حل مسئله چیست؟ تکنیک‌ها و روش‌های جذاب حل مسئله

حل مسائل هم برای افراد و هم سازمان‌ها امری مهم است، زیرا به ما این امکان را می‌دهد بر محیط خود کنترل داشته باشیم. می‌توان اهمیت حل مسئله را به موارد زیر تقسیم کرد:

رفع نقص‌ها

بعضی از چیزها با گذشت زمان فرسوده و خراب می‌شوند، برخی دیگر از روز اول دارای نقص هستند. محیط‌های شخصی و شغلی پُر از مسائل، فعالیت‌ها، تعاملات و فرآیندهایی است که نقض شده‌اند یا به روشی که تمایل به انجام آن دارند، عمل نمی‌کنند.

حل مساله مکانیزمی را برای شناسایی این موارد به ما ارائه می‌دهد که دلیل نقض شدن آنها را مشخص می‌کند و برای حل آنها یک مسیر عملی تعیین می‌کند.

مقابله با خطر

انسان‌ها یاد گرفته‌اند که امور مختلف زندگی را شناسایی کنند و از روابط علت و معلولی در محیط خود آگاهی پیدا کنند.

این مهارت‌ها نه تنها ما را قادر می‌سازند که هنگام مشکل آنها را برطرف کنیم، بلکه پیش بینی می‌کنند که چه اتفاقی ممکن است در آینده بیفتد (براساس تجربه گذشته و رویدادهای فعلی).

حل مسئله را می‌توان در مورد حوادث پیش بینی شده آینده به کار بُرد و از آن استفاده کرد تا در زمان فعلی بتواند احتمال وقوع آن را پیش‌بینی کند و یا در صورت وقوع آن را تغییر دهد.

بهبود عملکرد

یک شبکه پیچیده و همیشه در حال تغییر در ارتباطات وجود دارد و در نتیجه، اقدامات یک فرد اغلب تأثیر مستقیم بر دیگران خواهد داشت.

این وابستگی‌های متقابل، انسان‌ها را قادر می‌سازد تا برای حل مشکلات پیچیده‌تر با هم کار کنند و نیرویی را ایجاد کنند که همه را ملزم به بهبود عملکرد کند تا با پیشرفت‌های دیگران سازگار شوند.

حل مشکلات به ما کمک می‌کند روابط را درک کنیم و تغییرات و بهبودهای لازم را برای رقابت و بقاء در یک محیط در حال تغییر به کار گیریم.

استفاده از فرصت

حل مسئله فقط پاسخگویی به محیط موجود نیست (اصلاح آن). این همچنین در مورد نوآوری، ایجاد چیزهای جدید و تغییر محیط برای شرایط مطلوب‌تر است.

حل مسائل ما را قادر می‌سازد تا فرصت‌های موجود در محیط را شناسایی و از آن بهره برداری کنیم و کنترل را بر آینده اعمال کنیم. از طریق آموزش، تمرین و یادگیری می‌توان توانایی حل مؤثرتر مشکلات را به دست آورد و با گذشت زمان پیچیدگی‌ها و دشواری‌ها را برطرف کند.

استفاده از روش حل مسئله برای همه افراد در هر موقعیتی لازم است. برخی از دلایل استفاده از حل مسئله در زیر آورده شده‌اند:

• حل مسئله باعث می‌شود افراد ایده‌ها را شناساسی کنند. هنگام حل مسائل، افراد به جای چکیده، در چارچوب مسئله غرق می‌شوند.
• حل مسئله افراد را تشویق می‌کند که به توانایی خود رده و برای یافتن راه حل فکر کنند.
• حل مسئله اطلاعات ارزیابی مداوم را فراهم می‌کند که می‌تواند به مدیران در تصمیم گیری‌های سازمانی کمک کند. بحث‌های مربوط به حل مشکل، منبع غنی از اطلاعاتی در مورد دانش را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
• فعالیت‌های خوب حل مسئله نقطه ورودی را فراهم می‌کند که به همه افراد اجازه می‌دهد روی یک مسئله کار کنند. ماهیت اصلی این مهم باعث می‌شود تا ایده‌های موجود برای به چالش کشیدن دانش و درک بیشتر آنها گسترش یابد.
• حل مسئله قدرت تجزیه و تحلیل را توسعه می‌دهد. این مهم به افراد کمک می‌کند تا با دانش خود مسائل دنیای واقعی و فرضی را به شکلی بنیادین حل کنند.
• حل مسئله بسیار لذت بخش است. به افراد این امکان را می‌دهد تا با سرعت کار کنند و در مورد نحوه کشف مسئله تصمیم بگیرند. از آنجا که تمرکز فقط به یک پاسخ خاص محدود نمی‌شود، افراد و سازمان‌ها در سطوح مختلف توانایی، می‌توانند چالش‌ها و موفقیت‌های مربوط به یک مسئله را تجربه کنند.
• هنگامی که افراد رویکرد حل مسئله در امور را درک می‌کنند، یک مسئله می‌تواند به یک پتانسیل خوب برای اکتشاف و درک مسائل پنهان باشد.

حل مسئله مؤثر معمولاً شامل چندین مرحله به شرح زیر است:

۱- شناسایی مشکل

این مرحله شامل تشخیص وجود یک مشکل، شناسایی ماهیت مسئله و تعریف مسئله است. مرحله اول حل مسئله ممکن است واضح به نظر برسد اما غالباً به فکر و تحلیل بیشتری نیاز دارد.

شناسایی یک مسئله به خودی خود کار دشواری است. اصلاً مشکلی پیش امده است؟ ماهیت مسئله چیست؟ آیا مشکلات بی‌شماری وجود دارند؟ چگونه می‌توان مسئله را به بهترین وجه تعریف کرد؟

با صرف زمان برای تعریف مسئله، نه تنها خودتان آن را واضح‌تر خواهید فهمید، بلکه می‌توانید ماهیت آن را به دیگران نیز منتقل کنید که منجر به مرحله دوم شود.

برای این مرحله، تفکر انتقادی، تفکر واگرا، تفکر تحلیلی، تفکر تیمی یا تفکر سیستمی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۲- ساختار مسئله

این مرحله شامل یک دوره مشاهده، بازرسی دقیق، حقیقت یابی و ایجاد یک تصویر واضح از مشکل است. به دنبال شناسایی مسئله، ساختار مسئله و افزایش درک آن است.

این مرحله در مورد کشف و تجزیه و تحلیل واقعیت‌ها، ایجاد یک تصویر جامع‌تر از اهداف و موانع است. این مرحله ممکن است برای مشکلات خیلی ساده لازم نباشد اما برای مشکلات پیچیده‌تر ضروری است.

۳- جستجو برای راه حل‌

در طول این مرحله می‌توانید طیف وسیعی از اقدامات ممکن را ایجاد کنید. از اطلاعات جمع آوری شده در دو مرحله اول، اکنون زمان آن رسیده است که در مورد راه حل‌های ممکن برای مسئله فکر کنیم.

در یک موقعیت گروهی، این مرحله اغلب به صورت جلسه طوفان مغزی انجام می‌شود و به هر فرد در گروه اجازه داده می‌شود که نظرات خود را درباره راه حل‌های ممکن (یا راه حل‌های جزئی) بیان کنند.

در سازمان‌ها افراد مختلف تخصص‌های متفاوتی دارند، بنابراین شنیدن نظرات هر یک از طرف‌های مربوط لازم و مفید است.

۴- تصمیم گیری

این مرحله شامل تجزیه و تحلیل دقیق اقدامات مختلف عملی و سپس انتخاب بهترین راه حل برای اجرا است. این مرحله شاید پیچیده‌ترین قسمت فرآیند حل مسئله باشد.

با ادامه گام قبلی، اکنون وقت آن است که به هر راه حل بالقوه نگاهی بیندازیم و آن را با دقت تجزیه و تحلیل کنیم. اجرای برخی از راه حل‌ها به دلیل مشکلات دیگری مانند محدودیت زمانی یا بودجه امکان پذیر نیست.

در این مرحله مهم است توجه کنیم که چه اتفاقی می‌تواند بیفتد اگر برای حل مشکل کاری انجام نشود، گاهی اوقات تلاش برای حل مسئله‌ای که منجر به مشکلات بیشتری می‌شود، به برخی از تفکرات بسیار خلاقانه و ایده‌های نوآورانه نیاز دارد.

سرانجام، تصمیم بگیرید که کدام روش را انتخاب کنید، تصمیم گیری مهارت مهمی در حل مسئله‌ است.

۵- پیاده سازی

این مرحله شامل پذیرش و اجرای روش‌های منتخب است. اجرا به معنای اقدام بر روی راه حل انتخابی است.

در حین اجرا، مشکلات بیشتری به وجود می‌آیند، خصوصاً اگر شناسایی یا ساختار مسئله اصلی به طور کامل بررسی نشده باشد! این مرحله معمولاً شما را ملزم به انجام اقدامات زیر می‌کند:

• برای اجرای راه حل انتخابی یک برنامه عملیاتی تهیه کنید.
• اهداف را تعریف کنید و آنها را به موارد قابل اندازه گیری تقسیم کنید.
• جدول زمانی را برای اجرا مشخص کنید.
• طرح را به همه افراد درگیر اطلاع دهید.
• کانال های بازخورد را برای استفاده در طول فرآیند ایجاد کنید.

۶- کنترل راه حل

اطمینان حاصل کنید که پیشرفت را به طور مداوم اندازه گیری می‌کنید تا مطمئن شوید که آیا راه حل شما کار می‌کند یا خیر! برای تعیین اینکه آیا راه حل نیازهای موجود را برآورده می‌کند، داده ها و بازخورد دیگران را جمع آوری کنید.

در صورت بروز هرگونه اتفاق غیرمترقبه، ممکن است لازم باشد که فرآیند را از دوباره تنظیم کنید. اگر احساس می‌کنید راه حل مطابق برنامه کار نمی‌کند، ممکن است لازم باشد به راه حل‌های جایگزین خود برگردید و برنامه جدیدی را اجرا کنید.

مسلماً حل مسئله روند بی عیب و نقصی نیست! تعدادی از موانع مختلف وجود دارند که می‌توانند در توانایی ما در حل سریع و کارآمد یک مسئله اختلال ایجاد کنند. محققان تعدادی از این موانع ذهنی را توصیف کرده‌اند که شامل موارد زیر هستند:

رفع عملکرد

این اصطلاح به گرایش برای مشاهده مشکلات فقط به روال عرفی آنها اشاره دارد. ثابت بودن عملکرد باعث می‌شود افراد نتوانند به طور کامل همه گزینه‌های مختلف را که ممکن است برای یافتن یک راه حل وجود داشته باشند را مشاهده کنند.

اطلاعات بی‌ربط یا گمراه کننده

وقتی می‌خواهید مشکلی را حل کنید، مهم است که بین اطلاعات مربوط به موضوع و داده‌های بی‌ربطی که می‌توانند به راه حل‌های نادرست منجر شوند، تفاوت قائل شوید.

وقتی مشکلی بسیار پیچیده باشد، تمرکز روی اطلاعات گمراه کننده یا بی‌ربط آسان‌تر خواهد بود.

فرضیات

در هنگام برخورد با مشکل، مردم معمولاً در مورد محدودیت‌ها و موانعی که از راه حل‌های خاص جلوگیری می‌کنند، فرضیاتی ارائه می‌دهند. این فرضیات ممکن است حل مشکل را پیچیده‌تر کنند.

مجموعه ذهنی

یکی دیگر از موانع معمول حل مسئله به عنوان مجموعه ذهنی شناخته می‌شود. این روش گرایش افراد به استفاده از راه حل‌هایی است که در گذشته کاربرد داشته‌اند.

مجموعه ذهنی می‌تواند ابزاری مفید برای حل مسائل متعارف باشد (مسائلی که همیشه افراد در هر زمان با آنها مواجه می‌شوند). با این حال، مجموعه ذهنی ممکن است برای یافتن راه حل‌های مؤثر برای مشکلات جدید، روشی قدیمی باشد.

اگر هنگام تلاش برای حل یک مسئله، در خارج از منطقه راحتی خود احساس آسودگی می‌کنید و به توانایی حل مسئله خود شک دارید، روش‌های زیادی برای توسعه مهارت‌های شما وجود دارند. در اینجا چند نکته برای بهبود روش حل مسئله بیان شده‌اند:

روی راه حل تمرکز کنید

متمرکز شدن در حل مشکل مهم است. تغییر تمرکز بر روی مشکل فعلی در نتایج و راه حل‌های احتمالی، می‌تواند چشم انداز مثبت‌تری به شما بدهد و چشمان‌تان را به روی راه حل‌های جدیدی باز کند.

مشکل را به روشنی تعریف کنید

حل مشکلی برای فردی که هرگز برای تعریف آن وقت نگذاشته است بسیار دشوار می‌باشد. هیچ محل کاری کامل نیست و معمولاً انواع مختلفی از مشکلات مرتبط با هم وجود دارند که می‌توانند هر زمان حل شوند.

اگر در طی فرآیند حل مسئله دچار مشکل و حواس پرتی شدید، به مرحله یک برگردید و مطمئن شوید که هنوز تمرکز دارید.

در مورد یک روند موافقت کنید

اگر به عنوان بخشی از تیم حل مسئله هستید، بسیار مهم است که قبل از شروع فرایند حل مسئله، با قوانین و روش‌های اساسی موافقت کنید. این روند ساده خواهد بود و به شما کمک می‌کند تا از درگیری جلوگیری کنید.

حتماً از گوش دادن فعال استفاده کنید

بهترین حل کنندگان مشکلات، شنوندگانی عالی هستند. حل مسئله مستلزم آن است که ورودی‌ها و نظرات مختلفی را در نظر بگیرید و آنها را به دقت تجزیه و تحلیل کنید. مهم است که افراد درگیر در این فرآیند درک لازم از موضوع را داشته باشند.