ماتریس آیزنهاور را بهتر بشناسید

شاید برایتان پیش آمده باشد که زیر انبوه کوه وظایف گیر کرده باشید و ندانید که باید از کجا شروع کنید. این احساس آزاردهنده، می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد و انرژیتان را بگیرد.

خبر خوب اینکه روش‌های متعددی برای مدیریت انجام وظایف و بهره‌وری وجود دارد که یکی از معروف‌ترین آن‌ها، ماتریس آیزنهاور است.

این تکنیک که به آن ماتریس فوری-مهم هم می‌‌گویند، روشی برای این است که بتواند وظایف را به‌صورت راحت‌تری طبقه‌بندی کنید و بتوانید درکی میان وظایفی که فوریت دارند و وظایفی که انجام آن‌ها مهم است داشته باشید.

این ادراک به شما کمک می‌کند که بدانید اول کدام وظیفه را انجام دهید و سپس سراغ کدام بروید.

چرا ماتریس آیزنهاور؟

دوایت دی آیزنهاور، سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده آمریکا، کسی است که نام این تکنیک را را از او گرفته‌اند.

آیزنهاور قبل از آنکه به ریاست جمهوری آمریکا منصوب شود، ژنرال ارتش این کشور در جنگ جهانی دوم بود.

وظایف سنگینی که آیزنهاور برعهده داشت او را مجبور می‌کرد تا مدام تصمیمات بزرگ و سختی بگیرد.

این روند او را مجبور کرد که بارها و بارها در تکنیک تصمیم‌گیری و انجام وظایف تجدیدنظر کند و هوش بالای او درنهایت به روشی منجر شد که این روزها در مدیریت و توسعه فردی، بسیار پرکاربرد است. این روش، همان چیزی است که ما از آن به‌عنوان ماتریس آیزنهاور یاد می‌کنیم.

به گفته آیزنهاور نکته مهم در مدیریت انجام کار این است که بتوانیم درک درستی از تفاوت میان کارهای فوری و کارهای مهم داشته باشیم.

تفاوت اساسی این دو مسئله است که می‌تواند به ما کمک کند تا وظایف‌مان را به‌صورت دقیق و صحیح سازمان‌دهی کنیم.

بعدها استفان کاوی در کتاب پرفروش خود، هفت عادت مردمان موثر، از این تکنیک به‌عنوان ابزاری موثر برای اولویت‌بندی وظایف یاد کرد.

این تکنیک به شما کمک می‌کند که با تاثیر کاذب مسئله فوریت صرف مبارزه و با حذف اتلاف وقت فضای ذهنی بیشتری را برای رسیدن به اهداف و وظایف مهم‌تر ایجاد کنید.

تفاوت میان وظایف مهم و وظایف فوری

آنچه در ماتریس آیزنهاور اهمیت دارد این است که بتوانید تفاوت میان مفهوم وظایف مهم و فوری را به‌خوبی درک کنید. در ادامه تفاوت اصلی میان این دو مفهوم را باهم بررسی خواهیم کرد:

وظایف فوری

وظایف فوری آن‌دسته از وظایفی هستند که زمان در آن‌ها حرف اول را می‌زنند و به توجه فوری شما نیاز دارند.

شما موظف هستید این‌دسته از وظایف را سریعا سامان‌دهی کنید و به آن‌ها برسید. احساس عجله، حالت تدافعی و تمرکز از مهم‌ترین احساساتی هستند که حین انجام این‌دسته از وظایف به شما دست خواهد داد.

وظایف مهم

ماموریت‌هایی که ارزش و اهداف بلندمدت دارند، وظایف مهم نام می‌گیرند. این وظایف ممکن است نتایج فوری به‌همراه نداشته باشند، اما اهمیت زیادی دارند و نیاز به تمرکز شما خواهند داشت.

حین انجام این دسته از وظایف، حس آرامش و لزوم به‌کارگیری منطق را خواهید داشت.

مزایای اجرای ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور چند مزیت جذاب دارد.

• اولین مزیت این است که درک و استفاده از آن بسیار آسان است. اجرای این تکنیک به دانش قبلی یا آموزش خاص نیاز ندارد.
• تقسیم وظایف به چهار دسته به‌سرعت انجام می‌شود. دو فاکتور مهم در دسته‌بندی وظایف، اهمیت و فوریت، به‌سرعت شناسایی می‌شوند و به‌سادگی قابل اجرا هستند.
• بااستفاده از این تکنیک می‌توانید از وظایف مهم و استراتژیک خود محافظت و آن‌ها را سریعا اجرایی کنید.
• اجرایی کردن آن به ابزار خاصی نیاز ندارد و کافیست یک خودکار و تکه‌ای کاغذ زیر دستتان داشته باشید.
• می‌توانید با استفاده از آن وظایفتان را مرتب کنید و آن‌دسته از اموری که نیاز به اجرایی شدن ندارند، به‌سادگی نادیده گرفته یا حذف شوند.
• بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا منظم‌تر شوید و ساختار واضحی برای تکمیل کارهایتان داشته باشید.

معایب ماتریس آیزنهاور

علی‌رغم همه مزایایی که برای ماتریس آیزنهاور تعریف می‌شود، نمی‌توان از چالش‌هایی که در مسیر اجرایی شدن آن وجود دارد، چشم‌پوشی کرد.

لیست زیر بخشی از چالش‌هایی هستند که برای این تکنیک تعریف شده است:

• درصد زیادی از ما درگیر وظایفی هستیم که به‌صورت مداوم به لیست آن اضافه می‌شود. در این سرعت و هرج‌ومرج، برنامه‌ریزی کردن برای دسته‌بندی وظایف، کار سختی است.
• چهار دسته‌بندی ماتریس آیزنهاور، به اندازه کافی گویا نیست و حتی ممکن است در دسته‌بندی اول، وظایفی باشند که نسبت به باقی مهم‌تر و فوری‌تر باشند.
• هنگام کار با وظایف، وظایف جدید ایجاد می‌شوند که ممکن است حتی از وظایف مهم و فوری هم مهم‌تر باشند. در اجرایی کردن این تکنیک، به چنین موقعیتی اشاره نشده است.
• ماتریس آیزنهاور نمی‌تواند ابزار کار باشد؛ این تکنیک در بهترین حالت ممکن سازه‌ای ذهنی یا چارچوبی است که به ما کمک می‌کند تا لیست وظایفمان را مرتب کنیم.

چطور تکنیک ماتریس آیزنهاور را اجرایی کنیم؟

برای اجرایی کردن ماتریس آیزنهاور، کافیست وظایفتان را به چهار دسته تقسیم و هر کدام را به‌ترتیب اجرا کنید:

دسته اول

دسته اول وظایف آن‌هایی هستند که هم مهم‌اند و هم باید حداکثر طی ۲۴ ساعت آینده انجام شوند.

مثلا فکر کنید که قرار است یک سند مهم را بررسی یا قراردادی را تنظیم کنید. قطعا انجام این کار باید در اولویت شما قرار بگیرد، چون غیر از آن، احتمال دارد از طرف مدیرتان بازخواست شوید.

این دسته از وظایف را باید در اولویت انجام قرار دهید و حتی می‌توانید با تنظیم تایمر و تقسیم وقت، بهره‌وری و تمرکزتان را حین انجام آن به حداکثر برسانید.

دسته دوم

دسته دوم به وظایفی تعلق دارند که باید در صف زما‌بندی قرار بگیرند. این وظایف مهم هستند، اما انجام آن‌ها فوریت ندارد و مثلا می‌توانید آن‌ها را تا سه یا چهار روز آینده به اتمام برسانید.

این وظایف باید در تقویم زمان‌بندی شما قرار بگیرند و در صف انجام بمانند.

مثلا ارائه گزارش عملکرد ماهانه یا سه ماهه اول سال، گزارش مهمی است که باید طی چند روز آینده تکمیل شود، اما ضرورتی ندارد که حتما تا یکی دو روز آینده آن را تکمیل کنید.

شما می‌توانید انجام این کار را به روزهای بعد از اتمام وظایف فوری و مهم موکول کنید.

دسته سوم

دسته سوم ماتریس آیزنهاور به آن بخش وظایف اختصاص دارد که اهمیت کمی دارند، اما انجام آن‌ها فوری است. شما می‌توانید آن‌ها را بدون آنکه خودتان انجام دهید، به کسی محول کنید.

بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند این دسته از وظایف را حین جلسه پیگیری کنند یا به‌صورت تلفنی و ایمیلی از دیگران بخواهند که آن را انجام دهند.

فکر کنید مدیرتان از شما خواسته است که تشریفات مربوط به همایشی را مدیریت و اداره کنید.

شما می‌توانید یکی دیگر از همکارانتان را به مدیرتان پیشنهاد دهید تا این وظیفه را برعهده بگیرد؛ چون وقتتان به‌اندازه کافی برای کارهای مهم و فوری پر است.

دسته چهارم

به وظایفی گفته می‌شود که نه فوری هستند و نه اهمیت دارند.

براساس ماتریس آیزنهاور این کارها اصلا نباید انجام شوند و حذف آن‌ها می‌تواند به شما کمک کند که فضای کافی برای کارهای مهم‌تر خالی کنید.

چک کردن شبکه‌های اجتماعی، گشت‌وگذار بدون هدف در اینترنت یا بازی ویدئویی از این دست کارها هستند.

حین اجرایی کردن ماتریس آیزنهاور به نکات زیر دقت کنید:

1. طبقه‌بندی کارها و اولویت‌بندی وظایفی که اهمیت فوری دارند، می‌تواند ذهنتان را آزاد کند. اما حتما باید دقت کنید که چه کاری ارزش انجام دارد.
2. سعی کنید سقف وظایفتان را به هشت وظیفه در هر دسته‌بندی تنظیم کنید. قبل از اضافه کردن وظیفه جدید، مطمئنن شوید که یکی از آن‌ها را انجام داده‌اید و از لیست حذف کرده‌اید. هدف ماتریس آیزنهاور نه جمع‌آوری لیست کارها، که انجام وظایف است.
3. اجازه ندهید که کسی حواستان را پرت کند و تمرکز را حفظ کنید. این شما هستید که اولویت‌هایتان را تعریف می‌کنید، نه دیگران. پس درست و اصولی برنامه‌ریزی کنید و به انجام آن پایبند باشید.
4. هرگز معطل نکنید؛ هدف اصلی کار این است که با سرعت مناسب پیش بروید تا درنهایت به هدف برسید.

معرفی کتاب

برای آموزش مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری، کتاب‌های زیادی پیش‌روی شما قرار دارند. شما می‌توانید در این مسیر از کتاب هفته کاری ۴ ساعته، نوشته تیم فریس، ۱۵ راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق نوشته کوین کروز و سال ۱۲ هفته‌ای نوشته برایان پی موران استفاده کنید.

ما در اپلیکیشن ذهن تلاش کرده‌ایم تا هرآنچه برای طی کردن مسیر رشد و موفقیت نیاز دارید را دراختیارتان قرار دهیم. اگر دوست دارید در این مسیر کنارتان باشیم و باهم رشد کنیم، با کلیک بر لینک زیر به خانواده ذهن بپیوندید.

این نوشته ماتریس آیزنهاور؛ تکنیکی جذاب و کاربردی برای افزایش سطح بهره‌وری برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.