بهبود مستمر چیست؟

فرآیند بهبود مستمر یا CIP یکی از مهم‌ترین استراتژی‌هایی است که به بهبود وضعیت محصولات، خدمات و فرآیندها در محیط کسب‌وکار منجر می‌شود. این رویکرد سیستماتیک شش مرحله دارد که درمجموع به برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی برای افزایش سطح فروش و خروجی سیستم خواهد شد. هدف‌گذاری پیشرفت، بررسی دقیق، پیاده‌سازی استراتژی، مطالعه نتایج، استانداردسازی نتایج و برنامه‌ریزی برای آینده از مراحل این فرآیند هستند.

درواقع CIP زبان و روش مشترکی به کل سیستم ارائه می‌دهد که باعث بهبود کل فرآیند سیستم می‌شود و نوع استراتژی به‌کاررفته در آن به اهداف و اولویت‌های هر سازمان وابسته است.

حتماً می‌دانید که متدهای متفاوتی برای بهبود ساختار در کسب‌وکارها وجود دارد. شش سیگما، اصول کایزن، تفکر ناب، سیستم تولید تویوتا و ده‌ها متد دیگر که در روش عمل با هم تفاوت‌های اساسی دارند. اما شاید برایتان جالب باشد که بدانید هسته اصلی تمام متدهای بهبود ساختار کسب‌وکار، بهبود مستمر است.

اگر دوست دارید از بهبود مستمر، بیشتر بدانید می‌توانید این مقاله را مطالعه کنید.

درواقع CIP این ایده را گسترش می‌دهد که سازمان‌ها باید به‌صورت مداوم در خدمات، محصولات و فرآیندهایشان پیشرفت کنند. بیایید باهم شش اصل اساسی این مفهوم را بررسی کنیم:

اصل اول: پیشرفت‌ها مبتنی بر تغییرات کوچک هستند

اولین اصل از اصول اساسی بهبود مستمر، این است که پیشرفت‌ها نه فقط در ساختارها و پارادایم اصلی یا مبتنی بر اختراعات و نوآوری، که بر اساس تغییرات کوچک ایجاد می‌شوند.

شاید یکی از مهم‌ترین مفاهیم در اصول اساسی CIP همین مسئله باشد. چون تغییرات بزرگ معمولاً برای کسب‌وکارها ترسناک و بی‌ثبات کننده به نظر می‌رسند. اما وقتی کسب‌وکاری شروع به ایجاد تغییرات کوچک و هدفمند کند، تغییراتی که در راستای CIP هستند، خودبه‌خود ضریب ترس کاهش پیدا می‌کند. کم شدن ترس در کسب‌وکار به معنای پذیرش ریسک‌های بزرگ‌تر و افزایش سرعت است.

باید بدانید که تغییرات کوچک به شرط مداومت، نتایج بزرگی را به‌ همراه دارند. اگر در اجرای بهینه‌سازی اصول سازمانتان از این اصل پیروی کنید، بدون انتظار برای ایجاد تغییرات استراتژیک یا ساخت محصولات جدید، فرآیند پیشرفت آغاز خواهد شد و نتایج مثبت آن را به چشم خواهید دید.

دو؛ ایده‌های کارمندان بسیار باارزش هستند

بهبود مستمر برای شناسایی ایده‌ها و فرصت‌های پیشرفت، نه‌فقط به مدیران ارشد، که به تک‌تک کارمندان مجموعه متکی است. درواقع در این روش برای پیشرفت از بهبود و پیشرفت از پایین استفاده می‌شود؛ چرا که معتقدند کارمندان از نزدیک با مشکلات مجموعه آشنا هستند و به همین دلیل می‌توانند راه‌حل‌های بهتری ارائه کنند.

از طرف دیگر، همیشه چندین فکر خیلی بهتر از چند فکر کار می‌کند و راه‌حل‌های بهتری مطرح می‌شود. سعی کنید حتماً از کارمندان نظرسنجی کنید و از آن‌ها بخواهید موانعی که با آن‌ها مواجه شده‌اند را بیان کنند. از آن‌ها بخواهید ایده‌هایشان را درباره حل مشکل موردنظر ابراز کنند و از آن‌ها تقدیر کنید.

رهبرانی که الگوی CIP را انتخاب می‌کنند باید شکایات و انتقادات کارکنانشان را به‌عنوان فرصتی برای پیشرفت در نظر بگیرند. اگر یکی از اعضای مجموعه متوجه اختلالات سیستم شود و درباره آن چیزی بگوید، یعنی شما دارید درست قدم برمی‌دارید.

باید بدانید که در سیستم‌هایی که فرهنگ پیشرفت و بهبود به‌صورت مستمر در آن‌ها در جریان است، از تمام انتقادات کارمندان خودشان استقبال می‌کنند و آن را به یک الزام تبدیل می‌کنند. یعنی کارمندان موظف هستند که به‌صورت منظم گزارشی از روند سیستم و خطاهای احتمالی ارائه کنند. درواقع رهبران خوب و مدیران کارآمد به افراد فرصت می‌دهند تا شکایات خود را به آن‌ها ارائه کنند.

مقاله مرتبط: چرخه بهبودمستمر دمینگ چیست؟

سوم؛ اجرای پیشرفت‌های افزایشی معمولاً کم‌هزینه است

کارمندان معمولاً تمایل دارند که روی تغییرات کوچک متمرکز شوند. تغییراتی که اجرای آن‌ها هزینه چندانی دربر ندارد و به‌سادگی قابل انجام است. در حقیقت بسیاری از کارمندان تمایل دارند برای اجرای بهبود مستمر، به‌جای اضافه کردن فرآیندی جدید، فرآیندهای زائد را حذف کنند. این روش، برای اطمینان پیدا کردن از کاهش تلفات، بسیار عالی و ایدئال است. درواقع باید بدانید که پیشرفت مستمر به این معناست که سیستم را به صورتی اصلاح کنید که با صرف کمترین انرژی، بیشترین بازدهی را ارائه کنید.

کافی است با انجام محاسباتی اساسی در سیستم و برآورد میزان هزینه‌ها، سهم هر بخش و جزء سیستم را در هدر رفت منابع به دست بیاورید. همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردم، برای اجرای این سیستم کافی است تغییرات کوچکی را در هر بخش ایجاد کنید تا نتایج شگفت‌انگیز آن را در کل مجموعه مشاهده کنید.

اصل چهارم؛ کارمندان مالک حقیقی پیشرفت هستند و در آن دخیل‌اند

وادار کردن افراد برای تغییر روشی که همیشه اتخاذ می‌کردند، کمی سخت است. از قدیم گفته‌اند که ترک عادت موجب مرض است! اما نگران نباشید! همیشه راه برای بهبود مستمر باز است.

چیزی که می‌تواند این مسئله را آسان کند و افراد را به پذیرش بی‌چون‌وچرای تغییر شیوه‌های همیشگی وادار کند، این است که به آن‌ها نتایج تغییرات را در بهبود وضعشان نشان دهید. از طرفی دیگر، وقتی افراد در اجرای تغییرات و ارائه آن‌ها نقش داشته باشند، ارزش آن‌ها را بهتر درک خواهند کرد.

سعی کنید خطوط مقدم تغییر را به سمت اجزاء سیستم انتقال دهید. درواقع درگیری کارکنان در اجرای CIP به آن‌ها قدرت می‌دهد که مسئولیت کار خودشان را بر عهده می‌گیرند و شما صرفاً به‌عنوان رهبر و راهنما در کنارشان خواهید بود.

آن‌ها می‌توانند مشکلات یا فرصت‌ها را شناسایی کنند، راه‌حل ارائه کنند و اعتبار لازم برای اجرای تغییرات را کسب کنند. از طرفی با دیدن نتایج تلاش‌هایشان، رغبت بیشتری برای فعالیت در این راستا کسب خواهند کرد. کل این فرآیند مسئولیت شما را به‌صورت قابل‌توجهی کاهش خواهد داد و می‌توانید وقتتان را به‌صورت مؤثرتری در راهنمایی و آموزش کارمندان صرف کنید.

یادتان نرود که الگوی CIP به ایده‌های کارمندان متکی است. درنتیجه آن‌ها برای تغییر سرمایه‌گذاری خواهند کرد و نتیجه آن را به چشم خواهند دید و این کار شانس پیشرفت و موفقیت پایدار را به‌صورت محسوسی افزایش خواهد داد.

برای مطالعه بیشتر: بهبود مدیریت عملکرد چیست و چه تاثیری در سازمان دارد؟

پنج؛ بهبود فرآیندی بازتابی است

دریافت بازخورد به‌صورت دائمی یکی از مهم‌ترین جنبه‌های اجرای مدل بهبود مستمر است. یادتان باشد که ارتباطات باز در طول هر مرحله از پیشرفت، هم برای دست‌یابی به نتایج نهایی بهبود و هم برای حفظ مشارکت کارمندان بسیاری ضروری و حیاتی است.

مسلماً اجرای این کار ساده نخواهد بود؛ مخصوصاً اگر قرار باشد که بهبود را در سیستم سازمانی سنتی اجرایی کنید. درواقع در سیستم‌های سنتی سازمانی مربیان خود را ملزم نمی‌بینند که هر کاری را برای بهبود اوضاع انجام دهند یا مدیران ارشد نمی‌توانند بدون تعهد درگیر کار شوند. جلسات به‌سختی برگزار می‌شوند و راه برای ارائه نظرات و پیشنهادات بسته است.

در عوض در سازمان‌هایی که رویکرد مدرن‌تری را برای پیشرفت دارند، از نرم‌افزارهای بهبود مستمر به‌علاوه همکاری اعضا برای اجرای فرآیند توسعه استفاده می‌شود. مربیان با استفاده از این سیستم می‌توانند گزارش‌های مستمری را هدف‌گذاری کنند و دنبال کردن پیشرفت کار برای رهبران سازمان آسان‌تر خواهد شد.

به‌این‌ترتیب کارها به‌آسانی دنبال خواهند شد و کارکنان می‌توانند به‌سرعت از روند کار و یا زمان برگزاری جلسات باخبر شوند. درواقع اتخاذ رویکردهای نرم‌افزاری در اجرای CIP ارتباطات را بهبود می‌بخشد و همه‌چیز را سریع‌تر می‌کند.

خوب است نگاهی هم به این مقاله بندازید: بهبود فرآیند چیست؟

شش؛ توسعه هم قابل محاسبه و هم قابل تکرار است

صرف خواستن تغییرات و بهبود آن کافی نیست. برای دستیابی به پیشرفت واقعی و بهبود مستمر باید تأثیر تغییراتی که ایجاد کرده‌اید را اندازه‌گیری کنید و آن را بسنجید. با اندازه‌گیری میزان پیشرفت می‌توانید بفهمید که آیا اقداماتتان درست بوده است و آیا توان این را دارد که مجدداً تکرار شود یا نه.

یادتان باشد که تبدیل بهبود مستمر به بخشی از فرهنگ سازمانی‌تان، می‌تواند بهترین و مقرون‌ به‌صرفه‌ترین شیوه برای مقابله با چالش‌های سخت سازمان است. در صورت پشتیبانی از فن‌آور‌های CIP می‌توانید نتایج آن را به‌سرعت به دست بیاورید و به موفقیتی پایدار در طول زمان برسید.

این نوشته شش اصل اساسی که باید در اجرای بهبود مستمر جدی بگیرید برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.

چرخه بهبود مستمر دمینگ چیست؟

چرخه بهبود مستمر دمینگ یا Plan To Check Act که اصطلاحاً PCDA شناخته می‌شود، الگویی پیشنهادشده برای ایجاد تغییرات مستمر برای افزایش بازدهی است. این چرخه بخشی مهم از فلسفه تولید و تفکر ناب و پیش‌نیاز اصلی بهبود مستمر کارمندان و فرآیندها است.

این چرخه ابتدا توسط والتر شوهرت پیشنهاد شد و ویلیام دمینگ آن را توسعه داد. چرخه PCDA بعدتر به‌عنوان یک چارچوب گسترده برای پیشرفت مداوم در تولید و مدیریت کسب‌وکار مطرح شد. این چرخه چهار مرحله ساده دارد که گروه‌های کسب‌وکار را قادر می‌کند که از تکرار اشتباه دوری کنند و به‌صورت جدی فرآیندها را توسعه دهند و بهبود ببخشند.

بیایید با جزئیات بیشتری از این چرخه آشنا شویم و اطلاعات بیشتری از آن به دست بیاوریم.

برای مطالعه بیشتر: تفکر ناب چیست و چه اصولی دارد؟

شروع چرخه PCDA از کجا بود؟

والتر شوهرت، فیزیکدان و متخصص آمار آمریکایی مبدع چرخه بهبود مستمر دمینگ محسوب می‌شود. او علاقه زیادی به تجزیه و تحلیل آماری و بهبود کیفیت داشت و پایه و اساس PCDA را بنا گذاشت. سال‌‌ها بعد، ویلیام دمینگ با الهام از مدل پیشنهادی شوهرت، توانست به مدل چرخه بهبود مستمر توسعه ببخشد و آن را به چرخه‌ای برای یادگیری و پیشرفت مداوم تبدیل کرد.

به همین دلیل این چرخه به چرخه دمینگ معروف شد. البته گاهی هم به آن چرخه شوهرت می‌گویند.

چه زمانی از چرخه بهبود مستمر استفاده کنیم؟

چرخه بهبود مستمر در موارد زیر بیشترین استفاده را در محیط کسب‌وکار دارد:

• شروع یک پروژه پیشرفت جدید
• توسعه طراحی جدید یا طراحی بهبود یافته و یا طراحی فرآیندها، محصولات یا خدمات
• تعریف و شناسایی فرآیند تکراری کار
• جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بررسی و اولویت‌بندی مشکلات برای شناسایی مشکلات اصلی و ریشه‌یابی علت‌ها
• ایجاد هر نوع تغییر
• کار روی اجرای فرآیند بهبود مستمر

بیشتر بخوانید: بهبود مستمر در سازمان

برای اجرای چرخه بهبود مستمر باید چه مراحلی را طی کرد؟

همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردم، چرخه بهبود مستمر دمینگ یک فرآیند دائمی است که مانند نام خود، به‌صورت چرخه تکرار می‌شود. مداومت در تکرار اجرای این فرآیند، می‌تواند نتایج بسیار خوبی را به دنبال داشته باشد. نتایجی که پایدار هستند و می‌توانند به‌صورت تدریجی تحولات مثبتی را در همه بخش‌های کسب‌وکار شما ایجاد کنند. این چرخه مراحل ساده‌ای دارد. در ادامه چهار مرحله اجرای PCDA را با شما به اشتراک خواهم گذاشت:

مرحله اول: برنامه‌ریزی

در این مرحله اعضای گروه برنامه‌ریزی می‌کنند تا درک کنند که چه کاری دقیقه باید انجام شود. طول بازه زمانی اجرای این مرحله از پروژه، بسته به حجم پروژه متغیر است. این بخش از پروژه می‌تواند حجم قابل‌توجهی از تلاش گروه را به خود اختصاص دهد یا برعکس. برای اجرایی کردن این مرحله باید قدم‌های کوچک‌تری انجام دهید که برنامه‌ای خوب پایه‌ریزی کنید.

با اجرای درست این مرحله، خواهید توانست به‌صورت قابل‌توجهی از حجم اشتباهات در مراحل بعد کم کنید و اشتباهات را کاهش دهید. قبل از اجرای این مرحله باید به سؤالاتی اساسی پاسخ بدهید. سؤالاتی مانند:

هدف اصلی ما برای انجام این پروژه دقیقه چیست؟

قرار چه مشکلی را حل کنیم؟

چه منابعی برای اجرایی کردن این پروژه موردنیاز است؟

چه منابعی در دسترسمان است؟

بهترین راه‌حل برای رفع مشکل با منابع در دسترس چیست؟

در چه شرایطی می‌توانیم با اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن طرح صحبت کنیم؟ باید به چه اهداف قابل سنجشی برسیم تا موفقیت پروژه را اعلام کنیم؟

توجه کنید که ممکن است شما و اعضای گروهتان، بارها در طول اجرای پروژه به دست‌کاری عملیات نیاز پیدا کنید. به همین دلیل، خوب است که تکنیک‌هایی برای دریافت بازخورد از چرخه تعریف کنید. این تکنیک‌ها به شما قابلیت جمع‌آوری اطلاعات کافی و مناسب قبل از تصمیم‌گیری می‌بخشد.

اجرای آزمایشی

مرحله دوم از اجرای چرخه بهبود مستمر دمینگ مرحله انجام آزمایش است. بعد از اجرای درست و بهینه مرحله اول، باید اقدامات اولیه را برای عملیاتی کردن پروژه انجام دهید. در این مرحله، هرچه در مرحله قبل پیش‌بینی کرده‌اید و در نظر گرفته‌اید را اجرایی خواهید کرد.

ممکن است مشکلات غیرقابل‌پیش‌بینی در طول انجام این مرحله پیش بیاید. به همین دلیل ایدئال‌ترین حالت اجرای این مرحله این است که ابتدا در ابعاد کوچک، محدود و به‌صورت آزمایشی این مرحله را اجرا کنید. خوبی این کار این است که اجرای مرحله دوم در محیط کنترل‌شده می‌تواند خطاهای ناخواسته و غیرقابل‌پیش‌بینی را به حداقل برساند.

بعد از اجرای موفقیت‌آمیز این مرحله به‌صورت کوچک و کنترل‌شده، می‌توانید با خیال راحت‌تری آن را در ابعاد وسیع‌تر اجرایی کنید. خوب است که قبل از اجرای این مرحله، نقش‌ها را به‌درستی برای اعضای گروه تعریف کنید تا اعضا به‌خوبی با نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان آشنا شوند. به این کار استانداردسازی نقش‌ها گفته می‌شود.

این نوشته را هم بخوانید: تکنیک 5s چیست؟

آزمایش

مرحله سوم چرخه بهبود مستمر دمینگ آزمایش نام دارد. این مرحله احتمالاً مهم‌ترین مرحله از اجرای PCDA است. درواقع اگر این مرحله را با دقت بالایی انجام بدهید و تمام اشتباهات احتمالی را شناسایی و کنترل کنید، می‌توانید از اعمال موفقیت‌آمیز بهبود و پیشرفت مستمر، اطمینان پیدا کنید. درواقع در این مرحله خواهید فهمید که پروسه کارتان چطور پیش خواهد رفت و چقدر در اجرایی کردن برنامه موفقیت خواهید داشت.

در این مرحله باید برنامه خودتان را به‌صورت مفصل بازرسی کنید و جزئیات آن را به‌دقت زیر نظر بگیرید. با این کار خواهید فهمید که آیا برنامه اولیه شما در نمونه کنترل شده و آزمایشی به‌درستی کار کرده است یا نه. علاوه‌براین تیم شما قادر خواهد بود که بخش‌های دارای ایراد و مشکل‌ساز برنامه را شناسایی کند و آن‌ها را حل یا کاملاً حذف کند تا برنامه بدون هیچ ایراد و اشکالی پیش برود. اگر طی فرآیند اجرایی کردن اولیه برنامه، اشکالی اتفاق افتاد، حتماً آن را شناسایی کنید و به‌درستی بررسی کنید تا علت مشکل شناسایی شود. آزمایش به همین دلیل وجود دارد تا ایرادات احتمالی به‌درستی مشخص شوند.

مرحله عملیات

آخرین مرحله از اجرای چرخه بهبود مستمر دمینگ مرحله عملیات است. حالا شما باید به‌صورت گسترده تمام آنچه در مرحله اول برنامه‌ریزی کرده‌اید را عملیاتی کنید. اگر مراحل قبلی را به‌صورت موفقیت‌آمیز انجام داده باشید و گروهتان موفق به دستیابی به اهداف اولیه شده باشد، می‌توانید برنامه اولیه خودتان را اجرایی کنید.

در صورت تحقق اهدافتان، می‌توانید کل برنامه را اجرا کنید و مدل PCDA خود را به‌عنوان استاندارد جدیدی برای بهبود مستمرتان در نظر بگیرید. حتی باوجود موفقیت،هر بار که برنامه بهبود را اجرا می‌کنید باید به همه اعضای گروه یادآوری کنید که همه مراحل را با دقت انجام دهند و سعی‌شان بر بهبود مداوم عملیات باشد. هر بار تکرار برنامه، باید شبیه به اولین دفعه اجرا باشد.

شاید خواندن این نوشته برای شما جالب باشد: بهبود مدیریت عملکرد چیست؟

نکاتی که باید درباره PCDA بدانید

چرخه بهبود مستمر دمینگ یک چارچوب ساده اما قدرتمند برای رفع مشکلات در هر سطح کسب‌وکار است. این چرخه می‌تواند بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر برنامه‌ریزی برای بهبود خروجی سازمان باشد و به‌صورت مؤثری در افزایش کیفیت بازدهی سازمان و خروجی تأثیر بگذارد.

رویکرد تکرار در این چرخه به گروه شما کمک می‌کند تا از طریق چرخه به کاهش ضایعات و دورریز منابع کمک کنند و راه‌حل‌هایی برای کاهش منابع و درعین‌حال افزایش بازدهی پیدا کنند.

PCDA می‌تواند به‌عنوان یک تعهد اجباری برای بهبود مستمر به کار گرفته شود و تأثیر مثبتی در بهره‌وری و بهره‌برداری از منابع داشته باشد. به خاطر داشته باشید که اجرایی کردن این چرخه به زمان نیاز دارد و مشاهده نتایج اجرای چرخه PCDA کمی صبر می‌طلبد. به همین دلیل اجرایی کردن آن برای حل فوری مشکلات چندان مؤثر و ایدئال نخواهد بود.

این نوشته چرخه بهبود مستمر دمینگ چیست و چطور کار می‌کند؟ برای اولین بار ظاهر می شود در ذهن.