مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود

اصول مدیریت پروژه، قوانینی اساسی هستند که باید برای مدیریت موفق پروژه‌ها رعایت شوند. در زیر به ۹ اصل در مدیریت پروژه اشاره شده است:

۱- ساختار رسمی

برای پروژه‌ها مهم است که دارای یک ساختار رسمی شامل فرآیندها، روش‌ها و ابزارها باشند.

اگر تا به حال سعی کرده‌اید یک پروژه را بدون ساختار رسمی) به اتمام برسانید، می‌دانید کنترل آن چقدر سخت است.

یک پروژه باید دارای یک منشور، برنامه و تیم کاری باشد. این موارد کمک می‌کنند تا اولویت بندی و موفقیت به طور صحیحی مدیریت شوند.

۲- اسپانسر پروژه

یک حامی مؤثر برای موفقیت یک پروژه امری حیاتی است. اسپانسرهای مختلفی برای حمایت از پروژه وجود دارند.

یک حامی قوی می‌تواند به غلبه بر موانع مانند مسائل مالی کمک کند. داشتن یک حامی مالی می‌تواند فرآیند تصمیم گیری را آسان کند.

۳- اهداف و نتایج

بدون الزامات مشخص و معیارهای تأیید، تشخیص موفقیت یک پروژه دشوار خواهد بود. شایع‌ترین عامل در پشت پروژه‌های ناموفق، فقدان اهداف مشخص است. الزامات و ضوابط تأیید پروژه باید در ابتدای پروژه تعیین و مستند شود.

اطمینان از اینکه این موارد توسط کلیه ذینفعان اصلی، از جمله حامی مالی و مشتری بررسی و تأیید می‌شوند، مهم است.

۴- نقش‌ها و مسئولیت‌ها

دو فرم وجود دارند که باید برای مستند سازی و تعریف نقش و مسئولیت‌های همه افراد درگیر یک پروژه استفاده شوند. RACI یا RASCI برای تعریف مسئولیت‌ها و انتظارات اعضای تیم استفاده می‌شود.

به هر یک از اعضای تیم متناسب با نقش آن‌ها برای هر کار یک فرم (RACI) اختصاص داده می‌شود. این به شما کمک می‌کند تا سهامداران خود و همچنین اطلاعات مهمی‌ مانند موارد زیر را ثبت کنید:

• تنظیمات ارتباطی (نوع و فرکانس)
• اطلاعات تماس
• سطح تأثیر بر پروژه
• سطح تعامل با پروژه
• نقش آن‌ها در شرکت
• سایر اطلاعات یا یادداشت‌های مربوطه

۵- مدیریت تغییرات پروژه

همانطور که در بخش اهداف بحث شد، یک پروژه باید از دامنه‌ای کاملاً مشخص برای اطمینان از نتیجه مطابق انتظارات مشتری برخوردار باشد.

بدون مدیریت تغییرات قوی، یک پروژه ممکن است دچار خزش دامنه شود؛ این مهم زمانی است که دامنه یک پروژه به تدریج فراتر از دستورالعمل‌های اولیه پروژه رشد می‌کند.

به عنوان مثال، اعضای تیم یا ذینفعان ممکن است بخواهند ویژگی‌های اضافی را به محصول اضافه کنند.

اما اگر تغییرات را به دقت کنترل کنید، می‌توانید یک محصول واقعاً عالی داشته باشید که مشتریان را ذوق زده می‌کند.

۶- مدیریت ریسک

از آنجا که ما نمی‌توانیم پروژه‌ها را به صورت حبابی اجرا کنیم، همه آن‌ها با خطرات زیادی روبرو هستند.

پس یک خطر به سادگی یک اتفاق غیر منتظره را ایجاد می‌کند که بر پروژه شما تأثیر خواهد گذاشت.

این خطر ممکن است خوب یا بد باشد و می‌تواند بر منابع، فنآوری یا فرآیندهای شما تأثیر بگذارد.

به منظور به حداقل رساندن یا از بین بردن تأثیری که خطرات بر روی پروژه‌های شما خواهند گذاشت، مدیریت ریسک مهم است.

این مهم شامل شناسایی، ارزیابی و نظارت بر خطرات و همچنین تصمیم گیری در مورد برنامه‌های عملیاتی برای اجرا در صورت بروز خطرات است.

۷- قابلیت‌های تحویل ارزش

قابلیت‌های تحویل ارزش به سادگی ابزارها، فرایندها و رویه‌های پروژه هستند که به شما کمک می‌کنند تا ارزش خود را به مشتریان نشان دهید.

این مهم می‌تواند شامل سیستم‌های پروژه مانند استفاده از نوعی نرم افزار برنامه ریزی باشد.

اگر رویکردهایی را برای ارائه پروژه‌های موفق نرم افزاری ایجاد کرده و آنها را آزمایش کنید، نسبت به شرایطی که از ابتدا شروع می‌کنید، در آینده مجهزتر خواهید بود.

۸- مبانی مدیریت عملکرد

پروژه‌ها معمولاً دارای ۳ مؤلفه اساسی اعم از هزینه، برنامه و دامنه هستند. هر یک از این مؤلفه‌ها باید یک خط مبنا یا برنامه داشته باشند که بتوان عملکرد را در برابر آن بسنجند.

وقتی این خطوط پایه یکپارچه شوند، به آن «خط مبانی مدیریت عملکرد» گفته می‌شود. این بدان معناست که وقتی تغییر در هر یک از مؤلفه‌ها ایجاد می‌شود، تأثیر آن در دو مورد دیگر نیز منعکس خواهد شد.

بنابراین، اگر تغییر دامنه داشته باشید، می‌بینید که چگونه بر برنامه و هزینه پروژه تأثیر می‌گذارد. این مهم به شما این امکان را می‌دهد تا تأثیر کلی تغییرات یک پروژه را بهتر کنترل کنید.

همچنین تصمیم گیری را بهبود می‌بخشد زیرا می‌توانید کل ساختار پروژه را مشاهده کرده و تمام تأثیرات تصمیمات احتمالی را شناسایی کنید.

۹- ارتباطات

اگر مدتی در مدیریت پروژه کار کرده‌اید، ممکن است این جمله را شنیده باشید که مدیریت پروژه ۹۰ درصد به ارتباطات متصل است.

موفقیت یک پروژه مستلزم برقراری ارتباط با فعالیت‌های پروژه و خطرات، هم در تیم پروژه و هم با سایر ذینفعان است.

ارتباط به دلایل مختلف از جمله موارد زیر مهم است:

• هماهنگی کارها و برنامه‌ها
• تصمیم گیری و حل مسئله
• شناسایی و حل تعارضات (چه در داخل و چه در خارج از پروژه)
• کاهش خطرات و مسائل