشمند هستید و برای پاسخ به این سؤال به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید.

ابزار مدیریت پروژه، وسیله‌ای برای کمک به یک فرد یا تیم در سازماندهی مؤثر کار و مدیریت پروژه‌ها است.

این اصطلاح معمولاً «نرم افزار مدیریت پروژه» نام دارد که می‌توان به صورت آنلاین خریداری کرده و از آن استفاده کرد.

ابزار مدیریت پروژه فقط مختص مدیران پروژه نیست. ابزارهای مدیریت پروژه ساخته شده اند تا کاملاً قابل تنظیم و متناسب با نیاز تیم‌ها با اندازه‌های مختلف و با اهداف متفاوت باشند.

ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً توسط ویژگی‌های مختلفی تعریف می‌شوند. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:

برنامه ریزی و زمان بندی: ابزارهای مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهند تا کارها را در یک مکان با وظایف، کارهای فرعی، پوشه‌ها، الگوها، گردش کار و تقویم‌ها برنامه ریزی و تفویض کنید.
همکاری: ایمیل دیگر تنها شکل ارتباطات نیست! برای تعیین وظایف، افزودن نظر، سازماندهی داشبورد و برای تصویب و تأیید از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
مستندات: از گم شدن پرونده‌ها با ویژگی‌های مدیریت پرونده، ویرایش، نسخه برداری و ذخیره سازی همه پرونده‌ها خودداری کنید.
ارزیابی: ردیابی و ارزیابی بهره وری و رشد از طریق مدیریت منابع و گزارش گیری از ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت پروژه هستند.

ابزارهای مدیریت برنامه چیستند؟

یک ابزار مدیریت برنامه ممکن است شبیه به یک ابزار مدیریت پروژه باشد با برخی تفاوت‌های اساسی!

قبل از اینکه در مورد تفاوت این ابزارها صحبت کنیم، بیایید در مورد چگونگی مقایسه مدیران برنامه و مدیران پروژه بحث کنیم.

پروژه‌ها به طور معمول دارای تاریخ شروع و پایان مشخص، با اهداف کوتاه مدت هستند که منجر به نتایج ملموس یا قابل تحویلی می‌شوند.

محدودیت‌هایی از قبیل هزینه، منابع، بودجه و زمان، همگی عوامل امکان پذیر بودن یک پروژه را تعیین می‌کنند.

برنامه‌ها از چندین پروژه بهم پیوسته تشکیل شده اند که با ترکیب آن‌ها، به یک هدف بزرگ تر و بلند مدت تجاری خواهند رسید.

این بدان معناست که ابزارهای مدیریت برنامه برای ردیابی پروژه‌ها در سطح بالاتر به ویژگی‌های پیشرفته ای نیاز دارند تا ببینند چگونه هر پروژه با یکدیگر تعامل دارد.

این ابزارها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

نماهای کاری انعطاف پذیر
مدیریت منابع متقابل عملکردی
داشبورد
گزارش نویسی
نمودار گانت
برگه‌های زمانی

بازگشت به فهرست

فصل ۱۲

عوامل موفقیت در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چندین عامل برای موفقیت پروژه از جمله اتوماسیون خدمات پروژه (PSA) را تحت پوشش قرار می‌دهد. این عوامل به طور معمول به عنوان مناطق اصلی نتایج (KRA) یا عوامل موفقیت بحرانی (CSF) نامیده می‌شوند.

عوامل موفقیت بحرانی فعالیت‌هایی هستند که از کیفیت بالایی برخوردار می‌باشند، به شما کمک می‌کنند تا اهداف پروژه خود را برآورده کرده و کارهای خود را برای رسیدن به اهداف پیش بینی شده شما اولویت بندی کنید.

عوامل موفقیت بحرانی اگر به درستی اجرا شود، مشخص می‌کنند که تیم شما ابتدا باید کدام مرحله را برطرف کند و به چه چیزهایی باید توجه زیادی داشته باشد. این مهم همچنین امکان همکاری بهتر بین اعضای تیم شما را فراهم خواهد کرد.

برخی از عوامل موفقیت در پروژه عبارتند از:

۱- برنامه ریزی فشرده

قبل از شروع یک پروژه وقت بگذارید تا در یک جلسه برنامه ریزی بنشینید، اهداف عملکرد خود را مشخص کنید، در مورد اجرای یک پروژه به توافق برسید و برنامه خود را با مشتریان خود نهایی سازید.

برنامه ریزی نادرست در هنگام شروع پروژه ممکن است باعث شود شما موضوعات اساسی یا جزئیاتی که باعث ایجاد مشکل می‌شوند را از دست بدهید.

۲- استراتژی

وسوسه انگیز است که درگیر فنآوری یا روش‌های جدیدی شوید و از هدف استراتژیک شرکت و اینکه چرا در وهله اول پروژه را انجام می‌دهید، غافل بمانید.

ابتدا بر روی بهترین روش‌های مدیریت پروژه تمرکز کنید و استراتژی خود را از آنجا بسازید.

۳- ارتباط شفاف

بهترین فاکتورهای موفقیت در مدیریت پروژه بدون برقراری ارتباط مناسب، شکست خواهند خورد. داشتن مکالمات صریح و بصیرت باعث افزایش خرید سهامداران و کارمندان می‌شود.

ابتکار عمل را بر عهده بگیرید و هر مسئله‌ای که با پروژه به وجود می‌آید را مطرح کنید. آن را ترک نکنید تا زمانی که مشتری به آن اشاره کند.

۴- نتایج عملی

با معیارهای قابل اندازه گیری و اهداف عملکردی به مشتریان خود راه حل‌های مشخصی ارائه دهید.

۵- همکاری

همکاری به لطف شبکه سازی آنلاین، حفظ ارتباطات با متخصصان دیگر هرگز آسان نبوده است. به عنوان مدیر پروژه، شما باید از همان ابتدا در مرحله برنامه ریزی همکاری را پیاده سازی کنید.

تیم‌هایی که همکاری زیادی دارند، در تلاش برای دستیابی به موفقیت در پروژه، برنامه‌های بهتری دارند و از تعامل بیشتری برخوردار می‌شوند. همکاری موفق همچنین شامل یکپارچه سازی و پیگیری پروژه است، بنابراین همه در یک مسیر واحد باقی می‌مانند.

بازگشت به فهرست

فصل ۱۳

تفاوت مدیریت پروژه و مدیریت ساخت

مدیریت ساخت و ساز عملی است که در پروژه‌ها و برنامه‌های ساختمانی اعمال می‌شود. برنامه ریزی، طراحی، ساخت و ساز و فعالیت‌های پس از ساخت همه در مدیریت ساخت گنجانده شده‌اند.

مدیریت پروژه عملی است که در آن مدیر با استخدام پیمانکاران فرعی، سفارش مواد و مدیریت کارهای پروژه بر کل پروژه نظارت می‌کند. اما تفاوت این دو چیست؟

مدیریت ساخت و ساز

مدیریت ساخت و ساز توسط شرکت‌های بزرگ اداره می‌شود. این نوع شرکت‌ها بسیار بیشتر از ساخت و مدیریت پروژه کار می‌کنند. آن‌ها بودجه، پشتیبانی ساخت و ساز و گزینه‌هایی برای خرید مواد را ارائه می‌دهند.

مدیریت پروژه

مدیران پروژه برای یک پروژه خاص استخدام می‌شوند. مسئولیت اصلی آن‌ها اطمینان از اتمام پروژه از ابتدا تا انتها است. آن‌ها باید کلیه پیمانکاران فرعی را برای پروژه استخدام کرده و برنامه ریزی کنند، متریال را سفارش دهند.

مدیران پروژه در هر زمانی که کارگران آنجا هستند، در محل پروژه حضور دارند. آن‌ها به سوالات کارگران پاسخ می‌دهند و مشکلات یا موضوعاتی که ممکن است پیش بیاید را حل می‌کنند.

مزایا

هر دو نوع مدیریت مزایایی را برای دارندگان پروژه فراهم می‌کنند. آن‌ها می‌توانند کنترل همه جنبه‌های پروژه را حفظ کرده و همیشه تصمیم نهایی را بگیرند.

یکی دیگر از مزایای این است که وقتی مالکان کنترل داشته باشند، به مزایای پیشنهاد قیمت رقابتی پی می‌برند. این به پس انداز مالکان کمک می‌کند.

از طرف دیگر، مدیریت ساخت مزایایی نیز خواهند داشت. مالکانی که نمی‌خواهند در فرآیند تصمیم گیری شرکت کنند، لازم نیست که مدیر پروژه استخدام کنند. وقتی یک شرکت مدیریت پروژه استخدام را برعهده می‌گیرد، مالکان فقط به یک نفر پول می‌دهند.

معایب

مالکان همچنین باید در مورد حساب‌های پرداختنی با بسیاری از شرکت‌ها معامله کنند. یکی از معایب مدیریت ساخت این است که ارتباط مالکان با تمام پیمانکاران از بین می‌رود و به شرکت مدیریت ساخت اجازه می‌دهد تا کل مراحل کار را به عهده بگیرد.

صاحبان غالباً در نهایت با استخدام مدیر پروژه، مبلغی بیش از آنچه باید بپردازند را پرداخت می‌کنند.

۵ نکته اصول مدیریتی تیم که می تواند مدیران تیم را از سردرگمی در کار و هدایت تیم نجات دهد.

اکنون بخوانید

بازگشت به فهرست

فصل ۱۴

مدیر پروژه کیست؟

مهم نیست که در کجا کار می‌کنند، ساخت و ساز، آژانس‌های مشاوره‌ای، تیم‌های بازاریابی، تولید، تیم‌های منابع انسانی، توسعه دهندگان نرم افزار و برنامه ریزان رویدادها یا موارد دیگر، مدیران پروژه مردان و زنانی هستند که در خط مقدم پروژه‌ها هستند.

آن‌ها از افراد درگیر در پروژه‌های حمایت می‌کنند و به دنبال تصمیم گیری‌های استراتژیکی هستند که اهداف پروژه در مسیر آنها قرار دارند. او کلید شروع پروژه را می‌زند تا در زمان و بودجه مشخص، پروژه را به سر منزل مقصود برساند.

نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیر پروژه

همانطور که گفته شد، نقش و حتی عنوان ممکن است از مکانی به مکان دیگر متفاوت باشد، اما اصول کاری که یک مدیر پروژه برای یک تیم انجام می‌دهد، کاملاً در هر پروژه مشابه است (اگرچه برخی از آن‌ها رسمیت کمتری نسبت به دیگران دارند).

نقش مدیر پروژه شامل بسیاری از وظایف و مسئولیت‌ها به شرح زیر است:

رویکردهای سنتی
روش‌های چابک
تغییر روش‌های مدیریت
روش‌های مبتنی بر فرآیند
برنامه ریزی و تعریف دامنه
تنظیم و مدیریت انتظارات
فرآیند ساخت کاردستی
ایجاد برنامه‌های پروژه
مدیریت وظایف
برنامه ریزی منابع
برآورد زمان و هزینه
تجزیه و تحلیل و مدیریت خطرات و مسائل
نظارت و گزارش وضعیت پروژه
رهبری تیم
تأثیرگذاری استراتژیک
تسهیل ارتباطات و همکاری
برنامه ریزی و تسهیل جلسات

مهارت‌های مدیر پروژه

مهارت‌های مدیران پروژه هر چه در سطح بالایی باشند، موفقیت پروژه تضمین شده است. ارتباطات فوق العاده مهم هستند و بنیان شغل شما را مشخص می‌کنند.

حفظ تماس بین ذی نفعان و تیم پروژه در طول انجام یک پروژه بسیار مهم است، خواه این کار شخصی باشد، یا از طریق تلفن، وب یا یک مکالمه ایمیلی گسترده!

برای مدت زمان اجرای پروژه باید یک خط ارتباطی مشخص و همیشه باز باشد.

ریاضیات در طول حرفه شما استفاده می‌شود. تخصیص بودجه و مدیریت ریسک همه نیاز به استفاده دقیق از اعداد دارند و این مسئولیت شما است اطمینان حاصل کنید که پروژه‌ها در محدوده هزینه مصوب باقی بمانند و به موقع به پایان برسند.

دانستن این که اولویت مالی را برای یک پروژه قرار دهید، می‌تواند تفاوت چشمگیری در بازده و اهداف خود ایجاد کنید.

هنگامی که بسیاری از وظایف مختلف ایجاد می‌شوند، سازمان می‌تواند یک پروژه را ایجاد یا خراب کند.

به عنوان مدیر، باید تعیین کنید که کدام بخش از یک پروژه خاص نیاز به توجه فوری دارد و چه زمان باید قسمت‌های دیگر را مورد توجه قرار دهید.

مهارت‌های سازمانی هنگام بررسی دامنه کامل یک پروژه و اطمینان از رسیدن تیم به مهلت پروژه، از نظر مدیریت زمان نیز بسیار ارزشمند هستند.

حل مسئله نیز می‌تواند فوق العاده مهم باشد. هنگامی که یک چرخه تولید با عوارض پیش بینی نشده ای روبرو می‌شود (آن‌ها همیشه وجود دارند)، باید سریعاً برای حل تعارضات ناشی از آن اقدام شود.

حفظ چشم انداز مثبت و بالا بردن روحیه، علی رغم موانعی که در مسیر اجرای پروژه وجود دارد، می‌تواند روند کار را از کنترل خارج کند.

آشنایی با فناوری، پیشرفت بزرگی در بازار کار ایجاد می‌کند. بودن در صف مقدم ظهور نرم افزار و تجهیزات الکترونیکی خاص صنعت و مدیریت پروژه، به شما و تیمتان در حفظ و رقابت در جستجوی مشتری کمک می‌کند.

همچنین انواع برنامه‌های نرم افزاری مدیریتی وجود دارند که می‌توانید برای کمک به خود و تیم تان در مهلت مقررات از آن‌ها استفاده کنید.

هنگام ورود به حوزه مدیریت پروژه، انجام چند وظیفه به امری طبیعی تبدیل می‌شود. انگیزه و استقامت در ساعات طولانی توسط مدیران سطح بالاتر لازم است.

با ادامه پروژه، تیم‌ها ممکن است خسته یا ناامید شوند. با کلمات مناسب و تشویق، شما باید کسی باشید که همه را در یک صفحه قرار می‌دهد و اطمینان حاصل کنید که این پروژه اهداف خود را برآورده می‌سازد.

بازگشت به فهرست

فصل ۱۵

صدور گواهینامه و آموزش مدیریت پروژه

بسته به صنعت، شرکت و موقعیت خاص با پیش نیازهای آموزشی و حرفه ای خاص خود همراه است. اگرچه لازم نیست اما لیسانس یا کارشناسی ارشد در تجارت یا یک رشته مرتبط احتمالاً به چشم اندازهای احتمالی مدیریت پروژه کمک می‌کند.

برنامه‌های کسب مدرک مدیریت پروژه در دسترس هستند اما بسیاری می‌دانند که برنامه‌های صدور گواهینامه مدیریت پروژه در استخدام شغل مدیر پروژه دارای ارزش بیشتری هستند.

موسسه مدیریت پروژه (PMI) سازمانی بین المللی است که برای کمک به مشاغل و سازمان‌ها برای حفظ بالاترین استانداردها در مدیریت پروژه طراحی شده است.

بسیاری از عناوین مختلف صدور گواهینامه در دسترس هستند، کاردانی خبره در مدیریت پروژه (CAMP) برای کسانی که کار خود را در زمینه مدیریت پروژه آغاز می‌کنند.

مدیر حرفه‌ای پروژه (PMP) که تخصص شما را در این زمینه نشان می‌دهد و مدیریت سبد پروژه (PfMP) که درک شما از استراتژی‌های مدیریت منابع را نمایان می‌کند.

کسانی که گواهینامه دارند ممکن است لازم باشد با احراز شرایط ادامه تحصیل، اعتبار خود را حفظ کنند.

چقدر با نقش تفکر راهبردی و استراتژیک در مدیریت آشنا هستید؟

اکنون بخوانید

بازگشت به فهرست

فصل ۱۶

مشاغل مرتبط با مدیریت پروژه

مشاغل مرتبط با مدیریت پروزه عبارتند از:

فناوری اطلاعات
مهندسی
تبلیغات
مراقبت‌های بهداشتی
استارتاپ‌ها یا مشاغل کوچک

مدیران پروژه در صنایع مختلفی کار می‌کنند و در هر مرحله از زندگی یک پروژه دخیل هستند. آن‌ها نقطه اصلی تماس ذی نفعان و تیم هستند و به پیشرفت پروژه کمک می‌کنند.

مدیر پروژه بودن در یک مجموعه، به مهارت‌های خاصی از جمله، ارتباطات، رهبری و توانایی‌های سازمانی نیاز دارد، اما آن‌ها لازم نیست که در زمینه خاصی متخصص باشند.

برخی از صنایع که از مدیران پروژه استفاده می‌کنند موارد زیر هستند:

۱- فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات امروزه یکی از صنایع با رشد سریع در بازار و یکی از رقابتی ترین‌ها است.

برای اینکه یک شرکت موفق باشد، مهم است که زمان طراحی و تکمیل پروژه را در کوتاه ترین زمان ممکن، که کار اصلی یک مدیر پروژه است، انجام دهد.

تا زمانی که مدیر پروژه می‌داند چگونه با متخصصان فنی ارتباط برقرار کند، برای موفقیت نیازی به برنامه نویسی یا تخصص فنی ندارد.

در حقیقت، هنگام استخدام برای این سمت، سازمان‌های فناوری اغلب به دنبال نامزدهایی با مهارت‌های ابتکاری، خلاقانه و انتقادی برای هدایت تیم‌های خود هستند.

۲- مهندسی

کل این زمینه در جستجوی کاربردهای مفید برای فناوری‌های جدید یا طراحی راه حل برای مشکلات محصولات و سیستم‌های فعلی است و به همین دلیل بسیاری از مدیران پروژه در این صنعت شغل پیدا می‌کنند.

این متخصصان باید به طور موثر با افراد دارای زمینه‌های مختلف از فنی گرفته تا اعضای تیم بیشتر با محوریت تجارت ارتباط برقرار کنند.

موقعیت‌های مدیریت پروژه‌های مهندسی در چندین زمینه تخصصی از جمله برق، کشاورزی و پزشکی با برخی از شغل‌های پردرآمد در بخش‌های نفت و گاز در دسترس است.

۳- تبلیغات

بسیاری از ادارات به اتمام یک کمپین تبلیغاتی کمک می‌کنند. یک تیم مستقیماً با مشتریان ارتباط برقرار می‌کند تا چشم انداز آن‌ها را درک کند.

تیم‌های خلاق و تحقیقاتی از داده‌ها برای ایجاد یک مفهوم تبلیغاتی هدفمند استفاده می‌کنند و سپس تیم طراحی و دیگران به ایجاد محصول واقعی کمک می‌کنند و آن را برای بهینه سازی و تحویل به بخش‌های دیگری انتقال می‌دهند.

فرآیندهای مشابه برای هر رسانه چاپی، تلویزیونی، آنلاین و رادیویی رخ می‌دهد. یک مدیر پروژه تیم‌های مختلف را هماهنگ می‌کند و پروژه را به موقع، با بودجه مناسب و مطابق با مشخصات مشتری پیش می‌برد.

۴- بهداشت و درمان

بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها صنعت دیگری را تشکیل می‌دهند که مدیران پروژه را برای برنامه ریزی و اجرای بهبودها استخدام می‌کنند.

برخی از مدیران مسئول، در امور مربوط به کارکنان مانند، اضافه کردن بخش‌های تخصصی یا یافتن پزشکان برجسته هستند، که در نتیجه موجب جذب بیماران بیشتری می‌شوند.

دیگران بر رضایت بیمار، کار بر روی کاهش زمان انتظار، حفظ دقت سوابق و پایین نگه داشتن هزینه‌ها تمرکز می‌کنند.

گروه سوم از مدیران پروژه‌های مراقبت‌های بهداشتی در داخل کار می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که کارکنان از شغل و غرامت خود راضی هستند و از همه پشتیبانی و تجهیزات لازم برای نقش‌های خاص خود برخوردار می‌باشند.

۵- استارت آپ‌ها و مشاغل کوچک

در حالی که برخی از شرکت‌های نوپا به منظور پایین نگه داشتن هزینه‌ها از مدیران پروژه چشم پوشی می‌کنند، این می‌تواند در طولانی مدت اشتباه باشد.

غفلت از این موقعیت غالباً مشاغل کوچک را به سمت خارج شدن از مسیر سوق می‌دهد و درنهایت با محصولی کاملاً خارج از محدوده ای که در ابتدا طراحی شده، همراه با یک لایحه توسعه بالا، به پایان می‌رسد.

گاهی اوقات مدیران پروژه در ازای دریافت سهام اندک در شرکت تمایل به همکاری با استارت آپ‌ها را دارند و دیگران می‌توانند خدمات مشاوره‌ای نیمه وقت را برای کمک به برنامه ریزی‌های کلان ارائه دهند که می‌تواند به روند کار پروژه نیز کمک کند.

مهارت‌های ارتباطی بین فردی عالی، توانایی‌های رهبری، انعطاف پذیری و تفکر نوآورانه، کلید مدیریت موثر پروژه هستند. دانش فنی خاصی لازم نیست به همین دلیل بسیاری از صنایع مختلف از این متخصصان استفاده می‌کنند.

بازگشت به فهرست

فصل ۱۷

افراد مشهور در حوزه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک حرفه کاملاً جدیدی نیست، اما این آزمایش زمان را پشت سر گذاشته و در طول تاریخ چند مدیر پروژه قابل توجهی وجود داشته اند. مدیران پروژه مشهور افراد زیر هستند:

۱- ایمهوتپ

از نظر بسیاری ایمهوتپ اولین معمار و مهندسی است که پروژه مدیریت یکی از معروف ترین اهرام پلکانی در مصر را بر عهده داشت.

هرم Djoser تقریباً بین سال‌های ۲۶۳۰ تا ۲۶۱۱ قبل از میلاد ساخته شده و اعتقاد بر این بوده که ایمهوتپ ایده استفاده از ستون‌ها برای حمایت از سازه را پیشنهاد داد.

پیش از این هیچ هرمی با سنگ ساخته نشده بود، بنابراین ایمهوتپ به عنوان اولین طراح در نوع خود شناخته می‌شود.

اعتبار ایمهوتپ با گذشت قرن‌ها افزایش یافت و او پس از مرگ به یکی از عوام مستند دارای مقام الهی تبدیل شد، که از بیشتر مدیران پروژه امروزی چنین تشکرهایی نخواهند شد.

۲- هنری گانت

مدیر برنامه ریزی هنری گانت با تدوین نه تنها نمودار گانت بلکه همچنین قبلاً مفاهیمی مانند کارایی صنعتی، سیستم وظیفه و پاداش و مسئولیت اجتماعی مشاغل را در مدیریت پروژه ایجاد کرد.

مشهورترین پروژه‌های او نمودار گانت بود که برای کمک به سرپرستان در تولید کارخانه طراحی شده بود. این نمودار هنوز هم استفاده می‌شود. شما آن را با قالب و لیستی از کارها در سمت چپ و به دنبال آن مقیاس‌های تاریخ و زمان در بالای صفحه، تشخیص خواهید داد.

در کل نمودار می‌توانید زمان شروع هر کار و مدت زمان انجام هر کار را رسم کنید. گانت از طریق کتاب‌ها و مقالات خود الگوی جدیدی را برای افزایش انسجام و ارتباط کار کارخانه ای و صنعتی ایجاد کرد.

۳- جوزف بروس ایسمی

اگرچه پایان داستان بسیار پیروزمندانه نبود، اما توسعه و ساخت RMS Titanic به عنوان یک پروژه بسیار موفق در زمان خود تلقی می‌شد.

چشم انداز ایسمی ‌ساخت بزرگ‌ترین و مجلل‌ترین کشتی‌های جهان با امکاناتی مانند استخر و رستوران بود.

ایسمی که در کنار یک طراح پروژه کار می‌کرد، به عنوان رئیس تجارت پروژه دیده می‌شد، وی اطمینان حاصل کرد که پروژه از لحاظ مالی هرگز از کنترل خارج نشده و به طور مناسبی تخصیص داده می‌شود.

۴- یورن اوتزون

در سال ۱۹۵۷ معمار Jøern Utzon برنده مسابقه طراحی خانه اپرای سیدنی شد و در مقابل ۲۳۳ طرح دیگر برنده شد.

خود این طرح برای مهندسان یک چالش بود و اوتزون سخت تلاش کرد تا بر مسائل ناشی از ساختار پوسته‌های بیضوی مورد نیاز غلبه کند.

شاید بزرگترین مدیر پروژه در طول تاریخ نبود، اما وقتی درگیری از طرف ذی نفعان پروژه در مورد برنامه‌ها و بودجه به وجود آمد، اوتزون پروژه را ترک کرد و قول داد دیگر به استرالیا برنگردد.

با وجود این کار اوتزون از آن زمان به رسمیت شناخته شده است و خانه اپرای سیدنی اکنون یک میراث جهانی است، یک افتخار معتبر برای معمار فراری!

مدیریت پروژه ساخت و ساز یکی از بزرگ ترین صنایع مورد تقاضای مدیران پروژه است. با ساختارهای باورنکردنی مانند خانه اپرای سیدنی، روشن است که چرا پروژه‌هایی از این دست برای شرکت در آن‌ها بسیار هیجان انگیز می‌باشند.

۵- استیو جابز

حتی پس از مرگ استیو جابز در سال ۲۰۱۱، شرکت آپل، غول فناوری یکی از بزرگ ترین شرکت‌های تکنولوژی در جهان است که طرفداران اپل برای خرید آیفون زیبا، ساعت‌ها در صف می‌ایستند.

در سال ۱۹۷۶، در ۲۱ سالگی، جابز شرکت اپل را تأسیس کرد تا کامپیوترهای شخصی اش را از گاراژ خود تولید و بفروشد. جابز که از نظر بسیاری به عنوان یک فرد کمال گرا تصور می‌شود، آرزو داشت که مشاغل خود را به اوج صنعت خود برساند.

او اغلب اوقات به عنوان یک مدیر تهاجمی دیده می‌شد، رویکرد او فوق العاده موفق بود و دارایی خالص او تا زمان مرگ ۵.۱ میلیارد دلار پیش بینی شده بود. نیاز به مدیران پروژه در دنیای فناوری در حال افزایش است.

هر روز وب سایت‌ها، برنامه‌ها، دستگاه‌های هوشمند و فناوری‌های جدید و نوآورانه بیشتری ساخته می‌شوند و هر پروژه‌ای نیاز به مدیریت استاندارد دارد. اگر تفکری مطابق با استیو جابز داشته باشید، می‌توانید تغییر بزرگ بعدی جهان را ایجاد کنید.

بازگشت به فهرست

فصل ۱۸

معرفی کتاب در حوزه مدیریت پروژه

جهت کسب آگاهی‌های بیشتر در مورد حوزه مدیریت پروژه، کتاب‌های زیر پیشنهاد می‌شود:

۱- کتاب مبانی مدیریت پروژه

نویسندگان: محمود گلابچی و سیدضیاء حسینی
ناشر: دانشگاه تهران

۲- راهنمای جامع مدیریت پروژه محور

نویسنده: پروفسور رادنی ترنر
مترجم: دکتر محمدحسین صبحیه, رضا فلسفی
ناشر: آریانا قلم

اَپ ذهن مملوء از محتوای آموزشی و کاربردی است که می‌تواند به عنوان سکوی پرتاب برای موفقیت حال و آینده شما باشد، پس بدون درنگ اَپ ذهن را دانلود کنید!

بازگشت به فهرست

این نوشته مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.