بهبود مستمر در سازمان چیست؟

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

پروفسور دمینگ مبدع مفهوم کایزن است. مفهومی که توسط ژاپنی‌ها جدی گرفته شد و به عنوان یکی از علل اصلی پیشرفت نهادهای این کشور مطرح شده است. بهبود مستمر در سازمان به معنای انجام اقدامات و روش‌هایی است که به بهبود تدریجی اما پیوسته یک سازمان می‌انجامد.

[/su_note]

این استراتژی در ژاپن به کایزن معروف است. معنی این عبارت همان تغییر به سمت بهتر شدن است. فلسفه کایزن ایجاد تغییرات مثبت اما متوالی و مستمر است.

درواقع کایزن یا بهبود مستمر در سازمان به کوچکترین تغییرات در جزیی‌ترین بخش‌های نهادها و سازمان‌ها توجه ویژه‌ای دارد. تغییراتی که در نهایت به بهبود کل سیستم منجر خواهد شد.

درواقع همه کارمندان و اجزا درون یک سازمان متعهد هستند که هرروز ذره‌ای بهتر از روز قبل‌شان باشند. در استراتژی کایزن، روزی نیست که جزیی از سازمان برای وضعیت بهتر تلاش نکند.

هدف از کایزن، بهبود روزبه‌روز وضعیت خدمات و سازوکار یک سازمان است. سازمانی که خود جزیی کوچک از سیستم بزرگتر در سطحی کلان است. درواقع کایزن همان دیدگاهی است که با همدل کردن تمام شئون جامعه ژاپنی منجر به پیشرفت عظیم این کشور در هزاره سوم شده است.

اصول کایزن

کایزن بر سه اصل اساسی استوار است.

• افزایش کیفیت خدمات نهایی
• به حداقل یا صفر رساندن بخش‌های بدون بازده و اضافی
• تامین رضایت کاربران

هدف از اجرای این سه اصل اساسی ارتقا کارایی نظام، اثر بخشی فعالیت‌های صورت گرفته و درنهایت بهبود وضعیت کلی سیستم و افزایش سطح بهره‌وری آن است.

کایزن چطور کار می‌کند؟

اگر نگاهی به گذشته انسان و تاریخ پیش رو بیندازیم، متوجه خواهیم شد که تاریخ در خطی رو به جلو حرکت کرده است. انسان همیشه در حال پیشرفت و کسب شرایط بهتر برای دستیابی به مقاصد بوده است.

 از روزی که برادران رایت هواپیما را اختراع کردند تا زمانی که نیل آرمسترانگ پا بر ماه گذاشت، بشر بی آنکه بداند، در حال طی کردن استراتژی کایزن بوده است. می‌بینید؟ همه ما ناخودآگاه در این فرآیند قرار داریم. آنچه که مهم است این است که ببینیم نقشی در این فرآیند برای ما وجود دارد یا خیر.

بهبود مستمر در سازمان، دائما به دنبال تغییر و تحول مثبت است. باقی نماندن در دایره امن و پیدا کردن روش‌های جدید و ریسک کردن برای تغییرات مثبت، همان خصوصیاتی هستند که کایزن می‌پسندد. اما این فرآیند چطور اتفاق می‌افتد؟

جواب این سوال همان چیزی است که در کایزن به آن چرخه دمینگ گفته می‌شود. دکتر دمینگ برای اجرایی کردن اصول کایزن چهار مرحله از کنش را پیشنهاد می‌کند که به چرخه دمینگ معروف است.

براساس چرخه دمینگ ابتدا برنامه‌ریزی می‌کنید، سپس اقدام می‌کنید و رسما فعالیت برای بهبود سازمان شروع می‌شود. پس از این دو مرحله، وارد مرحله سنجش خواهید شد. جایی که باید اقدام‌تان را نسبت به برنامه پیش‌بینی شده بسنجید و در مرحله چهارم نسبت به نتیجه سنجش، مجددا اقدام  می‌کنید. این چرخه تا بهبود نهایی سازمان ادامه پیدا می‌کند.

[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]

[su_animate type=”shake” duration=”0.5″]۱۰ مهارت مورد نیاز هر کارآفرین برای موفقیت در کسب و کار[/su_animate]       

[/su_box]

چرا بهبود مستمر مهم است؟

واقعیت این است که همه چیز روزبه‌روز درحال پیشرفت و تغییر است. سازمان‌ها و نهادها به نسبت فعالیت‌ و حوزه تخصص‌شان، باید برای اینکه از گردونه رقابت کنار گذاشته نشوند، تغییر در جهت مثبت را در دستور کار قرار دهند.

درجا زدن و ماندن در یک مرحله و شرایط خاص، تنها شما و سازمان‌تان را از لیست رقابت‌ها خط خواهدزد و عملا عمر کارایی سازمان را پایان خواهد بخشید.

از طرفی دیگر پیاده سازی روش‌های بهبود مستمر در سازمان، موجب دلگرمی همه اعضا خواهد شد. وقتی همه اعضای درون یک سازمان درگیر هدفی واحد شوند، برای کار خود احساس تعلق خاطر بیشتری خواهند داشت.

همین امر باعث افزایش مشارکت آنها و درنهایت افزایش سطح بهره‌وری می‌شود. می‌بینید؟ مزایای اعمال استراتژی کایزن، از همان ابتدای شروع آن در سازمان مشخص خواهد شد.

افزایش خلاقیت و ورود ایده‌های نو به سازمان یکی دیگر از مزایای به‌کار گیری استراتژی بهبود مستمر است. شما می‌توانید با برگزاری منظم جلسات هم‌فکری و دریافت گزارش از وضعیت بهبود در سازمان، از ایده‌های نو و خلاقانه بهره‌مند شوید. گاهی ایده کوچک یک کارمند معمولی می‌تواند تکانی اساسی به سازمان‌تان ببخشد.

اصول بیست‌گانه مدیریت در کایزن

۱-هیچ‌گاه از انجام کاری ناامید نشوید. هیچوقت نپرسید چرا نمی‌توانم. همیشه از خودتان بپرسید چگونه می‌توانم.

۲- به‌جای اینکه درمورد مشکلات پیش آمده نگران باشید، سعی کنید آن را رفع کنید.

۳- هیچوقت به وضعیتی که در حال حاضر در آن به سر می‌برید رضایت ندهید. اصل اساسی در کایزن، اقدامی بی‌نهایت و تمام نشدنی در راستای بهبود وضعیت است.

۴- اشتباه امری امکان‌ناپذیر یا نابخشودنی نیست. اما درصورت اتفاق افتادن اشتباهات، باید فورا نسبت به اصلاح آن اقدام کنید.

۵- هیچوقت نمی‌توان از وقوع چیزی صددرصد مطمئن بود. اگر بیشتر از ۶۰درصد اطمینان دارید که آن اتفاق روی می‌دهد دست به کار شوید.

۶- برای اینکه به ریشه مشکلات‌ سازمان‌تان پی ببرید، بارها از خودتان بپرسید چرا.

۷- برای حل کردن مشکلات و خطاهای پیش آمده، باید وسط میدان نقش بازی کنید. حل و فصل مشکلات از دفترکارتان، راه حل مناسبی برای مدیریت بحران نیست.

۸- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.

۹- برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.

۱۰- جزییات در کایزن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. این جزییات هستند که به کلیات شکل می‌دهند. سعی کنید هیچ‌گاه از نگاه به جزییات و نقش آنها غافل نشوید.

۱۱- حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور مشهود و ملموس داشته باشد. وسط میدان باشید. نه در دفتر مدیریت‌تان.

۱۲- گاهی بد نیست که در صورت نیاز، وظایف و مسئولیت‌ها را به کارمندان زیردست‌تان محول کنید و به آنها نقش مسئولیتی یا مدیریتی ببخشید.

۱۳- هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.

۱۴- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

۱۵- ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد. سعی کنید درگیر ارتباطات دست‌وپاگیر سلسله مراتبی نشوید و با همه کارمندان زیردست‌تان ارتباط مستمر داشته باشید.

۱۶- مهارت‌ها و ایده‌های انسان‌ها را دست کم نگیرید. سعی کنید سیستم مهارت سنجی و استعدادیابی را در محل مدیریت‌تان فعال کنید تا برترین ایده‌ها را شناسایی کنید و از آنها برای منافع سازمان بهره ببرید.

۱۷- تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.

۱۸- فراموش نکنید که نظام آراستگی، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.

۱۹- هیچ چیز به اندازه کار گروهی ثمر بخش و مفید نیست. مشکلات سازمانی و مسائل ایجاد شده در محیط کار را با هم‌فکری و مشورت با سایر کارمندان و به صورت گروهی حل و فصل کنید.

۲۰- حذف بخش‌های بدون تولید و بی‌اثر فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

و در آخر

داستان جاناتان مرغ دریایی را خوانده‌اید؟ همان مرغ ماهیخواری که عاشق پرواز در گستره‌ای ناشناخته و بی‌نهایت بود؟ اساس استراتژی کایزن بر همین اصل استوار است. اما این بار به جای تکیه بر شخص، به کمک گیری از تمام اجزای سازمان برای رسیدن به هدف تاکید می‌کند.

 اگر خواهان ایجاد تغییرات اساسی و تحولات مثبت برای پیشرفت در سازمان یا شرکت‌تان هستید، بدون کمک همه کارمندان شرکت، راه به جایی نخواهید برد. یا لااقل به نتیجه پایداری دست نخواهید یافت.

[su_note note_color=”#a631a8″ radius=”10″ class=””]

ژاپن، نمونه بارز کشوری است که با به کارگیری همه جانبه این استراتژی در تمام سطوح کشور، به پیشرفتی حیرت‌انگیز دست پیدا کرد. این پیشرفت نه اتفاقی است و نه یک شبه رخ داده است و نه متوقف خواهد شد. خاصیت اصلی بهبود مستمر همین است. پیشرفتی آرام اما مستمر و توقف ناپذیر.

[/su_note]

این نوشته بهبود مستمر در سازمان برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.