مدیریت زمان چیست؟ تکنیک هایی کاربردی برای مدیریت صحیح وقت

اما چرا همیشه وقت کم داریم؟ آیا صرف نداشتن مدیریت زمان مناسب باعث می‌شود که احساس کنیم وقتمان کم است؟ بیایید باهم دلایل کم آوردن وقت را بررسی کنیم:

 ۱: زود از جا بلند نمی‌شویم

دنیای مدرنی که ما در آن زندگی می کنیم عمدتا با یک برنامه ۹ به ۵ اجرا می‌شود. زود بیدار شدن به شما برتری قابل توجهی نسبت به افرادی که تا دیروقت می‌خوابند می‌دهد.

مطالعات زیادی ارتباط زود بیدار شدن و موفقیت را نشان داده است. وقتی زندگی موفق‌ترین زنان و مردان را تجزیه و تحلیل می‌کنیم، متوجه می‌شویم که تقریباً اکثر آنها روز خود را زود شروع می‌کنند. افرادی که دیر بلند می‌شوند اکثریت جمعیت کسانی را تشکیل می‌دهند که از کمبود وقت دائمی‌شان شکایت دارند.

۲: زیاد کار می‌کنیم

شاید با خودتان فکر کنید که کار کردن همزمان روی چند پروژه باعث می‌شود که بازده نسبتا خوبی داشته باشید و در وقت صرفه‌جویی کنید. اما این فکر کاملا اشتباه است.

در تحقیقاتی که روی کارمندان انجام شد، کسانی که روزانه چندین وظیفه را به‌صورت همزمان انجام می‌دهند، در پایان روز بازدهی کمتری نسبت به همکارانی که یک وظیفه خاص را انجام داده‌اند داشتند.

انجام دادن چند وظیفه به صورت همزمان باعث می‌شود که مغز شما هم آسیب ببیند. امروزه زیست‌شناسان به این نتیجه رسیده‌اند که وادار کردن مغز به انجام همزمان چند کار، می‌تواند به توانایی مغز آسیب برساند.

۳: روی زمان سرمایه‌گذاری نمی‌کنیم

کارشناسان بهره‌وری روی یک مسئله درباره زمان متفق‌القول هستند. همه آن‌ها عقیده دارند که در بحث مدیریت زمان، پیگیری و بودجه بندی کارهای و درواقع ضبط زمانی که به هر فعالیت اختصاص می‌دهید بسیار حیاتی است.

سعی کنید برای هر کار، زمانی را درنظر بگیرید که فکر می‌کنید می‌تواند بهترین نتیجه را روی آن کار به شما بدهد. آن وقت خواهید فهمید که چه میزان از زمانتان را باید به کارها اختصاص بدهید و فرصتی برای ارزیابی مجدد، بودجه مناسب زمان و نظارت بر وقتتان پیدا خواهید کرد.

اگر زمانتان را به درستی محاسبه و پیگیری نکنید یا در بودجه‌بندی زمان درست عمل نکنید، نتیجتا به جایی می‌رسید که بسیاری از افراد می‌رسند. یعنی مدام ازخودتان می‌پرسید که چرا انقدر وقت کم می‌آورم؟

۴: منظم نیستیم

نداشتن نظم تاثیرات منفی زیادی روی زندگی باقی خواهد گذاشت. افراد بی‌نظم نه تنها وقت کم می‌اورند، بلکه در رسیدن به موفقیت هم ناکام خواهند ماند. اما اگر منظم باشید، می‌توانید بهره‌وری‌تان را ارتقا بدهید و علاوه‌برآن روی چیزهای دیگری که در زندگی برایتان اهمیت دارد وقت بگذارید.

کمی از زمانتان را به برنامه‌ریزی روزانه و نظم بخشیدن به اموراتتان اختصاص بدهید. به این ترتیب دقیقا خواهید فهمید که چه چیزی را باید در چه جایی بگذارید و اصلا خودتان کجا هستید. این مسئله می‌تواند به صورت موثری در صرفه‌جویی در وقت، کاهش هزینه‌ها و رفع استرس موثر باشد.

۵: اولویت بندی نمی‌کنیم

مشکل اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین مشکلاتی است که در افراد به‌وجود می‌آید. بسیاری از افراد نمی‌دانند که چطور باید کارهایشان را اولویت‌بندی کنند و چه چیزی را در چه موقعی انجام بدهند. به همین دلیل است که همیشه احساس می‌کنند روزشان به سرعت تمام می‌شود.

بهترین کاری که می‌توانید انجام بدهید این است که سعی کنید به اهداف اصلی ومهم‌تر فکر کنید و آنچه برایتان اهمیت بیشتری دارد را در اولویت کارهایتان قرار بدهید. یکی از تکنیک‌هایی که می‌توانید در این زمینه استفاده کنید این است که قبل از هر کاری ابتدا از خودتان بپرسید: آیا واقعا الان باید این کار را انجام بدهم؟

اگر جوابتان منفی بود، طبعا نباید آن کار را انجام بدهید و به سراغ کارهای مهم‌تر با اولویت‌های بالاتر بروید. اولویت‌بندی تضمین می‌کند که  شما به بهترین شکل ممکن از زمانتان استفاده کرده‌اید.

۶: به راحتی حواسمان پرت می‌شود

اد هالوول ، استاد سابق دانشکده پزشکی هاروارد و نویسنده کتاب “رانده شده به حواس پرتی” عقیده دارد که امروزه اکثر افراد از نظر فرهنگی، دچار تغییرات عمیقی شده‌اند.

ما ابزار مدرن زیادی در دست داریم و ۲۴ ساعته با آن‌ها کار می‌کنیم. این ابزار بسیار فریبنده و جذاب هستند و تمام وقت ما را به خودشان اختصاص داده‌اند. به همین دلیل عجیب نیست که به سادگی از اهداف اصلی‌مان دور شویم یا حواسمان پرت شود.

بهترین کار این است که در مواقع کار خودتان را در محیطی ساکت حبس کنید. گوشیهایتان را خاموش کنید و سعی کنید از دسترس‌تان دور نگهشان دارید. ایمیل‌ها، پیام‌ها و تمام پیام‌های گوشی‌تان را از خودتان دور کنیدو از اینکه به کسی حین انجام کارتان نه بگویید، نترسید.

۷: برنامه روزمره نداریم

وودی آلن ، که تقریباً در همین سال ها پنجاه فیلم نامه نویسی و کارگردانی کرده است، عقیده عجیبی درباره موفقیت دارد. او معتقد است که هشتاد درصد موفقیت به نشان دادن آن در زندگی وابسته است.

این یعنی مهم‌ترین علت دستیابی به موفقیت بیشتر یا اصلل رسیدن به موفقیت، این است که در چه زمانی و چطور به آن نگاه کنید.

یعنی شما قبل از آنکه به موفقیت برسید، باید زندگی خودتان را به افراد موفق شبیه و نزدیک کنید. یکی از مهم‌ترین موارد این است که بتوانید برنامه روتین و روزانه منظمی داشته باشید و آن را به صورت مستمر دنبال کنید.

افرادی که برنامه روزمره ای ندارند که هر روز از آن پیروی می کنند مستعد حواس پرتی هستند و ممکن است مهلت مقرر و وظایفی را که باید انجام دهند را از دست بدهند.

حالا کافی است این وضعیت را با زندگی افراد موفق و مشهور مانند بیل گیتس مالک مایکروسافت، شریل سندبرگ از فیس بوک و یا آریانا هافینگتون مالک هاف پست مقایسه کنید. همه آن‌ها عادت دارند که قبل از خواب برنامه خاصی را اجرا کنند.

گوشی‌هایشان را خاموش می‌کنند، از دنیای دیجیتال جدا می‌شوند و کمی مطالعه می‌کنند. این کار به آن‌ها اجازه می‌دهد که بهتر بخوابند و روز بعد با انرژی بیشتری از خواب بیدار شوند.

۸: بیش از اندازه نگران سرعت کارها هستند

الیور بورکمن، در کتاب خود، پادزهر، داستان خدمه پیت استاپ در مسابقات فرمول یک را روایت می‌کند. حتما می‌دانید که تا چه اندازه کار این گروه به هماهنگی، سرعت و کارامدی بالا وابسته است.

او می‌گوید وقتی افراد گروه پیت استاپ سرعت را در عملکرد اصلی خود قرار می‌دهند، متوجه می شوند که سرعت چندان بالایی ندارند. آنچه می‌تواند به کار آن‌ها سرعت ببخشد، مدنظر قرار دادن سرعت نیست. بلکه هماهنگی و کار روان گروه می‌تواند بهترین نتیجه را به آن‌ها خواهد داد.

حالا همین مسئله را درباره مدیریت زمان و بهره‌وری اجرایی کنید. افرادی که بیش از اندازه به سریع پیش رفتن کار فکر می‌کنند، یا افرادی که همیشه عجله دارند، درنهایت نتیجه با کیفیتی از کارشان نخواهند گرفت و چه بسا کسانی که سرعت متعادل اما با برنامه ریزی دارند با سرعت بیشتری پیش خواهند رفت.

سعی کنید بیش از هر چیزی به کارکرد منظم ودرست فکر کنید و تمرکزتان را روی سرعت نگذارید. کافی است بهره‌وری را افزایش دهید و کارها را به موقع انجام بدهید.

از این گذشته یادتان باشد که زندگی ماراتن است و مسابقه دوی سرعت نیست. همه هدف ما این است که مسابقه را به پایان برسانیم و به دیگران کمک کنیم که با ما همراه شوند. نه اینکه صرفا از خط عبور کنیم.

۹: مرتبا برنامه‌هایمان را مرور نمی‌کنیم

اگر مرتبا برنامه‌هایمان مرور نکنیم و لیست کارها را چک نکنیم، تنها نتیجه‌ای که خواهیم گرفت اتلاف انرژی خودمان و دیگران خواهد بود و قطعا این مسئله به ضررمان تمام خواهد شد.

این مسئله مخصوصا زمانی که اولویت‌هایمان را عوض کرده‌باشیم و تغییری در عاداتمان ایجاد شده باشد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. همانطور که می‌دانید گذشت زمان تغییرات را ناگزیر می‌کند و یکی از کارهایی که می‌تواند ما را با تغییرات جدید سازگار کند، مرور مداوم برنامه‌هایمان است.

اگر مانند گذشته رفتار کنیم، نباید انتظار نتیجه قبلی را داشته باشیم و احتمال اینکه شکست بخوریم زیاد است. برای اطمینان از اینکه برنامه‌ها و تلاش‌هایتان با یکدیگر همراستا و یکسو هستند، به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه برنامه‌هایتان را مورد بررسی قرار دهید و مرتبا آن‌ها را چک کنید تا کارهای غیرضروری و زائد حذف شوند و وقتتان را اشغال نکنند.

 

 

۱۰: منفی‌نگر هستند

افرادی که همیشه می گویند وقت ندارند یا بیش از حد مشغول خواندن ، تمرین ، مسافرت و غیره هستند ، وقت انجام این کارها را نخواهند داشت.

با این حال ، افرادی که مثبت صحبت می کنند ، سازمان یافته رفتار می‌کنند و کارهایشان را اولویت‌بندی می‌کنند، می‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند.

به جای اینکه بگوییم من وقت ندارم که با دوستان و خانواده‌ام تفریح کنم، بگویید من می‌توانم زمانی را با خانواده بگذرانم اما کارهایم برای اولویت بیشتری دارند.

غر زدن و بدبینی را به بهانه‌ای برای مدیریت زمان غلط تبدیل نکنید. این مسئله می‌تواند کم‌کم به جزئی از برنامه‌هایتان تبدیل شود.