ماتریس آیزنهاور را بهتر بشناسید

شاید برایتان پیش آمده باشد که زیر انبوه کوه وظایف گیر کرده باشید و ندانید که باید از کجا شروع کنید. این احساس آزاردهنده، می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد و انرژیتان را بگیرد.

خبر خوب اینکه روش‌های متعددی برای مدیریت انجام وظایف و بهره‌وری وجود دارد که یکی از معروف‌ترین آن‌ها، ماتریس آیزنهاور است.

این تکنیک که به آن ماتریس فوری-مهم هم می‌‌گویند، روشی برای این است که بتواند وظایف را به‌صورت راحت‌تری طبقه‌بندی کنید و بتوانید درکی میان وظایفی که فوریت دارند و وظایفی که انجام آن‌ها مهم است داشته باشید.

این ادراک به شما کمک می‌کند که بدانید اول کدام وظیفه را انجام دهید و سپس سراغ کدام بروید.

چرا ماتریس آیزنهاور؟

دوایت دی آیزنهاور، سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده آمریکا، کسی است که نام این تکنیک را را از او گرفته‌اند.

آیزنهاور قبل از آنکه به ریاست جمهوری آمریکا منصوب شود، ژنرال ارتش این کشور در جنگ جهانی دوم بود.

وظایف سنگینی که آیزنهاور برعهده داشت او را مجبور می‌کرد تا مدام تصمیمات بزرگ و سختی بگیرد.

این روند او را مجبور کرد که بارها و بارها در تکنیک تصمیم‌گیری و انجام وظایف تجدیدنظر کند و هوش بالای او درنهایت به روشی منجر شد که این روزها در مدیریت و توسعه فردی، بسیار پرکاربرد است. این روش، همان چیزی است که ما از آن به‌عنوان ماتریس آیزنهاور یاد می‌کنیم.

به گفته آیزنهاور نکته مهم در مدیریت انجام کار این است که بتوانیم درک درستی از تفاوت میان کارهای فوری و کارهای مهم داشته باشیم.

تفاوت اساسی این دو مسئله است که می‌تواند به ما کمک کند تا وظایف‌مان را به‌صورت دقیق و صحیح سازمان‌دهی کنیم.

بعدها استفان کاوی در کتاب پرفروش خود، هفت عادت مردمان موثر، از این تکنیک به‌عنوان ابزاری موثر برای اولویت‌بندی وظایف یاد کرد.

این تکنیک به شما کمک می‌کند که با تاثیر کاذب مسئله فوریت صرف مبارزه و با حذف اتلاف وقت فضای ذهنی بیشتری را برای رسیدن به اهداف و وظایف مهم‌تر ایجاد کنید.

تفاوت میان وظایف مهم و وظایف فوری

آنچه در ماتریس آیزنهاور اهمیت دارد این است که بتوانید تفاوت میان مفهوم وظایف مهم و فوری را به‌خوبی درک کنید. در ادامه تفاوت اصلی میان این دو مفهوم را باهم بررسی خواهیم کرد:

وظایف فوری

وظایف فوری آن‌دسته از وظایفی هستند که زمان در آن‌ها حرف اول را می‌زنند و به توجه فوری شما نیاز دارند.

شما موظف هستید این‌دسته از وظایف را سریعا سامان‌دهی کنید و به آن‌ها برسید. احساس عجله، حالت تدافعی و تمرکز از مهم‌ترین احساساتی هستند که حین انجام این‌دسته از وظایف به شما دست خواهد داد.

وظایف مهم

ماموریت‌هایی که ارزش و اهداف بلندمدت دارند، وظایف مهم نام می‌گیرند. این وظایف ممکن است نتایج فوری به‌همراه نداشته باشند، اما اهمیت زیادی دارند و نیاز به تمرکز شما خواهند داشت.

حین انجام این دسته از وظایف، حس آرامش و لزوم به‌کارگیری منطق را خواهید داشت.

مزایای اجرای ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور چند مزیت جذاب دارد.

• اولین مزیت این است که درک و استفاده از آن بسیار آسان است. اجرای این تکنیک به دانش قبلی یا آموزش خاص نیاز ندارد.
• تقسیم وظایف به چهار دسته به‌سرعت انجام می‌شود. دو فاکتور مهم در دسته‌بندی وظایف، اهمیت و فوریت، به‌سرعت شناسایی می‌شوند و به‌سادگی قابل اجرا هستند.
• بااستفاده از این تکنیک می‌توانید از وظایف مهم و استراتژیک خود محافظت و آن‌ها را سریعا اجرایی کنید.
• اجرایی کردن آن به ابزار خاصی نیاز ندارد و کافیست یک خودکار و تکه‌ای کاغذ زیر دستتان داشته باشید.
• می‌توانید با استفاده از آن وظایفتان را مرتب کنید و آن‌دسته از اموری که نیاز به اجرایی شدن ندارند، به‌سادگی نادیده گرفته یا حذف شوند.
• بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا منظم‌تر شوید و ساختار واضحی برای تکمیل کارهایتان داشته باشید.

معایب ماتریس آیزنهاور

علی‌رغم همه مزایایی که برای ماتریس آیزنهاور تعریف می‌شود، نمی‌توان از چالش‌هایی که در مسیر اجرایی شدن آن وجود دارد، چشم‌پوشی کرد.

لیست زیر بخشی از چالش‌هایی هستند که برای این تکنیک تعریف شده است:

• درصد زیادی از ما درگیر وظایفی هستیم که به‌صورت مداوم به لیست آن اضافه می‌شود. در این سرعت و هرج‌ومرج، برنامه‌ریزی کردن برای دسته‌بندی وظایف، کار سختی است.
• چهار دسته‌بندی ماتریس آیزنهاور، به اندازه کافی گویا نیست و حتی ممکن است در دسته‌بندی اول، وظایفی باشند که نسبت به باقی مهم‌تر و فوری‌تر باشند.
• هنگام کار با وظایف، وظایف جدید ایجاد می‌شوند که ممکن است حتی از وظایف مهم و فوری هم مهم‌تر باشند. در اجرایی کردن این تکنیک، به چنین موقعیتی اشاره نشده است.
• ماتریس آیزنهاور نمی‌تواند ابزار کار باشد؛ این تکنیک در بهترین حالت ممکن سازه‌ای ذهنی یا چارچوبی است که به ما کمک می‌کند تا لیست وظایفمان را مرتب کنیم.

چطور تکنیک ماتریس آیزنهاور را اجرایی کنیم؟

برای اجرایی کردن ماتریس آیزنهاور، کافیست وظایفتان را به چهار دسته تقسیم و هر کدام را به‌ترتیب اجرا کنید:

دسته اول

دسته اول وظایف آن‌هایی هستند که هم مهم‌اند و هم باید حداکثر طی ۲۴ ساعت آینده انجام شوند.

مثلا فکر کنید که قرار است یک سند مهم را بررسی یا قراردادی را تنظیم کنید. قطعا انجام این کار باید در اولویت شما قرار بگیرد، چون غیر از آن، احتمال دارد از طرف مدیرتان بازخواست شوید.

این دسته از وظایف را باید در اولویت انجام قرار دهید و حتی می‌توانید با تنظیم تایمر و تقسیم وقت، بهره‌وری و تمرکزتان را حین انجام آن به حداکثر برسانید.

دسته دوم

دسته دوم به وظایفی تعلق دارند که باید در صف زما‌بندی قرار بگیرند. این وظایف مهم هستند، اما انجام آن‌ها فوریت ندارد و مثلا می‌توانید آن‌ها را تا سه یا چهار روز آینده به اتمام برسانید.

این وظایف باید در تقویم زمان‌بندی شما قرار بگیرند و در صف انجام بمانند.

مثلا ارائه گزارش عملکرد ماهانه یا سه ماهه اول سال، گزارش مهمی است که باید طی چند روز آینده تکمیل شود، اما ضرورتی ندارد که حتما تا یکی دو روز آینده آن را تکمیل کنید.

شما می‌توانید انجام این کار را به روزهای بعد از اتمام وظایف فوری و مهم موکول کنید.

دسته سوم

دسته سوم ماتریس آیزنهاور به آن بخش وظایف اختصاص دارد که اهمیت کمی دارند، اما انجام آن‌ها فوری است. شما می‌توانید آن‌ها را بدون آنکه خودتان انجام دهید، به کسی محول کنید.

بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند این دسته از وظایف را حین جلسه پیگیری کنند یا به‌صورت تلفنی و ایمیلی از دیگران بخواهند که آن را انجام دهند.

فکر کنید مدیرتان از شما خواسته است که تشریفات مربوط به همایشی را مدیریت و اداره کنید.

شما می‌توانید یکی دیگر از همکارانتان را به مدیرتان پیشنهاد دهید تا این وظیفه را برعهده بگیرد؛ چون وقتتان به‌اندازه کافی برای کارهای مهم و فوری پر است.

دسته چهارم

به وظایفی گفته می‌شود که نه فوری هستند و نه اهمیت دارند.

براساس ماتریس آیزنهاور این کارها اصلا نباید انجام شوند و حذف آن‌ها می‌تواند به شما کمک کند که فضای کافی برای کارهای مهم‌تر خالی کنید.

چک کردن شبکه‌های اجتماعی، گشت‌وگذار بدون هدف در اینترنت یا بازی ویدئویی از این دست کارها هستند.

حین اجرایی کردن ماتریس آیزنهاور به نکات زیر دقت کنید:

1. طبقه‌بندی کارها و اولویت‌بندی وظایفی که اهمیت فوری دارند، می‌تواند ذهنتان را آزاد کند. اما حتما باید دقت کنید که چه کاری ارزش انجام دارد.
2. سعی کنید سقف وظایفتان را به هشت وظیفه در هر دسته‌بندی تنظیم کنید. قبل از اضافه کردن وظیفه جدید، مطمئنن شوید که یکی از آن‌ها را انجام داده‌اید و از لیست حذف کرده‌اید. هدف ماتریس آیزنهاور نه جمع‌آوری لیست کارها، که انجام وظایف است.
3. اجازه ندهید که کسی حواستان را پرت کند و تمرکز را حفظ کنید. این شما هستید که اولویت‌هایتان را تعریف می‌کنید، نه دیگران. پس درست و اصولی برنامه‌ریزی کنید و به انجام آن پایبند باشید.
4. هرگز معطل نکنید؛ هدف اصلی کار این است که با سرعت مناسب پیش بروید تا درنهایت به هدف برسید.

معرفی کتاب

برای آموزش مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری، کتاب‌های زیادی پیش‌روی شما قرار دارند. شما می‌توانید در این مسیر از کتاب هفته کاری ۴ ساعته، نوشته تیم فریس، ۱۵ راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق نوشته کوین کروز و سال ۱۲ هفته‌ای نوشته برایان پی موران استفاده کنید.

ما در اپلیکیشن ذهن تلاش کرده‌ایم تا هرآنچه برای طی کردن مسیر رشد و موفقیت نیاز دارید را دراختیارتان قرار دهیم. اگر دوست دارید در این مسیر کنارتان باشیم و باهم رشد کنیم، با کلیک بر لینک زیر به خانواده ذهن بپیوندید.

این نوشته ماتریس آیزنهاور؛ تکنیکی جذاب و کاربردی برای افزایش سطح بهره‌وری برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

بهره وری چیست؟

بهره وری مفهومی است که به طور گسترده‌ای مورد سوء تفاهم واقع شده است. دلیل اصلی این است که ما از کلمه بهره وری در مقیاس کلان و خُرد استفاده می کنیم.

وقتی در اخبار می‌خوانیم: «بهره وری در مهمر ماه افزایش یافت» ما گیج می‌شویم! گرایش‌های کلان هیچ ارتباطی با میزان بهره وری فرد ندارد. برای ما، بهره وری یک معیار شخصی است. ما دیگر اپراتور ماشین نیستیم، ما کارگران ماهر دانش هستیم که وقت و انرژی خود را مدیریت می‌کنیم.

بر اساس موارد فوق، دو نوع بهره وری وجود دارد:

• بهره وری نیروی کار: مقدار کل کالاها و خدمات کارگران در یک دوره خاص تولید
• بهره وری شخصی: بازده مربوط به یک فرد در یک دوره خاص

شما اولی را کنترل نمی‌کنید اما ۱۰۰ درصد دومی را تحت کنترل دارید. از این رو، اگر فردی در قامت مدیر عامل و رهبر بخواهد بهره وری جمعی را بهبود بخشد، باید نخست بهره وری شخصی را افزایش دهد.

شما می‌توانید بسیار سودمند باشید و خروجی زیادی داشته باشید، اما نتایجی که می‌گیرید بی فایده هستند. وقتی روی خروجی مربوطه تمرکز کنید، کارهای درستی انجام می‌دهید. مواردی که می توانند شغل، تجارت، سازمان شما را بهبود بخشند.

همچنین مهم است که به بهره وری در یک دوره خاص، ترجیحاً ماهانه توجه شود. خروجی مداوم همان چیزی است که نتایج را هدایت می‌کنند.

نکات اساسی برای بهبود بهره وری

در خانه، کتابخانه یا دفتر، برای داشتن بهره وری بیشتر، به یک جفت دست اضافی یا بیش از ۲۴ ساعت کار در روز نیاز نداریم. تمام آنچه لازم دارید این است که برای بهبود بهره وری شخصی خود در ابتدای روز این روال را دنبال کنید:

• اولویت بندی کنید: قبل از انجام هر کار دیگری، تصمیم بگیرید که اولویت اصلی و وظایف ثانویه شما چیستند. به یاد داشته باشید که موارد مهم را همیشه جلوتر از مواردی خیلی ضروری نیستند انجام دهد.
• یک لیست تهیه کنید: با این کار یادآوری کارهایی که باید انجام دهید و پیگیری هر کار برای شما راحت‌تر خواهد بود. اگر در طول روز چیزهای دیگری پیش آمد، آنها را در لیست دیگری بنویسید و بدون اینکه در کار اصلی شما خلل ایجاد کند.
• در وقت صرفه جویی کنید: کارهای مهم خود را رتبه بندی کنید و همیشه ابتدا سریع ترین کار را انجام دهید. اگر مثلاً چیزی کمتر از دو دقیقه طول کشید، این کار را انجام دهید و سرعت خود را بالا ببرید.
• برای هر کاری زمان مناسبی وجود دارد: از پربارترین ساعات خود برای انجام مهمترین کارها استفاده کنید و کارهای ناچیزتر را برای پایان روز بگذارید.

رویکردهای بهبود بهره وری

رویکردهای مختلفی برای بهبود بهره وری وجود دارند که به شرح زیر هستند:

استراحت منظم داشته باشید

ممکن است فکر کنید این مورد ضد بهره وری است! اما وقفه‌های کوتاه بین کار باعث افزایش تمرکز، خلاقیت و حافظه می‌شود. کار مداوم برای طولانی مدت منجر به استرس، خستگی و تصمیم گیری نادرست می‌شود. با استراحت‌های مکرر برای تازه سازی و سوخت رسانی به ذهن خود، بهره وری خود را در محل کار به حداکثر برسانید.

قورباغه بخورید!

صبح اول یک قورباغه زنده بخورید، سپس خواهید دید که بقیه روز اتفاق بدتری برای‌تان نخواهد افتاد. روش معروف خوردن قورباغه برایان تریسی بر اساس این نقل قول بنا شده است. قورباغه در اینجا به معنای مهمترین وظیفه در لیست کارهای شما است. اگر کاری در این زمینه انجام ندهید به احتمال زیاد آن کار به عقب میافتد. تریسی می‌گوید: «کلید رسیدن به سطح بالایی از عملکرد و بهره وری، ایجاد عادت مادام العمر است». اما اگر بیش از یک وظیفه در بشقاب خود داشته باشید، چه می‌کنید؟ نویسنده پیشنهاد می‌کند: «ابتدا زشت ترین قورباغه را بخور». یعنی اگر چندین کار مهم دارید، با چالش برانگیزترین کار را شروع کنید. به خود نظم دهید تا بلافاصله کار را شروع کنید و سپس تا پایان ادامه دهید.

بر روی یک کار متمرکز شوید

مغز انسان کارهای چند وظیفه را خوب انجام نمی‌دهد! درواقع، طبق تحقیقات انجام شده، انجام چند وظیفه با هم تا ۴۰ درصد بهره وری را کاهش می‌دهد. دلیل این امر این است که جابجایی بین چندین کار تمرکز شما را محدود و حافظه را مختل می‌کند و استرس و خستگی روحی را افزایش می‌دهد. بنابراین با تمرکز فقط بر روی یک کار در یک زمانه، بهره وری خود را بهبود ببخشید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند RescueTime یا Timeular استفاده کنید تا مطمئن شوید که در این کار زمان را فراموش نمی‌کنید. علاوه بر این، از انجام بیش از حد تعهدات اجتناب کنید و اولویت‌های خود را مرتباً ارزیابی کنید تا از فرسودگی شغلی جلوگیری شود.

قانون دو دقیقه‌ای را دنبال کنید

دیوید آلن نویسنده و مشاور بهره وری در کتاب پرفروش خود با عنوان Getting Things Done، در مورد قانون دو دقیقه‌ای خود صحبت کرد. اصل مطلب این است، اگر وظیفه‌ای در انتظار انجام دارید که می‌تواند طی دو دقیقه به اتمام برسد، باید سریعاً این کار را انجام دهید، زیرا بررسی و اتمام آن بعداً بیشتر طول می‌کشد. به کارهای روزمره‌ای مانند پاسخ به نامه‌های الکترونیکی (ایمبل)، مرتب کردن تختخواب، شستن ظرف‌ها و سایر کارها فکر کنید. این استراتژی مدیریت زمان می‌تواند با حذف تعلل و کمک به شما در انجام کارهای بیشتر، بهره وری را به شدت بهبود ببخشد.

در شب قبل برای فردای روز جدید برنامه ریزی کنید

همانطور که ممکن است قبلاً بدانید، لیست کارها ابزاری عالی برای بهره وری است. آنها به شما کمک می‌کنند تا منظم و متمرکز باشید. تهیه لیست کارهایی که باید قبل از خواب انجام دهید، برنامه ریزی کارهای صبح شما را منظم می‌کند، زیرا آنچه که باید در یک روز انجام شود را از قبل برنامه ریزی کرده‌اید. توجه به این نکته، مهم است که لیست کارهای شما بیش از دو یا سه مورد نباشند. واقع گرایانه و ساده فکر کنید. اضافه کردن موارد بی‌شماری به لیست، فقط باعث می‌شود احساس گمراهی و دست پاچگی کنید.

[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]

[su_animate type=”shake” duration=”0.5″] راهکارهای تمرکز ذهن ؛ چگونه با تمرکز ذهنی بهره‌وری را افزایش دهیم؟ [/su_animate]

[/su_box]

از وقت خود استفاده کنید

به جای اینکه وقت خود را در شبکه‌های اجتماعی تلف کنید، از آن ساعت‌های گرانبهای خود استفاده کنید تا دانش بیشتری کسب کنید. کتاب‌ها و مقالات مفیدی را بخوانید یا به پادکست خوبی گوش دهید. همچنین می‌توانید از برنامه‌هایی مانند Curious و Lingvist برای یادگیری چیزهای جدید و سازنده استفاده کنید. یا از آن زمان برای برنامه ریزی کارهای مهم و پاسخ به ایمیل‌های خود استفاده کنید.

منظم و با برنامه باشید

علم می‌گوید افرادی که فضای کاری نامرتبی دارند از کارآیی و ناامیدی بیشتری نسبت به افرادی که میز کار منظمی دارند برخوردار هستند. بی‌نظمی توانایی مغز شما را در تمرکز و پردازش اطلاعات محدود می‌کند. این به نوبه خود به استرس و خستگی کمک می‌کند. بنابراین با مرتب کردن فضای کار خود، سلامت روان و کارایی خود را بهبود ببخشید. با خلاص شدن از شَر همه موارد غیرضروری شروع کنید. بهترین راه برای نظم بخشیدن به کار بدون خستگی، تمیز کردن میز کار خود هر روز قبل از رفتن به خانه است. علاوه بر این، این نکات مفید در مورد داشتن نظم را بررسی کنید.

حواس پرتی‌های دیجیتالی را کنار بگذارید

متوسط ​​افراد تقریباً یک چهارم روز کاری خود را برای مرور فعالیت‌های غیرشغلی در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانند. اگرچه دیدن توییتر یا اینستاگرام خود گاهی در یک روز چیز بدی نیست، اما بررسی مداوم تلفن خود برای به روزرسانی‌های شبکه‌های اجتماعی باعث کاهش بهره روی می‌شود. برای زمانی که در اینترنت می‌گذرانید محدودیتی تعیین کنید. همچنین، اعلان‌های برنامه را غیرفعال کنید یا تلفن خود را در حالت بی‌صدا نگه دارید. در حالی کار کنید تا به روزرسانی‌های مداوم باعث حواس پرتی شما نشوند.

یک لیست غیر قابل انجام تهیه کنید

در حالی که ما قبلاً در مورد مزایای ایجاد لیست کارها بحث کرده‌ایم، لیست غیر قابل انجام نیز می توان مفید باشد. ایده اصلی این است که لیستی از تمام فعالیت‌هایی را که قصد انجام دهید تا بیشتر تولید کنید را ایجاد کنید. کمی وقت بگذارید و کارهایی را که می‌توانستید به طور متفاوت یا کارآمدتر انجام دهید، وظایفی که به اهداف شخصی و شغلی شما کمک نمی‌کند، عادت‌های غیرمولد و غیرمجاز که به آن‌ها احتیاج دارید و سایر موارد را تجزیه و تحلیل کنید. اکنون لیستی براساس کارها تهیه کنید و آن را بررسی کنید و روی برنامه روزانه خود کار کنید.

خواب کافی داشته باشید

داشتن هفت تا نه ساعت خواب شبانه برای بهزیستی جسمی و روحی شما بسیار مهم است. انجمن خواب خاطر نشان می‌کند که بیش از ۳۰ درصد افراد ۲۰ تا ۳۹ ساله و ۴۰ درصد افراد بین ۴۰ تا ۵۹ سال، خواب کافی ندارند. طبق گزارش سال ۲۰۰۷‌ هاروارد، کمبود خواب باعث کاهش کارایی می‌شود و شما را مستعد خطا می‌کند. استراحت خوب باعث افزایش روحیه، افزایش خلاقیت، کاهش استرس و بهبود حافظه می‌شود. همچنین تمرکز شما را بالا می‌برد و توانایی شما در تصمیم گیری دقیق در ثانیه‌های مهم را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، ایجاد یک روال صبحگاهی سالم نیز گام مهمی برای تنظیم خود در یک روز با بهره وری بیشتر است.

تکنیک‌های بهبود و بهره وری

بهره وری ذاتی نیست، به عبارت دیگر، می‌توان آن را حفاری و بهبود بخشید. این بدان معنا است که تعدادی تکنیک وجود دارند که می‌توانند به شما در دستیابی به آن کمک کنند:

• تکنیک مدیریت زمان (GTD): روشی که توسط دیوید آلن، یک مشاور خبره در زمینه بهره وری ابداع کرده است، مبتنی بر سهولت در ذخیره، ردیابی و بررسی کلیه اطلاعات مربوط به یک کار است.
• تکنیک پومودورو (The Pomodoro): این سیستم که حاصل ایده Francesco Cirillo ایتالیایی است، شامل ۵ تا ۱۰ دقیقه وقفه پس از هر ۲۵ تا ۵۰ دقیقه فعالیت و استراحت بیشتر در هر ۱۰۰ دقیقه است.
• زمان تمرکز (Focus Time): این تکنیک که یکی از انواع Flowtime است و با «ذهن آگاهی» مرتبط دارد، متمرکز کردن تمام توجه شخص به یک کار و نادیده گرفتن همه عوامل حواس پرتی را شامل می‌شود.
• ماتریس اولویت بندی کارها (Priority Matrix): این روش چهار نوع وظیفه را تعیین می‌کند، که براساس اهمیت و فوریت‌شان طبقه بندی می‌شوند تا مشخص شود که کدام در اولویت قرار دارند یا کدام فعالیت‌های ثانویه هستند.
• روش آی وی لی (Ivy Lee): عصر روز گذشته، شش وظیفه مهم خود را برای روز بعد به ترتیب اهمیت یادداشت ‌کنید تا بتوانید از لحظه بلند شدن از خواب با برنامه ریزی پیش بروید.
• زنجیر رو پاره نکن (Seinfeld): این روش شامل تقسیم  بندی روزهای تقویم با یک نگاه در یک مکان کاملاً مشهود همراه با یک خودکار برای گذراندن روزهایی است که می‌توانید تمام کارهای خود را انجام دهید.
• تکنیک جی شرلی (Jay Shirley): لیستی از وظایفی را که امروز باید انجام دهید (من باید انجام دهم)، آنچه در طولانی مدت مهم است (باید انجام شود) و آنچه از انجام آن لذت می‌برم (من می‌خواهم انجام دهم) را تهیه کنید.
• تکنیک مارک آندرسن (Marc Andreessen): این روش همچنین بر اساس مفهوم لیست anti-ToDo بنا شده است. در این حالت، لیست در پایان روز تهیه می‌شود و شامل همه کارهایی است که موفق به انجام آن شده‌اید.
• روش سام کارپنتر (Sam Carpenter Method): ین روش به شما امکان می‌دهد تا جدول زمانی بیولوژیکی ایده آل خود را پیدا کنید، به عبارت دیگر ، زمان‌هایی از روز که بهترین عملکرد را دارید، بنابراین می‌توانید از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

ابزارهای مدیریت زمان برای بهبود بهره وری

هنگامی که نوبت به بهبود بهره وری شخصی می‌رسد، فنآوری می‌تواند بهترین ابزار برای شما باشد. اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که به شما این امکان را می‌دهند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید. بیایید نگاهی به برخی از آنها بیندازیم:

• Harvest: این برنامه به شما امکان را می‌دهد تا بدانید چه مدت زمانی را برای هر مشتری، پروژه یا کار شخصی خود صرف کنید و همچنین چگونگی به حداقل رساندن دوره‌های بی‌تحرکی را نیز نشان می‌دهد.
• Toggl: این برنامه زمان را به گونه‌ای ضبط می‌کند که گویی کرنومتر است و شما هر زمان که کار را شروع یا تمام می‌کنید، زمان شما را ثبت می‌کند. به شما این امکان را می‌دهد تا گزارش‌هایی حاوی این داده‌ها ایجاد کنید.
• Tick: زمان کار شما را ثبت می‌کند و تخمین می‌زند که برای اتمام کارها و پروژه‌های خود چقدر زمان‌تان طول می‌کشد. همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بتوانید برای انجام یک کار مشخص، زمان بندی کنید.
• Todoist: این مدیر به کاربران این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را با تقسیم آن‌ها به پروژه‌ها و زیر پروژه‌ها، همچنین تعیین زمان و تاریخ، تعیین سطح اولویت و فعال سازی هشدارها، سازماندهی کنند.

بهبود بهره وری در محیط کار

شرکت‌ها همچنین می‌توانند برای بهبود بهره وری شخصی کارمندان خود از تکنیک‌هایی استفاده کنند، به گونه‌ای که این امر تأثیر مثبتی بر عملکرد شرکت‌ها داشته باشد. در زیر تعدادی از اقدامات خوب ذکر شده است:

• اهداف مشخص، معقول و قابل اندازه گیری را تعیین کنید، هم به صورت جمعی و هم به صورت فردی، تا به عنوان یک راهنما عمل کنند.
• ارتباطات داخلی را برای جلوگیری از تکثیر وظایف و شناسایی مشکلاتی که ممکن است بهره وری را تضعیف کنند، ارتقا دهید.
• از ابزارهای فنآوری مانند موارد ذکر شده در بالا استفاده کنید که به کارگران کمک می‌کنند تا بهره وری خود را افزایش دهند.
• با ایجاد یک فضای کاری مناسب در نیروی کار ایجاد انگیزه کنید و به آنها فرصت آموزش، پیشرفت حرفه‌ای و لذت بردن از ساعات کاری انعطاف پذیر را بدهید.

کلام آخر

بهبود بهره وری چه در محیط کار باشد و چه شخصی، امری مهم است. درحقیقت، بهره وری است که را مؤثر و کارآمد نشان می‌دهد و باعث می‌شود در نظر دیگران فردی مفید باشیم. بهره وری در مورد هر چیزی است که به خروجی مربوط می‌شود، اگر شما خروجی خوبی داشته باشید، بهره وری بالایی دارید. بنابراین، سعی کنید از راهکارها و تکنیک های افزایش بهره وری استفاده کنید تا بتوانید در کار و زندگی شخصی خود موفق شوید.

این نوشته بهره وری چیست؟ رویکردها و تکنیک های بهبود بهره وری برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

چند لحظه با من همراه شوید و به یک روز معمولی و کارهایی که عموماً در طول روز انجام می‌دهید فکر کنید. از زمانی که شروع به کار می‌کنید تا زمانی که آن را روز می‌نامید و کارتان را متوقف می‌کنید، شروع کنید. اگر بخواهم که دقیقاً و با جزئیات کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را تفکیک کنید، چه مقدار از این کارها مفید و چه مقدار فقط تلف کردن وقت خواهد بود؟ در این میان مسلماً متوجه خواهید شد که چه مقدار زمان را هم بدون انجام دادن هیچ کاری از دست می‌دهید.

مطالعات انجام شده در بریتانیا نشان داده است که در کشوری همانند انگلیس، کارمندان دفتری تنها در طول روز ۲ ساعت و ۵۳ دقیقه کار مفید انجام می‌دهند. در مورد خودمان اعداد بدتر است. پس برای چه کاری از ۸ تا ۴ عصر سر کار هستید؟ تعجب کردید؟ با نگاه ریزبینانه در این اعداد و ارقام، متوجه واقعیت تلخ و بسیار مهمی‌خواهیم شد.

این اعداد زمانی پررنگ‌تر دیده می‌شوند که متوجه شویم، بیشتر طول زندگی خودمان را در محل کارمان می‌گذرانیم. بیشتر کسانی که در مطالعات انجام شده شرکت کردند، می‌گفتند که مابقی زمان‌هایی که در محل کارشان حضور دارند را به چک کردن شبکه‌های اجتماعی، صبحت کردن با دیگر همکاران، چت کردن با دوستان، درست کردن نوشیدنی، مرور اخبار روزانه و جواب دادن به تلفن‌های شخصی می‌گذرانند.

من دوست دارم مدت زمانی که مجبور هستم برای گذران زندگی خودم در دفتر کارم باشم را به شکل مفیدتری سپری کنم و بتوانم کارهایی که همکارانم برای انجامشان به هفته‌ها زمان نیاز دارند را در یک روز انجام دهم. با این کار مسلماً هم خودم و هم کارفرمایم از من راضی‌تر خواهند بود. کارفرما به کنار، خودم احساس مفید بودن می‌کنم. برای تغییر در نحوه عملکردم در طول روز باید قبول کنم که راهی که برای عمل کردن و انجام وظایف کاری انتخاب کردم، اشتباه است و می تواند تغییر کند.

برای کشف مشکل در یک سیستم، می‌بایست تک تک قسمت‌های آن را بررسی و عیب‌یابی کرد. حال شما نیز همراه من شوید تا نگاهی شیوه کار کردن خودمان داشته باشیم، اشکالات آن را رصد و بهبود ببخشیم. بر اساس فلسفه کایزن، اگر یک درصد هم بهبود دائمی در شیوه کار کردن خودمان داشته باشیم، جزء افراد موفق جامعه هستیم. با یک بار بهبود شیوه کار کردن خودتان متوجه خواهید شد که دیگر نیازی به تغییر ندارید و می‌توانید به راحتی در طول یک روز اهداف و کارهای بیشتری نسبت به همکارانتان انجام دهید. این به معنی موفقیت بیشتر است.

اگر می‌خواهی بیشتر کار کنی، ساعت بدنت را بشناس

دن کندی، نویسنده مشهور آمریکایی و خالق کتاب‌های توسعه فردی و موفقیت در مورد برنامه‌ریزی و رصد کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم می‌گوید:

«بهبود شیوه کار کردن یا بهره‌وری یک استراتژی فردی برای استفاده بیشتر از زمان، استعداد، هوش، انرژی، منابع و فرصت‌ها است که باعث می‌شود شما سریع‌تر به اهداف دلخواه و مطلوبتان نزدیک شوید».

خب می‌دانم دست به کار شدید و برنامه شخصی انیشتین و بنجامین فرانکلین را از اینترنت کش رفتید؛ اما بهتر است دست نگه دارید، به نظر خودتان برنامه شخصی بنجامین فرانکلین که تمرکز زیادی روی اوقات صبحگاهی دارد برای شما که شب‌ها بیدار می‌مانید و تا ساعت ده صبح می‌خوابید، کارایی دارد؟ مسلماً نه!

 پس الگوی مناسب کیست؟

هیچ کس. شما باید خودتان را مبنی برنامه‌ریزی قرار دهید. برنامه شخصی که تنظیم می‌کنید می‌بایست بر اساس اوقات و زمان‌هایی که در بهترین حالت روحی و جسمی قرار دارید، باشد. مسلماً آنچه که بنجامین فرانکلین به عنوان برنامه شخصی صبحگاهی تنظیم کرده بود، برای شما یا هیچ کس دیگری به جز خودش کاربردی و مفید نیست.

بنجامین فرانکلین یک سحرخیز واقعی بود. سحرخیزی برای ما در این مقاله مترادف با morningness chronotype است. افراد سحرخیز، به شدت دوست دارند صبح زود از خواب بیدار شوند تا با غلبه بر احساس خوش خواب صبحگاهی، لذت رسیدن به موفقیت قبل از دیگران را تجربه کنند. مفهوم سحرخیزی که در مورد آن صحبت می‌کنیم در «سحرخیز باش تا کامروا شوی» استفاده شده است.

مطالعات علمی و روانشناسی انجام شده بر روی سحرخیزی نشان می‌دهد که افراد سحرخیز بهره‌وری بیشتری دارند؛ اما مطالعه دیگری نشان داده است که سحرخیزی نزدیک به ۵۰ درصد می‌تواند به شکل وراثتی تعیین شود. هر چند ما می‌توانیم با آموزش فواید سحرخیزی در جامعه آن را نهادینه کنیم اما هیچ گاه نمی‌توانیم اهمیت طبیعت و وراثت را کم رنگ کنیم. من سحرخیز هستیم چون از دوران مدرسه عادت به زود بیدار شدن و رسیدگی به کارهای روزانه‌ام داشتم. این باعث شد که بعد از گذشت چندین سال، همچنان یک سحرخیز باقی بمانم. البته زاویه مخالف سحرخیزی هم وجود دارد: شب بیداری یا eveningness chronotype. این افراد که بیشتر به جغد معروف هستند، نیز عملکرد مشابه مغزی با سحرخیزان دارند. برای درک تفاوت این دو به الگوهای رفتاری طی یک روز سحرخیز و شب بیدار دقت کنید:

• سحرخیز: ساعت ۶ از خواب بیدار می‌شود تا ساعت ۱۰ شب فعالیت دارد. ۱۰ تا ۶ صبح استراحت می‌کند.
• شب بیدار: ساعت ۱۰ از خواب بیدار می‌شود. تا ساعت ۴ صبح فعالیت دارد. ۴ تا ۱۰ صبح استراحت می‌کند.

شاید تصور کنید، شب بیدارها انرژی کمتر و همچنین سود کمتری از روز می‌برند پس عملکرد مغز و بهره‌وری آن‌ها کمتر از سحرخیزان است؛ اما مطالعات نشان داده است که سحرخیزان و شب بیدارها عملکرد یکسان مغز و بهره‌وری مشابه دارند. الگوهای خواب، اشتها، ورزش، مطالعه و کار همگی در آن‌ها یکسان گزارش شده است.

بر همین اساس، اگر شما خودتان را فردی سحرخیز یا شب بیدار می‌دانید، می‌بایست برنامه‌ریزی‌های روزانه خودتان را بر اساس ساعت بیولوژیکی بدن خودتان تنظیم کنید. مسلماً بهره‌وری شما بر اساس ساعت بیولوژیکی بهتر از ساعت رسمی و اسمی خواهد بود. برای مثال اگر سحرخیز هستید، قسمت عمده کارهایی که باید انجام دهید را به ساعات اولیه صبح انتقال دهید، چرا که می‌توانید در زمان کم، کار زیادی بکنید؛ اما اگر شب بیدار هستید، برعکس باید عمل کنید.

شما بهتر از من می‌دانید چه زمان‌هایی از روز تمرکز بالا، انرژی بیشتر و همچنین انگیزه بهتری برای انجام کارهایتان دارید. بر اساس تجربه، کسانی که سحرخیز هستید تا میانه روز، کاربری بیشتر نسبت به شب بیدارها دارند. با گذشتن عقربه از ساعت دوازده ظهر، شیف صبح بیدارها و شب بیدارها با هم عوض می‌شود و کارایی شب بیدارها بیشتر می‌شود.

دن اریلی، دانشمند آمریکایی که تاکنون جوایز زیادی همانند لیگ نوبل را کسب کرده است در این مورد می‌گوید:

«به طور کلی، کسانی که سحرخیزتر هستند تا دو ساعت بعد از بیدار شدن بیشترین بازدهی و بهره‌وری را دارند».

برای من که سحرخیز هستیم این الگوی رفتاری کاملاً درست است. بیشتر مقالاتی که برای نوشتن آن‌ها نیاز به تمرکز دارم را به صبح زود موکول می‌کنم. همه مثل هم نیستیم. اولین راز بهره‌وری بهتر، هماهنگی کارها با ساعت بیولوژیکی بدن است.

[su_box title=”حتما بخوانید :” box_color=”#483046″]با این ۷ ترفند ذهنی اعتماد به نفس خود را بالاتر ببرید[/su_box]

با باک پر بنزین روزت را شروع کن

روزهای شنبه کارایی بیشتری دارید یا چهارشنبه؟ جدای از اینکه شنبه روز اول کاری است و می‌تواند کمی خسته کننده باشد اما بهره‌وری شما در این روز بیشتر از چهارشنبه است. دلیل این اتفاق، باک بنزین پر شما است. انسان‌ها در خط شروع هر کاری چه هفته باشد که دو ماراتن، انرژی و انگیزه بیشتری دارند.

مهم‌ترین بخش پازل افزایش بهره‌وری شما در طول هفته، چگونگی وارد شدن شما به رینگ مسابقه است. اگر شما خسته و کوفته وارد رینگ مسابقه‌ای شوید که قرار است یک هفته درونش مبارزه کنید، در همان دور اول ضربه فنی می‌شوید و مابقی هفته را کنار رینگ مجبور به تماشا خواهید بود. اغلب کسانی که آخر هفته خوبی سپری نمی‌کنند دوست دارند شنبه را تا یکشنبه خواب باشند. عمده دلیل اینکه از شنبه‌ها متنفر هستیم، جمعه‌های بی‌حاصل و خالی از پمپ بنزین برای پر کردن باکمان است.

بیایید از این به بعد، جمعه‌ها و آخر هفته‌هایمان را به کارهایی که دوست داریم اختصاص دهیم. با این کار شما منتظر شنبه تا پنجشنبه‌ای خواهید بود که هر روز با لیست بلندی از کارها مواجه شوید و تا آخر روز تعداد زیادی از آن‌ها را انجام دهید حتی اگر پایان روز، عقربه باک بنزینتان بالا آمده باشد، هنوز بنزین کافی تا پایان هفته خواهید داشت.

البته شما باید در طول هفته هم به خودتان استراحت بدهید. گوشه رینگ بروید، دراز بکشید و ۸ تا ۹ ساعت استراحت کنید. خوابیدن یکی از بهترین گزینه‌های پیش روی شما برای تجدید قوا و وارد شدن به رینگ مبارزه در روز بعدی است. هیچ وقت خواب را از برنامه روزانه خودتان حذف نکنید. این روزها همه ما به خاطر مشغله‌هایی که برای خود درست کرده‌ایم، کمتر می‌خوابیم و بیشتر سرپا هستیم تا در جلسات و هر آنچه که مربوط به بهره‌وری بهتر است، شرکت کنیم.

[su_box title=”حتما بخوانید :” box_color=”#483046″]اگر دچار بی خوابی هستید حتما این ۴ کار را انجام دهید ![/su_box]

به همین دلیل است که نباید آخر هفته را از دست بدهید. خوب بخوابید و دست از چک کردن نامه‌ها، پیام‌ها و اخبار بیهوده‌ای که می‌تواند ذهن شما را درگیر کند، بردارید. با خانواده خودتان باشید و انرژی از دست رفته را به دست آورید.

هر چند سخت است که آخر هفته خودتان را بدون گوشی و لپ تاپتان سپری کنید، اما خبر خوب برای شما این است که اگر بتوانید از پس این کار بربیایید در کل هفته بعد با تمرکز بیشتری می‌توانید به آن‌ها بپردازید. پس قسمت گم شده از پازل افزایش بهره‌وری، استراحت کافی و زدن بنزین در روزهای مخصوص استراحت و زمان‌های فارغ شدن از کار است.

برنامه‌ریزی کوتاه مدت داشته باش

اجرای برنامه‌های روزانه بر اساس برنامه‌ریزی طولانی مدت مثلاً برای یک هفته یا یک ماه می‌تواند دشوار و گیج کننده باشد. برای اینکه بتوانید روزانه بر روی کارهایی که همان روز قرار است انجام دهید، تمرکز کنید نیاز به یک برنامه‌ریزی کوتاه مدت و روزانه دارید. به این معنی که بخشی از امروزتان را به برنامه‌ریزی برای فردا اختصاص دهید. اگر هر روز از خواب بیدار شوید و به جای برنامه کوتاه مدت روزانه، برنامه بلند مدت هفتگی یا ماهانه را نگاه کنید، نخواهید توانست شروع موفقی برای رسیدن به اهدافتان در طول روز داشته باشید.

بهترین زمان برای برنامه‌ریزی روز بعدی، نیم ساعت پایانی ساعات کاری روز قبل است. بیست تا سی دقیقه همه کارهای مهمی که قرار است فردا انجام دهید را لیست کنید. آن‌ها را بر اساس اولویت برای روز بعد مرتب کنید تا روزی که در پیش دارید را بدون برنامه‌ریزی گیج کننده شروع کنید.

جولی مورجنسترن نویسنده کتاب انگیزشی «هیچ وقت ایمیل‌هایت را صبح چک نکن» در مورد برنامه‌ریزی کوتاه مدت می‌گوید:

«اگر شما منتظر هستید که صبح شود و برای همان روز برنامه‌ریزی کنید، باید بدانید که خیلی دیر شده است. اتفاقات و کارهایی که باید انجام دهید بی‌هیچ وقفه‌ای همانند قطار تا بجنبید از پیش رویتان رد خواهند شد و شما حتی وقت فکر کردن و برنامه‌ریزی نخواهید داشت».

با نوشتن لیست ضروریات و اولویت‌های روز بعدی در پایان روز کاری قبل، شما می‌دانید که چه کاری را باید زودتر از دیگری باید انجام دهید یا چقدر باید برای انجام هر کاری زمان صرف کنید. البته اگر حوصله کافی دارید، در لیست بلند مدت خودتان هم می‌توانید این تغییر را اعمال کنید. به این صورت که برنامه بلند مدت خودتان را به شکل تفصیلی‌تری با شرح وظایف روزانه تنظیم کنید. البته لازم نیست باز هم همه جزئیات را ذکر کنید، تنها نوشتن اولویت‌های اصلی مهم است. حال می‌توانید به جای نوشتن برنامه کوتاه مدت در پایان روز کاری، آخر شب نگاهی به برنامه طولانی مدت تفصیلی خودتان داشته باشید و بدانید که صبح فردا چه کارهایی در انتظارتان خواهد بود.

مشخص کردن اولویت‌های روزانه نه تنها به شما دید بهتری از روزی که پیش رویتان قرار دارد می‌دهد بلکه روند تکمیل اهداف اصلی شما در طول هفته را نیز نشان می‌دهد. برای مثال اگر قرار باشد تا پایان هفته مقاله‌ای تکمیل کنید، از روز شنبه روند تکمیل آن را بر اساس آنچه که همان روز انجام دادید به روز یکشنبه انتقال می‌دهید. با این کار برای تکمیل هیچ کاری سردرگم نمی‌شوید.

صبح کاری خودتان را جای اختصاص دادن به تلاش، کوشش و کار کردن صرف برنامه‌ریزی عجله‌ای نکنید. بر اساس آنچه که روز قبل انجام دادید، بر روی انجام کارهای روزانه‌تان تمرکز کنید.

[su_box title=”حتما بخوانید :” box_color=”#483046″]۹ رفتاری که برای رسیدن به موفقیت باید همین حالا کنار بگذارید[/su_box]

انرژی خودت را مدیریت کن، نه زمانت را

من همان‌طور که گفتم سحرخیز هستم. پس من از اواسط روز تحلیل انرژی و انگیزه را تجربه می‌کنم. به همین دلیل، اگر کارهایی که هیچ وقت دوست ندارم انجام دهم را به بعد از ظهر موکول کنم، صد در صد در انجام آن‌ها کوتاهی خواهم کرد و بهره‌وری کمتری خواهم داشت.

به همین دلیل من ترجیح می‌دهم ساعت‌هایی از روز که انرژی بیشتر و انگیزه مضاعف بر اساس ساعت بیولوژیکی خودم دارم را به انجام کارهایی که اصلاً دوستشان ندارم یا نیاز به انرژی بیشتر برای پیش بردنشان دارم، اختصاص دهم. در مدیریت و برنامه‌ریزی انرژی شما باید بهره‌وری را تابعی از انرژی خودتان فرض کنید و آن را مستقل از زمان بدانید.

کار کردن با انرژی بیشتر در بازه زمانی کمتر می‌تواند منجر به بهره‌وری بیشتر نسبت به زمان کار زیاد با انرژی کم شود. همه ما این را با گوشت و استخوان لمس کردیم. یادتان هست درس‌هایی که دوست داشتیم را طی زمان کمتر از درس‌های دیگر یاد می‌گرفتیم و نتیجه بهتری هم در نهایت از آن‌ها برداشت می‌کردیم.

با این وجود، بدون استرداد و احیا انرژی در طول روز، بهره‌وری شما دچار تحلیل می‌شود. انرژی و انگیزه شما، با انجام کارهای روزانه و غرق شدن در برنامه‌ریزی روزانه رفته رفته کاهش پیدا می‌کند، بنابراین حیاتی است که شما انجام کارهایی که نیاز به انرژی و انگیزه بیشتری هستند را به ساعات اولیه روز و زمانی که انرژی بیشتری دارید موکول کنید.

کارهای خودتان را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت و برنامه‌ریزی به طوری که برای انجام آن‌ها زمان زیادی لازم نباشید، تقسیم کنید. همانند یک سردار جنگی، نیروهای انگیزه خودتان را آرایش دهید. اگر قرار باشد همه توان خودتان را برای انجام کاری که انرژی زیادی از شما در همان ابتدای روز می‌گیرد، صرف کنید دیگر برای ادامه روز توانی نخواهید داشت؛ بنابراین شما با صرف وقت زیاد، بهره‌وری کمتری خواهید داشت. بهره‌وری واقعی در این است که شما بتوانید انرژی لازم برای انجام کارهای روزانه‌تان را به سمت کار بیشتر در مقابل زمان کمتر هدایت کنید.

اگر شما هر روز ساعت سه عصر کارایی لازم خودتان را از دست می‌دهید، اصرار زیاد برای کار کردن بعد از آن ساعت می‌تواند تنها منجر به هرز رفتن انرژی و خستگی بیش از حد برای روز بعدی باشد. درست است که شما به شکل فیزیکی در ساعات بعدی کار می‌کنید اما هیچ کارایی ندارید. برای بازگرداندن بخشی از انرژی خودتان کافی است که مدتی خودتان را از محیط کاری دور کنید، این کار می‌تواند یک پیاده‌روی ۱۰ تا ۲۰ دقیقه‌ای یا خوردن چای باشد.

[su_box title=”حتما بخوانید :” box_color=”#483046″]افراد موفق با این ۱۲ روش با افراد منفی و خطرناک کنار می آیند[/su_box]

عادت به دست به کار شدن سریع

برای عده ای از ما، شروع به کار کردن همانند بیدار شدن از خواب و تخت است. به قدری سخت و دشوار است که گاهی منجر به توقف کار یا دست کشیدن از آن می‌شود. اگر شما ندانید که سر صبح و شروع روز کاری چه فعالیتی باید انجام دهید، یکی از بهترین اوقات کاری و زمانی که انرژی زیادی برای انجام کار دارید را به سادگی از دست می‌دهید. برای فرار از دست این عادت زننده و ناموفق بهتر است دست به کار شوید و یک عادت جایگزین ایجاد کنید. عادتی که به مغز شما دستور دهد، وقتی از خواب بیدار شدید یا پشت میز کارتان بشستید، باید بلافاصله شروع به کار و فعالیت روزانه کنید.

عادت روزانه شما می‌تواند بسیار ساده و شامل رفتن به سر کار، آماده کردن یک لیوان چای، تمیز کردن میز کار و در نهایت نگاه کردن به لیست کاری روزانه باشد. همچنین شما می‌توانید از سکوهای پرتاب برای تمرکز بیشتر هم استفاده کنید. اگر هدفون دارید، آهنگی که دوست دارید را برای چند دقیقه گوش دهید، نفستان را حبس کنید و اراده کنید که از پس همه برنامه‌های مشخص شده برای روزتان بر بیایید. حالا چشم باز کنید و دست به کار شوید. همچنین می‌توانید هر عاملی که باعث حواس پرتی و کاهش بهره‌وری شما در شروع کار روزانه می‌شود را حذف کنید. این کار می‌تواند کنار گذاشتن گوشی همراه تا درآوردن کفش‌هایتان باشد.

من آهنگ‌هایی مخصوص تحت عنوان «سکوی پرتاب» در گوشی همراهم دارم. هر وقت احساس کنم که انرژی کافی برای شروع ندارم، از آن‌ها به عنوان تقویت کننده قوای خود استفاده می‌کنم و همیشه هم جواب داده است.

ساعت کار جدا، ساعت استراحت جدا

شما آدم‌آهنی یا ربات نیستید که هشت ساعت کامل به شکل روزانه و هر روز هفته کار کنید و احساس خستگی نکنید. هر کسی در طول روز از انجام کار روزانه‌اش احساس خستگی روحی، فکری و جسمی می‌کند. متأسفانه خستگی روحی و فکری به مراتب بیشتر از خستگی جسمی و فیزیکی است اما مشهود نیست. اثرات خستگی روحی و فکری در کاهش بهره‌وری دیده می‌شود.

تحقیقات نشان داده است که وقفه‌های منظم در طول ساعات کاری و استراحت کوتاه مدت به میزان ۱۶ درصد بهره‌وری و تمرکز را افزایش می‌دهد. همچنین دانشمندان اعلام کردند که زمان‌های طولانی کار به همراه وقفه‌های کوتاه مدت ۱۵ دقیقه‌ای هماهنگی زیادی با ساعت بیولوژیکی و چرخه طبیعی بدن ما دارند.

این وقفه‌های کوتاه باعث می‌شود تا ما تمرکز خودمان را از دست ندهیم و انرژی تحلیل رفته را دوباره به دست آوریم. شما باید اهمیت این موضوع را درک کنید و فکر غلط کار کردن پشت سر هم برای کشف موفقیت‌های بزرگ را خط بزنید. همچنین اگر قرار است که کار جدیدی به دنبال کار قبلی روزانه خودتان شروع کنید، می‌بایست فکر خودتان را از کار قبلی خلاص و پاک کنید تا تمرکز کافی روی فعل کنونی داشته باشید.

همچنین زنگ‌های تفریح کوتاه نشان دادند که می‌توانند موجب بروز خلاقیت بیشتر در کنار کاهش استرس، نگرانی و خستگی شوند.

ضرب‌الاجل تعیین کن

داشتن زمان و وقت زیاد برای انجام کار، به معنی بهره‌وری بالا و مناسب نیست. برخلاف تصور شما تحقیقات نشان داده است که زمان محدود برای انجام کار باعث می‌شود که بهره‌وری به مراتب بیشتر شود. همچنین در مدت زمان کم، کارهای بیشتری انجام می‌شود. در این مورد فکر کنید که:

اگر یک صبح تا شب وقت برای انجام وظیفه محول شده بر شما وقت داشته باشید، مدت زمانی که برای انجام کار مفید اختصاص می‌دهید، کاهش پیدا می‌کند و از سوی دیگر مدت زمانی که برای انجام کارهای جانبی همانند زنگ زدن، چک کردن شبکه‌های اجتماعی، خوردن قهوه و هر چیز دیگری به جز فعالیت اصلی خود اختصاص می‌دهید؛ اما اگر شما همانند شب امتحان فقط مدت محدودی برای انجام کاری همانند خواندن درس داشته باشید، خودتان را مجبور می‌کنید کتابی چند صفحه‌ای که در طول ترم نخواندید را به زور تمام کنید.

اگر شما برای خودتان مهلت کوتاه برای انجام کارهایتان تعیین نکنید، به احتمال زیاد فقط زمانی که احساس کنید مجبورید کارتان را انجام دهید یا همان دقیقه نود دست به کار می‌شوید. بهترین کار این است که برای خودتان به شکل ذهنی یا عملی محدودیت زمانی ایجاد کنید. این کار می‌تواند تعیین زمان معکوس با کرنومتر یا یک جایزه باشد.

مدام خودتان را تشویق کنید تا در زمان مشخص شده کارهایی که قرار است انجام دهید را به پایان برسانید. اگر موفق به انجام این کار شدید، جایزه ای به خودتان بدهید در غیر این صورت مجبورید بیشتر سعی کنید و خبری از جایزه نیست.

جمع‌بندی

اگر شما عادت روزانه بهتری داشته باشید، می توانید انرژی خودتان را مدیریت کنید، کارهایتان را بر اساس ساعت بیولوژیکی انجام دهید و با بدن خودتان دوست شوید، شما می‌توانید کارهایتان را در زمان کمتر انجام دهید، کارهای بیشتری نسبت به قبل پیش ببرید، زمان کمتری از دست بدهید، زمان آزاد بیشتری برای کارهای مفیدتر داشته باشید، کنترل روزتان را به دست بگیرید و در نهایت استرس کمتری برای انجام کارهایتان داشته باشید.

در این میان باید برای بهبود بهره‌وری، می‌بایست اولویت بندی روزانه کارهایتان را بدانید تا بتوانید با دید باز و بدون سردرگمی روزتان را آغاز کنید.

این نوشته چطور در یک روز، به اندازه یک هفته کار مفید انجام دهیم؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

بهره وری در مقایسه با کارایی و تاثیرگذاری، در واقع تفاوت میان کیفیت و کمیت می باشد. شخص خلاق و بهره ور، شخصی است که با انجام دادن کارها به صورت کامل و بدون نقص شناخته می‌شود. گرچه اگر آن ها استراتژی های خود را برای بلند مدت تنظیم کرده باشند، ممکن است دستاوردهای آن ها برای مدت زمان کوتاهی باقی بماند و پس از مدتی از بین برود. در اغلب زندگی‌ها، بهره وری و کارایی با یکدیگر متفاوت هستند.

هنگامی که بر روی بهره‌وری تمرکز می‌کنید، اولین مسئله‌ای که به آن ضرر می رسانید، کارایی و تاثیر گذاری می باشد. نباید تنها بر روی یکی از این دو مورد تکیه کرد، بلکه باید هر دوی آن ها را به انجام رساند.

بهره وری در زندگی

اندازه گیری میزان بهره وری در زندگی معمولاً با دقت و قاطعیت بالایی انجام می شود؛ بنابراین اکثر افراد تمرکز خود را بر این مسئله قرار می‌دهند. اغلب بهره وری را توسط اندازه گیری میزان موفقیت و خروجی کارهای یک شخص اندازه گیری می کنند. اگر در ماه خرداد۲ کتاب و در ماه تیر ۴ کتاب مطالعه کرده باشید، بنابراین در ماه تیربهره وری بیشتری از خود نشان داده اید.

در تجارت، میزان بهره وری توسط مقایسه کارمندان در ادارات و مکان‌های مختلف اندازه‌گیری می‌شود. برای مثال، شرکتی در کالیفرنیا که در ماه مارس ۶۰ هزار دلار درآمد داشته است، در حالی که شرکتی در فلوریدا ۵۰ هزار دلار در ماه مشابه درآمد داشته است. بنابراین شرکت اول میزان بهره‌وری بیشتری از خود نشان داده است.

نقطه کور بهره وری

از آن جایی که اغلب افراد میزان بهره‌وری را توسط محاسبه کردن میزان خروجی اندازه گیری می کنند، ممکن است حتی برای ی کبار هم که شده، حس کرده باشید که بهره وری تمام چیزی است که به آن نیاز دارید.

اگر صاحب کار یا شخصی که بر کارهای شما نظارت می کند، از شما می خواهد که تا انتهای روز گزارش مهمی را برای او تهیه کنید، آن ها فکر می‌کنند که درخواست شان کاملاً منطقی می باشد. این در حالی است که نوشتن و ایجاد این گزارش تنها ۳۰ دقیقه از زمان شما را می گیرد، اما این تنها کاری نیست که شما در طول روز باید آن را انجام دهید و وظایف دیگری نیز دارید.

اگر نوشتن گزارش تنها وظیفه شما می باشد، بنابراین باید قبول کنید که تا انتهای روز آن را انجام دهید. اما تصور کنید اداره ای که در در آن کار می کنید کارمندی جدید را استخدام کرده است و شما قبول کرده اید تا تمام پروسه‌های کار را به فرد مورد نظر آموزش دهید.

بسته به پیچیدگی نقش و میزان مشارکت فرد جدید، این کار ممکن است تمام روز طول بکشد تا بتوانید مراحل کار را به طور کامل برای او توضیح دهید. همچنین تصور کنید که علاوه بر این کار، وظایف دیگری از پیش برای شما باقی مانده است که باید آن ها را تا مدت زمان معین شده انجام دهید.

بنابراین، هم اکنون بهتر می توانید درک کنید که اگر تنها شاخص شما برای اندازه گیری میزان بهره وری یک شخص، خروجی کار و موفقیت های او باشد، بنابراین اطلاعات مهم و کلیدی را در نظر نمی گیرید  و احتمال این که در محاسبات خود اشتباه کنید وجود دارد.

حتی ممکن است شخصی که تصور می کنید، در هفته ای که در آن قرار دارید، کم تر از هفته پیش بهره‌وری داشته است، اما در واقع میزان بهره وری او، در این هفته، بسیار بیشتر از هفته قبل بوده است.

تاثیر گذاری و کارایی، آن روی سکه ی بهره وری

بهره وری، بر روی میزان کار خروجی شما تمرکز می‌کند؛ بنابراین کارایی و تاثیر گذاری بر روی کیفیت کار تاکید می‌کند، که در واقع تمرکز اصلی آن بر روی صرفه جویی در زمان یاصرفه جویی در منابع موجود می‌باشد.

می توانید بهره وری را به عنوان پاداشی برای فروشی که به دست آورده اید در نظر بگیرید، و کارآیی و تاثیرگذاری را به عنوان پولی که پس از پرداخت هزینه‌های دیگر، با خود به همراه دارید و به خانه می برید در نظر بگیرید.

کارایی نیز به نحوی با کیفیت کاری که به طور مستقیم به زمان مرتبط است محاسبه می‌شود. برای مثال، فرض کنید که دو نفر در سازمانی کار می‌کنند که روزانه باید صد مشتری را ارزیابی کنند. شخص اول در مدت زمان خاصی که با ۱۵۰ مشتری تماس گرفت به عدد مورد نظر رسید، اما شخص دوم پس از این که با ۳۰۰ نفر تماس گرفت به این عدد دست پیدا کرد.

گرچه هر دو به نقطه عطف مربوط به بهره‌وری خود رسیدند، اما شخص اول کارآمدتر بود؛ زیرا تنها ۵۰ تماس اضافه گرفت تا به عدد مورد نظر برسد؛ در حالی که شخص دوم مجبور شد تا با ۲۰۰ نفر دیگر نیز تماس بگیرد.

۵ تمرین جالب برای تقویت ذهن

آیا مفهومی به نام کارایی بیش از حد وجود دارد؟

درست مانند مفهوم بهره وری، اگر بخواهیم تنها بر روی کارایی و اثربخشی تمرکز کنیم، ممکن است با عواقب ناخواسته ای روبه رو شویم. شما قصد ندارید تا کار خود را به صورت عجولانه به پایان برسانید.

چالش ها، اشتباهات و شکست ها در واقع بخشی از رشد و دست یابی به نتایج دلخواه هستند.

زمانی که بیش از حد بر روی کیفیت دلخواه تمرکز می کنید، در واقع خود را با شک و تردید،د اضطراب و تعصب بی جا احاطه می کنید. اگر شخصی هستید که یک تیم یا گروه خاصی را رهبری می کنید، ممکن است تیم شما از تولید کردن کم ترین محصول خودداری کنند؛ زیرا می ترسند که مرتکب اشتباه شوند.

یکی از مطالعاتی که انجام گرفته است نشان می دهد حتی افراد بسیار موفق مانند استیو جابز نیز، در تمامی زمینه‌ها کمال گرا نیستند و دچار نقاط ضعف هستند.

کمال گرایی باعث می شود تا اکثر مردم از تصمیم گیری خودداری کنند، زیرا اضطراب موجود از ارتکاب اشتباه، باعث می‌شود تا همواره رو به عقب برگردند.

تعادل بین بهره وری و کارایی

هنگامی که سعی دارید تا اهمیت بین بهره وری و کارایی را مقایسه کنید، باید بدانید که به هر دو نیاز دارید و هر دوی آن ها حائز اهمیت می باشد.

رسیدن به اهداف و نتایج دلخواه، احساسی بسیار عالی می باشد، اما در عین حال مایل هستید تا هزینه ها ی موجود برای این موفقیت را نیز اندازه گیری کنید.

باید زمان و منابع مورد نیاز برای دست یابی به اهداف خود را کنترل کنید و آن را در نظر بگیرید. ممکن است در برهه زمانی خاصی، بازده و خروجی شما کاهش پیدا کند، بنابراین به این نتیجه می رسید که در کار انجام شده اشتباهات زیادی وجود دارد و نیاز است تا توجه بیشتری به آن نشان دهید.

این کاهش بازده در موقعیت مشابه دیگری نیز قرار دارد، و آن هنگامی می‌باشد که در رابطه با کیفیت کار یا کمال گرایی مورد نظر خود نگرانی خاصی داشته باشید. افراد کمال گرا معمولاً ترس بیش از حد از شکست دارند که این ترس باعث می شود تا آن ها همواره میزان خلاقیت و تولید خدمات و محصولات خود را در سطح خاصی حفظ کنند و به پیشرفت در این زمینه فکر نکنند.

استراتژی هایی وجود دارند که با استفاده از آن ها می توانید نتایج خود را به حداکثر برسانید.

1. نسبت به زمان و منابع خود قاطع باشد

سعی کنید کار خود را با تلاش برای حفظ سطح فعلی تولیدات خود شروع کنید؛ در حالی که منابعی که در حال استفاده از آن ها هستید را کاهش می‌دهید. این استراتژی نیازمند این است که در رابطه با اهداف خود قاطع باشید.

اگر قصد دارید تا میزان کارایی خود را بدون تاثیر گذاری بر بهره وری افزایش دهید، چه کاری انجام انجام می دهید؟ یک استراتژی ساده  برای این کار، بازبینی تمام کمپین‌های بازاریابی موجود است. پس از اتمام این بررسی، می توانید کمپین های خود را بر اساس بازده سرمایه گذاری به دست‌آمده رتبه بندی کنید. پس از آن، می توانید میزان بهره وری و کارایی خود را توسط تخصیص دوباره پول مورد نظر که پیش از این کمتر از ۱۰ درصد از آن را صرف تبلیغات کرده بودید شروع کنید و این دفعه، بیشتر از ۱۰ درصد از این پول را در امر تبلیغات هزینه کنید.

۱۶ راه تضمینی برای چالش ۹۰ روزه تغییر نگرش در زندگی

2. تلفات را کاهش دهید

یکی دیگر از استراتژی هایی که به شما کمک می کند تا  نتایج و تاثیر دلخواه را ایجاد کنید، تمرکز بر روی کاهش میزان تلفات می‌باشد. برای بار دیگر عرض می‌کنیم که قصد ما به کارگیری تکنیک ها و روش هایی می باشد که به طور مثبت بر روی کارایی و بهره‌وری شما تاثیر می گذارند.

تصور کنید اشیا و وسایل گران قیمتی در اختیار دارید که با داشتن اشیای مشابه، اما با قیمت پایین‌تر نیز می توانید همان وظایف و کارها را انجام دهید. با کاهش وسایل و ابزار گران قیمت و استفاده از ابزار مشابه و ارزان قیمت تر، می توانید تلفات و هزینه هایی که هدر می‌دهید را کاهش دهید.

درست مانند مثالی که در آن شرکت کالیفرنیا پول بسیار بیشتری نسبت به شرکت فلوریدا صرف کرد، آیا گزینه های موثر، اما در عین حال مقرون به صرفه تری وجود دارند که هنوز مورد بررسی قرار نگرفته اند؟ ایده ای که بسیار موثر می‌باشد این است که هزینه های خود را به صورت سالانه بررسی کنید تا ببینید که آیا امکان دارد تا در بخش‌هایی از هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید یا آن ها را بهبود دهید. اگر از این بابت مطمئن نیستید، می توانید با بازدید هایی که از بازار انجام می‌دهید، ببینید که آیا قیمت های شما در راستای بازار امروزه می باشند یا خیر. می توانید این تکنیک‌ها را در زندگی شخصی خود و اقتصاد زندگی خود نیز به کار بگیرید.

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چرا شرکت های بیمه ی ماشین به شما وعده می دهند که هزینه های بیمه ی ماشین شما را تا ۴۰ درصد کاهش می دهند؟ این به این دلیل است که معمولا افراد خودروی خود را به صورت منظم تعویض نمی کنند. از آن جایی که خودروی شما دائما در حال استفاده می باشد، معمولا هر سال ارزش خود را نسبت به سال پیش از دست می دهد.

۱۲ روش برای افزایش بهره وری در محیط کار

3. اهداف خود را اولویت بندی کنید

سومین رویکردی که می‌تواند به شما کمک کند تا تعادل بین بهره وری و کارایی را حفظ کنید، این است که اهداف خود را اولویت بندی کنید.

هدف شما این است که تصمیم بگیرید چه چیزی برای شما حائز اهمیت می باشد و حاضر هستید سایر اهدافی که کم تر حائز اهمیت می‌باشند را برای هدف مهمی که در سر دارید، از دست بدهید. برای مثال، در دنیای مدرن امروز، صنعت کامیون به شدت رقابتی می‌باشد و در نتیجه، رانندگان کامیون باید بتوانند هزینه های خود را تا حد امکان پایین نگه دارند تا کارایی بیشتری را ایجاد کنند. آن ها برای این که بتوانند هزینه های خود را کنترل کنند، هرگز یک کامیون را خالی نگه نمی دارند و همیشه باید محصولی همراه آن ها باشد.

اگر آن ها باید محموله ای را در شهر میامی تحویل دهند، باید مطمئن شود که در راه برگشت از این شهر نیز محموله ای را به همراه دارند تا آن را به شهر بعدی برسانند. زمانی که یک راننده کامیون قادر نیست تا برای راه برگشت خود محموله یا بار خاصی تهیه کند، آنها در واقع منابع و زمان خود را هدر می دهند. دراین صورت شما هزینه ای را هدر می دهید و سود زیادی به دست نمی آورید. برای اینکه آن ها مطمئن شوند که هزینه‌هایشان کنترل شده می‌باشد، باید اهداف خود را اولویت بندی کنند.اگر اهداف خود را اولویت بندی نکنند، قادر نیستند تا هزینه‌های خود را کنترل کنند و حتی ممکن است به آن ها خسارت وارد شود. کمال گرایی به شما می گوید که “شما باید تمامی اهداف خود را عملی کنید و به آن ها برسید، یا هیچ یک از آن ها را نداشته باشید.”

هنگامی که با تصمیم های سخت رو به رو می شوید، لحظه ای را به خود استراحت دهید و مشخص کنید که کدام یک از این تصمیم ها بیشتر از همه حائز اهمیت می‌باشند. اگر می توانید تنها به یک یا دو هدف خود برسید، کدام یک از آن ها تاثیر بیشتری برای شما به همراه خواهد داشت؟ سپس، راهی را برای رسیدن به بهره وری و کارایی در نظر بگیرید. در مثال راننده کامیون، آن ها محموله ی خود را توسط پایین آوردن قیمت در مسیر برگشت به دست آوردند. درعین حال،توانستند میزان کارایی خود را افزایش دهند، زیرا هزینه های خود را پوشش دادند و با کم کردن هزینه ها، میزان کمی سود به دست آوردند. راننده کامیون میزان بهره‌وری خود را افزایش داد، زیرا انتخاب او بین هزینه عادی و هزینه کاهش یافته نبود، بلکه انتخاب این راننده بین بار خالی و میزان کاهش یافته از بار برگشتی بود.

نتیجه گیری

با سنجیدن منابع و زمان در دسترس، کاهش این خطرات و تلفات و اولویت بندی به اهداف خود، می توانید میزان کارایی و بهره‌وری خود را تا حد زیادی افزایش دهید. هدفی که برای زندگی خود تعیین کرده اهمیتی ندارد؛ بلکه همیشه از کار کردن با کارایی بیشتر و حفظ تعادل آن با بهره وری بیشتر، مزایای زیادی به دست خواهید آورد.

این نوشته بهره وری در زندگی و کسب و کار مهم تر است یا تاثیرگذاری؟! برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

یکی از موارد مهمی که بازدهی را کاهش می دهد میز کار شلوغ و درهم است. این کار دو مشکل عمده دارد: ۱) شما مجبور هستید که زمان زیادی را صرف تمیزکاری کنید، ۲) یک میز کار شلوغ پر از انرژی های منفی است.

روش های تغییر محیط کار برای افزایش بازدهی

1. محیط کار خود را تمیز نگه دارید

برخی افراد ذاتا تمیز و منظم هستند ولی تحقیقات نشان داده است که یک میز کار منظم بازدهی کاری همه افراد را بالا می برد. هم چنین، رابطه ی شما را با همکارهایتان بهبود می بخشد زیرا بیش تر افراد ذهنیت خوبی از کارمندان نامنظم ندارند و آن ها را تنبل و بی نظم می دانند.

به خاطره ی اولین باری که وارد یک رستوران، هتل، دستشویی یا فروشگاه تمیز شدید، فکر کنید و اینکه چقدر آن همه تمیزی چشمتان را گرفته بود. به نظر شما کارکنان آنجا به کوچکترین جزئیات هم توجه کرده اند و به آن افتخار می کنند. اگر چند دقیقه وقت صرف کنید تا محیط کار خود را تمیز و مرتب کنید، روی کارهای بزرگ تر تمرکز می کنید و به چشم دیگران یک فرد لایق هستید.

چگونه می توانیم با این ۱۷ روش خلاقیت خود را افزایش دهیم؟

2. انرژی مناسب را به وجود آورید

محیط کار شما انعکاسی از شخصیت شماست، بنابراین آن را جایی گرم، آرامش بخش و مناسب بر ای تمرکز کنید. با تغییرات کوچک مثل قرار دادن یکی دو عکس کوچک، یک گلدان گل، یک مکعب روبیک و غیره، فضای مناسبی را برای کار و تمرکز ایجاد کنید. کیفیت نور هم باید نه خیلی زیاد و نه خیلی کم باشد زیرا نور مناسب برای افزایش کارآیی ضروری است.

شیوه های مینیمالیسم هم برای دکور مناسب هستند زیرا هیچ چیزی باعث حواس پرتی شما نمی شود و انرژی مثبت این فضا هم کارآیی شما را خیلی بالاتر می برد. توضیح دادن آن سخت است ولی به محض اینکه چنین چیزی را ببینید کاملا حرف هایم را درک خواهید کرد؛ البته، این امر برای همه یکسان نیست. استفاده از مبلمان، وسایل و چیزهایی که به شما انرژی مثبت می دهند خیلی مهم است. برای بعضی افراد این شرایط ایده آل شامل رنگ های خنثی، نور عالی، گیاه، دسترسی به نور خورشید و همکاران خوب می باشد.

3. اخطارهای گوشی خود را خاموش کنید

شما در حال گوش دادن به ارائه ی فردی هستید و اخطارها پشت سر هم روی صفحه ی گوشی او ظاهر می شوند. آنها سعی می کنند خونسرد باشند و طوری رفتار کنند که اصلا حواس آنها پرت نشده است ولی هر بار که اخطاری روی صفحه می آید باید مکث کنند و آن را حذف کنند. ما همه شاهد این مسئله بوده ایم و این اتفاق برای شما هم موقع کار می افتد.

یکی از بهترین راه هایی که بازدهی را بالا می برد خاموش کردن اخطارهای موبایل و کامپیوتر است. هیچ پیام اضافی روی صفحه ی شما ظاهر نخواهد شد و به جز خانواده ی شما هم کسی با شما تماس نخواهد گرفت. این طرز فکر که اگر شما همیشه در دسترس باشید کارمند بهتری هستید افسانه ای بیش نیست. اخطارها را خاموش کنید، زمان چک کردن پیام هایتان را محدود کنید و بازدهی خود را بالا ببرید.

بهتر است رهبر باشیم یا رئیس ؟!

4. کاغذهای روی میز خود را جمع کنید

بی نظمی میز کار سرعت شما را پایین می آورد، تمرکزتان را به هم می ریزد و باعث افزایش استرس می شود. به احتمال زیاد، شما بسیاری از وسایل روی میز را نیاز ندارید و تمامی برگه های مورد نیازتان را هم می توانید فایل بندی کنید. بهتر است فایل های خود را در کامپیوتر ذخیره کنید و تا جایی که ممکن است کاغذ بازی نکنید تا کارایی خود را هم بالا ببرید.

5. یک قفسه درست کنید

بعضی افراد به قفسه بندی علاقه دارند و همیشه در کنار میز کار خود قفسه ای از برگه های مورد نیاز را دارند. قفسه های خود را هر روز چک کنید و برگه های هر روز را در پایان آن روز پاکسازی کنید و قفسه را خالی کنید. هنگامی که به برگه ها نیازی ندارید روی قفسه را بپوشانید تا حواس شما پرت نشود و روی کارهای مهم تر تمرکز کنید.

6. یک دفتر یادداشت داشته باشید

شاید این کار قدیمی باشد ولی نوشتن یادداشت حافظه را بالا می برد. وقتی هر روز وقتی را صرف نوشتن یک لیست می کنید فعالیت ها را در ذهن خود اولویت بندی می کنید و با تمرکز و برنامه ریزی بهتری کارهای روزانه خود را انجام می دهید.

هر فردی ممکن است با نوع خاصی از دفتر یادداشت راحت تر کار کند. بعضی ها دفترهای بدون خط و صفحات تمام سفید را ترجیح می دهند زیرا می توانند ایده ی خود را طراحی کنند، نوشته ای اضافه کنند و یا لیست بنویسند.

۱۷ تکنیک افزایش انگیزه در کارمندان و ساختن یک تیم قوی

7. برای همکاران و مراجعان وقت بگذارید

در هر شغلی زمانی صرف صحبت با همکاران یا مراجعین می شود. ممکن است به کار همکاران خود نظارت کنید، به ایمیل مشتریان پاسخ دهید یا با مشتریان تلفنی صحبت کنید. این کارها به وقت نیاز دارند و شما باید برای آن برنامه ریزی کنید.

من معمولا ۳۰ درصد از وقتم را به این کار اختصاص می دهم و در آن زمان هیچ کار دیگری انجام نمی دهم. رعایت این مسئله تغییر بسیار بزرگی ایجاد می کند.

زمانی که به مدرسه می رفتم، به ما یاد دادند که با قدم زدن مدیریت کنیم. وقتی کوچک تر بودم در سالن آرایش مادرم کار می کردم و مراقب کارها بودم و کارمندان مادرم را زیر نظر داشتم و با مشتریان آنها صحبت می کردم. وقتی به دانشگاه رفتم، گارسن بودم و هر جنبنده ای را کنترل می کردم. شما در هر شرایطی باشید می توانید به اطراف خود کنترل داشته باشید.

این نوشته با این ۷ تغییر در محیط کار ، بازدهی تان را چند برابر کنید برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.