بسیاری از شرکت‌های پیشتاز، سرسختی بی‌دلیل ندارند و برای رسیدن به توسعه پایدار موردنظرشان بازنگری و ارزیابی اصولی در نظر می‌گیرند. به باور آن‌ها، اتفاقاً بهینه سازی‌های هرچند کوچک در مسیر کسب‌وکار مزایای بلندمدت گسترده‌ای برایشان دارد.

قصد دارم یکی از مفاهیم جالب در توسعه کسب‌وکار را بیشتر برایتان باز و در این نوشته بهینه سازی مداوم فرایندها را تعریف کنیم، نحوه اجرای آن را در هراندازه کسب‌وکار بشناسیم و دلیل ضرورت انتخاب چنین مدلی را بدانیم.

تعریف بهینه سازی مداوم فرایندها

این عبارت Continuous Process Improvement با مخفف CPI گویای « بهبود پیوسته محصول، خدمات یا فرایندهای پیشرفت برای تغییرات اساسی و در مسیر صعودی » است.

البته منظور فقط این نیست که کسب‌وکارها باید در هر موقعیتی که بحران اتفاق می‌افتد و فرایند انجام کار عادی نیست بهتر است تغییراتی در ساختار یا روند انجام کار ایجاد کنند. این بهینه سازی را، در عوض، باید نوع واقعی سبک کاری دانست که هدفش بازنگری مرتب نتایج و انطباق با محاسبات جدید در زمان لازم است.

تأکید اصلی روی مداومت است چون‌که تغییرات گسترده نهایی و جریان پیشرفت از همان گام‌های اول با هدف بهینه سازی باید برداشته شود و تنها با رعایت اصل پیوستگی این اتفاق می‌افتد. در این مسیر گروهی هستند که ترکیبی از روش‌های بهینه سازی را انتخاب می‌کنند که مثلاً کایزن و شش سیگما ازجمله آن‌هاست.

اگرچه این چارچوب‌ها می‌توانند در طول مسیر نقش تأثیرگذاری داشته و درون فرایند وجود داشته باشند ولی نباید فراموش کنیم که کارکرد هرکدام با دیگری متفاوت است.

•● مهم: بهینه سازی مداوم فرایندها دو دیدگاه را در خودش گنجانده است؛ رسمی و شکل یافته formalised و انطباقی adaptive .

دیدگاه شکل یافته معمولاً با روش شش سیگما یکی است که در آن فرد با مجموعه‌ای از تکنیک‌ها سروکار دارد و با هدف بازگشت مالی محاسبه‌شده رسمیت پیدا کرده. دیدگاه انطباقی برگرفته از روش‌های اصلی مدیریتی و بهبود فرایندها به‌صورت موردی است.

آشنایی با مدل بهینه سازی مداوم فرایندها

یکی از پرطرفدارترین ابزارهای این مدل، چرخه PDCA مخفف عبارت برنامه‌ریزی، آزمایش، بررسی و اقدام است. هر حرف به یک مرحله اشاره می‌کند که باهم می‌خوانیم:

• Plan (برنامه‌ریزی)- شناسایی فرصت‌های تغییر و بازنگری

• Do (آزمایش)-  اجرای آزمایشی تغییرات در مقیاس کوچک

• Check ( بررسی)- ارزیابی داده‌ای برای بازنگری نتایج تا میزان موفقیت‌آمیز بودن تغییرات مشخص شود. یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای اینکه نتیجه‌بخش بودن این مرحله را بدانیم استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون داده است تا داده‌های واقعی و آمار نشان دهند که فرایندها در چرخه درستی کار می‌کنند.

• Act ( اقدام)- وقتی تغییرات اعمال‌شده در حالت آزمایشی جواب بدهند حالا وقت آن می‌رسد که در مقیاس بزرگ‌تری وارد عمل شویم. درصورتی‌که که به نتیجه منطقی نرسیدیم شاید باید در فرصت بهتری دوباره دست‌به‌کار شویم.

نقش نرم‌افزار اتوماسیون داده در  CPI

این نرم‌افزار در هر مرحله چرخه PDCA حضور پررنگ دارد و در همان ابتدای کار کمک می‌کند تا تصویر درستی از چگونگی انجام فرایند و شناسایی شکاف‌ها و وقفه‌ها برای بهتر شدن داشته باشیم.

در مرحله بعدی ابزارهای موجود در این برنامه قرار است به‌عنوان یک فضای آزمایشی یا جعبه شنی  sandbox تغییرات در نظر گرفته‌شده را آزمایش کنند تا میزان اثرگذاری آن‌ها بر کل سازمان مشخص شود. با تأیید مفید بودن نتایج این آزمایش، نوبت به اجرا می‌رسد.

♦♦ توجه داشته باشید که

پیاده کردن تغییرات تأییدشده در کل سازمان هزینه‌بردار، نیازمند زمان و پرخطر است اما وقتی پای نرم‌افزار اتوماسیون داده به میان می‌آید بسیاری از مشکلات قابل‌حل می‌شوند چراکه تصویر بزرگی از فرایندها در اختیار دارید و نسخه کنترل در اختیار شماست و مدل‌های پیش‌بینی این قدرت را به شما می‌دهند که از چگونگی اثر تغییرات بر کسب‌وکارتان به‌خوبی اطلاع پیدا کنید.

نکته: فضای آزمون‌وخطای چنین ابزاری امکان مرور و بازگشت به نقطه اول را برای بهینه سازی مداوم فرایندها در مقیاس کلان فراهم کرده است.

بهینه سازی پیوسته با وقفه یا بهینه سازی پیوسته دائمی؟

شاید برایتان جالب باشد که به‌عنوان یک فعال در حوزه کسب‌وکار و شناسایی رقبای خودتان در بازار فشرده و استرس آفرین رقابت بخواهید به تفاوت این دو عبارت دقت و بدانید چرا باید رویکرد خودتان را دقیقاً مشخص کنید.

اولی (بهینه سازی پیوسته با وقفه) مشخصاً در مورد فعالیتی است که در زمان تعیین‌شده‌ای شروع می‌شود و پایانی هم برایش درنظرگرفته ‌شده است. دراین‌بین وقفه‌هایی هم دارد.

دومی (بهینه سازی پیوسته دائمی) بدون هرگونه وقفه و همیشگی است.

اما چرا این موضوع در بهینه سازی مداوم فرایندها اهمیت دارد؟ باید خدمت شما عرض کنم که هدف اصلی از بهینه سازی پیوسته دائمی ساخت ارزش بیشتر برای کسب‌وکار است. ضمن اینکه همیشه رسیدن به سود و تولید برتر یک امتیاز مطلوب به‌حساب می‌آید. اما اگر تغییرات موردنظر با دقت کم یا  شتاب‌زدگی اعمال شود، بهای آن کم کیفیت بودن خدمات/ محصول خواهد بود.

فراموش نکنید که بهینه سازی پیوسته، بدون وقفه و دائمی یعنی انجام فرایند به‌صورت تدریجی. نکته‌ای که دراین‌بین همیشه مهم و تعیین‌کننده است وجود همیشگی محدودیت‌ها و موانع بوده که یا به‌صورت مالی یا در قالب محدودیت منابع و زمانی خودش را نشان می‌دهد. بنابراین بهینه سازی پیوسته و دائمی انتخاب اول همه شرکت‌ها با کمک نقشه برداری جریان ارزش  Value Stream Mapping است.

این نقشه‌کشی موقعیت و آنچه را که در حال اتفاق افتادن است، احتمال وقوع تغییرات و روش محاسبه نتایج را تعریف می‌کند.

فرهنگ بهینه سازی مداوم فرایندها در محیط کار

این فرایند قرار نیست فردی و اتفاقی باشد. بلکه به فراخواندن مجریان و مدیران برای حمایت از فرهنگ پیوستگی بهبود و تأمین کارمندان برای پذیرش اولویت‌ها نیاز دارد. درواقع چنین فرهنگی قابل حمایت و پذیرش خواهد بود. شاید بهتر باشد مدیریت مجموعه دو نکته زیر را برای ساخت چنین فرهنگی در نظر داشته باشد:

◄ طرح پرسش‌های مناسب

چه سؤال‌هایی دقیقاً بیانگر جریان کار و فرایندها در سازمان است؟ به چند نمونه دقت کنید:

• تعداد افراد درگیر در این فرایند چند نفر است؟
• تغییرات اعمال‌شده در هر مرحله از فرایند چه اثراتی روی اعضای تیم می‌گذارد؟
• آیا امتیاز احتمالی تغییر، ارزش اثرگذاری بر کل جریان کار را دارد؟
• میزان هزینه مالی و زمانی برای فرایند چقدر است؟

◄ روش‌های تغییر رویکرد

سه روش زیر به‌خوبی می‌تواند فرهنگ بهینه سازی را در مجموعه کسب‌وکار شما تعریف کنند.

• فلوچارت یا تابلوی کانبان: نمایش تصویری برای تجزیه فرایند و مشخص کردن مسئولیت‌ها برای هر مرحله. این روش به‌خوبی نشان می‌دهد که همه اعضای تیم درک بهتری از تقسیم‌بندی مسئولیت‌هایشان پیداکرده‌اند.
• ارزیابی: استفاده از ابزار اتوماسیون داده برای تعیین کیفیت منابع و نتایج. با این روش بررسی کارآمد بودن مدل بهینه سازی و شناسایی شکاف‌ها برای بهبود به‌خوبی انجام می‌شود.
• پیشنهاد‌ها: تیم به همان اندازه که تغییرات را اجرا می‌کند بخشی از استراتژی هم به‌حساب می‌آید. پس گام‌های عملیاتی که برداشته می‌شد می‌تواند شامل جلسات آموزشی هم باشد که در کنار اتوماسیون اداری اهمیت دارد. توجه داشته باشید که سیستم اتوماسیون کمک می‌کند ناهمواری‌های مسیر گرفته و وابستگی مهم افراد حذف شود چراکه سیستم به‌تنهایی می‌تواند با کمترین دخالت انسان کار خودش را پیش ببرد.

این سیستم‌ها همچنین وظایف کم‌اهمیت را برای تیم حذف می‌کنند و درنتیجه اعضا می‌توانند روی فعالیت‌های مهم‌تری مثل انجام کارهای جدید در فرایند بهینه سازی تمرکز بدهند.

تکنیک‌های بهینه سازی مداوم فرایندها و استفاده از آن‌ها

پیشنهاد می‌کنم برای آشنایی بهتر با این مدل، پنج روش از پرطرفدارترین تکنیک‌ها را بیشتر بشناسید:

نقشه‌کشی فرایند کسب‌وکار BPM

چنین تکنیکی برای ارائه چگونگی و چرایی نمایش بصری فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. به‌عبارت‌دیگر با مشخص کردن فرایند کسب‌وکار در قالب نمودار یا نقشه با ابزار اتوماسیون، رد کردن هر مرحله که ضعف در آن مشاهده می‌شود با سرعت بیشتری انجام می‌شود. برای انجام تغییرات ضروری از این تکنیک استفاده می‌کنند.

DMAIC

مخفف کلمات Define تعریف، Measure اندازه،  Analyse ارزیابی، Improve  بهبود و Control کنترل که هرکدام تعریف خودشان را دارند:

♦ تعریف: تعریف مسئله یا فعالیتی که نیازمند بهینه سازی است. دریافت بازخورد مؤثر از مشتری یا استفاده از نقشه جریان ارزش برای تعریف فعالیت لازم است.

♦ اندازه: بازنگری اندازه مشکل و اثری که ممکن است روی فرایند بگذارد.

♦ ارزیابی: استفاده از تحلیل ریشه‌ای مسائل یا محاسبه داده‌ای برای تعیین چگونگی و چرایی وقوع مسئله

♦ بهبود: دسته‌بندی فاکتورهای اثرگذار در وقوع مسئله با هدف قرار دادن دلایل ریشه‌ای تا مشکل حل شود.

♦ کنترل: اجرای فرایندی که بهینه سازی شده و محاسبه عملکرد آن در طول زمان انجام شده است.

مردم و مکان واقعی Gemba Walks

نباید از قدرت این تکنیک برای بهینه سازی مداوم فرایندها غافل شد. در حقیقت جمبا واک باعث می‌شود تا همیشه ارزشمندترین منبع خودتان را در کسب‌وکار کنار دست داشته باشید؛ مردم. خلاقانه‌ترین فکرهای بهینه سازی اغلب به لطف کارمندانی ارائه می‌شود که در خط مقدم هستند و ذهنیت حل مسئله تحسین‌برانگیزی دارند.

این افراد درک عمیقی از محدوده فرایند تولید دارند و می‌توانند راه‌حل‌های احتمالی را ارائه کنند. هر مدیر کارآمد و باهوشی می‌داند که بهترین روش شکار تکنیک‌های خلاقانه و دیدگاه‌های ارزشمند بیرون آمدن از دفتر مدیریت  و قدم گذاشتن به فضای واقعی است.

نکته: Gemba  یک کلمه ژاپنی به معنی « مکان واقعی» است. در حوزه کسب‌وکار این کلمه به هر فضایی که ارتباط نزدیک و مستقیم با کارمند/ مشتری و مصرف‌کننده دارد گفته می‌شود.

جمبا همان‌جایی است که داستان واقعی و اصلی اتفاق می‌افتد ( تولید یا پیشرفت محصول) و شامل تعامل دوستانه و غیررسمی با کارمندان در محل کارشان می‌شود. چنین ارتباطی در جلسات رسمی شرکت اتفاق نمی‌افتد.

نکته جالب‌توجه مشاهده مبتنی بر واقعیت یا فرایند تولید واقعی است که به لطف قرار گرفتن در آن هر مدیری می‌تواند اطلاعات روشن‌تری از وقایع اطرافش دریافت کند. این جمع‌آوری اطلاعات صمیمانه و البته دقیق به‌عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند شرکت‌ها است که علاقه‌مند به ابزارها و تکنیک‌های ساده بهینه سازی مداوم فرایندها هستند.

با پیاده‌سازی این تکنیک در سازمان‌ها، همه اعضای مجموعه به‌مرورزمان شاهد بهتر شدن روابط بین فردی و درنهایت تمرکز کافی برای بهبود مداوم خواهند بود. به عبارت بهتر، چارچوب سالم و درستی که برای تعاملات منظم در نظر گرفته‌شده عادت بازخورد مؤثر و مداوم را در افراد شکل می‌دهد.

Gemba walks نباید با این هدف در سازمان پیاده شود که افراد، به دلیل ارتباط دوستانه مدیریت با کارمندان، وادار به گفتن افکار شخصی خودشان شوند. بلکه این تکنیک بهترین روش برای مشاهده و گردآوری داده/ بازخوردهایی است که در تصمیم‌گیری‌های آینده اثرگذار خواهد بود.

پنج « چرا….؟»

روش پنج چرا یکی از بهترین ابزارهای بهینه سازی مداوم فرایندهاست تا به کمک آن بتوانید ریشه اصلی مشکل را شناسایی کنید. با طرح پنج چرای پشت سر هم می‌توان به‌جای اینکه فقط به نشانه‌ها توجه شود وارد مرکز مسئله شد و راه‌حل‌های احتمالی را پیدا کرد.

اگرچه این تکنیک هم مثل جمبا واک Gemba Walk راه‌حل اصلی نیست. بلکه روش کارآمدی برای رسیدن به ریشه مسئله و شناسایی فرصت‌های بهبود است. درحالی‌که راهکاری برای اجرای راه‌حل‌ها ارائه نمی‌دهد. درواقع تکنیک پنج چرا فقط کمک می‌کند تا توجه کسب‌وکارها متوجه حواشی نباشد و به اصل موضوع بپردازند.

تویوتا کاتا Toyota kata تحفه مدیران

مایک روتر Mike Rother این مدل بهینه سازی را به‌عنوان بخشی از پژوهش خود در شرکت ماشین‌سازی تویوتا در نظر گرفت. درواقع این رویکرد جالب برگرفته از فرهنگ کایزن در بهینه سازی مداوم فرایندها بود که به الگوهای رفتاری یا کاتای دخیل در آن می‌پرداخت.

یکی از همین کاتاها مربوط می‌شد به آموزش کارمندان تا در فرایند یادگیری روی خودشان کار کنند و تمرکز اصلی خود را بر تلاش در مسیری مشخص قرار دهند.

شاید تیم شما پیش‌تر یا اکنون تجربه یک رکود و بی‌انگیزگی در کارمندان را تجربه کرده باشد یا می‌کند که باید خدمتتان عرض کنم مدل آموزشی تویوتا کاتا روشی عالی برای نجات است. اما چطور؟ چالش‌های منظم.

کاتا چالش‌هایی را در نظر می‌گیرد تا افراد برای انجام آن‌ها و بهبود مداوم تلاش می‌کنند. چنین چالش‌های برنامه‌ریزی‌شده‌ای کارمندان را تشویق به فعالیت‌هایی می‌کند که ناخواسته اولویت دوم آن‌ها و تبدیل به عادت شده است.

این ابزار کارآمد قدیمی ساختاری برای یادگیری مداوم و پیشرفت دارد و کاری می‌کند تا اعضای تیم که حس می‌کردند درگیر یک روتین کسل‌کننده کاری شده‌اند، بهره‌وری دلخواهشان را ندارند و جلوی رشدشان گرفته‌شده است، انگیزه بیشتری بگیرند.

اتفاق مثبتی که درنتیجه چنین نظارت مسئولانه‌ای می‌افتد افزایش بازدهی شغلی است تا آنجا که نه‌تنها خود کارمند بلکه مشتری و سایر بخش‌های مرتبط هم از امتیاز آن سود می‌برند.

بهینه سازی مداوم فرایندها به روش تویوتا کاتن را با مجموعه‌ای از پرسش‌های تعیین‌کننده می‌شناسند که مدیران هر مجموعه آن‌ها را آماده می‌کنند. اگر ازجمله مدیرانی هستید که نیاز به این سؤالات برای انگیزه بخشیدن به هم‌تیمی‌هایتان دارید فرصت خوبی است:

• آخرین مرحله‌ای که انجام دادی چه بود؟
• انتظار داشتی چه اتفاقی بیفتد؟
• دقیقاً و واقعاً چه اتفاقی افتاد؟
• از این اتفاق چه آموختی؟

۳ میم؛ موری، مورا و مودا

این سه میم بخشی از همان سیستم تولیدی تویوتا کاتا است. توجه اصلی این مدل به سه دسته‌بندی متفاوت آشفتگی و انحراف حرفه‌ای است که مشکلاتی را برای شرکت‌ها به وجود می‌آورد. مشکلات شناسایی‌شده مربوط می‌شوند به بخش تولید، پژوهش و توسعه، بازاریابی یا هر بخش دیگر. کنجکاو نیستید که بدانید ریشه اصلی این سه میم چیست؟!

سه میم داستان بهینه سازی ما برگرفته از واژه‌هایی ژاپنی هستند که هرکدام را به شرح زیر برایتان ترجمه می‌کنم:

موری Muri- خستگی مفرط ناشی از کمبود منبع، برنامه‌ریزی ضعیف یا حذف بیهوده بیش‌ازاندازه.

مورا Mura- ناهماهنگی و بی‌نظمی‌هایی که باعث مودا و بروز مسائل بیهوده می‌شود.

مودا Muda- هدر رفت هایی مثل حمل‌ونقل، انبار، انتظار، تولید یا کمبودهای بیش‌ازاندازه.

این سه میم در پیگیری رویکرد بهینه سازی برای کسب‌وکار بسیار مهم هستند و ازجمله بهترین ابزارهای بهینه سازی مداوم فرایندها به‌حساب می‌آیند که درنهایت هدر رفت ها را کمتر می‌کنند. با در نظر گرفتن این سه میم می‌توانیم فرصت حل مسئله در مورد هر عملیاتی را که سود کمتری برای سازمان دارد، به چنگ آوریم.

مهم: این سیستم فایده زیادی برای کنترل کیفیت نهایی و ارزش‌گذاری برای مشتری دارد.

به لطف سه میم داستان، اتفاقات زیر می‌افتد:

♦ یافتن نمونه‌های موری یا خستگی و فشار مفرط در کسب‌وکار کمک می‌کند تا موقعیت‌های نیازمند منابع بیشتر یا فرصت‌ها برای برنامه‌ریزی بهتر شناسایی شوند.

♦ پیدا کردن منابع مورا یا بی‌نظمی‌ها در تولید محصول مسیر گام بعدی کاهش مودا یا هدر رفت را هموار می‌کند.

همچنین لازم است که در مسیر هدفمندی که گام برمی‌داریم منابع آسیب‌رسان دیگر را که باعث هدر رفت می‌شوند بررسی کنیم تا عملیات با تمام ظرفیت خود به نتیجه برسد.

اصول بهینه سازی مداوم فرایندها کدام است؟

از بین مدل‌های متنوعی که برای بهینه سازی فرایند وجود دارند، مهم نیست کدام را انتخاب کنیم، آنچه اهمیت بیشتری دارد پایبندی به اصولی است که تغییر نمی‌کنند. هسته مرکزی بهبود مداوم، ارزش‌های زیر هستند:

◄ تغییرات کوچک– دیگر بر هر کسب‌وکاری روشن شده که پیشرفت با تغییرات کوچک ولی پیگیرانه اتفاق می‌افتد. این تغییرات کوچک وقتی با مداومت همراه باشند دیگر نیازی به تغییرات چشمگیر نیست.

◄ ارزش کارمند– همان‌طور که در مدل مردم واقعی Gemba Walk نوشتم، کارمندان و در کل افراد عنصر حیاتی بهینه سازی مداوم فرایندها هستند. مدیران نباید فراموش کنند که کارمند باانگیزه بهتر از یک کارمند عادت کرده به روتین هرروزه می‌تواند فرصت‌های بهبود را شکار کند.

نکته: کارمند باانگیزه فقط شنیده نمی‌شود بلکه فرصت‌های اقدام درست هم به او داده می‌شود.

◄ پیشرفت صعودی، کم هزینه است– این اصل با همدلی و همراهی کارمندان اجرا می‌شود. بسیاری از ما کارمندان یک فرایند کاری مشخص را هرروز دنبال می‌کنیم. به همین دلیل هم وقتی گرفت و گیری در کار پیش می‌آید میدانیم مشکل چیست چون روال را میدانیم.

اما گروه دیگری هم هستند که بر اساس یک روتین کار نمی‌کنند. این دسته روش‌هایی را برای کم کردن مراحل انجام کار به‌جای اضافه کردن پیدا می‌کنند که کارایی را بیشتر می‌کند. توجه آن‌ها به تغییرات صعودی کوچکی است که معمولاً هزینه‌بردار نیست.

◄ مالکیت کارمند– وقتی به‌عنوان یک مدیر کارمندانی دارید که در فرایند تغییرات نقش دارند پس احتمال آگاهی از ارزش این تغییرات و ظرفیت بالای پذیرش آن‌ها وجود دارد. چنین موقعیتی به آن‌ها حس مالکیت نسبت به فرایندی که در حال انجام شدن است می‌دهد و هریک از اعضای تیم به نقش تعیین‌کننده خود در تغییراتی که اتفاق می‌افتد باور پیدا می‌کند.

نتیجه چنین مشارکت همدلانه‌ای توسعه پایدار است. توجه داشته باشید که ابزارهای اتوماسیون در این مسیر نقش مهمی برای تغییر پایدار فرایندهای خودکاری که استانداردسازی می‌شوند، بازی می‌کنند.

◄ پیشرفت، بازتاب دارد – کارمندان، هرکدام تعدادی وظیفه دارند که باید به آن‌ها برسند. انتخاب راه‌حل‌هایی که نقش مشارکتی این کارمندان و مشاهده‌پذیر بودن آن‌ها را بیشتر می‌کند درواقع فرصتی به هرکدام می‌دهد تا بازتاب مثبت نقش خود را درنتیجه مطلوب کار ببینند.

اما بازتاب مطلوب این نتایج مثبت چگونه اتفاق می‌افتد؟ استفاده از اتوماسیون داده/ نرم‌افزار برای بهینه سازی پیوسته همچنین کمک می‌کند تا ذی‌نفعان مجموعه نیز در جریان تغییرات و اثرات مفید آن‌ها قرار بگیرند.

◄ قابل‌اندازه‌گیری و تکرارپذیر– پیشرفت‌های کوچک را برای بررسی اینکه آیا در مسیر درستی قرار دارند باید بتوان سنجید. به لطف وجود فناوری اتوماسیون می‌توان چگونگی کسب موفقیت در فرایند را شناسایی کرد. این ارزیابی شامل تغییر در نحوه گردآوری حساب‌های درخواستی می‌شود که با افزودن یک راه‌حل خودکار انجام می‌شود.

برای نمونه اگر فرایند جدید نتایج فوری به شما می‌دهد، با دنبال کردن این فرایند می‌توانید روزهای باقی‌مانده تا روز پرداخت را تخمین بزنید.

احساس نمی‌کنید چیزی ازقلم‌افتاده باشد؟! کتابخانه صوتی مجموعه را که فراموش نکرده‌اید؟ البته که همین‌طور است مخصوصاً کتابخانه‌ای که با کتاب‌های شنیدنی جدید در حوزه توسعه کسب‌وکار و توسعه فردی به‌روز شده و فقط نیازمند یک کلیک برای دانلود رایگان اپلیکیشن ذهن است.

پایان‌بخش

بهترین مثال برای هر سازمانی مثال اتومبیل است. موتور این ماشین فرایندهای سیستم بزرگ‌تر را مشخص می‌کند. پس اینکه موتور را چطور در بدنه ماشین جاسازی کنید بر عملکرد نهایی آن اثر می‌گذارد.

بهینه سازی مداوم فرایندها چارچوبی است که در آن تمامی فرایندهای سازمانی و افراد جا می‌گیرند؛ محیطی که کارمندان مشارکت همدلانه دارند، برای ارائه نظرات خود احساس قدرت می‌کنند چون قرار است کاری کنند تا ماشین بهتر کار کند.

فراموش نکنید که هر تغییر کوچک اعمال‌شده در این فرایند باعث می‌شود کل کسب‌وکار مطلوبی داشته باشد که برای هر فردی حاضر در آن مجموعه سودمند است.

منبع:

https://www.solvexia.com/blog/what-is-continuous-process-improvement

https://reverscore.com/continuous-improvement-tools/

این نوشته بهینه سازی مداوم فرایندها چطور باعث افزایش بازدهی شغلی می شود؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

راهکارهای طلایی برای بهبود کیفیت زندگی کارکنان

رهبری، معنای عمیق و سنگینی است که چیزی بیش از مدیریت صحیح تیم را به شنوندگان القا می‌کند. اگر مدیر کسب‌وکارتان هستید و دوست دارید رهبر شایسته‌ای باشید، باید بدانید که همزمان چندین وظیفه مهم بر دوش شما است. شما نه‌تنها مسئول کسب‌وکارتان که مسئول وضعیت روحی و روانی کارمندانتان هم هستید.

حتما می‌دانید که وضعیت روانی کارمندان تاثیر مستقیمی بر کارایی و کارآمدی آن‌ها در محیط کسب‌وکار دارد. این را هم می‌دانید که مسئولیت مدیریت وضع به عهده شما است. از این دو جمله چه نتیجه‌ای خواهید گرفت؟ بله! شما مسئولیت دارید که اوضاع روحی کارمندانتان هم مدیریت کنید چون درنهایت روی کسب‌وکار شما تاثیر خواهد گذاشت.

یکی از ابعاد این مسئله، بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان است. بله! درست خواندید. بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان.  زمانی که خیال کارمندان شما از همه ابعاد راحت باشد، بهتر به وظایفشان عمل خواهند کرد و به مجموعه کسب وکار شما به عنوان بخشی از زندگی‌شان نگاه می‌کنند. درنتیجه شما بهترین نتیجه را از کسب‌وکار خواهید گرفت.

بسیاری از مدیران در کنترل وضعیت روانی کارمندان شکست می‌خورند چون فکر می‌کنند فقط باید به آنچه در محل کار اتفاق می‌افتد اهمیت بدهند. تصور آن‌ها این است که مدیریت صحیح یعنی صرف تفویض اختیارات به کارمندان و نظارت بر روند درست انجام کار. درحالیکه این مسئله صرفا بخش کوچکی از مدیریت  فراتر از آن، برعهده گرفتن نقش رهبری است.

اگر دوست دارید به عنوان رهبری واقعی و کارآمد شناخته شوید، باید به جزئیات بیشتری اهمیت دهید. به این ترتیب محیط کار را به خانه دوم کارمندان تبدیل کرده‌اید و می‌توانید وفاداری، کارآمدی و درنهایت کسب بهترین نتیجه را انتظار داشته باشید. در ادامه از شش روش موثر برای کمک به بهبود کیفیت زندگی کاری کارمندان با شما حرف خواهم زد:

شاید خواندن این مقاله برای شما جالب باشد: روش‌های ایجاد انگیزه در کارمندان

یک؛ جزئی‌نگر نباشید

بسیاری از رهبران به اشتباه فکر می‌کنند که باید بر همه اتفاقتی که در حیطه وظایفشان می‌افتد نظارت داشته باشند. جزئی‌نگری در مدیریت یعنی رفتار شما تابعی از فرآیندهای جزئی درونی سیستم کسب‌وکارتان باشد و این شیوه مدیریتی اشتباه محض است. این اشتباه بیشتر در مدیرانی که تازه پست و مقامشان را به دست آورده‌اند دیده می‌شود.

 آن‌ها نمی‌دانند شغلشان دقیقا چه وظایفی را برایشان تعریف کرده است و به اندازه کافی از وظایفشان آگاه نیستند. جدا از این؛ مدیران تازه‌کار می‌ترسند که برای هر اشتباهی که از آن‌ها سر می‌زند پاسخگو باشند و مواخذه شوند. به همین دلیل اعتقاد دارند که باید بر همه امور درون کار آگاه باشند و خود را درگیر آن کنند.

اگر شما هم جزو آن دسته از مدیرانی هستید که دوست دارید از همه جزئیات آگاه باشید، کافی است خود و تیمتان را آزاد بگذارید. اگر خودتان را ملزم به حضور در همه عرصه‌ها و جزئیات کنید، تیمتان از هدف خود منحرف خواهد شد. علاوه‌براین زمانی که همه وظایف را به تنهایی به دوش می‌کشید، کارمندانتان فکر می‌کنند که به آن‌ها و حرفه‌شان احترام نگذاشته‌اید. هیچ‌کس دوست ندارد که کسی شبانه‌روز از او مراقبت کند و به خاطر هرکاری او را زیرنظر بگیرد. با این کار سطح استرس کارمندان افزایش پیدا خواهد و کارشان غیرمولد خواهد شد.

دوم؛ موارد غیرضروری را با کارمندان درمیان نگذارید

یکی دیگر از راه‌های بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان این است که اطلاعات غیرضروری را از با آن‌ها درمیان نگذارید. زمانی که وظایفی را به کارمندان ابلاغ می‌کنید، فیلتری در اطلاعات مربوط به وظایف کار بگذارید و کارمندان را بمباران اطلاعاتی نکنید. البته این به آن معنا نیست که باید موارد مرتبط را هم از کارمندان خود پنهان کنید! با این حال آن‌ها نیازی به دانستن همه آنچه در پشت صحنه درجریان است ندارند. با این کار می‌توانید به کاهش سطح استرس کارمند کمک کنید.

در اکثر موارد اشتراک بیش از حد اطلاعات با کارمندان به آن‌ها حس عدم اطمینان خواهد بخشید. کارمند انتظار دارد که مدیران صرفا موارد ضروری را با آن‌ها درمیان بگذارند و موارد غیرضروری را فیلتر کنند. فکر کنید که با کارمندانتان از مشکلات مالی شرکت صحبت می‌کنید. احتمالا کارمندانتان با خود فکر خواهد کرد که باید به دنبال کاری جدید بگردد.

بیشتر بخوانید: مدیریت کسب‌وکارهای کوچک

سوم؛ به آن‌ها بازخورد ارائه دهید

یکی دیگر از موارد مهم مدیریتی ارائه بازخورد مناسب و کافی به کارمندان است. کارمندان نیاز دارند که بدانند آیا از نحوه کارشان راضی هستید یا نه. آن‌ها نیازمند دانستن انتظارات و توقعات مدیران از خودشان هستند و باید بدانند آیا نیازی به تغییر خودشان دارند یا نه. عدم ارائه بازخورد باعث می‌شود که احساس ناراحتی بیش از اندازه یا راحتی بیش از نیاز به کارمندان دست بدهد و برای بهبود تلاش نکنند.

ارائه سیستم ارزیابی عملکرد مستمر و بازخورد نکات مثبت و منفی به کارمندان بهترین روش برای ارئه بازخورد به کارمندان است. اگر قبل از آنکه کارمندان اشتباهی را مرتکب شوند از نقاط ضعف خود باخبر شوند، نیازی به فریاد کشیدن بر سر آن‌ها بعد از اشتباهشان نخواهید داشت. با این روش به تقویت روحیه و بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان مخصوصا در فضای کاری کمک بزرگی خواهید کرد.

چهارم؛ بهترین راه برای ایجاد انگیزه در آن‌ها را پیدا کنید

انسان‌ها با هم تفاوت‌های زیادی دارند. اما همه آن‌ها برای افزایش سطح روحیه خود به انگیزه نیاز دارند. کافی است به عنوان مدیر، شیوه تزریق روحیه و انگیزه را در آن‌ها پیدا کنید و در مواقع لازم آن را به کار بگیرید. مثلا ارائه بازخورد یکی از موارد مهم انگیزشی در کارمندان است. یکی دیگر از مواردی که می‌تواند به افزایش سطح انگیزه کارمندان کمک کند انگیزه خود شما است. وقتی کارمندان می‌بینند که مدیرشان برای انجام کارها و پیشبرد برنامه‌ها انگیزه و هیجان دارد خودبه‌خود روحیه خواهند گرفت.

نگران نباشید. هیچ‌کس انتظار ندارد که خودتان را برای تشویق کارمندان بکشید! اما باید آن‌ها را به صورت مداوم تشویق کنید تا بهترین تلاششان را انجام بدهند. باید بفهمید که کارمندان برای روحیه گرفتن به چه چیزی نیاز دارند تا بتوانید وضعیت روانی‌شان را بهبود ببخشید. این کار به نوبه خود می‌توان به بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان در محیط کار کمک کند.

مقاله مرتبط: بهره‌وری چیست؟

پنجم؛ اهداف مشخصی را به آن‌ها بدهید

داشتن هدف، یکی از ویژگی‌های زندگی با کیفیت و شاد است. زندگی بدون هدف بسیار ملال‌آور و رقت‌انگیز خواهد بود. این مسئله مخصوصا در محیط کاری ضرورت دارد و شما به عنوان رهبری موفق، باید این ضرورت را به خوبی درک کنید.

یکی از مهم‌ترین دلایل وجود استرس در محیط کار و زندگی نداشتن هدف برای دستیابی و پیگیری است. حتی داشتن هدف بدون داشتن ایده برای دستیابی به آن هم ارزشی برای افراد نخواهد داشت. مدیران موفق راهی برای تزریق انگیزه به کارمندان پیدا می‌کنند و شما باید بدانید که اگر دوست دارید به عنوان رهبری واقعی در محیط کار شناخته شوید، باید به کارمندانتان کمک کنید تا اهداف خود را به وضوح ببینند و راه‌های دستیابی به آن را هم به درستی درک کنند.

اهداف هر بخش را تعریف کنید. آن را به اهداف بلندمدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنید و در بازه‌های زمانی تعریف شده، میزان دستیابی به هدف ممکن را مورد سنجش قرار دهید. با این کار می‌توانید با یک تیر دو نشان بزنید. هم به کارمندان انگیزه بدهید و هم به افزایش بهره‌وری کمک کنید.

خواندن این مقاله را به شما توصیه میکنم: بهبود مستمر چیست؟

ششم؛ به آن‌ها اهمیت بدهید

شخصیت‌بخشی به کارمندان یکی از راه‌های مهم بهبود سطح روحیه آن‌ها و کمک به بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان است. برای دستیابی به این هدف، کافی است که هر یک از کارمندانتان را به خوبی بشناسید. به نظرم یک اشتباه شرم‌آور مدیر این است که هیچ تصوری از وضعیت زندگی کارمند خود نداشته باشد. خوب است که به کارمندانتان نشان بدهید برایتان اهمیت دارند. می‌توانید با مشخص کردن تاریخ تولد آن‌ها و برپایی جشن کوچکی به بهانه تولدشان این احساس را به آن‌ها ببخشید. یا مطمئن شوید که در تعطیلات به آن‌ها خوش می‌گذرد و اگر می‌توانید به آن‌ها مزایایی ببخشید که این مسئله را در آن‌ها تسهیل کند.

مهمتر از همه این است که از نیازهای شخصی کارمندان آگاه باشید. فراتر از مدیریت و رهبری، وظیفه انسانی ما ایجاب می‌کند که بدانیم انسان‌های دور و برمان چه مشکلاتی دارند و اگر می‌توانیم به آن‌ها در رفع مشکلاتشان کمک کنیم. اگر این کار به عنوان مدیر انجام شود، به کارمندان این احساس را خواهد بخشید که آن‌ها برای شما اهمیت دارند و مطمئن باشید که این احساس به شما بازخواهد گشت.

در پایان

حدس می‌زدم که فکر کنید زمانی که قرار است از بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان حرف بزنم، صرفا از جزئیات مادی با شما صحبت کنم. اما احتمالا متوجه شدید در این شش تکنیک ارائه شده، چندان به مسائل مادی اشاره نشده است. بله! واقعیت این است که کیفیت زندگی ارتباط چندانی با مسائل مادی ندارد. کافی است شما به عنوان رهبر و مدیر در کارمندانتان این احساس را ایجاد کنید که ارزش دارند و برای شما مهم تلقی می‌شوند و این مسئله نیازی به مسائل مادی عجیب و غریب ندارد.

نظر شما چیست؟ شما برای پیاده‌سازی این هدف، چه تکنیکی را پیشنهاد می‌کنید؟ ما از خواندن نظرات ارزشمند شما بسیار خوشحال خواهیم شد.

این نوشته بهبود کیفیت زندگی کاری کارمندان با شش راهکار ساده برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

قانون بهبود کسب و کار چیست؟

در زیر یک به یک به برخی از قانون‌های مهم در بهبود کسب و کار می‌پردازیم:

توسعه حرفه‌ای

مهم نیست کسب و کار شما در چه طبقه‌ای قرار می‌گیرد، یک مورد بسیار ضروری است تا بتوانید به مشتریان خود ارزش بالایی را ارائه دهید و آن: «تعهد به یادگیری مداوم و درک آنچه که در حال حاضر مهم است.»

اگر یک ساعت در روز را صرف یادگیری و تحقیق در زمینه کاری خود کنید، فوراً خود را وارد گروه حرفه‌ای‌ها خواهید کرد. یک قطعه با ارزش از جنبه تحقیق، توجه به آنچه که بازار شما نیاز دارد و مشتریان شما چه می‌گویند است.

محصولات و خدمات با کیفیت بالا

یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای جدا کردن شما از رقبا، تهیه کالاهای باکیفیت با همان قیمت بازار برای مشتریان است. کیفیت، همه چیز در مورد رشد و توسعه کار شما است. در هر کاری که انجام می‌دهید، وقت خود را برای برنامه ریزی، سازماندهی و ارائه محصولات و خدمات با کیفیت صرف کنید.

ارزش مشتری

تأمین ارزش در زندگی مشتریان، هنگام فکر کردن در ایجاد موفقیت تجاری، بسیار مهم است. اگر در حال تغییر یا افزودن ارزش شدید به زندگی مشتریان نیستید، تجارت شما خیلی سریع متوقف خواهد شد. وقتی که شما واقعاً معتقدید که همه کارها را به درستی انجام می‌دهید و بسیار سخت کار می‌کنید، اما نتایج و موفقیت حاصل نمی‌شود!.

قبل از انجام یک کار جدید یا انتشار یک محصول یا خدمات جدید، به طور مرتب از خود بپرسید: «برای مشتریان من، این محصول چقدر ارزش دارد؟» اگر نمی‌توانید به یک دلیل کافی فکر کنید که چرا محصول یا خدمات شما از ارزش بسیار بالایی برخوردار است، بنابراین احتمال دارد که به برنامه ریزی اولیه خود برگردید تا ایده‌های جدیدی را برنامه‌ریزی و بازیابی کنید.

خدمت به همه چیز

وقتی می‌بینم کسب و کاری بیشتر به خودش گوش می‌دهد تا مشتریانش!. آن موقع است که درک می‌کنیم چطور قانون بهبود کسب و کار را زیر پا گذاشته‌اند.اگر مشتری راضی یا خوشحال نیست، شما باید هر کاری که مشتری را راضی کند را انجام دهید و آنچه که می‌خواهند را به آنها بدهید. حتی اگر مشتری شما کسی بود که اشتباه کرده است، ابتکار عمل را برای اصلاح امور در دست بگیرید.

اتوماتیک کردن کارها

هر کاری که می‌توانید را خودکار کنید. اتوماسیون تجاری فقط یک تجمل نیست، این یک ضرورت در شرایط رقابتی امروز است. اتوماسیون موجب صرفه جویی در وقت کارمندان می‌شود و به آنها امکان می‌دهد کارهای مؤثر بیشتری را انجام دهند که نیاز به تفکر انتقادی دارد. هرچند ممکن است در ابتدا فرآیندهای خودکار بهتر انجام شود، اما در دراز مدت باعث کاهش هزینه‌ها و همچنین افزایش راندمان تجارت می‌شود.

گپ زدن چهره به چهره با کارمندان

اگرچه ارسال یک ایمیل سریع یا پیام چت به یک همکار ممکن است به نظر یک روش کارآمدتر برای پاسخ دادن است، اغلب اوقات می‌تواند اثر متضاد داشته باشد. اسکایپ، گوگل چت و دیگر ابزارهای ارتباطی آنلاین همیشه در تلاش برای گرفتن پیام سریع به همکاران خود دارند. با این وجود، تعامل چهره به چهره، روند حل یک مشکل، پاسخ دادن به یک سؤال یا روشن شدن چیز مهمی را سرعت می‌بخشد. یک قانون بهبود کسب و کار می‌گوید: «تشویق کارمندان به صحبت صریح با یکدیگر در صورت لزوم، باعث ایجاد یک جریان مداوم از اطلاعات می‌شود.

مقاله مرتبط: طرح کسب‌وکار یا بیزنس پلن چیست؟

محدود کردن وقفه‌ها

جلسه کارکنان ساعت ۹ صبح، جلسه دپارتمان در ۱۱ صبح، ناهار در ظهر؛ اگر کارمندان شما برای انجام کارها به صورت کارآمد مشکل دارند، ممکن است نتیجه وقفه‌های مداوم باشد. ما سعی می‌کنیم جلسات متعددی را در همان روز به جای پراکنده کردن آنها در طول هفته برنامه‌ریزی کنیم. مسدود کردن قسمت‌های زمانی برای کار بدون وقفه ممکن است به کارکنان شما کمک کند تا بهتر تمرکز کرده و در نتیجه کارآمدتر عمل کنند. به طور کلی، حدوداً یک دقیقه طول می‌کشد تا کار مؤثر پس از وقفه از سَر گرفته شود. بنابراین بهتر است هر موردی که باعث حواپرتی می‌شود را کنار گذاشت.

رگزاری یک جلسه ۱۰ دقیقه‌ای روزانه

نشست ۱۰ دقیقه‌ای به عنوان شلیک اطلاعاتی است که همه را در حلقه قدرت نگه می‌دارد، از جمله مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد شرکت، جشن موفقیت‌ها و شناسایی فرصت‌های بهبود را مطرح می‌کند. نه تنها این یک راه خوب برای تشریح هرگونه پیشرفت جدید در شرکت است، نگه داشتن جلسات کوتاه و شیرین، اتلاف وقت را کاهش می‌دهد. دیوید این روند، کارکنان را کارآمدتر نگه می‌دارد، زیرا جلسات غیر ضروری از بین می‌روند.

کلام آخر

هنگامی که هر روز صبح از خواب بیدار می شوید و به دنبال راه های بیشتری برای بهتر خدمت به مشتریان فعلی هستید ، به طور چشمگیری باعث افزایش شغل و موفقیت خود خواهید شد. همیشه از نظر خدمت فکر کنید. با اجرای این چهار استراتژی ساده می توانید نرخ موفقیت خود را به حداکثر برسانید ، حاشیه سود را افزایش داده و طول عمر را در یک بازار رقابتی ایجاد کنید.

این نوشته قانون بهبود کسب و کار ؛ استراتژی های مهم برای رشد کسب و کار برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

مدیریت عملکرد چیست؟

همانطور که می‌دانید هر گروه، سازمان یا کسب‌وکار برای رسیدن به موفقیت برای خود اهدافی را تعریف کرده است. بعد از تعریف اهداف نوبت به مدیریت رسیدن به اهداف است. مدیران گروه‌ها، برای اینکه مطمئن شوند گروه کار خود را به درستی انجام می‌دهد و طبق برنامه پیش می‌رود، باید عملکرد اعضای گروه را مورد بررسی قرار دهند.

کارشناسان کسب‌وکار، برای آسان‌تر کردن نظارت بر عملکرد صحیح اعضا و البته بهبود کیفیت آن، اصولی را تحت عنوان مدیریت عملکرد تعریف کرده‌اند. سیستم مدیریت عملکرد یکی از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی در گروه‌ها است. مدیریت عملکرد به اعضای یک مجموعه یا گروه کمک می‌کند که وظایفشان را بهتر انجام دهند و به عملکردشان سرعت می‌بخشد. هم‌چنین مدیران با کمک اصول مدیریت عملکرد می‌توانند راحت‌تر بر کار اعضای گروه و میزان پیشرفت‌شان نظارت داشته باشند.

اصطلاح مدیریت عملکرد در دهه هفتاد قرن بیستم میلادی توسط اوبری دانیلز مطرح شد. طبق تعریفی که دانیلز از مفهوم مدیریت عملکرد ارائه می‌دهد، این اصطلاح عبارتست از یک سیستم مدیریتی داده گرای علمی که از سه عنصر اصلی اندازه‌گیری، بازخورد و تقویت مثبت تشکیل شده است.

مدیریت عملکرد چطور کار می‌کند؟

مدیریت عملکرد کارکنان چند مرحله مهم و اساسی دارد. برای بهبود مدیریت عملکرد، مراحل زیر باید اجرایی شود:

مدیریت و برنامه‌ریزی

قدم اول هرکاری که فکرش را بکنید، برنامه‌ریزی صحیح و دقیق است. بهبود مدیریت عملکرد هم از این قاعده مستثنی نیست. شما باید بتوانید در برنامه‌ای منسجم و قاعده‌مند، اهداف را به طور واضح و شفاف مشخص کنید. در قدم بعدی، باید قواعد و مسیر دستیابی به اهداف را تعیین کنید.

برنامه باید کاملا شفاف و واضح باشد. اهداف باید مشخص و قابل دسترسی باشند و حتی‌الامکان به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم شده باشند. روش‌های رسیدن به این اهداف باید کاملا واضح و بدون هیچ ابهامی توضیح داده شوند. این روش‌ها باید عملی و منعطف باشند.

کارمندان باید با خواندن برنامه کاملا متوجه شوند که انتظارات مدیران از آنها چیست و چگونه می‌توانند در میسر هدف تعیین شده حرکت کنند. هم‌چنین برنامه‌ای که طرح کرده‌اید باید پروسه نظارت و مبانی سنجش کارمندان را به صورت شفاف توضیح داده باشد. اگر برنامه‌ای تمام خصوصیات بالا را رعایت کرده باشد، می‌توانید ادعا کنید که قدم اول در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف را محکم برداشته‌اید.

برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می‌شود: ارزیابی کار و زمان؛ چگونه عملکردمان را در محیط بسنجیم؟

نظارت مستمر

لازمه پیشرفت مناسب در کار، نظارت دائمی و پیوسته عملکرد اعضای گروه در رسیدن به اهداف است. شما باید به صورت منظم و هدفمند، براساس معیارهای سنجشی که در برنامه تعریف کرده‌اید، عملکرد اعضا را مورد بررسی قرار دهید و به آنها امتیاز بدهید. این پروسه می‌تواند تاثیر چشمگیری بر بهبود مدیریت عملکرد داشته باشد. برای اینکه این کار بهتر انجام شود، باید پارامترهای قابل اندازه‌گیری را از قبل تعریف کرده باشید.

بعد از سنجش فعالیت اعضای گروه و بررسی میزان پیشرفت کار، باید نتیجه سنجش را به صورت بازخورد به اعضا اطلاع بدهید. کارمندان باید درک کنند که فعالیت‌های آنها همواره مورد رصد و بازبینی شما قرار می‌گیرد. خوب است که درباره پیشرفت کار در جلسات دوره‌ای با آنها صحبت کنید و درمورد علل عدم پیشرفت از آنها سوال کنید. بررسی موانع پیشرفت می‌تواند از انسداد در عملکرد سازمان تحت امر شما جلوگیری کند و روند پیشرفت در کار را تسهیل کند.

توسعه و گسترش

یکی از مهم‌ترین نتایج سنجش مداوم عملکرد کارکنان، شناخت نسبی است که از آنها به‌وجود می‌آید. شما با شناخت ضعف و قوت اعضای گروه می‌توانید نسبت به بهبود عملکرد آنها اقدام کنید. این اقدامات در زیر مجموعه توسعه وگسترش عملکرد قرار می‌گیرد.

توسعه و گسترش عملکرد یعنی مجموعه تحت مدیریت شما بتواند رفته‌‌رفته با توانمندسازی کارکنان و کارمندان به فعالیت‌های خود، توسعه کمی و کیفی ببخشد. شما می‌توانید با برگزاری کلاس‌های آموزشی یا کارگاه‌های دوره‌ای، مهارت‌های کارمندان را افزایش دهید و وظایف جدیدی را به‌طور مداوم به آنها محول کنید. به این ترتیب می‌توانید به صورت ویژه‌ای بهره‌وری کارمندان تحت مدیریت‌تان را افزایش دهید.

رتبه‌بندی اعضا

بررسی مداوم عملکرد و رفتار سازمانی اعضای گروه باید نتیجه‌ای عملی و قابل لمس داشته باشد. اعضا باید بدانند بررسی عملکرد آنها به نتیجه‌ای ختم می‌شود که می‌تواند در جایگاه آنها در گروه موثر باشد. از این حیث، می‌توان رتبه‌بندی اعضا را گام مهمی در بهبود عملکرد کارمندان دانست.

شما باید رتبه‌بندی اعضا را براساس همان اصولی که در برنامه مشخص کرده‌اید انجام دهید. رتبه‌بندی باید منصفانه باشد و به فرد اختصاص پیدا کند. اعضای گروه باید بدانند همیشه راهی برای ارتقا وضعیت‌شان و بالا رفتن رتبه‌شان وجود دارد. این امکان می‌تواند میل و تلاش اعضا را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. به همین دلیل همیشه باید رتبه‌بندی آنها منعطف باشد و هیچ چیزی در این میان ثابت و غیرقابل تغییر نباشد.

پاداش و تنبیه‌

نظام رتبه‌بندی در نهایت باید به نتیجه‌ای دیگر ختم شود که در دایره نظام پاداش و تنبیه جا می‌گیرد. کارمندان باید بدانند درصورت داشتن عملکرد خوب، از آنها تقدیر خواهد شد. ارتقا وضعیت شغلی اعضا و بالارفتن حقوق دریافتی‌شان یا حتی تشکر کلامی از آنها می‌تواند انگیزه کارمندان را برای بهبود عملکرد افزایش دهد. این یعنی اقدامی هوشمندانه در جهت بهبود مدیریت عملکرد کارکنان.

کارمندان باید بدانند عملکرد آنها رصد می‌شود و مورد بازبینی قرار می‌گیرد. آنها باید اطمینان داشته باشند درصورت انجام درست وظایف، عملکرد مثبت‌شان از دید مدیران‌شان پنهان نخواهد ماند و مدیران همیشه قدردان تلاش‌های کارمندان هستند.

از طرفی دیگر، تنبیه روی دیگر پاداش است. اگر جریمه و یا تنبیه برای کارمندانی که وظایف‌شان را به درستی انجام نمی‌دهند وجود داشته باشد، تلاش‌شان برای بهبود عملکرد بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت عملکرد

برای بهبود بخشی به مدیریت عملکرد کارکنان، باید نکات مهمی را در نظر بگیرید. در ادامه این نکات را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت:

همیشه با کارکنان‌تان گفتگو داشته باشید

گفتگو محور اصلی ایجاد رابطه‌ای سازنده و پایدار میان اعضای گروه و مدیران است. تا زمانی که اعضای گروه با مدیران حرف نزنند و از انتظارات و ارزش‌های گروه به صورت کلامی باخبر نشوند، نمی‌توانند عملکرد وفادارانه‌ای نسبت به آنها نشان دهند.

از طرفی دیگر شما می‌توانید با گفتگو  با اعضای گروهتان، از تمام مشکلاتی که در گروه وجود دارد باخبر شوید. گفتگو به شما کمک می‌کند شناخت خوبی نسبت به اعضا پیدا کند و بتوانید در مواقع مناسب از کمک آنها استفاده کنید.

با گفتگو میان اعضا می‌توانید از احساس خودتان نسبت به آنها صحبت کنید و به آنها بفهمانید که چقدر خودشان جدا از عملکردشان برایتان اهمیت دارند. این گفتگوها صمیمیت را میان شما و اعضای گروهتان افزایش می‌دهد و باعث می‌شود که آنها احساس تعلق خاطر بیشتری نسبت به شما، گروه و اهداف پیدا کنند.

در برنامه‌ریزی برای گروه، ارزش‌های اعضا را درنظر بگیرید

قبل از آنکه برای رسیدن به اهداف گروه برنامه‌ریزی کنید، با گفتگو با اعضای گروه از ارزش‌های آنها باخبر شوید. سعی کنید ارزش‌های افراد گروهتان را با اهداف نهایی گروه پیوند بزنید و میان آنها پلی ارتباطی برقرار کنید. این کار باعث می‌شود که اعضای گروه با میل و رغبت بیشتری به فعالیت درراستای اهداف اقدام کنند.

نظام ارزشیابی مستمر را جدی بگیرید

می‌توان گفت اصلی‌ترین رکن بهبود مدیریت عملکرد، نظام ارزشیابی مستمر است. تا زمانی که شما به صورت مداوم عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار ندهید، نمی‌توانید از ضعف‌ها و گره‌های احتمالی در روند رسیدن به اهداف مطلع شوید. سعی کنید طی قرارهای ماهانه و یا سالانه، به صورت مداوم عملکرد اعضا را بررسی کنید و بازخورد این ارزشیابی را به اطلاع آنها برسانید.

با پیچیده شدن اقتصاد و ایجاد کسب‌وکارهای نو و روزآمد در عرصه‌های مختلف، نیاز به متدهای جدید مدیریت روزبه‌روز بیشتر احساس می‌شود. اگر بتوانید این شیوه‌های مدیریتی را در کسب‌وکارتان پیاده کنید، می‌توانید موفقیت محسوسی نسبت به رقبا داشته باشید. فراموش نکنید مدیریت جدا از فنون و علوم، یک هنر به حساب می‌آید. هنر تعامل و برخورد موثر با کارکنان و هدایت آنها به سمت اهداف مشترک. پس سعی کنید تا جایی که می‌توانید از هنرتان برای پیشبرد کسب‌وکارتان خرج کنید.

این نوشته بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.