چطور می‌توانید برای کارتان یا هر چیز دیگری برنامه ریزی کنید؟

اگر هنگام تلاش برای برنامه‌ریزی چیزی در خانه یا محل کار تان دچار مشکل شده اید و می‌خواهید بدانید که چگونه این کار را انجام دهید، در ادامه مراحل کلی برنامه ریزی را بیان خواهیم کرد.

هنگامی که مفاهیم اولیه و اساسی برنامه ریزی را درک کردید، می توانید مانند یک فرد حرفه ای برنامه بنویسید.

این یک روش ساده شش مرحله‌ای است که در هر موقعیتی و در هر مکانی و در هر زمانی می توانید از آن استفاده کنید، از کارهای کوچک تا پروژه های بزرگ را برنامه ریزی نمایید.

۱.اهداف خود را بیان کنید

شما باید در مورد آنچه می خواهید انجام دهید، شفاف باشید. اگر نتوانید هدف تان را به وضوح بیان کنید، برنامه تان دچار مشکل خواهد شد.

سعی کنید این را از خود بپرسید: “انجام دادن این کار به چه معناست ؟” کمی در موردش فکر کنید، بعد سعی کنید به خودتان این گونه پاسخ دهید: “وقتی کارهای a، b، c و غیره را کامل کردم، این کار تمام می شود.”

پس برای اینکه بتوانید بگویید کارتان تمام شده است، باید انجام دادن کارهای aوbوc را فهرست کنید. با داشتن این فهرست،  پایه و اساس یک برنامه را پی ریزی می کنید.

خواندن مقاله زیر می تواند بیشتر شما را با هدف گذاری موثر آشنا کند.

 

۲. وضعیت را توصیف کنید

احتمالاً دلایل خوبی برای انجام کاری که می‌خواهید برای آن برنامه ریزی کنید وجود دارد. اما آیا می‌دانید آنها چه هستند؟ اگر نمی‌توانید این دلایل را فهرست کنید، یعنی به اندازه کافی در مورد آنچه می‌خواهید انجام دهید، نمی‌دانید.

هر برنامه پاسخی به یک موقعیت یا زمینه خاص است. می‌توانید درک خود از آن موقعیت را با این سؤال از خودتان آزمایش کنید: «در حال حاضر در اطرافم چه اتفاقاتی رخ می‌دهد و چه چیزی ممکن است در حین اجرای این کار تغییر کند؟»

در واقع برنامه ریزی نشان دهنده قصدی هست که ریشه در وضعیت فعلی و تمایل به تغییر آن دارد. اگر هدف‌تان را بدانید، یک دستورالعمل قدرتمند برای تصمیم گیری روزانه تان خواهید داشت.

اما باید مشخص کنید که این قصد و نیت دقیقاً متعلق به چه کسی است؟ هدف تان باید چیزی باشد که می‌خواهید. این حرف ممکن است یک جمله واضح به نظر برسد، اما اغلب اوقات ما برای چیزهایی که دیگران می‌خواهند، هدف گذاری می‌کنیم.

علاوه بر دانستن نحوه انجام دادن کار، در این مرحله باید مشخص کنید که چه کسی می‌تواند مشخص کند که کارتان به اتمام رسیده است.

۳. گزینه‌های خود را فهرست کنید

تقریبا همیشه انتخاب‌هایی وجود دارند. گاهی اوقات می‌توانید خودتان آنها را تعریف کنید، اما گاهی اوقات ممکن است به شما گزینه‌هایی  داده شوند.

به این انتخاب‌ها یا گزینه‌ها به عنوان راه‌هایی برای رسیدن به نتیجه نهایی و رسیدن به هدف خود فکر کنید.

در این مرحله از برنامه ریزی‌تان، گزینه‌ها باید فقط انتخاب‌هایی در مورد تصویر بزرگ از کار باشند. این مرحله، زمان آن نیست که نگران این باشید که از چه فونتی در یک صفحه وب استفاده کنید یا چیزهای کوچکی مثل این. گزینه ها را به عنوان تصمیماتی که در هنگام  ” بین دو راهی ماندن”  باید بگیرید، در نظر بگیرید.

در این مرحله در مورد تصمیمات بزرگ  صحبت می‌کنیم. مثل اینکه کدام فروشنده‌ها را باید انتخاب کنیم، چه ماژول‌هایی را باید در اولویت قرار بدهید و کدام را بعدا انجام دهید و غیره.

۴. گزینه‌های خود را تجزیه و تحلیل کنید

وقتی لیست گزینه‌های اصلی‌تان را نوشتید، باید آنها را در سطح جزئی به اندازه کافی تجزیه و تحلیل کنید تا تصمیمی‌ آگاهانه بگیرید و مشخص کنید، کدام گزینه می‌تواند مورد قبولتان باشد و کدام نه.

از خود این سوال را بپرسید: «این گزینه‌ها چگونه به نظر می‌رسند؟ منظورشان از نظر هزینه‌های مورد انتظار، منابع و تعهدات زمانی چیست؟»

علاوه بر این، ممکن است بخواهید یک قدم به عقب بردارید و بپرسید: “آیا واقعاً می‌توانیم این کار را انجام دهیم؟”  انجام ندادن کاری گاهی اوقات ممکن است بهترین گزینه باشد.

به عنوان مثال اگر سازمان تان برای انجام کاری آماده نباشد یا به اندازه کافی پول نداشته باشد، هربرنامه ریزی که انجام دهید، موفق نخواهد بود.

۵. انتخاب خود را انجام دهید

نمی‌توانید گزینه‌ها را برای همیشه تجزیه و تحلیل کنید. دیر یا زود باید بین آن‌ها یکی را انتخاب کنید.

همانطور که به گزینه‌ها نگاه می‌کنید از خود بپرسید: “کدام انتخاب‌ها بهتر هستند؟” در برخی موارد، ممکن است معیارهای رسمی‌برای راهنمایی در تصمیم گیری داشته باشید، اگر نه، باید از قضاوت خودتان استفاده کنید.

تجزیه و تحلیل کمی‌ انتخاب‌های پیش رویتان ممکن است بتواند هزینه‌ها، منافع و برندگان و بازندگان ظاهری را به شما نشان بدهد، اما تجزیه و تحلیل کمی‌ به ندرت همه چیز را پوشش می‌دهد.

اغلب مسائل دیگری وجود دارند که شما را به سمت انتخاب‌های نهایی هدایت می‌کنند. به خصوص اگر گزینه‌ها بسیار شبیه به هم باشند.

این مرحله جایی است که درک شما از نیت انجام کار بسیار مهم و مفید است. اگر هدف را درک می‌کنید، می‌توانید از قبل فکر کنید و برخی از هزینه‌ها و مزایای نرم یا «کیفی» را در تحلیل خود بگنجانید. این کار ممکن است انتخاب‌های نهایی را آسان‌تر کند و باعث شود مجبور نشوید در آخرین لحظه به عقب برگردید و به جستجوی اطلاعات از دست رفته بپردازید.

یکی از ابزارهایی که در این مرحله می تواند به شما کمک کند، تصمیم گیری چند معیاره است. خواندن مقاله زیر می‌تواند به شما در شناخت بهتر این ابزار کمک کند.‎

 

۶. تصمیم بگیرید که چگونه اجرا کنید

وقتی، اهداف تان را مشخص کردید، گزینه‌های اصلی‌تان را مرتب کردید، روش  انتخابی‌تان تعیین شد، آماده هستید برای اجرا کردن. اینجاست که باید نوشتن برنامه ای دقیق تری را شروع کنید.

یکی از نکات کلیدی برنامه خوب برای اجرا، یافتن سطح دقیق جزئیات برای برنامه ریزی است. وقتی بخواهید بیش از حد دقیق برنامه ریزی کنید، باید زمان زیادی را صرف برنامه ریزی کنید و هنگامی که یک چیز کوچک تغییر می‌کند یا دقیقاً همانطور که انتظار داشتید پیش نمی‌رود، مجبور خواهید شد تمام برنامه ریزی خود را تغییر دهید.

در مقابل اگر برنامه تان بسیار کلی باشد، مجبور می‌شوید در هر مرحله زمان زیادی را صرف تلاش برای کشف اینکه چه کاری باید انجام دهید، بکنید.

برای عبور از این مشکل، به توضیحات خود در مورد اینکه انجام دادن آن کار به چه معناست و در چه ترتیب کلی انجام می‌شود، بازگردید.

برای ارزیابی برنامه تان موارد قابل تحویل را مشخص کنید. آنها را به ترتیبی که باید انجام شوند، فهرست کنید. با نگاه کردن به فواصل زمانی بین موارد تحویلی خود، اگر مشکلی پیش آمد آن را تغییر دهید.

مطمئن شوید که هرگز بیشتر از دو، سه هفته، بین موارد تحویلی بیشتر نمی‌شوید.

چنین برنامه‌ای نظارت برای ارزیابی پیشرفت را آسان می‌کند و اگر چیزی اشتباه پیش برود، خیلی زود متوجه آن خواهید و بدون سختی زیاد می‌توانید آن بهبود دهید.

توجه داشته باشید که با اضافه کردن منابع و وابستگی بین کار‌هاست که یک برنامه کامل خواهید داشت.

برای پروژه‌های بزرگتر، برنامه ریزان با تجربه معمولاً یک طرح نسبتاً دقیق با منابع، وابستگی‌ها و زمان شروع و پایان ایجاد می‌کنند.

نکته: هیچ برنامه ای نمی‌تواند هر احتمال یا هر فعالیتی را به طور کامل پوشش دهد. این بدان معناست که بسیاری از جزئیات در برنامه تان درنظر گرفته نخواهند شد و باید به صورت روزانه با آنها در حین انجام برنامه تان کنار بیایید. این بخش از برنامه ریزی در اکثر کتاب‌های درسی یا برنامه‌های آموزشی رسمی‌مورد مطالعه و تدریس قرار نگرفته است.

اگر می خواهید برای زندگی شخصی تان و فراتر از مسائل ساده برنامه ریزی کنید، مقاله زیر در این زمینه می تواند به شما کمک نماید.