بهبود کیفیت زندگی کاری ؛ انقلاب انعطاف‌پذیری

همین ابتدا خواستم در مورد بهبود کیفیت زندگی کاری یک تأیید از شما بگیرم!

اینکه کاسب تنها و بدون زیرمجموعه‌ای باشید و بتوانید بین زندگی کاری و زندگی شخصی خودتان تعادل لازم را برقرار کنید کار چندان سختی نیست، درست است؟

با یک شبیه‌سازی ساده، حتی می‌توانید کسب‌وکارتان را همچنان که به مبل راحتی هال لم‌داده‌اید، مدیریت کنید و قرار هم نیست به کسی جواب پس بدهید. این آزادی تاآنجا ادامه‌دارد که هرزمان دلتان بخواهد می‌توانید کار را تعطیل کنید و به امور شخصی خودتان بپردازید.

اما این، همه داستان نیست و همیشه هم قرار نیست شرایط مناسب باشد. در حقیقت بسیاری از آن‌هایی که در خانه یا محل کارشان به‌تنهایی کار می‌کنند، پیوسته در تلاش هستند که برای بهبود کیفیت زندگی کاری خود، تعادل درستی بین زندگی کاری و شخصی خودشان برقرار کنند.

چند راهکار ساده

این تلاش با پیاده‌سازی مجموعه ساده و مفیدی از روش‌ها که در ادامه قصد دارم معرفی کنم، نتیجه‌بخش خواهد بود.

خود واقعی خودت باش

سعی نکنید یک « من همه‌چیزتمام» باشید. روی توانمندی‌ها، قوت و کارایی واقعی خودتان تمرکز کنید و بقیه را به دیگران بسپارید.

اگر تسلطی به یک کار تخصصی ندارید، چرا باید وقت خودتان و دیگران را تلف کنید! کار را باید به کاردان سپرد.

اولویت‌بندی زمانی

احتمالاً شما هم جزو آن دسته از شاغلین پرمشغله باشید که to do list روزانه یا ماهانه‌اش، شامل فهرست بلندبالایی از کارهای ریزودرشت است. پیشنهاد می‌کنم تا با کمی تمرکز و وقت گذاشتن، همه آن کارها را به چند دسته مشخص تقسیم کنید و برای هر دسته یک برچسب با عنوان زیر بسازید:

• فوری و مهم
• مهم ولی غیرفوری
• فوری ولی مهم نیست
• نه مهم و نه فوری

قلق گیری رفتاری

چقدر زیروبم خودتان را می‌شناسید؟

برای نمونه، شما یک « کارمند صبح کار» هستید یا  یک « کارمند شب‌کار» و یا هیچ‌کدام و ساعت کاری شناوری دارید؟

من به‌عنوان یک نویسنده صبح کار، میدانم بهترین بازدهی شغلی را در بازه زمانی هشت صبح تا ساعت چهارده بعد ظهر نشان می‌دهم. بهترین تصمیم این است که کارهای سنگین و نیازمند به تمرکز بالا را به بعدازاین ساعت منتقل نکنم.

در ذهن کارمندانی مثل من، پس از ساعات اداری مرسوم، بازدهی کاری کم و کمتر می‌شود و شب بهترین زمان برای تقویت ذهن و روح و استراحت است.

اوقات خوش شخصی

چند نفر از اطرافیان شما، با سر برآوردن مشکلات شخصی، خودشان را در کارشان گم می‌کنند؟

فراموش نکنید که اختصاص اوقات شخصی در زندگی کاری، یکی از گام‌های بلند و مهم در بهبود کیفیت زندگی کاری به شمار می‌آید.

اینجا، منظور از اوقات خوش شخصی، لزوماً پرداختن به خوش‌گذرانی‌های معمول نیست. شما در این « اوقات شخصی»، سلامتی جسم و روح خودتان و خانواده را در اولویت قرار می‌دهید. این یعنی « کار کردن تا اطلاع ثانوی ممنوع».

ساعت کاری منظم و مشخص

تعهد نسبت به ساعت کاری یکی دیگر از تکنیک‌های بسیار ساده و حقیقتاً مهم در بهبود کیفیت زندگی کاری است. درصورتی‌که اهل پایبندی به این زمان‌بندی نباشید، خبر بد اینکه:

• ساعت کاری شما دچار نوسان غیرمنتظره می‌شود.
• بازدهی کاری شما به دلیل نوسانات، تغییرات منفی جدی خواهد داشت.
• ممکن است کارتان تا شب ادامه داشته باشد.
• ممکن است این ادامه‌دار شدن، تبدیل به عادت شود.

◄ « ترک عادت، موجب بیماری است»!

مدیریت امور مالی

خواه برای خودتان کار کنید و خواه مدیر کسب‌وکار بزرگی باشید، در هردو حالت رضایت از امور مالی اهمیت زیادی دارد. به‌زودی، لزوم همکاری با یک حسابدار کاربلد یا استفاده از یک نرم‌افزار تأییدشده حسابداری را برای کسب‌وکارتان احساس خواهید کرد.

می‌توانید یکی از ده نرم‌افزار ایرانی منتخب زیر را در نظر بگیرید:

• نرم‌افزار حسابداری شرکتی آرین سیستم
• نرم‌افزار سپیدار
• نرم‌افزار فرداد
• نرم‌افزار پارمیس
• نرم‌افزار هلو
• نرم‌افزار قیاس
• نرم‌افزار محک
• نرم‌افزار شایگان
• نرم‌افزار تدبیر
• نرم‌افزار پیوست

نرم‌افزارهای مفید

سطح کسب‌وکارتان را با تسلط به نرم‌افزارهای مفید و آشنا، بالا ببرید. وقتی غرق در حرفه خودتان هستید، آشنایی با مجموعه آفیس، فتوشاپ، اکسل و موارد مشابه به‌خوبی می‌تواند نیاز شما را به مدیریت زمان و سازمان‌دهی کاری تأمین کند.

یکی از علاقه‌مندی‌های من در پروسه کاری، تنظیم یک جدول اکسل یا تقویم کاری است. تاریخ شروع و پایان « تعطیلات»، روزهای « دورهمی خانوادگی»، « روز و ساعت حرکت به تهران یا شمال» و گپ‌های مثل این را در جدول می‌گنجانم.

با تنظیم این برنامه، به‌خوبی مشخص می‌کنم که چه روزهایی فقط درگیر کار هستم و چه روزهایی حجم کمتری از کار را می‌توانم انجام دهم و چه روزهایی « با خیال راحت» فقط مشغول به امور شخصی و خانوادگی‌ام خواهم بود.

فضای کاری مطلوب

شاید کار کردن در گذشته به معنی « راضی کردن کارفرما» بوده باشد. ولی در دنیای مدرن، چه به‌صورت دورکاری کار کنید چه کارمند سنتی یک بانک یا سازمان دولتی باشید، کار کردن بیش از همه باید حال کارمند را خوب کند.

♥ این حال خوب با مدیریت فضای کاری به دست می‌آید. اگر بهبود کیفیت زندگی کاری برایتان اهمیت دارد، آیتم‌های خوشحال‌کننده را در نظر بگیرید.

این آیتم‌ها می‌توانند از یک صندلی راحتی یا قاب عکس عزیزتان روی میز یا حتی دستگاه بخور گوشه اتاق کار شروع شود و تا تجهیزات حرفه‌ای موردنظر شما ادامه داشته باشند.

رفاقت با تکنولوژی

به یاد دارم، یکی از شرکت‌های سینمایی در تهران، برای مصاحبه شغلی تأکید کرده بود حتماً باید یک جلسه حضوری ترتیب بدهیم. برای منی که سال‌هاست، دورکار هستم این تقاضا کمی عجیب بود. مخصوصاً در روزهایی که پیک چهارم کرونا شروع شده است.

برای گردانندگان شرکت پیام فرستادم که با وجود تکنولوژی‌های کاربرپسندی مثل  skype، imo،  whats app بهتر است از برگزاری جلسات حضوری خودداری کنیم.

و البته پیشنهاد من مورد استقبال شرکت موردنظر قرار نگرفت!

ورزش؛ « حتماً»، نه «شاید»!

بعید است اگر فهرست نرم‌افزارهای برتر حسابداری را که بالاتر اشاره کردم، به خاطر نسپرده باشید تا در زمان مناسب یکی از آن‌ها را خریداری و نصب کنید. ولی صادقانه می‌پرسم برای حسابرسی به جسم و روحتان هم همین وسواس و دقت را خرج می‌کنید؟

شاید روزهایی در زندگی کاری‌تان داشته‌اید که ساعت پیاده‌روی یا باشگاه رفتن بوده است و درست همان لحظه پیامی از کارفرما یا حتی مشتری دریافت کردید.

دو حالت زیر اتفاق می‌افتد:

• کارفرما و مشتری مهم‌تر است و پول در انتهای قضیه منتظر ایستاده.
• دوست دارم به اوقات خوش شخصی‌ام برسم. پس فعلاً «نه».

این مهم را حتماً به خاطر بسپارید که وقتی برای بدن و ذهنتان وقت ورزش و استراحت کنار می‌گذارید، بازدهی موردنظر برای همان درخواست کارفرما یا مشتری به‌مراتب بالاتر و بهتر خواهد بود.

وقت بخر تا وقت داشته باشی

چقدر با نرم‌افزارهای زمان‌بندی کاری time tracking آشنا هستید؟

ماهیت این نرم‌افزارها یا برنامه‌هایی که از قابلیت زمان‌بندی کاری بهره‌مند هستند، مدیریت بهینه زمان شروع، استراحت و پایان کار است.

کسب‌وکار شما یا مجموعه‌تان با کمک چنین نرم‌افزارهایی در مسیر بهبود کیفیت زندگی کاری قرار خواهد گرفت. شما باوجوداین برنامه، از مدت‌زمان برگزاری جلسات یا پیگیری کارها در ساعات کاری تا رسیدن به نتیجه باخبر خواهید بود.

ازجمله نرم‌افزارهای محبوب که تنظیمات time tracking را به نحوی استفاده می‌کنند می‌توان  به  trello، airtable، monday.com، daityc و taskulu اشاره کرد.

بهبود کیفیت رفتار سازمانی

رفتار سازمانی یکی از آیتم‌های تعیین‌کننده در بهبود کیفیت زندگی کاری است. درصورتی‌که کسب‌وکار فردی نداشته باشید یا کارفرما و سرپرست یک مجموعه باشید، بهتر از رفتار سازمانی آگاهی دارید.

سازمانی که از امتیاز یکپارچگی هدفمند برخوردار باشد درواقع به‌خوبی از منبع مهم و گران‌بهای زمان در راستای بهبود کیفیت مجموعه و مدیریت هزینه‌های جاری بهره می‌برد.

موردعلاقه های شخصی

هرچه فهرست موردعلاقه های شخصی، بهتر تنظیم شده باشد و ربطی به کار و زندگی کاری شما نداشته باشد، عنصر خلاقیت بروز و تأثیر بیشتری در بهبود کیفیت زندگی کاری شما می‌گذارد.

باغبانی، نجاری، قلاب‌بافی و خلاصه هر سرگرمی شخصی را مقدمه‌ای برای پرورش تفکر خلاقانه بدانید و حتماً با جدیت و زمان‌بندی دقیقی آن را دنبال کنید.

[su_box title=”همچنین بخوانید: ” style=”bubbles” box_color=”#a631a8″ radius=”20″]

[su_animate type=”shake” duration=”0.5″]تفکر خلاق چیست؟ چگونه تفکر خلاق داشته باشیم

[/su_box]

واقعی بودن

چه خوب که شما هم عضو مجموعه کارمندانی هستید که در پایان روز کاری، ارزیابی مفصلی ازآنچه گذشت انجام می‌دهد.

فکر می‌کنید ارزیابی روز کاری شما شامل چه مواردی باشد؟

◄ ارزیابی فردی و شناخت احوالاتم در روزی که گذشت.

◄ امروز مشغول رسیدگی به چه کارهایی بودم؟

◄ از انجام چه کارهایی بازماندم؟

◄ چه کارهایی درست پیش نرفت؟

◄ چطور از پس رسیدگی به مشکلات برآمدم؟

مهم: روزهایی هست که بسیاری از ما شاغلین در حال یادگیری یک درس جدید هستیم حتی اگر سابقه قابل‌توجهی در کارمان داشته باشیم.

شخصاً مایلم در ارزیابی‌های هرروزه عینک کمال‌گرایی را بردارم و پیوسته در جست‌وجوی منابع مؤثر و الهام‌بخش باشم.

چندقدم به جلو، چند قدم به عقب

این تکنیک بیشتر برای کارفرما یا سرپرست یک سازمان مفید است. اما اگر یک خواننده کارمند هستید، این نکته را سر فرصت به رئیستان یادآوری کنید!

سرپرست و گرداننده یک مجموعه، لحظاتی را تجربه می‌کند که مدیریت و رسیدگی پیوسته به امور ممکن است باعث خستگی فکری‌اش باشد. چرا یک جلسه دوستانه آنلاین با دیگر کارفرماهای همفکرتان ترتیب نمی‌دهید؟!

حتی برگزاری یک نشست طوفان فکری  با حضور اعضای گروهتان می‌تواند مقدمه‌ای شگفت‌انگیز برای بهبود کیفیت زندگی کاری شما و زیرمجموعه‌تان باشد.

این نوع تعاملات حرفه‌ای، همچنین فضای امن و دوستانه‌ای برای شما و گروهتان می‌سازد که در آن، نه‌تنها ایده پردازی‌های آزادانه‌ای انجام می‌شود بلکه زمینه تقویت تفکر موازی و تعامل انواع باورها فراهم خواهد شد.

مراقبه

همه ما دستکم یک‌بار در گرداب‌های شغلی افتاده و ذهن و جسم خود را در معرض رنجش و حتی آسیب قرار داده‌ایم. با حس تردید به خود، اضطراب و افسردگی دست‌وپنجه نرم کرده‌ایم تا به نقطه‌ای رسیدیم که گفتیم « من دیگر برای ثبت‌نام در یک دوره مدیتیشن آماده‌ام».

انواع مدیتیشن یا حتی خواندن یک کتاب در مورد کسب‌وکارتان؛ انتخاب با خود شماست.

بهبود کیفیت زندگی کاری؛ انقلاب انعطاف‌پذیری

خبر خوب اینکه، در پژوهش‌های اخیر انجام‌شده در بازه زمانی هفت‌ساله، پژوهشگران به این حقیقت رسیدند که بسیاری از کارفرماها، فضای کاری بسیار منعطفی را برای کارمندانشان در نظر گرفته‌اند که این آزادی هم ازنظر زمان‌بندی و هم ازنظر محیط فیزیکی کار، کاملاً چشمگیر بوده است.

ما در زمانه‌ای از بهبود کیفیت زندگی کاری می‌نویسیم که دغدغه بسیاری از کارفرماها و صاحبان اصلی کسب‌وکار، استفاده از منابعی است که نیازمند صرف هزینه مستقیم در مجموعه نباشد.

اکنون، اولویت در اعطای دسترسی گسترده کارمندان به مزایای قابل‌توجهی است که فردیت، خانواده و سلامت شخصی کارمند به‌خوبی در آن، لحاظ شده باشد.

سخنی صمیمانه با مدیران

هرآنچه بالاتر نوشته شد، یک نگاه همه‌جانبه برای بهبود کیفیت زندگی کاری است. اما نقش مدیر را در این مسیر به‌راستی نمی‌توان کم‌اهمیت جلوه داد.

« نقش حمایت‌گرانه» مدیر در یک سازمان، کاری می‌کند تا تعادل سالمی بین زندگی فردی و کاری کارمند برقرار شود. این نقش، با در نظر گرفتن سه نکته پررنگ خواهد شد:

کارمند من در جست‌وجوی چیست؟

شناسایی و درک تفاوت دیدگاه‌ها نسبت به هدف در زندگی و کار، تأثیر چشمگیری در بهبود کیفیت زندگی کاری یک مجموعه می‌گذارد.

در فرصت مقتضی به این پرسش‌ها پاسخ بدهید:

• آیا کارمند من به چند روز در هفته کار به‌صورت remote work علاقه دارد؟
• آیا در مجموعه من عضوی هست که به‌جای امتیاز دورکاری بخواهد ساعات کاری‌اش تغییراتی داشته باشد و مثلاً چند روز در هفته به‌صورت شناور کار کند؟
• آیا کارمندی دارم که ایده پردازی‌های ناب دارد ولی نیاز است تا این ایده‌ها، پردازش و بررسی شود؟

یک مدیر، همانند مادر یا پدری دقیق، این تفاوت‌ها را با پذیرا و منعطف بودن به‌خوبی درک می‌کند.

یک مدیر مثال زدنی

آیا کارفرمایی هستید که از صبح تا پایان ساعت کاری و حتی در ساعاتی از شب برای اعضای مجموعه ایمیل و خرده‌فرمایش می‌فرستید؟ به تعطیلات پایان هفته آن‌ها هم رحم نمی‌کنید؟!

پس منتظر باشید تا موجی از نگرانی‌ها به دفتر شما هجوم بیاورد. چون آن‌ها نتیجه گرفته‌اند « باید مثل شما کار کنند».

همیشه به‌روز باشید

یک کارفرمای محبوب، در تلاش است تا با ترندهای بهبود کیفیت زندگی کاری ‌آشنایی کافی داشته باشد. البته فراموش نکنید، آنچه امروز تکنیک خوبی برای افزایش بازدهی در سازمان شماست، ممکن است یک سال دیگر جواب ندهد.

بله! شما حق‌دارید بابت کمبود وقت و درگیری‌های کاری مهم‌تر اعتراض کنید که در این صورت، از حضور یک مشاور دلسوز و مورد اعتماد برای دنبال کردن ترندهای مهم غافل نشوید.

پایان‌بخش

شما با یک مسئله جدی روبه‌رو هستید. اگر مثل نویسنده مقاله، شما هم عاشق کارتان هستید و حتی ممکن است بسیاری از لذت‌ها و اولویت‌های زندگی را به نفع شغلتان کنار گذاشته باشید، بهتر است تکنیک‌های نوشته‌شده را به‌عنوان چند تلنگر به‌موقع برای بهبود کیفیت زندگی کاری خودتان در نظر بگیرید.