البته هر تغییری که ما با آن روبه‌رو می‌شویم و قصد پیاده‌سازی آن را در کسب‌وکارمان داریم بدون تردید باید با یک برنامه‌ریزی فکر شده و احتیاط در اجرا همراه باشد. بر کسی پوشیده نیست که سهل‌انگاری در مدیریت درست، مسیر پیشرفت را دچار دست‌انداز و چاله‌های ریزودرشت می‌کند!

درست در همین نقطه است که اصول تغییر خودش را نشان می‌دهد. اصولی که تضمین می‌کند تغییرات به‌خوبی در حال اجرا هستند و در ادامه قرار است اثرگذار هم باشند.

قصد دارم در این مقاله برایتان بنویسم که چطور می‌شود تغییر سازنده و مثبتی در کسب‌وکار ایجاد کرد درحالی‌که چهار اصل مهم آن را در اختیار داریم تا موفقیت تضمین شده‌ای داشته باشیم.

در مورد مدیریت تغییر چه می‌دانم؟

نظریه‌های متفاوتی با اصول مختلف در مورد این رویکرد وجود دارد. گروهی در حوزه روانشناسی به آن توجه می‌کنند، گروهی رویکرد دانش رفتارشناسی را اساس تفکر خودشان قرار می‌دهند، جمعی هم با تکیه بر تفکر مهندسی یا تفکر سیستمی تعریف مناسب را ارائه می‌دهند. از طرفی، مدل‌های مختلفی هم هست.

برای نمونه؛ مدیریت تغییر از دیدگاه لوین  Lewin به این صورت است که آن را به سه مرحله کلیدی تقسیم می‌کند و عنوان « یخ‌زدایی- تغییر- انجماد» را برای آن در نظر گرفته است. حال‌آنکه مدل ۸ مرحله‌ای کاتر  Kotter برای تغییر، دستورالعمل منسجم‌تری را در نظر گرفته است.

** باور و ایده مرکزی در مورد مدیریت تغییر و همه نظریه‌های شکل گرفته در مورد آن این است که تغییر هرگز در محدودیت ، انزوا و کنترل کردن اتفاق نمی‌افتد. ماهیت تغییر به‌صورتی است که هر چیزی را تحت تأثیر خودش قرار می‌دهد؛ همه سازمان و همه افرادی را که در آن فعالیت می‌کنند. **

چهار اصل در مدیریت تغییر مثبت

اگر بخواهیم این طرز فکر را به شکل نتیجه‌بخشی در سیستم و مجموعه خود پیاده کنیم، بهترین کار دنبال کردن چهار اصل زیر است:

• شناخت و درک تغییر
• برنامه‌ریزی برای تغییر
• اجرای تغییر
• همراهی و ارتباط با تغییر

بد نیست با هر کدام از این اصول به‌صورت جداگانه آشنا شویم.

اصل اول- شناخت و درک تغییر

برای اینکه مزیت‌های تغییر را بیشتر و بهتر کنیم باید شناخت درستی از مفهوم تغییر داشته باشیم. پیشنهاد می‌کنم برای شش پرسش زیر پاسخ‌های مناسبی در نظر بگیریم:

• چرا می‌خواهم تغییر کنم؟
• هدف‌های اصلی من برای تغییر کدام اند؟
• امتیازات تغییر برای سازمان و کسب‌وکار من کدام اند؟
• تغییر چه تأثیر مثبتی بر عملکرد افراد مجموعه خواهد گذاشت؟
• برای پذیرش درست تغییر، لازم است اعضای تیم چگونه عمل کنند؟

همچنین اینکه در مورد نتایج منفی نبود مدیریت تغییر و در کل، تغییر نکردن و تغییر ندادن آگاهانه فکر کنیم هم می‌تواند مفید باشد. معادله تغییر بکهارد Beckhard و هریس Harris نشان می‌دهد که تغییر در کسب‌وکار باید با نشانه‌ها و دلایل کافی از نارضایتی نسبت به روش‌های قدیمی همراه باشد.

از طرفی، اعتماد و رضایت نسبت به روند جدید و همچنین وجود یک مسیر شفاف برای رسیدن به نتیجه لازم است.

اصل دوم- برنامه‌ریزی برای تغییر

تغییر اثرگذار قطعاً اتفاقی و به قول معروف یکهویی نیست. هر برنامه و طرحی که برای تغییر می‌چینید باید به درد سازمان شما بخورد. بهتر است به خاطر بسپاریم که روش تغییر و پیاده‌سازی مدل‌های مدیریت تغییر در هر سازمانی متفاوت است. تعدادی از کسب‌وکارها از روش‌های تغییر بسیار دقیق و اصولی پیروی می‌کنند درحالی‌که گروهی دیگر برنامه منعطفی برای این مسیر در نظر می‌گیرند.

درهرصورت، مدیریت تغییر یعنی در نظر داشتن چند موضوع:

◄ حمایت- از تغییر یا تغییرات انجام‌شده چقدر حمایت می‌کنید و تا چه میزان همراه این روند هستید؟

◄ جایگاه- چه کسی جایگاه مهم‌تری برای کمک به طراحی و اجرای تغییر دارد؟ برای نمونه فکر می‌کنید نیاز به کارشناس خارجی داشته باشید؟ یا شاید منابع داخلی باید در اختیارتان باشد؟

◄ توافق- تغییر زمانی مفید خواهد بود که بتوانیم حمایت کافی از دیگران و از کسب‌وکارهای دیگر دریافت کنیم. آیا شما برای رسیدن به این هدف و حمایت برنامه‌ای دارید؟

◄ اثر- در پایان بهتر است به تعریفمان از موفقیت برسیم و اینکه این مفهوم ازنظر ما شبیه چیست؟ هر کسب‌وکاری باید علاوه بر پیش‌بینی، اثرات تغییر را ارزیابی کند. شما چه اهدافی برای سازمان خود در نظر گرفته‌اید؟

اصل سوم- اجرای تغییر

همین‌جا باید یک پرسش مهم را با شما در میان بگذارم:

شما دقیقاً می‌خواهید این تغییر چگونه باشد؟

در ابتدای مقاله برایتان نوشتم که مدل‌های متفاوتی از استراتژی‌های تغییر تنظیم‌شده و هر سازمانی می‌تواند متناسب با رویکرد حرفه‌ای خودش، مدل موردنظر را انتخاب کند. مثلاً مدل تغییر هشت مرحله‌ای کاتر در مورد فوریت بخشیدن به چارچوب فعالیت‌ها حرف می‌زند. پس لازم است تا نیروی محرک بیشتری را وارد کنید تا افراد تیمتان از این تغییر حمایت کنند.

همچنان که منحنی تغییر به ما یادآوری می‌کند تا نسبت به احساسات اعضای تیم درزمان اجرای برنامه و عملی کردن آن حساسیت بیشتری خرج کنیم. اما منحنی تغییر دقیقاً چه می‌گوید:

«  منحنی تغییر یکی از کاربردی‌ترین مدل‌های استفاده‌شده برای شناخت تحول فردی و سازمانی در فرایند تغییر است. به لطف این مدل می‌توان پیش‌بینی کرد که افراد چه واکنشی به تغییر نشان می‌دهند. حتی می‌توان این تحولات را متناسب با هر فرد در نظر گرفت. ضمن اینکه هر عضوی در سازمان از کمک و حمایت لازم در مسیر تغییر بهره‌مند خواهد شد.»

مدل انتخابی هر مجموعه‌ای قطعاً متفاوت است اما آنچه اهمیت دارد برداشتن چند گام برای مثبت بودن این تغییرات و نتیجه‌بخش شدن مدیریت تغییر است:

• نظارت و اطمینان از ورود همه افراد سازمان در فرایند تغییر همراه با شناخت موارد لازم در مسیر تغییر.
• شناسایی و توافق در مورد معیار موفقیت با توجه به تغییرات. این معیارها مرتب باید ارزیابی و گزارش شوند.
• تنظیم و شناسایی ذی‌نفعان اصلی که شامل این تغییر می‌شوند با مشخص کردن میزان نقش آن‌ها.
• تعیین و تشخیص نیازهای آموزشی که برای اجرای تغییر باید موردتوجه قرار بگیرند.
• تعیین عوامل تغییر؛ چه کسی (کسانی) برای اجرای روش‌های جدید وارد عمل می‌شود. همچنین مشخص کردن افرادی که می‌توانند نقش الگو را در رویکرد جدید بپذیرند.
• پیدا کردن روش‌هایی برای تغییر عادت‌های افراد تا جاییکه که تغییر جدید برای همه یک موضوع عادی شود.
• پیگیر این موضوع بودن که همه افراد درگیر در فرایند تغییر موردحمایت هستند.

اصل چهارم- ارتباط و همراهی با تغییر

ارتباط می‌تواند هم بالابرنده باشد هم ناکام کننده مدیریت تغییر. لازم به یادآوری است که تغییرات اعمال‌شده باید کاملاً شفاف و مرتبط با ساختار و اهداف سازمان و کسب‌وکار شما باشند. این پایبندی به استانداردها کمک می‌کند تا افراد یک سازمان هم درک درستی از خواسته سازمان و دلیل اجرای این تغییرات داشته باشند.

از طرفی این تغییرات باید به‌صورت درستی بیان شوند تا واکنش‌های روانی (احساسی) درستی هم از کارمندان دریافت کنید. بهتر است ارتباط درستی بین تغییرات برنامه‌ریزی‌شده برای عملیات سازمان برقرار شود. این مدیریت درست نه‌تنها کمک می‌کند تا اعضای یک تیم متوجه شوند این تغییرات چه اثر مثبتی بر تصویر بزرگ مجموعه گذاشته است، بلکه برایشان الهام‌بخش هم می‌شود و نگاه شفافی نسبت به آینده خواهند داشت.

دراین‌بین، ارتباط مؤثر با سهامداران (ذی‌نفعان) شرکت و مدیریت تعامل با آن‌ها را نباید نادیده گرفت. مدیریت درست کمک می‌کند تا افراد درست را برای دریافت پیام درست در زمان درست انتخاب کنیم تا درنهایت حمایت کافی برای پروژه را از آن‌ها بگیریم.

اصل چهارم را می‌توانید با پیاده‌سازی مدل ADKAR برای مدیریت تغییر پیاده کنید. این مدل ازجمله ابزارهای کاربردی است که برای نظارت بر تغییرات می‌توانید استفاده کنید. پنج نکته را در این مسیر نباید فراموش کرد:

موانع تغییر در مدیریت تغییر کدام اند؟

حتی بهترین برنامه‌ها و طرح‌ها هم ممکن است طوری چیده شوند که در آن‌ها احتمال عقب‌نشینی یا شکست باشد. در هر حالتی باید پذیرای مشکلات باشیم. همچنین در مسیر تغییر همه ما با افرادی روبه‌رو می‌شویم که احساس خوشایندی در مورد اقدامات ما ندارند. چه‌بهتر اگر آگاهی، قدرت درک و پذیرش هرگونه مقاومت و نگاه منفی نسبت به تغییر را داشته باشیم!

کسب‌وکارهایی هستند که بنا بر جغرافیای زیست خودشان، با موانع فرهنگی روبه‌رو می‌شوند. فراموش نکنید که اگر فرهنگ سازمانی شما پذیرای تغییر نباشد یا حتی در برابر آن مقاومت کند، باید راهی برای انعطاف بیشتر با الگوهایی برای تغییر انتخاب و دیدگاه‌های اثرگذار خود را تا روشن شدن چراغ بهبود مرتب منتشر کنید.

بهترین سبک مدیریت/ رهبری برای مدیریت تغییر چیست؟

این یک اصل همیشگی است: « قانون کلی وجود ندارد». با این اوصاف روش مدیریتی یا رهبری ویژه‌ای وجود ندارد ولی به‌طورکلی اینکه اصولی کار کنیم و در مسیر درستی گام برداریم مهم است. بهترین کار این است که از نقش تفکر راهبردی در مدیریت غافل نباشیم تا با چالش‌های پیش روی مجموعه و همچنین رفتارهای جاری در آن، که قصد تغییرش را داریم، همگام باشد.

ویژگی‌های شخصیتی یک مدیر موفق

چهار ویژگی رفتاری و شخصیتی زیر نمایش کاملی از یک مدیر موفق است:

• او می‌تواند فرد الهام‌بخشی باشد و اعتمادسازی کند.
• مهارت‌های ارتباطی قوی در هر مرحله دارد.
•  هوش هیجانی در مدیریت دارد تا در برابر تغییر، مقاومت نکند. همچنین می‌داند که هر عضوی در تیمش چه مشکلاتی در ارتباط با تغییرات ایجادشده دارد.

اهل تفکر استراتژیک  است و تغییرات را به هدف اصلی یا “bigger picture.” سازمان ارتباط می‌دهد.

با ۷ دلیل ناکامی در تغییر بیشتر آشنا شوید

تا اینجا دانستیم که عوامل زیادی وجود دارد که یک سازمان و کسب‌وکار را برای تغییر آماده و آن را در این مسیر سخت، کامروا می‌کند؛ از انتخاب افراد و همراهی کارمندان تا تعهد برای اجرای درست تغییر.

اما دراین‌بین، بد نیست که موانع احتمالی در فرایند تغییر را بشناسیم تا از یک سری اشتباهات معمول جلوگیری کنیم. در ادامه قصد دارم تا شما را با هفت دلیل ناکامی برای تغییر بیشتر آشنا کنم:

◄ منطقی و اصولی نیست– بدیهی است که نیاز به تغییر باید احساس شود. پس اگر هیچ فکری پشت برنامه تغییر نباشد، اعضای تیم و افراد یک سازمان اهمیتی به موفقیت یا ناکامی آن نمی‌دهند. برای تغییر، افراد را باید قانع کرد. آن‌ها باید بدانند که هدف، مهم و فوری است.

◄ ضرورت ندارد– این را فراموش نکنیم که لزومی ندارد تغییر اتفاق بیفتد. اگر افراد حق انتخاب داشته باشند، احتمالاً وضعیت فعلی را می‌پذیرند. پس، « به‌عنوان یک مدیر» باید « ضرورت» ایجاد کرد.

◄ ارتباط خوبی با تغییر برقرار نمی‌شود– توضیح ندادن یا ابهام در ضرورت تغییر ممکن است سؤال ایجاد کند یا از آن بدتر، کاری کند تا دیگران آن را از یاد ببرند. بهتر است مرتب در مورد مزایای تغییر با هم حرف بزنیم.

◄ افراد مناسب و شایسته در آن نقشی ندارند- بدیهی است که مدیران/ رهبران در زمان تغییر بیشتر به چشم می‌آیند ولی نقش دیگران را هم نباید نادیده گرفت. بهترین کار این است که افراد تأثیرگذار برای فرایند تغییر را شناسایی کنیم. موفقیت تنها با درگیر کردن افراد مناسب و شایسته در فرایند تغییر امکان‌پذیر است.

◄ برنامه دقیقی برای اجرای تغییر چیده نشده است– جزئیات تعیین‌کننده‌اند. جزئیاتی مثل تأثیر تغییرات بر مردم، برنامه جایگزین در صورت موفق نشدن.

◄ موفقیت طول می‌کشد- موفقیت مثل یک موتور انگیزه‌بخش عمل می‌کند. بد نیست تا چشیدن طعم ابدی موفقیت اصلی، یکی دو پیروزی سریع را برای بالا بردن انگیزه در نظر بگیریم.

◄ پیگیری قوی و محکمی برای تغییر وجود ندارد– تغییر در همان روزهای اول بعد از اعمال همیشه باعث هیجان و شور زیادی می‌شود. هیجانی که عمر زیادی هم ندارد. پس چه‌بهتر اگر با انتخاب یک مدیر پروژه کارآمد برای مدیریت پروژه این انگیزه و هیجان حفظ شود.

برای حفظ این تازگی و اشتیاق پیشنهاد می‌کنم از افراد و نیروهای جدید در کسب‌وکارهای دیگر بهره‌مند شوید. این انتخاب، فضای تغییر را همیشه تازه و بانشاط نگه می‌دارد. مدیریت تغییر یعنی پاسداشت موفقیت‌های بزرگ و مهم.

♦♦ مهم: پیگیری برای اجرای درست تغییر کاری می‌کند تا کارمندان هم تا پایان عملیات متعهد باشند.

۳ نمونه واقعی از شرکت‌هایی با مدیریت تغییر موفق

در برنامه‌ای که برای مدیریت تغییر چیده می‌شود باید به چند موردتوجه کافی داشت:

• فضاهایی که ابهام و پیچیدگی احتمالی دارند.
• در نظر گرفتن نیازهای همه افراد فعال در کسب‌وکار
• پر کردن شکاف بین خواسته‌های مدیران و مواردی که تغییر می‌کنند.

سه کسب‌وکار جهانی زیر با رعایت همین سه مورد است سرآمد همه رقبای خود شده‌اند.

شرکت خطوط هوایی بریتانیا BRITISH AIRWAYS

این شرکت در سال ۱۹۸۱ یک مدیر جدید داشت؛ جان کینگ John King . همان ابتدای کار اعلام شد که شرکت بسیاری از منابع ارزشمند را با سیستم ناکارآمد خود، تلف کرده است. جان کینگ برای سودآوری بیشتر سازمان تصمیم به تنظیم دوباره اصول و استانداردها در کل کسب‌وکار گرفت. او به دنبال کارآمدترین روش یعنی برنامه‌ای برای مدیریت تغییر بود.

نیروی کار خطوط هوایی بریتانیا کاهش چشمگیری پیدا کرد. اگرچه پیش از تکمیل این فرایند، جان کینگ به لطف رویکرد خود، دلایلی برای دوباره‌سازی شرکت برای پذیرش تغییرات پیش رو فهرست کرد. در برنامه او، ۲۲هزار شغل، نیمی از کارمندان، کنار گذاشته شدند. طرح‌های قدیمی با جت‌های مدرن جایگزین شدند و مسیرهای کم بازده کاهش پیدا کردند.

مایکل بروتون Martin Broughton یکی از معاونین کینگ در تقدیر از کینگ در نقشی که برای این نقل‌وانتقال بازی کرد نوشت :« او شرکت را از موقعیت ضعف به یکی از قدرت‌های مالی و مشهور جهانی پیشگام در حمل‌ونقل خصوصی تبدیل کرد.»

جان کینگ با رهبری و ارتباط مؤثر خود، خطوط هوایی بریتانیا را در مسیر مستقیمی قرار داد که برای رسیدن به آن دوران سختی را پشت سر گذاشت. درنهایت، British Airways  تبدیل به یکی از غول‌های کسب‌وکار سودآور دنیا شد.

نتفلیکس NETFLIX

در سال ۱۹۹۷، غول خدمات رسانه‌ای به دنیا آمد. تا پیش از آن، مدل ارائه‌شده به مشتری‌ها یک مدل ارسال ماهانه نسخه فیلم‌ها برای مشترکین بود. این خدمات به معنی خودداری از هزینه‌های انتهایی اجاره فیلم بود که از سوی شرکت‌ها به مشتری‌ها تحمیل می‌شد.

نتفلیکس از همان ابتدا ثابت کرد قرار است طوفان به پا کند. این قدرت به احتمال زیاد ناشی از ظرفیت برای نقل‌وانتقالات در دنیای مجازی می‌شود. پخش ویدئو از سال ۲۰۰۷ برای کسب‌وکارها و مشترکین دائمی آغاز شد تا بیش از این منتظر ارسال ویدئو به ایمیل‌های خود نباشند.

این شرکت با برآورده کردن نیازهای مصرف‌کننده برای تماشای محتوای آنلاین نشان داد که عملکرد موفقیت‌آمیزی در مدیریت تغییر داشته است. در مرحله اول، توسعه بلندمدت این شرکت وابسته به کیفیت مدیریت برای تغییر دنیای دیجیتال بود.

نتفلیکس پس‌ازاینکه به دلیل افت تعداد اشتراک و رقم سهام جان سالم به دربرد، مشترکین خود را از ۲۳میلیون در سال ۲۰۱۱ به بیش از ۱۳۷ میلیون در سال ۲۰۱۸ افزایش داد. چطور؟ آن‌ها به طرحی که تنظیم کرده بودند اعتماد داشتند. این کسب‌وکار فهمید که عمر DVD دارد تمام می‌شود و نیاز به تغییر وسایل است.

لگو LEGO

تولد دوباره لگو شاهد تحسین همگان به‌عنوان بزرگ‌ترین تحول در تاریخ شرکت‌ها بوده است. از سال ۱۹۳۲ – ۱۹۹۸ این شرکت هیچ زیانی را ثبت نکرده بود. اما داستان در سال ۲۰۰۳ کمی فرق کرد؛ فروشی با کاهش ۳۰% سالانه و بدهی هشت‌صدمیلیونی برند لگو. لگو طی یک دهه مورد ارزشمندی به کارهای خود اضافه نکرده بود و مشکل همین‌جا خودش را نشان داد.

پس بین زمانی که هیئت‌مدیره لگو، یورگن ویگ نودستروپ Jørgen Vig Knudstorp تأیید کرد برند او نقدینگی کافی ندارد و دوام نمی‌آورد و آن زمان که از شرکت فراری Ferrari، قدرتمندترین برند جهان در سال ۲۰۱۵ ، پیشی گرفت چه اتفاقی افتاد؟

سرانجام لگو هم مانند نتفلیکس اعلام کرد که عمر محصولات شرکت قرار نیست سود زیادی داشته باشد. پس از یک دوره پیشرفت و توسعه، حالا و در سال ۲۰۰۴ این شرکت اسباب‌بازی دوست‌داشتنی داشت به ورشکستگی نزدیک می‌شد. با این خروجی واقعی و البته فاجعه‌بار بود که لگو تصمیم به بازآفرینی خودش گرفت.

نقل‌وانتقالات دیجیتالی قدم اولی بود که برای شروع برداشت. این شرکت به جای تمرکز صرف روی تولید اسباب‌بازی‌های فیزیکی، حالا به شکل فزاینده روی پر کردن فاصله بین تجربه فیزیکی و واقعیت مجازی لگو AR Lego تمرکز داد.

لگو با پیدا کردن منابع درآمد جدید گام‌های مهمی برای مدیریت انتقال برند خود برداشت و اکنون، همچنان نیازهای مخاطب هدف خود را حفظ کرده و در نظر داشته است.

شما خواننده ارزشمند همچنین میتوانید با دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن، دسترسی نامحدودی به کتابخانه صوتی مجموعه داشته باشید و از قفسه کتابهای مدیریت، روانشناسی، مدیریت و رهبری و توسعه کسب و کار، انتخاب های مفیدی داشته باشید. فرصت، طلاست!

پایان‌بخش

مدیریت تغییر یک رویکرد یا دیدگاه اصولی است برای اجرای تغییرات در سازمان. به لطف چنین مهارتی می‌توان نتیجه گرفت آیا تغییر قرار است یک فرایند سخت باشد که دستاورد مثبتی با خود به همراه ندارد و حتی روی تک‌تک کارمندان و اعضای مجموعه هم اثر می‌گذارد.

چهار اصل مهم را در این دیدگاه بسیار پرطرفدار جهانی نباید نادیده گرفت:

◄ شناخت تغییر- اثرگذار بودن تغییر مشروط به این است که شناخت کامل و کافی از تغییر داشته باشیم. یعنی بایدها و نبایدهایش را درک کنیم. باید بدانیم که « تغییر چیست؟»، « چگونه اتفاق می‌افتد؟» و « چرا باید اتفاق بیفتد؟».

◄ برنامه‌ریزی برای تغییر- در این مرحله نیاز به حمایت کافی از پروژه تغییر داریم. همچنین لازم است تا فرصت‌های موجود را تشخیص بدهیم.

◄ اجرای تغییر- وقت عمل است! اما پیش از آن باید مطمئن شویم که همه اعضای تیم می‌دانند چه مسئولیتی بر عهده دارند و دقیقاً باید چه بکنند. این فرایند و رسیدن به آگاهی ممکن است شامل آموزش، فاکتورهای تغییر، جذب حمایت از همه افراد سازمان و تعیین معیار موفقیت باشد.

◄ همراهی و ارتباط با تغییر- همه افراد درگیر در این فرایند باید از دلیل اجرای این تغییرات آگاه باشند، احساس خوبی نسبت به این تغییر داشته باشند و بدانند چطور می‌شود به موفقیت رسید.

منبع:

https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_87.htm

https://www.mindtools.com/pages/videos/why-change-can-fail-transcript.htm

این نوشته مدیریت تغییر و جادوی کارمندان برای تعهد به سازمان! برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

بهبود سازمانی؛ چند گام اثرگذار

تصور کنید در ابتدای راه کارآفرینی هستید؛ طبعاً می‌خواهید بدانید کسب‌وکارتان چطور دارد پیش می‌رود و چگونه می‌توان بازده شرکت را افزایش داد.

برای پاسخ به این پرسش‌ها بررسی همه‌جانبه کسب‌وکار و شرکت شما لازم است. این بررسی همه‌جانبه بهترین و مهم‌ترین گام برای تصمیم‌گیری‌های اصولی و تعریف فضای مناسب و لازم به‌منظور توسعه کسب‌وکار شما و درنهایت بهبود سازمانی در آینده‌ای نزدیک است.

در بررسی خود شش گام مهم را بهتر است بردارید:

گام اول؛ رشد درونی

حسابی سرگرم جست‌وجوی روش‌های کاربردی همه‌جانبه هستید؟ امکان ندارد که اول‌ازهمه از دل سازمان شروع نکرده باشید! اگر این گام را درست و اصولی بردارید، شاهد عملکرد سازمانی مطلوب همراه با تشویق کارمندان برای کار بهتر خواهید بود.

وقتی خودتان را متعهد به سازمان و یادگیری اصول و همچنین به‌کارگیری روش‌های آموزشی و تمرکز روی کسب‌وکارتان کنید؛ یعنی در مسیر نه‌چندان دشوار بهبود سازمانی قرار دارید.

فراموش نکنید که روند بهبود سازمانی یک فرایند همیشگی است و البته که هر سازمانی باید نیازهای خودش را در این فرایند در نظر بگیرد؛ هرچند اصولاً ابزار مشترکی وجود دارد که تقریباً هر سازمانی به آن‌ها نیاز دارد. ازجمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

راهکار و عملیات

میدانیم که تغییر همیشه سخت است مخصوصاً اگر این تغییر یک تغییر سازمانی باشد. مالک هر کسب‌وکاری به‌خوبی می‌تواند تشخیص دهد که آیا سازمانش به‌خوبی پیش رفته یا اینکه نیاز به تغییر راهکارهای سازمانی دارد؟

اگر پاسخ بله است، این تغییر باید به چه صورتی باشد؛ تغییر در ساختار معیارهای مالی ( بودجه‌بندی، هزینه‌های متعارف سازمانی مثل مالیات و گمرک، سیستم پرداخت دستمزد کارکنان) یا معیارهای غیرمالی ( ساختار سلسله مراتبی و ارزش‌گذاری فردی بر اساس کارکرد و موقعیت، ارتباط و تعامل در شرکت، رضایت‌مندی مجموعه)

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی یعنی نقش‌ها، موضوعات و مسئولیت‌های فردی و تیمی مجموعه. این ساختار هم شامل تغییراتی می‌شود که در فرایند بهبود سازمانی ممکن است صورت گسترده و اثرگذار باشند.

افراد

یکی دیگر از پایه‌های اصلی بهبود سازمانی مربوط است به عملکرد فردی، استخدام، آموزش و تغییرات ضروری فردی و تیمی که قطعاً به نفع سازمان است.

دانش و آگاهی

به یاد داشته باشید که تغییر و تحول اطلاعاتی همراه با بهبود آن، یکی از فرایندهای بسیار مهم برای بهبود و پیشرفت همراه با نوآوری سازمانی است.

پرسش: با این اوصاف چقدر به اهمیت دانش و نقش آن در فرایند شکل‌گیری مجموعه‌ای موفق واقف هستید؟ برای کسب دانش لازم از چه ابزار و مشاورانی بهره‌مند می‌شوید؟

ایجاد زمینه مشارکت

امروزه مطالب و موضوعات فراوانی در مورد تقویت روحیه مشارکت بین کارمندان و کارفرما گفته می‌شود. صرف‌نظر از اینکه این مفهوم یکی از گزینه‌های کلیدی در بهبود سازمانی است بهتر است شما در مقام گرداننده کسب‌وکار، کاری کنید که کارمندان شما، تیمی باروحیه مشارکت بالا باشند تا:

• نسبت به کاری که انجام می‌دهند، احساس توجه و دلسوزی داشته باشند.
• بهترین عملکرد کاری خود را تقدیم مجموعه کنند.
• زمینه را برای افزایش بازدهی سازمان، با دقت و سرعت عمل خود فراهم کنند.
• درک کافی و کاملی از استراتژی کسب‌وکاری که راه انداخته‌اید داشته باشند.

اعضای تیم شما برای رسیدن به اهداف بالا بهتر است پاسخ مناسبی برای پرسش‌های زیر داشته باشند:

• چرا مشتری ما را برای خریدش انتخاب کرده است؟
• رقبای اصلی و مهم ما کدام اند؟
• مشتری چرا از این رقبای اصلی و مهم خرید نمی‌کند؟
• چه کنم تا کسب‌وکارم، منحصربه‌فرد به نظر برسد؟

یادآوری: اینکه کارمند شما احساس کند شخصیت او نیز همانند کارش، مهم و ارزشمند است یعنی بهبود سازمانی.

پیشنهاد دیگر ما: شش اصل اساسی که باید در اجرای بهبود مستمر جدی بگیرید

گام دوم؛ یک رهبری اثرگذار

به باور بسیاری از اهالی فن، شاه‌کلید بهبود سازمانی، ارتباط است. رهبران هر مجموعه و نظامی از آیتم ارتباط به‌عنوان بزرگ‌ترین چالش معاصر نام می‌برند و جالب اینجاست که همین چالش می‌تواند ضعف چشمگیری هم در شرکت‌ها باشد .

سعی کنید در مورد مسائل و موضوعات کلیدی کسب‌وکارتان با زبانی ساده، نوآورانه، سازنده و تعاملی گفت‌وگو کنید. برای نمونه می‌توانید این اهداف را در گفت‌وگوهای خود برای نتیجه‌گیری بهتر دنبال کنید:

◄ اهدافی برای پیشرفت عملکرد سازمانی و پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب.

◄ ماجراهایی از رقبا و موفقیت مشتری ( مثلاً قصه فروش‌هایی که دارید یا خدمات مشتری)

◄ نوآوری‌های اخیر سازمان ( محصول یا خدمات متفاوت، بسته‌بندی و ظاهر چشمگیر، تبلیغات و مدیریت ارتباط با مشتری)

گام سوم؛ شناسایی و حذف موانع

سیاست‌ها، عملکرد و ساختار مجموعه شما تا چه میزان همسو با استراتژی‌های متفاوت رقابتی است؟

بد نیست برای بررسی  مواردی که نشان از عدم انطباق دارند به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:

• آیا لازم است تا افرادم تحت سیاست‌ها و روش سازمانی من کار کنند تا نتیجه مطلوب را به دست بیاوریم؟
• آیا این سیاست‌ها و روش سازمانی که من دارم آن‌قدر مناسب است که مسیر را برای دستیابی به نتیجه مطلوب هموار می‌کند؟
• آیا بین بخش‌های مختلف کار، ارتباط منطقی وجود دارد؟ (مثلاً بین تولید و فروش)
• آیا به سختی‌ها و خستگی‌های روزمره در محیط کارم توجه دارم؟

گام چهارم؛ معیار سنجی

لازم است تا معیارهای درنظرگرفته شده را با دقت بررسی کنید تا میزان تأثیرگذاری آن‌ها بر بهبود سازمانی مشخص شود چراکه معیارهای سازمانی نقش مهمی در تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی کارها دارند.

به خاطر داشته باشید که معیارهای غیرمالی ( مثل مدیریت فروش و ارتباط با مشتری)  ازجمله موارد متمایزکننده رقابتی هستند و باوجود آن‌ها می‌توان به‌خوبی همسو با راهکارهای مفید بهبود سازمانی شد.

اینکه این معیارها ( چه مالی و چه غیرمالی) چطور انتخاب و سنجیده شوند باعث می‌شود تا هر بخش در یک سازمان از نقش اثرگذار خودشان در بهبود عملکرد سازمان آگاه باشد.

گام پنجم؛ آموزش راهبردی

خیلی از سازمان‌ها نیروی کار به حدنصاب رسیده دارند یا اینکه این نیرو به سن بازنشستگی رسیده است.  با این اوصاف:

• آیا سازمانی که مدیریت می‌کنید فضا و مواد آموزشی لازم را درزمانی که نیروی کار شما مجموعه را ترک می‌کند یا بازنشسته می‌شود در اختیار دارد؟
• آیا این برنامه‌های آموزشی مهارت‌های موردنیاز سازمان را برای آینده فراهم می‌کند؟

برای پاسخ به این سؤالات بد نیست چند نکته را به خاطر بسپارید:

• هدف شما بهبود سازمانی است؛ پس بهتر است برنامه‌ای را تدوین کنید که طبق آن بدانید نیروی کاری که می‌خواهید، به‌موقع و باعلاقه استخدام می‌شوند.

• بهتر است برای نیروی جدید کارتان یک برنامه منظم آموزشی در نظر بگیرید که با تمرکز بر آینده، بدانند چه مسئولیت‌هایی دارند و با تکیه‌بر همین آموزش‌ها از عهده آن بربیایند.
• آموزش باید مسیر شغلی درستی برای پیشرفت افراد فراهم کند؛ چون با کمک همین آموزش، مسیر موفقیت در آینده هموار خواهد شد.
• فراموش نکنید که شناخت نیروی کار و اهداف آن در آینده بسیار مهم است. با حمایت به‌موقع از آن‌ها درواقع مسیر کاری افراد را همسو با پیشرفت شرکت خودتان می‌کنید.

گام ششم؛ قرار نیست رضایت هر بازاری را جلب کنید

تقریباً همه کارشناسان حوزه بازاریابی معتقدند که سه نوع گزاره ارزش‌گذاری یا استراتژی تمایز رقابتی در کسب‌وکار وجود دارد. نکته مهم در مورد هر سه نوع، درست انجام دادن کار با هدف بهبود سازمانی است و این درست انجام دادن یعنی شما در فضای تخصصی خودتان ابراز وجود کنید نه جایی که به شما و تخصص شما ارتباطی ندارد.

این سه نوع گزاره را با هم می‌خوانیم:

صمیمیت با مشتری

مشتری مداری؛ به نیازهای هریک از مشتری‌هایتان توجه کنید، زمینه تجربه‌های خاص برای او فراهم کنید و کاری کنید تا ارتباطی قوی و بلندمدت بینتان شکل بگیرد.

قدرت عملیاتی

مجموعه‌ای تمام و کمال از محصولات و خدمات مقرون‌به‌صرفه را در اختیار مشتری بگذارید. این مهم را به خاطر داشته باشید که اگرچه  تلاش شما برای  ارائه خدمات مقرون‌به‌صرفه،  یک نبرد بر سر قیمت است ولی از آن مهم‌تر، نشان‌دهنده ارزش‌گذاری مشتری با هدف حفظ جیب اوست.

قدرت عملیاتی یعنی از خودتان بپرسید آیا محصول من کاری می‌کند تا مشتری ( با کاهش زمان استهلاک و بهبود کیفی)  احساس رضایت بیشتری داشته باشد؟

پیشرو بودن

یک مجموعه کارآمد، با تولید یا ارائه محصول و خدمات جدید و نوآورانه مبتنی بر تازه‌ترین فناوری‌ها خود را به‌عنوان پیشرو معرفی می‌کند. البته رسیدن به این برتری و اصالت بستگی زیادی به مجموعه‌ای از پژوهش‌های مرتبط با آن محصول و خدمات دارد.

درواقع موفقیت سازمانی شما با معرفی مکرر محصولات و خدمات جدید که هم متفاوت و هم مفید برای مشتری هستند تضمین خواهد شد.

حرف آخر

کسب فرهنگ بهبود سازمانی سخت است؟ بله به عبارتی سخت است و شما نیاز به تلاش پیگیرانه برای رسیدن به نتیجه دلخواهتان دارید. بد نیست این شش گام کلیدی را با مجموعه‌ای از تجربیات حرفه‌ای و شخصی خود در کسب‌وکارتان مقایسه کنید و از خودتان این سؤال مهم را بپرسید که:

• این چند گام چطور باعث موفقیت سازمانی مجموعه من می‌شوند؟
• ارتباط این چند گام با فعالیت‌های فعلی من چگونه است و آیا به این موارد توجه می‌کنم؟

پیشنهاد می‌کنم تا از حضور کارشناسان خدمات مشاوره برای ارزیابی کسب‌وکارها، ریسک‌های مرتبط با روش‌های واقعی کسب‌وکار به‌صورت اصولی و همخوان با روز بهره‌مند شوید. کارشناس، در کنار کارفرما و تیم او به بررسی بهترین روش‌های مدیریت این ریسک‌ها و کمک به او و تیمش برای ایجاد تغییرات داخلی گسترده در سازمان می‌پردازد.

 مدیر یا رهبر؛ برای شما و تیمتان آرزوی موفقیت دارم.

این نوشته بهبود سازمانی چگونه میتواند بر کیفیت کسب و کار شما اثرگذار باشد؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.